Wissenstransferpläne | • BUOM

30. Dezember 2021

Die Erfassung und Speicherung von Organisationswissen gelingt am besten durch ein koordiniertes System. Wenn ein wichtiger Mitarbeiter den Arbeitsplatz verlässt, ist es wichtig, dass er sein lebenswichtiges Wissen nicht mitnimmt. Sie können in Ihrer Organisation ein Wissenstransfersystem einrichten, um diese Informationen zu sammeln und weiterzugeben. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile von Wissenstransfersystemen und wie man sie erstellt.

Was ist Wissenstransfer?

Unter Wissenstransfer versteht man den Prozess der Anerkennung, Aufzeichnung und Verbreitung von Wissen innerhalb einer Organisation. Der Begriff Wissenstransfer umfasst den Informationsaustausch zwischen Einzelpersonen, zwischen Abteilungen oder innerhalb einer Organisation als Ganzes. Wissen kann direkt übertragen oder in ein zentrales Repository hochgeladen und dort abgerufen werden.

Die im Wissenstransfer enthaltenen Informationen können intern, innerhalb der Organisation generiert oder extern, von außen bezogen werden. Wissen kann auch sein:

• Explizit: Diese Informationen lassen sich relativ einfach in manueller Form oder in anderen Audio- oder Bilddateien aufzeichnen und austauschen. Es beinhaltet Dinge wie Schritt-für-Schritt-Prozesse.

• Implizit: Diese Informationen sind das Ergebnis gesammelter Erfahrungen und lassen sich schwieriger in leicht zugänglicher Form speichern. Implizites Wissen umfasst die potenziellen Fallstricke bestimmter Aufgaben oder Prozesse und Lösungen, die die Organisation in der Vergangenheit erfolgreich oder erfolglos ausprobiert hat.

Um sicherzustellen, dass das Wissenstransfersystem effektiv ist, muss es bewusst und strukturiert sein und messbare Ergebnisse liefern.

Warum Wissensvermittlung am Arbeitsplatz wichtig ist

Der Wissenstransfer ist wichtig, da er es Ihnen ermöglicht, trotz Mitarbeiterfluktuation das Wissen in Ihrem Unternehmen zu behalten. Ein gutes Wissenstransfersystem ermöglicht, dass individuelle Erfahrungen zu institutionellen Erfahrungen werden. Auf diese Weise müssen Mitarbeiter nicht jedes Mal, wenn jemand dem Team beitritt oder es verlässt, zuvor erworbenes Wissen neu entdecken. Ein informelles System lässt Raum dafür, dass Wissen verloren geht, ineffektiv weitergegeben wird oder nur an Einzelpersonen weitergegeben wird. Ein formalisiertes Wissenstransfersystem kann dazu beitragen, dass wichtige Informationen gesammelt und bei Bedarf mit allen geteilt werden.

Der Wissenstransfer ist am Arbeitsplatz nützlich, weil er Ihnen Folgendes ermöglicht:

Behalten Sie das Wissen aus abgeschlossenen Projekten bei

Bei der Konzeption, Gestaltung und Umsetzung eines Projekts können Lehren gezogen werden, die dazu beitragen, zukünftige Projekte zu beschleunigen. Mithilfe von Wissenstransferplänen können Sie diese Informationen sammeln.

Wenden Sie die gewonnenen Erkenntnisse an

Ein Wissenstransferplan hilft Ihnen nicht nur dabei, Wissen zu erfassen, sondern kann auch dabei helfen, dieses Wissen zu organisieren und zu verbreiten, wenn es für das nächste Projekt am nützlichsten ist. Somit macht der Wissenstransfer die Organisation reaktionsfähiger.

Erhöhen Sie die Effektivität der Schulung neuer Mitarbeiter

Eine Person, die neu in einer Organisation ist, kann vom kollektiven Wissen früherer und gegenwärtiger Mitarbeiter profitieren. So können sie sich schneller und nahtloser in das Team integrieren.

Beschleunigen Sie die Versetzung eines Mitarbeiters in eine neue Abteilung oder Position

Wie ein neuer Mitarbeiter kann ein Mitarbeiter, der von einer Position in eine andere wechselt, auf gespeichertes Wissen zugreifen, um den Übergang zu neuen Verantwortlichkeiten zu beschleunigen. Sie können auch ein Wissenstransfersystem nutzen, um Wissen mit ihrem Nachfolger zu teilen.

Zentralisierung des Organisationswissens

Ein Wissenstransfersystem hilft einer Organisation, ihr institutionelles Wissen an einem gemeinsamen Ort zu speichern. Verstreute Informationen können schwierig zu organisieren sein und unwiederbringlich verloren gehen.

Fördern Sie eine organisatorische Lernkultur

Ein etabliertes Wissenstransfersystem, das alle Mitarbeiter nutzen und zu dem sie beitragen, kann dazu beitragen, dass sich jeder in der Lage fühlt, das kollektive Wissen der Organisation zu behalten.

So entwickeln Sie einen Wissenstransferplan

Im Folgenden finden Sie Schritte, mit denen Sie einen Wissenstransferplan am Arbeitsplatz entwickeln können:

1. Identifizieren Sie Personen mit dem erforderlichen Wissen

Denken Sie an die Menschen, die über Informationen verfügen, die für die Funktionen der Organisation wichtig sind. Dies können die Personen sein, an die sich jeder mit bestimmten Fragen oder Hilfe bei bestimmten Prozessen wendet. Suchen Sie nach Menschen, die als einzige anerkannt sind, die wissen, wie eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ist, oder deren Verantwortung nicht erfüllt werden kann, wenn sie gehen.

2. Notieren Sie wichtiges Wissen

Sobald Sie die Personen identifiziert haben, die über wichtige Informationen verfügen, können Sie sie dazu ermutigen, diese weiterzugeben. Erwägen Sie, ihnen besondere Zeit für Vorträge bei Besprechungen zu geben oder sie zur Teilnahme an Mentoring-Programmen einzuladen. Sie können auch den Prozess des Sammelns von Informationen und deren Hinzufügung zu Ihren Wissensdatenbanken optimieren. Sie können Vorlagen oder Tabellen bereitstellen, um Wissensinhabern die Weitergabe ihres Wissens zu erleichtern. Sie können eine separate Position oder Gruppe erstellen, um diesen Prozess zu verwalten.

3. Wissen speichern und verbreiten

Es wäre nützlich, die Daten gut organisiert und leicht zugänglich zu halten. Wenn Informationen leicht zu finden sind, werden mehr Menschen danach suchen wollen. Versuchen Sie, Wissen in mehreren Formaten verfügbar zu machen. Nicht alle müssen digital sein. Auch eine Übertragung von Mensch zu Mensch ist möglich, was insbesondere bei implizitem Wissen wichtig ist.

Beispiele für Möglichkeiten zum Informationsaustausch sind:

• Standardablauf

• Newsletter

• Blogs

• Schulungsvideos oder Webinare

• Wikis, Intranetdatenbanken und Dokument- oder Vorlagenbibliotheken

• Mentoring- und Coaching-Programme oder Praktika

• Simulationen und Spiele

• Podcasts

Berücksichtigen Sie bei der Wahl der Speicher- und Verteilungsformate, wer und von wem Informationen kommen und gehen. Da Wissen beispielsweise von Generation zu Generation weitergegeben wird, müssen Sie möglicherweise Ihren Berichtsstil anpassen, um es allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Es kann hilfreich sein, eine bestimmte Person oder Gruppe zu identifizieren, um das Wissen nach Bedarf zu verbreiten. Sie können auch sicherstellen, dass die Informationen ankommen und nützlich sind.

4. Wissen nutzen

Sie können mit gutem Beispiel vorangehen, indem Sie Ihr gesammeltes Wissen nutzen und andere in Ihrer Organisation ermutigen, dasselbe zu tun. Erwägen Sie die Durchführung von Schulungen, um den Mitarbeitern in Ihrer Organisation zu vermitteln, wie sie das Wissensrepository am besten nutzen können. Bitten Sie diejenigen, die Zugang zum Wissen haben, um Feedback zu seiner Qualität und Nützlichkeit. Sie können auch die Analyse der gesammelten Daten fördern, um neue Erkenntnisse zu gewinnen.

5. Schaffen und sammeln Sie weiterhin Wissen

Sie können externes Wissen von Branchenexperten zu Ihrem Repository hinzufügen und mit Mitgliedern Ihrer Organisation Lösungen für Probleme erarbeiten. Pflegen und aktualisieren Sie den Wissensspeicher im Laufe der Zeit weiterhin mit einem fortlaufenden Plan, um Wissen aus bestimmten Positionen oder Gruppen zu erfassen und an andere zu übertragen. Auf diese Weise können Sie den freien Informationsfluss zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur machen. Es ist auch wichtig, Informationen zu aktualisieren oder zu ersetzen, wenn sie veraltet sind.