So erstellen Sie einen Debitorenbuchhaltungsplan (mit Beispiel) • BUOM
17. März 2022
Buchhalter und Unternehmensleiter nutzen viele Arten von Buchhaltungsdokumenten, um ihren Cashflow zu verfolgen, Einnahmen und Ausgaben zu prognostizieren und die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens sicherzustellen. Ein Debitorenbuch ist eine wichtige Art von Buchhaltungsbericht, der Finanzfachleuten dabei hilft, den Überblick über die Schulden ihrer Kunden zu behalten, indem sie ihre ausstehenden Beträge in einem Kontoauszug auflisten. Indem Sie sich mit Debitorenplänen und deren Vorbereitung vertraut machen, können Sie Ihren eigenen Zeitplan erstellen. In diesem Artikel erklären wir, was ein Debitorenbuchhaltungsplan ist, und skizzieren die Schritte zur Erstellung eines Debitorenbuchs. Dabei verwenden wir eine Vorlage und ein Beispiel, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Debitorenbuchs helfen.
Was ist ein Debitorenbuch?
Ein Debitorenbuch, auch Debitorenbuch genannt, ist ein Bericht, den Manager, Buchhalter oder andere Unternehmens- und Finanzleiter erstellen, um zu verfolgen, wie viel ihre Kunden schulden. Im Kern ist ein Debitorenbuch eine einfache Liste aller Kunden, die dem Unternehmen Geld schulden. Am häufigsten führen Unternehmen einen Debitorenbuchhaltungsplan, wenn sie Kunden haben, die oft nur einen Teil eines bei ihnen gekauften Betrags bezahlen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das seinen Kunden eine Geschäftskreditkarte anbietet, einen Debitorenplan verwenden, um ausstehende Beträge zu verfolgen.
Warum verwenden Unternehmen Debitorenbuchhaltungspläne?
Unternehmen profitieren von mehreren Vorteilen durch die Führung eines Debitorenbuchhaltungsplans. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein Debitorenbericht einem Unternehmen zugute kommen kann:
Hilft bei der Identifizierung von Cashflow-Problemen
Das Streben nach einem positiven Cashflow ist für die Nachhaltigkeit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ohne einen positiven Cashflow verfügt ein Unternehmen möglicherweise nicht über die Einnahmen, die es benötigt, um sowohl die Betriebskosten zu decken als auch einen Gewinn zu erwirtschaften. Da der Cashflow für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, ist es wichtig, die Zahlungen der Kunden für ausstehende Beträge nachverfolgen zu können. Für Finanzexperten ist die Erstellung eines Debitorenbuchs eine hervorragende Möglichkeit, Kundenzahlungen zu verfolgen. Auf diese Weise können sie nachverfolgen, wie viel ihre Kunden ihnen schulden, und einen regelmäßigen Rückzahlungsplan für etwaige Restbeträge festlegen, damit sie bei Bedarf Einnahmen erhalten.
Hilft bei der Bewertung der Wirksamkeit der Kreditpolitik.
Die Erstellung eines Debitorenbuchs kann für Unternehmen eine gute Möglichkeit sein, die Wirksamkeit ihrer Kreditrichtlinien zu messen. Beispielsweise könnte ein Finanzexperte ein Diagramm erstellen, das zeigt, wann die Zahlungen eines Kunden überfällig sind und wie viele Tage sie überfällig sind. Wenn sie feststellen, dass viele Kunden mit Zahlungen in Verzug geraten, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass die Richtlinien für verspätete Zahlungen unwirksam sind. Dies ermöglicht es Finanzexperten, ihre aktuellen Richtlinien zu überprüfen und zu aktualisieren, um Kunden zu ermutigen, pünktlich zu zahlen. Wenn Kunden pünktlich bezahlen, kann dies die Genauigkeit von Cashflow- und Budgetprognosen verbessern.
Hilft bei der Bestimmung des richtigen Inkassoansatzes
Ebenso wie die Unterstützung von Buchhaltern und Finanzmanagern bei der Bewertung der Wirksamkeit von Zahlungsrichtlinien kann ein Debitorenbuch auch Ihren Inkassoansatz effizienter machen. Beispielsweise kann die Nachverfolgung von Kundenzahlungen Buchhaltern dabei helfen, zu erkennen, welche Kunden am wahrscheinlichsten pünktlich zahlen und bei welchen die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass sie zu spät bezahlen. Wenn ein Kunde, der normalerweise pünktlich zahlt, zu spät kommt, kann eine sanftere Mahnung erforderlich sein, dass er im Rückstand ist. Für Kunden, die häufig zu spät zahlen, kann die Finanzabteilung eine geeignete Inkassostrategie festlegen, um die Zahlungsfristen zu verkürzen.
Verbessert die Fähigkeit, Kreditrisiken zu erkennen
Ein Debitorenbericht ist eine hervorragende Möglichkeit, Kunden zu identifizieren, die ein Kreditrisiko darstellen, und solche, bei denen dies nicht der Fall ist. Wenn Unternehmen verfolgen, welche Kunden pünktlich, welche zu spät und welche ihre Zahlungen nicht abschließen, können sie das relative Kreditrisiko jedes einzelnen Kunden besser einschätzen. Dies kann ihnen bei der Entscheidung helfen, ob sie bestimmte Kunden weiterhin betreuen möchten. Bei Kunden, die ihre Zahlungen regelmäßig pünktlich leisten, können sich Unternehmen dafür entscheiden, mehr in diese Kunden zu investieren, um eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten. Unternehmen können Kunden, die ihre Zahlungen nicht leisten, zukünftige Dienstleistungen verweigern.
So erstellen Sie einen Debitorenbuchhaltungsplan
Hier sind die Schritte zur Erstellung eines Debitorenbuchhaltungsplans für Ihr Unternehmen:
1. Bestimmen Sie, welche Informationen Ihr Unternehmen nachverfolgen muss
Verschiedene Unternehmen können unterschiedliche Anforderungen an die Nachverfolgung von Kundensalden haben. Beispielsweise kann ein Juweliergeschäft, in dem Kunden regelmäßig teure Einkäufe über ein Kreditsystem tätigen, andere Nachverfolgungsanforderungen haben als ein lokaler Bekleidungshändler, der seinen Kunden eine Geschäftskreditkarte anbietet. Ein Juweliergeschäft benötigt möglicherweise ein umfassenderes Tracking-System, um hochwertige Einkäufe abzuwickeln, während ein Bekleidungshändler möglicherweise ein vereinfachtes System verwendet, da die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden sein Kreditsystem weniger nutzen, geringer ist.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Geschäftsanforderungen zu ermitteln und zu verstehen, wie Sie Routineberichte auf Ihre Buchhaltungspraxis anwenden können, können Sie das richtige System für Sie erstellen. Berücksichtigen Sie außerdem die Skalierungsanforderungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie planen, Ihr Geschäft zu erweitern oder Ihre Kreditrichtlinien zu ändern, um der Größe Rechnung zu tragen, überlegen Sie, wie Ihr Debitorenplanungssystem diese Änderungen berücksichtigen kann. Sobald Sie den Zweck Ihres Debitorenbuchs festgelegt haben, können Sie festlegen, was darin enthalten sein soll.
2. Kennen Sie die Teile eines Debitorenbuchs.
Ein grundlegender Debitorenbuchhaltungsplan besteht aus mindestens drei Spalten. Diese Spalten enthalten den Namen des Kontos oder Kunden mit einem ausstehenden Saldo, den Gesamtsaldo und den aktuellen Saldo oder Betrag, den der Kunde noch schuldet. Abhängig von Ihren Kreditrichtlinien und den Anforderungen Ihres Unternehmens möchten Sie möglicherweise auch Spalten hinzufügen, die das Datum des ursprünglichen Kaufs, die Daten aller Zahlungen für den Restbetrag und einen Abschnitt mit allen überfälligen Zahlungen darstellen. Es kann hilfreich sein, vor der Erstellung eine Liste der Abschnitte zu erstellen, die Sie für Ihren Zeitplan benötigen.
3. Wählen Sie das Programm aus, in dem Sie Ihren Zeitplan erstellen möchten
Je nach Bedarf können Sie für die Erstellung Ihres Debitorenberichts einfache oder komplexere Software nutzen. Sie können beispielsweise ein Diagramm in einem Standard-Tabellenkalkulationsprogramm zeichnen oder eine umfassendere Buchhaltungssoftware für alle Ihre Buchhaltungsdokumente verwenden. Die Verwendung eines einfachen Tabellenkalkulationsprogramms kann eine bequeme und kostengünstige Option sein, bietet jedoch möglicherweise weniger Funktionen als eine umfassende Buchhaltungssoftware. Wenn Sie bereits ein spezielles Buchhaltungsprogramm verwenden, können Sie Ihrem vorhandenen System einen Debitorenplan hinzufügen, um den Zugriff zu vereinfachen und zu vereinfachen.
4. Verwenden Sie eine Vorlage oder erstellen Sie manuell einen Zeitplan
Nachdem Sie eine Software oder ein Programm für Ihren Zeitplan ausgewählt haben, erstellen Sie es im Programm. Sie können die vorhandene Vorlage verwenden, um Ihren Zeitplan einfach und bequem zu erstellen. Viele Buchhaltungs- und Tabellenkalkulationsprogramme enthalten eine Reihe von Vorlagen für Debitorenbuchhaltungspläne, auf die Sie zugreifen und die Sie kostenlos herunterladen können. Wenn die verfügbaren Vorlagen nicht alle Abschnitte enthalten, die Sie für Ihren Bericht benötigen, sollten Sie erwägen, Ihre eigenen zu erstellen, indem Sie die Abschnitte manuell in das Programm Ihrer Wahl eingeben. Diese Methode bietet mehr Flexibilität, kann jedoch länger dauern als die Verwendung einer vorhandenen Vorlage.
Muster-Debitorenbuchhaltung
Hier ist ein Beispiel für eine Debitorenbuchhaltung:
Rechnungsdatum**Kontonummer**Kundenname**Gesamtbetrag**Zahlungsdatum**Saldo**Zahlungsdatum**Zahlungsnummer**Zahlungsdatum**Zahlungsnummer**
Beispiel für eine Debitorenbuchhaltung
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Unternehmen einen Debitorenplan einrichten könnte:
Ein örtlicher Baumarkt, der Geräte wie Kühlschränke und Geschirrspüler verkauft, bietet seinen Kunden einen Zahlungsplan an, mit dem sie große Anschaffungen über einen bestimmten Zeitraum abbezahlen können. Wenn Kunden dieses Zahlungssystem nutzen, kann das Unternehmen für jeden Kunden ein Konto erstellen, um seinen Kontostand zu verfolgen und seine monatlichen Zahlungen zu überwachen. Auf diese Weise kann der Baumarkt sicherstellen, dass jeder Kunde pünktlich den korrekten Betrag zahlt, und Kunden nachverfolgen, die Zahlungen versäumen. Hier ist der Zeitplan, den das Geschäft verwendet:
Rechnungsdatum**Kontonummer**Kundenname**Gesamtbetrag**Zahlungsdatum**Saldo**Zahlungsdatum**Zahlung 1**Zahlungsdatum**Zahlung 2**15.01.22A1101Tom Smith$18007/ 22.15 $1, 2002/15/22$3003/15/22$3003/8/22A1102Jolene McKenzie$3,0003/8/23$3,0004/8/22
08.04.22
Andere Arten von Buchhaltungsdiagrammen
Hier sind einige andere Arten von Buchhaltungsplänen, die Sie zusätzlich zu Ihrem Debitorenbericht verwenden können:
Kreditorenbuchhaltung
Der Kreditorenbuchhaltungsplan ähnelt dem Debitorenbuchhaltungsplan, unterscheidet sich jedoch dadurch, dass er hauptsächlich zur Verfolgung von Lieferantensalden verwendet wird. Während sich die Debitorenbuchhaltung auf Kundenzahlungen konzentriert, eignet sich die Kreditorenbuchhaltung für Unternehmen, die ihre Materialien, hergestellten Waren oder andere Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen beziehen. Wenn Sie Materialien an ein anderes Unternehmen verkaufen, können Sie ebenfalls den ausstehenden Saldo in Ihrem Unternehmen dokumentieren, indem Sie eine Kreditorenbuchhaltung erstellen. Dies hilft Ihnen oder anderen Unternehmen, den Überblick über die Salden derjenigen zu behalten, mit denen sie zusammenarbeiten, damit sie ihre Zahlungen pünktlich erhalten.
Inventarplan
Ein Bestandsplan kann Ihnen dabei helfen, sowohl Ihren Bestand an Fertigungsmaterialien als auch Ihren Bestand an von Ihnen verkauften Produkten zu verwalten. Mithilfe einer Bestandsgrafik können Sie abschätzen, wie viel Sie für die Herstellung und Lagerung von Produkten ausgeben. Für Unternehmen, die eher Dienstleistungen als Produkte anbieten, können in der Bestandsliste alle Kosten aufgeführt sein, die für die Erbringung der Dienstleistung anfallen. Zu den drei häufigsten Arten von Bestandsplänen in der Buchhaltung gehören:
Rohstoffe, also Materialien, die für die Herstellung von Fertigprodukten zur Verfügung stehen.
Arbeitsmaterialien sind die Materialien, die Sie derzeit zur Herstellung von Industriegütern verwenden.
Fertigwaren sind Produkte, die Sie verkaufen, nachdem sie den gesamten Herstellungsprozess durchlaufen haben.
Aufstellung des Anlagevermögens
Ein Anlagenplan ist eine umfassende Liste des Anlagevermögens eines Unternehmens. Unter Anlagevermögen versteht man die langfristigen materiellen Vermögenswerte eines Unternehmens, beispielsweise Immobilien und Ausrüstung, die das Unternehmen nicht einfach in Bargeld umwandeln kann. Wenn Finanzexperten Anlagevermögen auflisten, enthalten sie häufig die Nummer jedes Vermögenswerts, die Gesamtkosten, die Beschreibung und die kumulierte Abschreibung. Die Pflege dieser Art von Diagramm hilft Unternehmensleitern, den finanziellen Wert ihrer aktuellen Vermögenswerte zu verstehen und Änderungen dieses Wertes einzuschätzen, wenn diese Materialien im Laufe der Zeit an Wert verlieren. Dies kann ihnen helfen, den Wert ihrer physischen Besitztümer zu erkennen und zu entscheiden, wann Materialien ersetzt werden müssen.
