Узнайте о том, как стать исполнительным помощником

Чем занимается помощник руководителя?

Помощник руководителя — это специалист по административным вопросам, который поддерживает руководителя организации или другого администратора высокого уровня. Они выполняют различные обязанности по управлению офисом, обеспечивают канцелярскую поддержку и часто решают задачи, которые напрямую влияют на успех бизнеса, например, обучение персонала.

Обязанности будут зависеть от конкретного офиса, но помощник руководителя также может выполнять следующие функции:

• Принимайте звонки, отвечайте на электронные письма и получайте факсы

• Обеспечьте общую административную или канцелярскую поддержку

• Взаимодействие напрямую с клиентами

• Подготовка важных корпоративных документов

• Расписание встреч

• Управление поездками

Средняя зарплата

Большинство помощников руководителя работают полный рабочий день, но некоторые могут работать неполный рабочий день или временно, в зависимости от потребностей своего работодателя. Их заработная плата зависит от многолетнего административного опыта и продолжительности работы на определенной должности. Заработная плата также может варьироваться в зависимости от географического местоположения работы, размера компании и должности руководителя, которому они помогают.

• Обычная зарплата в США: 54 658 долларов в год

• Некоторые зарплаты варьируются от 14 000 до 121 000 долларов в год.

Требования к помощнику руководителя

Должность помощника руководителя требует определенных навыков и сертификатов:

Образование

Минимальным требованием для должности помощника руководителя начального уровня обычно является диплом средней школы, но многие помощники руководителя имеют степень младшего специалиста или бакалавра. Некоторые профессионалы выбирают курсы общего бизнеса, администрирования и владения компьютером для развития базовых навыков и знаний. Некоторые работодатели могут согласиться с многолетним опытом вместо требований к образованию.

Повышение квалификации

Помощники руководителя обычно проходят обучение на рабочем месте в первые несколько недель или месяцев работы. В это время они могут быть обучены работе с определенным программным обеспечением или компьютерными программами, а также процессам и процедурам, характерным для их работодателя. Они могут следовать за другим помощником или находиться под пристальным наблюдением, когда они начинают работу.

Сертификаты

Помощникам руководителей может быть полезно получить сертификаты, чтобы улучшить свои навыки и увеличить потенциальный доход. Следующие сертификаты являются общими и могут быть полезны помощникам руководителя в любой отрасли:

Сертифицированный административный специалист

Международная ассоциация административных специалистов спонсирует эту сертификацию. Он подтверждает, что вы являетесь экспертом во всех областях административной работы. Чтобы получить его, вы должны иметь не менее четырех лет опыта работы в качестве административного специалиста, степень младшего специалиста и трехлетний опыт работы. В качестве альтернативы допускается наличие степени бакалавра и двухлетнего опыта работы. После того, как ваша заявка и опыт будут рассмотрены, вы сдадите экзамен, который продлится примерно три часа.

Специалист Microsoft Office

Вы можете получить этот сертификат, чтобы показать, что у вас есть опыт работы с одним или несколькими из следующих продуктов Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Access, SharePoint, Outlook и OneNote. Экзамены занимают около 90 минут и проверяют ваши знания и способности с помощью этих программ.

Навыки и умения

Каждая работа исполнительного помощника потребует немного разных навыков, поскольку руководители возлагают на своих помощников различные обязанности. Некоторые могут получить новые обязанности по мере продвижения по карьерной лестнице. Тем не менее, есть много передаваемых навыков, которые необходимы каждому помощнику руководителя, в том числе:

Межличностные навыки

Эти специалисты часто взаимодействуют с клиентами, клиентами, руководителями, которых они обслуживают, другим офисным персоналом и многими другими внутренними и внешними сторонами. Чтобы поддерживать благоприятную рабочую атмосферу, крайне важно, чтобы помощники руководителя обладали сильными навыками межличностного общения, такими как доброта и терпение в сложных ситуациях.

Организация

От папок с файлами до общих онлайн-дисков — помощники руководителя должны быть мастерами организации. Чтобы офис или компания работали бесперебойно, лучший помощник руководителя имеет эффективную систему хранения документов и использует инструменты управления задачами. Они ведут графики и бюджеты и управляют большим объемом информации, телефонными сообщениями, электронной почтой или файлами.

Пишу

Часто ожидается, что помощник руководителя будет писать электронные письма, заметки, документы, отчеты и другие письменные материалы. Они должны хорошо понимать грамматику и использовать профессиональный тон. Уроки письма в колледже или курсы повышения квалификации по деловому и профессиональному письму могут помочь укрепить навыки письма помощника руководителя.

Гибкость

Помощники руководителей несут ответственность за многие задачи, и их графики могут измениться, если у руководителя или администратора, которых они поддерживают, есть срочные потребности. Им часто приходится работать в режиме многозадачности, и им должно быть комфортно переключаться между задачами, останавливаться посреди задания и брать на себя новые обязанности по мере их возникновения.

Навыки работы с компьютером

Базовые навыки работы с компьютером важны на любой должности помощника руководителя, включая создание документов, электронных таблиц и презентаций. Опыт работы с программным обеспечением для обработки текстов, исследования и устранение общих неполадок часто жизненно важны для успеха помощника руководителя.

Рабочая среда помощника руководителя

Помощники руководителя обычно работают в офисной среде, которая может варьироваться, но есть несколько элементов, которые часто являются постоянными для большинства должностей помощников руководителя:

• Многие помощники руководителей сидят за столом до восьми часов в день. У большинства есть собственное рабочее место с компьютером и телефоном.

• Они работают с компьютерами и должны чувствовать себя комфортно, проводя длительное время у экрана.

• Помощники руководителя могут работать с небольшой командой коллег и менеджеров, а некоторые работают один на один с руководителем высокого уровня, поэтому многие задачи решаются самостоятельно.

• Отрасли, в которых работают помощники руководителей, включают юридические и медицинские учреждения, больницы, школы, государственные учреждения и различные частные предприятия.

• Некоторым помощникам руководителя может потребоваться поездка для планирования мероприятий, участия в собраниях и выполнения определенных задач.

Как стать помощником руководителя

После того, как вы решили устроиться на работу помощником руководителя, вы можете предпринять следующие шаги:

1. Получите образование

Получите аттестат о среднем образовании или GED, а также подумайте о том, чтобы получить степень младшего специалиста или бакалавра, чтобы, возможно, увеличить свой потенциальный доход и получить образование, соответствующее вашему опыту. Обязательно посещайте различные занятия, в том числе те, которые улучшают ваши навыки письма, общения, работы с компьютером и математики.

2. Получите административный опыт

Большинство объявлений о вакансиях помощника руководителя отдают предпочтение кандидатам с административным опытом не менее трех лет. Опыт можно получить через работу, должность волонтера или стажировку. Попробуйте найти работу секретарем, административным помощником, офисным помощником или научным сотрудником, чтобы практиковать навыки, необходимые вам в качестве квалифицированного помощника руководителя.

3. Подумайте о сертификации

Набравшись опыта, вы можете пройти сертификацию по навыкам административной поддержки, чтобы лучше выделиться среди других кандидатов и, возможно, увеличить свой потенциальный доход.

4. Создайте резюме

При подготовке резюме и сопроводительного письма подчеркните свой административный опыт и навыки, включая организационные навыки и навыки работы с компьютером. Включите любые сертификаты, которые у вас могут быть. Адаптируйте свое сопроводительное письмо к отрасли и компании. Например, если вы претендуете на должность помощника руководителя в образовательной среде, выделите любой образовательный опыт, который у вас может быть, включая должности волонтера.

5. Подать заявку на работу помощника руководителя

Ищите вакансии помощника руководителя в Интернете и выбирайте должности в отраслях, которые вас интересуют или соответствуют вашим общим профессиональным целям. Ознакомьтесь с описанием вакансий, чтобы лучше понять ожидания и требования работодателя, и откликнитесь на вакансии, на которые вы больше всего подходите, чтобы пройти собеседование. Вы также можете связаться с другими административными специалистами, чтобы помочь найти открытые вакансии.

Пример должностной инструкции помощника руководителя

Мы ищем опытного и надежного помощника руководителя для поддержки нашей исполнительной команды. Вы будете работать напрямую с руководителями высшего звена, управляя бизнес-задачами команды. Вы будете нести ответственность за организацию поездок, создание отчетов, общение с клиентами и другие административные обязанности. Идеальный кандидат знаком с полным пакетом Microsoft Office, умеет решать проблемы и отлично справляется с многозадачностью. Они также должны иметь аттестат о среднем образовании или GED и не менее трех лет опыта административной поддержки. Опыт может заменить диплом младшего специалиста или бакалавра.

Связанные карьеры

Возможно, вы захотите изучить карьеры, похожие на помощника руководителя. Связанные названия должностей включают: