Всеобщие собрания: что это такое и как их проводить
Встречи — отличный способ для компаний лично поделиться ценной информацией. Часто на собраниях собираются небольшие группы, например руководители или отдельные отделы. Все практические встречи, или «общие встречи», охватывают всю компанию и дают возможность для ясности и единства в масштабах всей организации. В этой статье мы объясним, что такое общее собрание, предоставим преимущества и опишем, как и когда проводить общее собрание.
Что такое общее собрание?
Общее собрание, иногда называемое «ратушей» или «форумом», собирает всю организацию лично или виртуально для получения обновлений компании. Эти встречи ценны, потому что они гарантируют, что все в компании получат одну и ту же информацию в одно и то же время и одним и тем же способом. Вместо того, чтобы новости распространялись от человека к человеку или от отдела к отделу, общие собрания обеспечивают прозрачность и ясность для всех членов компании.
Вот некоторые ключевые элементы общих собраний:
Логистика
Компании всех размеров могут использовать всеобщие собрания, независимо от того, работают ли они всего с несколькими людьми в одном месте или с тысячами по всему миру. Благодаря наличию программного обеспечения для телеконференций компании могут включать сотрудников, работающих удаленно или в любом месте офиса, в общее собрание.
Цель
Компании часто используют общие собрания для обмена важной информацией, которая затрагивает всех сотрудников. Некоторые компании предпочитают проводить такие встречи регулярно, обычно раз в квартал или несколько раз в год. Другие хранят их только тогда, когда это необходимо, чтобы сообщить всем об организационных изменениях или предоставить новую информацию о продукте или процессе.
Информация
Эти встречи часто включают схожие типы информации, даже если цель различна. Вот общие пункты повестки дня:
Обзор компании: генеральный директор или владелец компании обычно предоставляет обзор деятельности компании. Это может включать финансы, перспективы компании и разработку продукта.
Обновления отдела: каждый отдел делится обновлениями и информацией о своих конкретных проектах и достижениях.
Вехи: компании иногда признают основные вехи, такие как количество проданных продуктов, открытие новых магазинов или сотрудников, проработавших долгое время.
Основные обновления. Руководители часто делятся важными общекорпоративными новостями во время общих собраний. Примеры могут включать внедрение совершенно нового продукта или смену руководства.
Вопросы и ответы. Общие встречи обычно заканчиваются сессией вопросов и ответов. Для небольших компаний организаторы могут передать микрофон тем, у кого есть вопросы. В крупных компаниях сотрудникам может потребоваться задать вопросы до собрания.
Преимущества общих собраний
Всеобщие собрания предлагают ряд преимуществ руководству компании и сотрудникам:
Вовлеченность: живое общение, будь то личное или виртуальное, почти всегда более увлекательно, чем электронная почта или записка. Большинство сотрудников предпочитают получать новости от генерального директора, а не читать о них в корпоративной электронной почте.
Связь: общие собрания обеспечивают связь между сотрудниками и руководством. Члены команды имеют возможность услышать выступления руководителей компании и поделиться информацией.
Покупка: часто сотрудники чувствуют себя более увлеченными компанией после позитивного всеобщего собрания из-за усилий по созданию сообщества, продемонстрированных руководством компании.
Вдохновение: услышав об успехах компании, сотрудники с большей вероятностью будут ставить и достигать свои собственные цели.
Доверие: получение важной информации непосредственно от руководства компании повышает доверие между сотрудниками и руководителями.
Сообщество: когда все в компании имеют одинаковый опыт, это помогает создать сообщество и связи.
Разговор: общие собрания дают возможность задать вопросы или поделиться отзывами с кем-либо в компании. Прозрачность и открытое общение являются ценными инструментами для морального духа сотрудников и успеха в бизнесе.
Как провести общее собрание
Вот как организовать общее собрание:
Определите цель.
Назначить дату.
Подготовьте брифинги.
Задавайте вопросы.
Оцените потребность в телеконференциях.
Добавьте интерес.
Сделайте пробный запуск.
Отправить напоминание.
Следите за повесткой дня.
1. Определите цель
Ваша встреча должна иметь конкретную цель. Начните с установления четкой цели и убедитесь, что все элементы связаны с этой целью. Например, если это регулярная запланированная встреча, ее целью, вероятно, является прозрачность и построение сообщества. Четкая цель и повестка дня помогут вашей встрече оставаться целенаправленной.
2. Установите дату
Определите дату и время встречи и сообщите об этом всем сотрудникам. Отправьте электронное письмо всей компании, и пусть ваши руководители свяжутся с членами команды, чтобы убедиться, что они знают дату. Если встреча будет проходить вне рабочего места, зарезервируйте место. Если это происходит виртуально, убедитесь, что у всех участников есть соответствующее оборудование для телеконференций. Постарайтесь сделать как можно больше уведомлений, чтобы все могли присутствовать.
3. Подготовьте брифинги
Если разным отделам или сотрудникам нужно выступить, узнайте, сколько времени вы должны выделить им и планируют ли они представить какие-либо слайды или визуальные данные. Сбор этой информации позволяет составить четкий график и настроить оборудование.
4. Задавайте вопросы
Если у вас есть много сотрудников, которые участвуют в телеконференциях на собрании, задавайте вопросы или отзывы заранее. Это сэкономит время во время встречи и обеспечит руководство компании необходимой информацией, чтобы быстро и подробно ответить на вопросы.
5. Оцените потребности телеконференций
Убедитесь, что в помещении есть соответствующее оборудование для телеконференций и аудиовизуальное оборудование. Определите, есть ли у вас микрофоны, камеры и записывающее оборудование.
6. Добавьте интерес
Некоторые общие собрания включают развлекательные мероприятия, такие как музыка или выступления сотрудников. Решите, собираетесь ли вы включить какие-либо функции по интересам в свою встречу, а затем при необходимости подготовьтесь.
7. Сделайте пробный запуск
Если ваша встреча связана с логистикой, например, выводом разных групп людей на сцену и за ее пределы, или включает в себя оборудование для телеконференций, музыку или видео, потренируйтесь использовать все заранее, чтобы обеспечить бесперебойную работу во время реальной встречи.
8. Отправить напоминание
Напомните сотрудникам о встрече либо накануне, либо в день. Убедитесь, что докладчики готовы и что у всех есть телефонный номер или ссылка, если они участвуют в телеконференции. Предоставьте повестку дня для всех сотрудников, чтобы они знали, чего ожидать.
9. Следуйте повестке дня
Во время встречи обязательно придерживайтесь повестки дня и заранее определенных временных рамок. Обеспечьте эффективное проведение встречи, плавно переходя от одной презентации к другой и не отрываясь от сообщения.
Когда проводить всеобщие собрания
Вот когда вы можете провести общее собрание:
Крупные объявления: общие собрания — отличный способ для сотрудников быстро получать важные новости компании. Примером может быть приобретение другой компании или серьезное изменение политики компании.
Регулярные обновления. Сотрудники ценят регулярные обновления финансовых показателей, прогнозов компании и разработки продуктов.
Изменения в компании: сотрудники могут узнавать об изменениях в иерархии или кадровых методах непосредственно от руководства компании.
Позитивные новости: большие успехи, такие как отличный финансовый квартал, могут потребовать всеобщего собрания.
Организационный рост. Руководители иногда используют эти встречи для обмена информацией о росте компании, например, о новых офисах или большем количестве розничных магазинов.