17 советов, как лучше управлять своим временем
Ваша ежедневная продуктивность зависит от того, как вы управляете своим временем. Эффективное управление своим временем, вероятно, позволит достичь большего баланса в вашей жизни и даст вам большее чувство выполненного долга. Грамотное управление временем может позволить вам выполнить больше за меньшее время, снизить уровень стресса и помочь добиться успеха в карьере. В этой статье мы обсудим, что такое тайм-менеджмент, как лучше управлять своим временем и преимущества эффективного тайм-менеджмента.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это способ организации и планирования своего времени, чтобы сделать больше за меньшее время. Лучшее управление временем, вероятно, позволит вам иметь больше свободного времени для работы над другими важными задачами или позволит вам расслабиться в напряженном рабочем графике. Научившись эффективно управлять своим временем, вы почувствуете себя более расслабленным, сосредоточенным и контролирующим ситуацию. Другие преимущества включают в себя:
Повышенная производительность
Улучшение профессиональной репутации
Улучшенная способность фокусироваться на более длительные периоды
Повышение способности принимать решения
Больше свободного времени
Более высокий уровень самодисциплины
Больше возможностей для профессионального роста и развития
Описание изображения
Способы продемонстрировать трудовую этику:
Уберите отвлекающие факторы
Обратитесь за помощью, чтобы определить области для улучшения
Тратьте свое время с умом на задачи, которые соответствуют целям
Организуйте свои заметки, папку «Входящие» и рабочие пространства, чтобы повысить концентрацию, мотивацию и управление временем.
Делайте перерывы в течение дня, чтобы избежать выгорания
Определите мотиваторы, такие как задачи, цели или коллеги
Практикуйте тайм-менеджмент, чтобы качественно и вовремя выполнять работу и чаще присутствовать на совещаниях.
Как лучше управлять своим временем
Когда вы предпримете шаги, чтобы лучше управлять своим временем, вы, вероятно, почувствуете более высокий уровень производительности и меньше стресса в своей трудовой жизни. Вот 10 способов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:
1. Оцените текущее использование времени
Прежде чем вы начнете практиковать лучшее управление временем, вам нужно оценить, как вы в настоящее время управляете своим временем. Например, вы можете думать, что на составление и отправку электронных писем у вас уходит всего 45 минут в день, но на самом деле это может занять у вас 90 минут.
Один из самых простых способов отслеживать время — использовать приложение, которое отслеживает все, что вы делаете в течение семи дней. Вы также можете установить таймер для своих задач, записывать время и суммировать время на листе бумаги в конце недели. Как только вы начнете отслеживать свое время, вы получите более точное представление о том, какие задачи занимают большую часть вашего времени, а затем внесите соответствующие коррективы.
2. Определите свои цели
Определение ваших рабочих целей, как больших, так и малых, может дать вам четкое понимание того, на чем вы должны сосредоточить свое время каждый день. Например, если ваша цель — завершить проект к концу недели, напишите общую цель и более мелкие цели, которые приведут к своевременному завершению проекта.
3. Список задач
Создание списков дел поможет вам точно определить, что нужно сделать и к какому сроку. Это поможет вам увидеть, что вы должны расставлять приоритеты каждую неделю, а что может подождать. Проверьте свой список и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности — это те, которые помогают вам достичь своих целей, в то время как срочные задачи обычно связаны с помощью в достижении чужих целей.
4. Используйте инструменты тайм-менеджмента
Попробуйте использовать планировщик, календарь или программное обеспечение для управления временем, чтобы спланировать свой день. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого пути к задаче, меньше, чем время, которое вы могли бы потратить на случайные скачки от задачи к задаче, когда у вас нет подробного плана. Могут возникнуть другие задачи, которых нет в вашем списке дел, но постарайтесь перенести задачи, которые вы не можете выполнить, как планировалось, вместо того, чтобы отказываться от них.
5. Установите ограничения по времени
Попробуйте установить себе ограничение по времени для каждой задачи в течение дня. Например, если вам нужно написать бюджетный отчет по вашей работе, вы можете решить, что можете закончить его за три часа, а затем перейти к чему-то другому. Это побуждает вас уменьшить прокрастинацию, чтобы вы могли придерживаться отведенного графика времени для каждой задачи. Постарайтесь реально оценить, сколько работы уходит на выполнение каждой задачи, чтобы поддерживать определенный уровень точности и контролировать стресс.
Вы можете рассмотреть такой метод, как техника Pomodoro, чтобы помочь вам проверить свой список дел в 25-минутных выделенных отрезках, делая короткие перерывы между каждым ограничением и более длительный перерыв после выполнения четырех.
6. Скомпилируйте связанные задачи
Разные задачи требуют разного подхода. Когда вы пишете свой список задач, попробуйте сгруппировать похожие задачи вместе, чтобы вам не приходилось переориентироваться каждый раз, когда вы беретесь за новую задачу.
Например, если вам нужно создать два видео, написать одну запись в блоге и изменить дизайн двух веб-сайтов, вы можете выполнять задачи последовательно в соответствии с их сходством, а не выполнять их случайным образом.
7. Планируйте свой день
Попробуйте планировать свой день заранее. Планирование поможет вам понять, на чем сосредоточить свое время, особенно в те времена, когда кажется, что в сутках недостаточно часов, чтобы все сделать.
Вы можете закончить свой день, потратив 15 минут после работы на организацию своего офиса и перечислив наиболее важные дела, которые вам могут понадобиться на следующий день. Или вы можете планировать свой день рано утром, прежде чем приступить к работе. Попробуйте записать самые важные пункты, а затем завершить их в то время дня, когда вы наиболее продуктивны.
8. Сначала позаботьтесь о сложных задачах
Хотя может быть легко оставить сложные задачи напоследок, может быть полезнее, если вы выполните самые сложные задачи в первую очередь. Когда вы решите выполнить эти задачи в первую очередь, у вас, как правило, ясный ум и больше энергии, потому что вы не были завалены другими задачами, которые могут истощить вашу энергию.
Ваш мыслительный процесс, скорее всего, поможет вам своевременно выполнить сложную задачу, что приведет к лучшему управлению временем.
9. Сделайте встречи продуктивными
Встречи часто необходимы, но они могут сократить ваше рабочее время. Если вы ведете совещание, составьте план, чтобы сообщить необходимую информацию, не тратя впустую ни свое время, ни время своих коллег. Составьте план того, что вы хотите обсудить во время встречи, и желаемого результата. Совещание должно быть как можно более коротким и продуктивным, а завершаться практическими действиями.
10. Будьте организованы
Постарайтесь навести порядок на рабочем месте и вернуть вещи на место, когда закончите их использовать. Если вы часто открываете документы и файлы на компьютере, попробуйте настроить систему, позволяющую быстрее находить нужные документы. Вы также можете попробовать упорядочить свою электронную почту, отписавшись от ненужного контента, чтобы быстрее получать важные электронные письма.
11. Включите буфер в свое расписание
Создайте блок буферного времени между каждой выполненной задачей. Это позволяет вам иметь дополнительное время для завершения задач, не отвлекая время от других обязанностей. Наличие этого запаса времени также может позволить вам расслабиться и сделать перерыв, прогуляться, перекусить или выполнить какую-то другую короткую не связанную с работой работу. Когда вы даете буферное время, вы не чувствуете, что должны спешить с задачами.
12. Делайте перерывы
Посвятив время в течение дня кратковременному отключению от работы, вы сможете расслабиться и вернуться к своим активным задачам с новой точки зрения. Изучение того, когда делать перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.
13. Откажитесь от перфекционизма
Вы хотите, чтобы ваша работа была эффективной и точной, но постарайтесь избавиться от перфекционизма. У вас, вероятно, не будет достаточно времени, чтобы выполнить несколько задач в день, если вы тратите свое время на выполнение, а затем переделываете задачу несколько раз, чтобы убедиться, что она идеальна. Вместо этого сделайте все возможное с тем, что у вас есть, и двигайтесь дальше.
14. Научитесь говорить нет
Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, научитесь говорить «нет». Помните о правиле 80/20: 80 % вашего результата зависит от 20 % вашего вклада. Сосредоточьте свои усилия соответствующим образом.
Если вы не можете сказать «нет», делегируйте полномочия. Передавайте задачи тем, кто сможет выполнить их за меньшее время. Хотя делегирование может быть трудным навыком для изучения, оно может значительно улучшить ваше управление временем.
15. Устраните отвлекающие факторы
Ключ к хорошему тайм-менеджменту — избавление от отвлекающих факторов. Проверка социальных сетей, просмотр веб-страниц, отправка текстовых сообщений и ответы на мгновенные сообщения могут быстро израсходовать ваше время. Попробуйте закрыть дверь, чтобы вас не отвлекали, отключите уведомления о сообщениях и звоните лично во время обеда или во время перерыва. Закройте все вкладки браузера на своем компьютере, кроме тех, над которыми вы работаете.
16. Придерживайтесь своего плана
Лучший способ придерживаться своего плана — оставить место для ошибок, но продолжать попытки. Лучшее управление временем требует практики. Если вы попытаетесь и потерпите неудачу, продолжайте пытаться, потому что это станет легче, и вы сможете оптимизировать свою работу таким образом, который лучше всего подходит для вас и вашего графика.
17. Наградите себя
Обещая себе награду за выполнение сложных задач, вы сможете мотивировать себя на их выполнение. Скажите себе что-то вроде: «Когда я закончу с этим отчетом, я куплю мороженое и посмотрю свой любимый фильм». Это дает вам то, чего вы с нетерпением ждете, и подталкивает вас к завершению.
Подробнее: Как управлять плотным графиком за 13 шагов