So erstellen Sie einen Arbeitsplan in Excel für Ihr Team • BUOM

17. März 2022

Tabellenkalkulationen sind nützliche Tools, mit denen Sie Mitarbeiterinformationen bei der Erstellung von Arbeitsplänen organisieren können. Durch die Vorbereitung von Zeitplanvorlagen in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel können Sie Schichtinformationen schnell aktualisieren und an Ihr Team verteilen. Wenn Sie die Planungstechniken in Excel verstehen, können Sie bei der Erstellung und Verteilung von Arbeitsplänen an Mitarbeiter effizienter arbeiten und Zeit sparen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie einen Arbeitsplan in Excel erstellen und geben Tipps zum Erstellen einer nützlichen Zeitplanvorlage.

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Vorteile der Erstellung eines Arbeitsplans in Excel

Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeiterschichten zu organisieren, von der manuellen Erstellung eines Zeitplans bis hin zur Verwendung automatisierter Planungssoftware. Hier sind einige der Hauptvorteile der Verwendung von Excel zur Entwicklung von Arbeitsplänen:

Zeit sparen

Durch die Entwicklung einer Arbeitsplanvorlage in Excel können Sie beim Erstellen von Zeitplänen für Ihr Team Zeit sparen. Änderungen an einer digitalen Datei sind oft viel schneller, als jede Woche einen neuen Zeitplan auf Papier zu erstellen. Während Sie sich möglicherweise dafür entscheiden, Formeln und andere übergeordnete Funktionen in eine Excel-Tabelle zu integrieren, können Sie auch einfache Funktionen verwenden, indem Sie auf jede Zeile und Spalte klicken, um schnell einen Zeitplan zu erstellen. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem Sie Ihren Zeitplan ändern, wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten.

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Kostenreduzierung

Excel kann eine kostengünstige Software zur Mitarbeiterplanung sein. Für viele Arten von Planungssoftware und -anwendungen fallen hohe monatliche oder jährliche Gebühren an. Oftmals stellen Organisationen ihren Mitarbeitern kostenlos Zugang zu Excel zur Verfügung und haben das Programm bereits auf Firmencomputern installiert. Excel ist ein beliebtes Programm, und Sie können Excel-Tabellen auch kostenlos auf Computern öffentlicher Bibliotheken erstellen. Sie können ein einfaches Excel-Formular auch kostenlos auf der Microsoft Office-Website verwenden.

Effektive Updates durchführen

Sobald Sie Ihr erstes Arbeitsblatt in Excel fertiggestellt haben, können Sie dieselbe Datei für effiziente Aktualisierungen verwenden. Sie können mehrere Zeitplanvorlagen oder -versionen speichern, um sich auf unterschiedliche Arbeitsplatzsituationen vorzubereiten, und die entsprechende Datei für den bevorstehenden Zeitplan auswählen. Anstatt Ihren Zeitplan jede Woche komplett neu erstellen zu müssen, können Sie einfach die Namen oder Zeiten in jedem Abschnitt der Tabelle anpassen. Dadurch kann der Planungsprozess komfortabler und effizienter gestaltet werden.

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Verbesserte Kommunikation

Sobald Sie Ihren Zeitplan in Excel erstellt haben, verfügen Sie über eine praktische digitale Datei, die Sie mit Ihren Mitarbeitern teilen können. Sie können die Excel-Datei in ein anderes Dateiformat konvertieren, die Datei per E-Mail an Mitarbeiter senden, auf ein freigegebenes Laufwerk hochladen oder die Tabelle ausdrucken und physische Kopien an Ihr Team verteilen. Sie können sogar jedem in Ihrem Team Zugriff auf die tatsächliche Excel-Datei gewähren und so sicherstellen, dass jeder über die gleichen Informationen über seine Schichten verfügt. Dies kann die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessern und allen die Möglichkeit geben, Änderungen oder Wünsche sofort zu besprechen.

Vergangene Zeitpläne dokumentieren

Mit Excel können Sie eine Aufzeichnung früherer Arbeitspläne erstellen. Jedes Mal, wenn Sie Ihren Zeitplan aktualisieren, können Sie eine neue Version der Datei speichern, die Informationen aus früheren Schichten enthält. Dadurch erhalten Sie detaillierte Referenzinformationen über die Arbeitszeiten aller Teammitglieder, die Sie bei der Erledigung administrativer Aufgaben oder bei der Klärung etwaiger Fragen von Teammitgliedern nutzen können.

So erstellen Sie einen Arbeitsplan in Excel

Nutzen Sie diese Schritte als Leitfaden, wenn Sie einen Arbeitsplan für Ihr Team erstellen:

1. Öffnen Sie eine leere Tabelle

Suchen Sie zunächst auf Ihrem Computer nach der Excel-Anwendung oder klicken Sie auf das Excel-Symbol auf Ihrem Desktop. Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf „Leeres Buch“. Dadurch wird eine neue Tabelle geöffnet, in der Sie Ihren eigenen Zeitplan erstellen können.

2. Erstellen Sie einen Titel

Fügen Sie einen Titel für Ihren Zeitplan ein, damit jeder im Team das Dokument klar versteht. Wählen Sie dazu oben in der Tabelle, die Sie erstellen möchten, mehrere Zellen aus und führen Sie sie zusammen. Wenn Sie beispielsweise einen Zeitplan mit einer Breite von sieben Spalten erstellen möchten, wählen Sie die Zellen A1 bis F1 aus. Klicken Sie dann in der Ausrichtungssymbolleiste auf „Zusammenführen und zentrieren“. Geben Sie in diese große Zelle einen Namen für Ihren Zeitplan ein, z. B. „Wochenplan“ oder „Gruppenplan“. Sie können die Zellengröße anpassen und die Schriftgröße erhöhen, um das Erscheinungsbild der Kopfzeile anzupassen.

3. Benennen Sie Ihre Spalten nach Wochentagen

Tragen Sie unter der Überschrift in der folgenden Zeile die Arbeitstage für Ihr Team ein. Lassen Sie die erste Spalte leer, damit Sie Platz zum Schreiben Ihrer Teamnamen haben, und beginnen Sie dann, jeden Tag in den folgenden Spalten aufzulisten. Wenn Ihr Team beispielsweise von Montag bis Freitag arbeitet, schreiben Sie Montag als B2, Dienstag als C2, Mittwoch als D2, Donnerstag als E2 und Freitag als F2.

Listen Sie in der nächsten Zeile die spezifischen Daten auf, die jedem Wochentag entsprechen. Sie können diese Daten mit jedem neuen Zeitplan ändern. Sie könnten beispielsweise die Daten vom 10. bis 14. Januar in die Zellen B3 bis F3 für Ihren ersten Zeitplan einfügen und diese Daten dann für den Zeitplan der nächsten Woche auf den 17. Januar bis 21. Januar aktualisieren.

4. Listen Sie in jeder Zeile die Namen der Mitarbeiter auf

Schreiben Sie dann den Namen jedes Mitarbeiters in die erste Spalte und lassen Sie die ersten paar Zeilen für die Titel- und Datumsinformationen leer. Wenn Sie jeder Schicht unterschiedliche Positionen zuweisen, weisen Sie jedem Mitarbeiter zwei Zeilen zu, damit Sie sowohl die Zeit seiner Schicht als auch den Namen seiner Position angeben können. Sie können beispielsweise damit beginnen, den Namen des Mitarbeiters in Zelle A4 einzutragen. Sie überspringen Zelle A5, um zusätzliche Informationen zu ihrer Schicht hinzuzufügen, und fügen dann den Namen des nächsten Mitarbeiters in Zelle A6 ein.

5. Geben Sie Schichtdetails ein

Fügen Sie unter dem Schnittpunkt des Datums und des Namens jedes Mitarbeiters Informationen zu seiner Schicht hinzu. Geben Sie gleichzeitig ihre Schichtstunden an und fügen Sie bei Bedarf ihren Titel hinzu. Beispielsweise könnten Sie einen Mitarbeiter am Montag von 13:00 bis 21:00 Uhr damit beauftragen, auf der Terrasse eines Restaurants zu arbeiten. In einem Excel-Terminplan können Sie in Zelle B4 neben ihrem Namen „13:00 bis 21:00 Uhr“ schreiben. Direkt darunter, in Zelle B5, können Sie „Patio“ schreiben, um ihre Schichtzuweisung anzugeben.

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6. Speichern Sie Ihren Zeitplan

Speichern Sie die Datei, um den Zeitplan abzuschließen. Klicken Sie auf Datei, wählen Sie Speichern unter und wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die Arbeitsmappe speichern möchten. Geben Sie einen Namen für das Buch ein und klicken Sie auf Speichern. Sie können ein Dokument auch direkt aus der Arbeitsmappe exportieren oder einen Zeitplan drucken.