Узнайте о работе на ресепшн
Что делает ресепшн?
Администраторы управляют стойкой регистрации организации или предприятия. Они выполняют административные задачи, в том числе приветствуют посетителей и отвечают на телефонные звонки. Поскольку регистратор часто является первым человеком, который взаимодействует с клиентами и посетителями, он обязан произвести профессиональное и вежливое первое впечатление. В некоторых организациях секретари играют роль в обеспечении безопасности, ограничивая доступ посетителей или уведомляя группу безопасности о потенциальных инцидентах. Администраторы также могут управлять коммуникациями, переадресовывая звонки, ведя внутренние календари и помогая посетителям добраться до места назначения в офисе.
Дополнительные обязанности включают в себя:
Планирование встреч и встреч
Приветствие клиентов и посетителей и соединение их с соответствующей стороной
Внесение информации о клиентах или встречах в базу данных компании
Управление документами и записями
Управление бумажной корреспонденцией и телефонными звонками
Создание и управление файловыми системами
Оформление поездок
Средняя зарплата
Многие администраторы работают полный рабочий день, хотя некоторые могут работать неполный рабочий день или по контракту. Заработная плата администраторов варьируется в зависимости от их уровня образования и опыта. Размер, тип и местонахождение их компании также могут повлиять на зарплату администратора. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.
Обычная зарплата в США: $13,52 в час
Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 24,90 долларов в час.
Требования к регистратору
Получение должности администратора может включать определенные требования в зависимости от уровня работы, на которую вы претендуете, в том числе:
Образование
Администраторам начального уровня обычно требуется как минимум аттестат о среднем образовании или его эквивалент в дополнение к соответствующему опыту работы. Для некоторых должностей требуется как минимум степень младшего специалиста или бакалавра.
Те, у кого нет ученой степени, также могут получить сертификаты в общественных или профессиональных колледжах, которые обучают навыкам, необходимым для работы администратором, включая расчет заработной платы, бизнес-математику, обслуживание клиентов, офисное управление и офисное программное обеспечение. Онлайн-обучение в виде руководств и вебинаров также доступно для офисного программного обеспечения и других полезных навыков.
Повышение квалификации
Многие администраторы проходят обучение, необходимое им на работе. В качестве позиции начального уровня у большинства работодателей будет процесс адаптации, который включает обучение, относящееся к процедурам и политикам компании. Вы также можете подумать о том, чтобы стать волонтером или пройти стажировку в офисе, чтобы научиться офисному этикету и развить коммуникативные навыки. Волонтеры и стажеры учатся работать со стандартным офисным оборудованием, таким как многоканальные телефонные системы и принтеры.
Сертификаты
Профессиональные сертификаты могут подтвердить квалификацию кандидата для нынешних и будущих работодателей. Администраторы могут получить сертификаты, чтобы получить больше практических знаний о своих повседневных обязанностях, проверить свои профессиональные навыки и продвинуться по карьерной лестнице. Вот некоторые из наиболее распространенных сертификатов для этой профессии:
Сертифицированный профессиональный регистратор
Эта сертификация, проводимая Национальной ассоциацией профессиональных регистраторов, подтверждает стремление профессионала оставаться активным в продвижении своего образования и навыков. Сертификация CPR признает профессиональную компетентность и мастерство и поощряет постоянное профессиональное развитие. Хотя сертификация не является обязательной, она может привлечь дополнительное внимание в процессе подачи заявки.
Сертифицированный административный специалист
Эта сертификация, проводимая Международной ассоциацией административных специалистов, демонстрирует нынешним или будущим работодателям, что ваши навыки и знания актуальны, актуальны и постоянно совершенствуются. Сертификационный экзамен оценивает ваши знания и навыки в отношении навыков и концепций, используемых для выполнения повседневных задач.
Навыки и умения
Секретарям нужно несколько жестких и мягких навыков, чтобы преуспеть в этой роли. Некоторые специальные навыки включают в себя:
Организационные навыки
Администраторы отвечают за многие аспекты бизнеса, поэтому организованность имеет решающее значение. Администраторы используют организационные навыки для планирования встреч, бронирования поездок, создания и ведения электронных таблиц, приветствия посетителей и ответов на телефонные звонки.
Навыки общения
В качестве первой точки контакта для посетителей администраторы используют свои коммуникативные навыки, чтобы приветствовать посетителей, когда они входят, предлагая закуски, пока они ждут, когда будет доступна соответствующая сторона. Улыбаться и проявлять дружелюбие — одни из самых ценных навыков администратора. Еще один инструмент общения — активное слушание. Умение администратора активно слушать поможет ускорить обработку запросов от посетителей, звонящих и руководителей. Кроме того, секретари пишут электронные письма, делают заметки о встречах и облегчают общение между коллегами.
Технические навыки
Администраторы часто используют множество различных программных приложений, учетных записей в социальных сетях или бухгалтерских или бухгалтерских программ. Администраторы считают, что сосредоточение внимания на ознакомлении с соответствующим программным обеспечением и технологиями помогает адаптироваться к новым программам.
Навыки тайм-менеджмента
Администраторы часто решают множество различных задач, связанных с офисом. Чтобы они могли выполнять все свои обязанности в течение дня, они должны обладать хорошими навыками управления временем, чтобы эффективно разделять и выполнять задачи. Они также могут планировать встречи для других, поэтому они также должны иметь возможность управлять временем других сотрудников.
Условия работы ресепшн
Эти специалисты работают в офисе, вестибюле или зале ожидания со следующими элементами:
Выступая в качестве первой точки контакта для посетителей и звонящих
Сидеть за столом в течение длительного периода времени
Работа стандартная 40-часовая рабочая неделя
Возможна работа в праздничные и выходные дни
Использование компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов и офисных телефонов
Общение с посетителями и звонящими, а также с внутренним персоналом и руководителями
Образование, навыки и опыт администраторов можно использовать во многих областях. Администраторы могут предложить свои навыки в следующих отраслях:
Производство
Правительство
Образование
Корпорации
Здравоохранение
Как стать регистратором
Вот наиболее распространенные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы стать квалифицированным регистратором:
1. Продолжить образование.
После того, как вы закончите среднюю школу или получите эквивалентный сертификат, просмотрите местные списки вакансий в выбранной вами отрасли, чтобы определить требования к работе. Вы можете легко освоить необходимые навыки работы с текстовым редактором, базами данных и электронными таблицами с помощью онлайн-учебников.
2. Получите соответствующий опыт работы.
Многие новые администраторы начинают свою карьеру сразу после окончания школы, получают работу начального уровня и учатся в процессе работы. Волонтерство или стажировка в офисе также могут дать ценный опыт. Администраторы могут позже использовать этот опыт, чтобы перейти на более высокие должности.
3. Получите профессиональные сертификаты.
Хотя это и не требуется, вы можете рассмотреть возможность получения сертификатов по различным типам программного обеспечения, используемого в офисе, а также по социальным сетям, бухгалтерскому учету и даже маркетингу.
4. Подготовьте свое резюме.
Укажите дату окончания учебы, соответствующие сертификаты и опыт работы. Выделите конкретные достижения, достигнутые с использованием ваших переносимых навыков. Сохранение краткости, актуальности и ясности поможет вашему резюме выделиться среди других соискателей.
5. Подайте заявку на должности начального уровня или службы поддержки.
Ознакомьтесь с текущим рынком труда в вашем регионе и подайте заявку на должности, на которые вы имеете право. Создание привлекательного сопроводительного письма, в котором подчеркиваются конкретные навыки и качества, которыми вы обладаете, подчеркнет вашу пригодность для этой роли.
Образец должностной инструкции ресепшн
Мартин, Мартин и Митчелл, штат Пенсильвания, ищет администратора на полный рабочий день. Человек, выполняющий эту роль, должен быть общительным и способным к сотрудничеству командным игроком с исключительными коммуникативными навыками. Идеальный кандидат будет обладать высоким уровнем профессионализма и демонстрировать приятное поведение по телефону и при общении лицом к лицу с клиентами и коллегами. Эффективность и позитивность в быстро меняющейся среде необходимы.
Обязанности:
Действовать в качестве первого контактного лица в офисе, приветствуя клиентов и посетителей в дружелюбной и профессиональной манере.
Ответ на входящие звонки
Обработка платежей
Назначение и подтверждение встреч
Отправка и получение служебной почты
Создание и поддержка клиентских файлов
Закупка и хранение канцелярских товаров
Работаем самостоятельно и с командой