Was ist Neuskalierung? (Plus Tipps zum Änderungsmanagement) • BUOM

20. Mai 2021

Eine Änderung des Projektumfangs ist eine Änderung eines Aspekts des Projekts, die sich auf Gesamtergebnisse, Kosten oder andere Variablen auswirkt. Projektmanager implementieren Techniken zur Verwaltung von Umfangsänderungen, um Komplikationen zu vermeiden. Wenn Sie Projektmanager sind, können Sie mehr über Umfangsänderungen erfahren. In diesem Artikel erfahren Sie, was Bereichsänderungen sind, was Bereichskontrolle ist, wer die Bereichskontrolle kontrolliert und Tipps zum Verwalten von Bereichsänderungen.

Was ist Neuskalierung?

Ein Projektumfang ist eine detaillierte Darstellung der Aspekte eines Projekts, einschließlich Lieferungen, Zeitplänen, Ressourcen und Leistungen. Eine Änderung des Umfangs ist eine Änderung eines beliebigen Aspekts des Umfangs, nachdem dieser zu Beginn des Projekts festgelegt wurde. Im Projektmanagement kommt es häufig zu Änderungen des Umfangs, da Projekte dadurch anpassungsfähig bleiben.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten als Bauunternehmer für einen Kunden, der einen neuen Bodenbelag in seiner Küche haben möchte. Sie bieten ihnen 5.000 US-Dollar für das Projekt an und sagen ihnen, dass die Fertigstellung zwei Wochen dauern wird. Sobald Sie den Küchenboden ersetzen, wird dem Kunden klar, dass er auch den Rest des Bodens erneuern möchte. Dies stellt eine Änderung des Projektumfangs dar, da der neue Preis 20.000 US-Dollar beträgt und Sie möglicherweise den Arbeitsaufwand erhöhen müssen, um Fristen einzuhalten oder die Projektdauer zu verlängern.

Was ist Lautstärkeregelung?

Unter Scope-Kontrolle versteht man die geregelte Überwachung von Projektaspekten und Plänen zur Umsetzung von Scope-Änderungen. Die Umfangskontrolle umfasst viele Aspekte wie den Projektmanagementplan, Leistungsmessgrenzen, Standarddokumentation und Datenerfassung, Nachverfolgung und Analyse.

Projektmanagementpläne enthalten Kostenanalysen, Zeitpläne, Anforderungen und eine Umfangsbasislinie. Leistungsmessgrenzen sind die Standards, anhand derer ein Projektmanager den Erfolg eines Projekts bestimmen kann. Die Standarddokumentation ist der Vermögenswert einer Organisation und umfasst Vorlagen und Nachverfolgungstools zum Zitieren von Vorfällen und zur Wahrung der Konsistenz während des gesamten Projekts.

Wer ist für die Lautstärkeregelung verantwortlich?

Projektmanager sind in der Regel für die Kontrolle des Projektumfangs sowie für die Verwaltung und Dokumentation von Projektumfangsänderungen verantwortlich. Projektbeteiligte können Änderungen am Projekt vornehmen oder Teammitglieder können Änderungen in verschiedenen Aspekten vorschlagen. In diesem Fall ist es die Aufgabe des Projektmanagers, diese Änderungen zu dokumentieren, zu verwalten, zu genehmigen und abzuschließen.

Es ist wichtig, dass Projektmanager Strategien zur Änderung des Umfangs implementieren, um Komplikationen zu vermeiden. Wenn sich beispielsweise die Verantwortlichkeiten im Laufe eines Projekts ändern, ist es wichtig, dass das Team seine neuen Verantwortlichkeiten versteht und dass der Projektmanager die Verantwortlichkeiten dokumentiert, damit Aufgaben nicht unerledigt bleiben.

Tipps zum Umgang mit Projektumfangsänderungen

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Verwaltung von Projektumfangsänderungen verwenden können:

Verstehen Sie den Grund für die Lautstärkeänderung

Das Verständnis des Grundes für die Änderung ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Verwaltung einer Umfangsänderung. Wenn Sie verstehen, warum Sie den Umfang eines Projekts ändern, können Sie Änderungen vornehmen, die den Erfolg des Projekts verbessern. Es ist auch wichtig, den Grund für die Änderung des Umfangs genau zu verstehen, da Sie als Führungskraft die Änderung Ihrem Team mitteilen müssen.

Dokumentieren Sie jeden Aspekt der Änderung

Wenn sich der Projektumfang ändert, können Sie andere Aspekte ändern, um die Effizienz des Projekts aufrechtzuerhalten. Erwägen Sie die Implementierung von Verfahren zur Dokumentation aller Kundenanfragen, Besprechungsnotizen, Projektvorfälle, Budgets und Budgetänderungen sowie Fortschrittsdaten. Durch die Dokumentation können Sie auch Bereiche identifizieren, in denen das Volumenänderungsmanagement verbessert werden kann.

Sie sind beispielsweise ein Knopfhersteller und Ihr Kunde hat bis zum Monatsende 4.000 Knöpfe angefordert. Wenn Ihr Kunde Sie stattdessen auffordert, 6.000 Schaltflächen zu liefern, können Sie das Budget anpassen, um die Änderung auszugleichen. Es ist wichtig, alles zu dokumentieren, was mit einer Änderung des Umfangs zusammenhängt, denn wenn ein Kunde behauptet, er habe die Budgeterhöhung nicht genehmigt, verfügen Sie über eine Dokumentation, die Ihnen, Ihrem Team und dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, hilft.

Definieren Sie bei Bedarf neue Zeitpläne

Ein Aspekt des Projektumfangs, der sich ändern kann, ist der Zeitplan. Wenn ein Kunde eine Änderung des Zeitplans wünscht oder Sie und Ihr Team entscheiden, dass dies erforderlich sein könnte, müssen Sie möglicherweise die Zeitpläne ändern, um den Änderungen Rechnung zu tragen. Ein Projektmanager muss möglicherweise viele Zeitpläne ändern, von den Arbeitszeiten der Mitarbeiter bis hin zu Produktionsfristen. Definieren Sie bei Änderungen des Projektumfangs so früh wie möglich neue Zeitpläne, damit Ihre Teammitglieder wissen, wann sie arbeiten müssen und welche Parameter sie einhalten müssen, um das Projekt pünktlich abzuschließen.

Beispielsweise beauftragt ein Sicherheitsunternehmen Sie und Ihr Team mit der Erstellung von Sicherheitsschulungsgrafiken für zehn Sicherheitssituationen, und Sie haben dafür drei Monate Zeit. Einen Monat nach Beginn des Projekts ändern sich jedoch die nationalen Sicherheitsgesetze und der Kunde kontaktiert Sie und bittet Sie, das Projekt in zwei statt in drei Monaten abzuschließen. Für diese Änderung des Umfangs müssen Sie möglicherweise mehr Grafikdesigner mit längeren Arbeitszeiten einplanen, um den Auftrag pünktlich abzuschließen.

Priorisieren Sie die Teamkommunikation

Wenn Sie ein Projektmanager sind, ist die Kommunikation mit Ihrem Team über Umfangsänderungen wichtig. Möglicherweise müssen Sie sie über neue Kriterien für das Projekt oder aktualisierte Fristen informieren. Fördern Sie bei der Kommunikation mit Ihrem Team die Zusammenarbeit und seien Sie auf Frustrationen bei Änderungen im Umfang vorbereitet.

Erwägen Sie, Projektänderungen abzulehnen

Als Teil Ihrer Standarddokumentation sollten Sie und Ihr Kunde die Parameter des Projekts vereinbaren, bevor Sie und Ihr Team mit der Arbeit daran beginnen. Im Vertrag sollte klar festgelegt sein, dass der Projektmanager eine Änderung des Projektumfangs prüfen und ablehnen kann, wenn der Kunde im Laufe des Projekts eine Änderung wünscht. Manchmal ist es nicht möglich, den Umfang eines Projekts zu ändern, und Sie können die Anfrage eines Kunden, den Umfang des Projekts zu ändern, ablehnen. Teilen Sie dem Kunden mit, dass er ein neues Projekt starten kann, um die Bereiche abzudecken, die er ändern möchte.