Как устанавливать и отслеживать этапы проекта

19 марта 2021 г.

Вехи проекта отмечают ключевые точки прогресса на пути к достижению цели и могут возникать в результате индивидуальных или групповых усилий. Предполагаемая дата вехи проекта будет зависеть от графика общей задачи, поэтому управление проектом и планирование имеют важное значение при разработке вех.

Что такое веха проекта?

Веха проекта — это цель, указывающая на значительный прогресс в проекте. Установление вех может быть предпочтительнее, чем стремление к единственной цели завершения, особенно когда проект длительный или многогранный. Вехи — это серия событий, которые постепенно накапливаются, пока проект не будет завершен.

Давайте рассмотрим на примере того, что может стать важной вехой проекта в строительной отрасли. Когда менеджеры проектов наблюдают за новыми строительными проектами, они должны выполнять определенные шаги. Первой вехой может стать завершение полов в течение недели. После этого следующим этапом может стать отделка крыши в течение месяца. К концу текущего месяца еще одним важным этапом станет установка и подключение газа. Все это ключевые вехи в проекте, потому что они должны происходить в определенном порядке, чтобы проект был завершен.

Вехи часто мотивируют команду работать для достижения общих целей. Руководители проектов обычно создают эти вехи в начале проекта, и команда согласовывает их, чтобы убедиться, что они разумны. Вехи проекта отличаются от задач, поскольку команды ежедневно выполняют небольшие задачи. Задачи могут включать в себя заказ расходных материалов в процессе строительства или несколько телефонных звонков, но вехи — это монументальные шаги в проекте.

Независимо от вашей конечной цели, пример построения является хорошим примером для справки. В зависимости от того, над каким типом проекта вы работаете и кто в нем участвует, некоторые вехи включают утверждение проекта, рассмотрение требований и утверждение окончательного проекта.

Как создавать вехи проекта

Есть много способов установить и отслеживать вехи проекта. Вот несколько идей, которые можно включить в свою работу, чтобы упростить следующий проект:

1. Отделяйте задачи от контрольных точек проекта

Одним из первых шагов является определение основных этапов проекта. Обычно вы можете сделать это, решив, какие части проекта будут самыми большими достижениями. Запишите все, что нужно сделать, а затем посмотрите, является ли это результатом или задачей. Решите, будет ли текущий пункт иметь большое влияние на окончательный срок. Если ответ отрицательный, скорее всего, это задача.

Когда в проекте наступает решающий момент, который поможет ему двигаться вперед, это, скорее всего, веха проекта. Если проект достигает этапа, который необходимо рассмотреть заинтересованным сторонам, это также является вехой проекта.

События, которые являются наиболее важными в проекте, должны быть записаны, чтобы вся команда могла видеть, над чем они работают, и составить план. Некоторые вехи проекта будут иметь более важное значение, чем другие, и потребуется, чтобы менеджер проекта взял их на себя, пока команда работает над более мелкими.

2. Следите за сроками

Полезно постоянно следить за сроками, установленными для каждой вехи проекта. Один из способов выделить сроки — сделать каждый результат вехой проекта. Ваша команда захочет периодически обращаться к вашему плану проекта, чтобы убедиться, что они соблюдают назначенные им сроки.

Наличие визуального представления сроков выполнения этапов проекта — хороший способ выделить их. Используйте другой цвет или форму, чтобы они были очевидны в планах проекта. Вы также захотите перечислить все задачи, которые каждая команда должна будет выполнить для достижения каждой вехи.

Для каждой вехи проекта перечислите все задачи с галочкой, которую вы можете поставить, когда она будет завершена. Если через две недели у вас есть веха, свяжитесь с командой, чтобы убедиться, что все знают, какие задачи им были назначены, чтобы помочь с этой вехой. По мере приближения крайнего срока убедитесь, что большинство задач выполнено.

3. Общайтесь со всеми командами

Большинство проектов зависит от внешних партнеров или команд для выполнения работы. Чтобы убедиться, что все идет гладко, убедитесь, что вы общаетесь с теми, кто находится во внешних командах, чтобы они были в курсе сроков вашего проекта.

Вы также должны четко представлять свои ожидания от внешних команд, любые вехи проекта, в которых они участвуют, и то, как выглядит график. Регулярно связывайтесь с командами, чтобы убедиться, что они все еще находятся на пути к достижению своих целей. Все команды должны работать вместе, чтобы добиться наилучших результатов.

Методы отслеживания вех

Когда у вас есть группа людей в одной команде управления проектом, они должны согласовать метод отслеживания этапов и сроков. Это особенно важно для лидера, чтобы он мог оставаться организованным. Выберите метод, который лучше всего подходит для вас, будь то запись на бумаге, общение по электронной почте или использование онлайн-системы управления. Вот примеры каждого метода:

Бумага

Написание планов на бумаге может иметь несколько преимуществ. Когда у вас есть личные встречи, очень легко увидеть, как проект изложен, когда он написан на бумаге. Вы также можете пометить вехи проекта цветом, чтобы сделать их более заметными.

Эл. адрес

Некоторые люди предпочитают использовать электронную почту для отслеживания проектов, и в этом тоже есть свои преимущества. Любой в цепочке электронной почты может немедленно ответить с вопросами, которые у них есть, или предложениями, которые они хотят предложить для проекта. У вас также есть запись общения на тот случай, если вам понадобится просмотреть предыдущий вклад членов вашей команды.

Онлайн-система управления

Онлайн-системы управления становятся все более распространенными для отслеживания ключевых этапов проекта. Есть много бесплатных и платных программ на выбор, и каждый, у кого есть логин, сможет получить к ним доступ. Вы можете разделить вехи проекта и составить список отдельных задач внутри них. Онлайн-системы управления позволяют человеку, назначенному на каждую веху, легко отметить ее как завершенную.

Онлайн-система управления также позволяет членам команды отслеживать, кто отвечает за каждую задачу, что способствует общению. Кроме того, каждый может видеть прогресс своих товарищей по команде, чтобы убедиться, что они также достигают своих целей.

Когда вы участвуете в крупном проекте, очень важно иметь возможность устанавливать и отслеживать этапы проекта. Важно обсуждать цели и сроки со всеми в команде и продолжать регулярно сверяться с ними. Это гарантирует, что вы закончите проект в срок и оправдаете ожидания вашего клиента.