Как давать обратную связь на работе (с примерами)
1 апреля 2021 г.
Обратная связь — это инструмент лидерства, необходимый для роста и развития команды. Понимание различных типов обратной связи и того, как и когда их использовать, имеет решающее значение для достижения успеха в качестве менеджера или руководителя группы. Независимо от того, управляете ли вы одним человеком или целой группой, этот тип общения имеет решающее значение для освоения. В этой статье мы обсудим пять различных типов методов обратной связи и управления списками, а также примеры их администрирования.
Почему важна обратная связь?
Обратная связь важна, потому что она позволяет людям узнать, как добиться успеха в данной задаче или назначенной роли. Как менеджер или руководитель группы, обратная связь, которую вы даете, поможет каждому достичь своих целей. Это также улучшает ясность и создает культуру общения. Когда кто-то четко понимает ожидания и чувствует, что может задавать вопросы, он может чувствовать себя более удовлетворенным своей ролью. Повышение удовлетворенности работой и успеха на рабочем месте может положительно повлиять на результаты работы и уровень удержания сотрудников.
Типы обратной связи
Вот пять различных типов обратной связи, которые вы можете дать кому-то, чтобы помочь ему расти в своей роли:
1. Положительный отзыв
Положительный отзыв — это способ выразить признание, повысить моральный дух и поощрить исключительные результаты. Вы можете оставить положительный отзыв отдельному человеку, небольшой группе преданных своему делу работников или всей команде. Существуют различные способы предоставления такого типа обратной связи. Например, вы можете отправить группе людей приветствие по электронной почте, добавить заметку в чье-то личное дело или просто сказать человеку лично, что он хорошо поработал.
2. Конструктивная обратная связь
Конструктивная обратная связь меняет поведение и повышает достижения сотрудников, производительность и общий успех. Если кто-то допустил непреднамеренную ошибку или сделал что-то менее эффективно, полезно быстро сообщить ему о проблеме.
Сообщите им, чего вы ожидаете, и покажите им, чего вы хотели бы добиться в будущем. Сотруднику, вероятно, потребуется больше перенаправления, когда он возьмет на себя новую роль или задание. Обязательно предлагайте действенные решения, которые лучше всего направят сотрудника в правильном направлении.
3. Отрицательный отзыв
Приберегите отрицательный отзыв для ситуаций, когда сотрудник сделал что-то, прямо противоречащее политике компании. В зависимости от воздействия их действий негативная обратная связь также может сопровождаться планом действий, последствиями или прекращением. Отрицательная обратная связь, как и положительная или конструктивная обратная связь, должна быть четкой, но она также должна указывать на серьезность нарушения. Предоставление такого типа обратной связи должно быть редким.
4. Официальная обратная связь
При управлении командой важно давать как формальную, так и неформальную обратную связь. Формальная обратная связь указывает на значимость достижения или проблемы, на которую вы указываете. В зависимости от ситуации существует множество сценариев, в которых вы можете официально предложить обратную связь. Один из способов добиться этого — во время обзора производительности.
Периоды оценки эффективности зависят от организации, в которой вы работаете, но обычно они проводятся раз в год или квартал. Другими способами управления этим типом обратной связи являются запланированные встречи один на один, собрания отдела или официальные служебные записки.
5. Неформальная обратная связь
Неформальная обратная связь — это общение, которое менее запланировано. Зайти в чей-то офис, чтобы предложить незначительное перенаправление или сделать комплимент, — это распространенный способ дать неформальный отзыв. Точно так же комментирование чьего-либо выступления или техники в данный момент также является неформальной обратной связью. Последовательная и частая неформальная обратная связь предлагает людям руководство и ясность в отношении того, что от них ожидается.
Методы управления для обеспечения эффективной обратной связи
Вот три отличных метода, которые следует учитывать при предоставлении отзывов людям, которыми вы руководите:
1. Знайте, когда дать положительную обратную связь
Когда вы управляете командой или отделом, ваше лидерство имеет важное значение. Во многих отношениях сотрудники, которые подчиняются вам, полагаются на ваше руководство в своем росте. Если кто-то делает что-то позитивное, пусть даже небольшое, важно показать им признание.
Это поможет определить ваши ожидания, построить здоровые рабочие отношения и поощрять более позитивное поведение людей, которыми вы руководите. Вы можете дать положительную обратную связь членам вашей команды по одной из следующих причин:
Выполнение важной задачи раньше срока
Предложение полезной идеи во время встречи
Волонтерство для дополнительных задач или обязанностей
Помощь коллеге
Завершение сложной задачи или проекта
Регулярное появление рано
Создание сообщества и здоровой культуры на рабочем месте
2. Будьте регулярны и своевременны
Вместо того, чтобы давать обратную связь только во время ежегодной проверки, предоставляйте более частые отзывы, чтобы помочь вашим сотрудникам более последовательно расти в процессе работы. Похвала за хорошо выполненную работу или конструктивная критика за нежелательное поведение должны раздаваться регулярно и своевременно. Это создает атмосферу общения и ясности.
Члены вашей команды, скорее всего, почувствуют поддержку и заинтересованность, если вы отметите их вклад и предложите совет, когда это необходимо. Регулярное высказывание позитивных и конструктивных мыслей должно помочь сократить количество случаев, когда необходимы последствия.
3. Предлагайте решения проблем
Когда возникают проблемы, очень важно сначала четко указать, в чем проблема и почему она неблагоприятна. Таким образом, они не будут смущены тем, что вы просите их изменить. Однако обязательно не ограничивайтесь указанием на нежелательное поведение или результаты работы.
После своего первоначального заявления дайте несколько советов о том, как решить проблему желаемым образом. Вы также можете спросить человека, что бы он сделал по-другому, если бы ситуация возникла снова. Их ответ позволит вам узнать, насколько хорошо они понимают ваш отзыв, и, вероятно, придаст сотруднику чувство уверенности.
Четыре вещи, которые нужно делать при обратной связи
Сообщать о том, что хорошо работает в вашей команде, жизненно важно для развития успешного отдела. Знание того, как сделать это эффективно, вероятно, повысит моральный дух, повысит уровень удержания и повысит производительность. Вот четыре вещи, которые нужно сделать, чтобы предоставить эффективную обратную связь, которая приведет к положительным результатам:
Немедленно поговорите с кем-нибудь, если что-то вас не устраивает. Ожидание, пока накопится множество нарушений, может заставить сотрудника почувствовать, что проблема слишком серьезна, чтобы ее можно было исправить.
Дайте обратную связь таким образом, чтобы человек мог ответить. После предоставления обратной связи позвольте сотруднику объяснить, что произошло и почему, чтобы вы могли узнать, что привело к конкретному событию. Имея эту информацию, им будет проще дублировать положительные результаты или избежать потенциальных проблем в будущем.
Старайтесь учитывать конкретные обстоятельства сотрудника. Забота о чьей-то жизни вне работы показывает сострадание. Сотрудники, которые чувствуют, что о них заботятся, скорее всего, будут работать усерднее, чтобы улучшить результаты.
Оставляйте любые негативные отзывы в приват. Предложение конфиденциальности показывает уважение к человеку, которого вы перенаправляете.
Эффективные примеры положительной обратной связи
Вот несколько примеров ситуаций, в которых вы можете дать положительную обратную связь, и что сказать, чтобы поощрить дальнейшие результаты:
Пример 1: Райли заключила сделку с клиентом
Когда такой сотрудник, как Райли, делает что-то, что приносит пользу всей команде, важно хвалить его за это. Чтобы оказать еще более значительное влияние и поощрить лидерство среди сотрудников, рассмотрите возможность попросить Райли поделиться методами или навыками с кем-то на младшей должности.
Образец отзыва: «Вау, Райли! Готово заключить сделку. Эта учетная запись действительно повлияет на наши показатели продаж в этом квартале. Что вы думаете о том, чтобы показать Эми, нашему новому продавцу, некоторые из ваших методов работы с клиентами? больше людей в команде с вашими навыками!»
Пример 2: Эрин выполняет задачи, выходящие за рамки ее основных должностных обязанностей.
Допустим, вы заметили, что Эрин помогает стажеру ориентироваться во внутренних системах. Это не входит в ее обязанности, но она проделала большую работу. Если вы скажете ей, что ее усилия замечены и оценены, это, скорее всего, добавит позитивной рабочей культуры. Чтобы побудить других поступать так же, вы можете похвалить их публично.
Образец отзыва: «Эрин, я заметил, что вы взяли на себя ответственность обучать нашего нового стажера. Направлять их помогает вся команда. Я очень ценю вашу инициативу!»
Эффективные примеры конструктивной обратной связи
Конструктивная обратная связь должна четко указывать, что является нежелательным поведением, и предлагать перенаправление. Вот несколько примеров, которые показывают, как эффективно давать конструктивную обратную связь:
Пример 1: Нейт пропустил две встречи на этой неделе.
Возможно, Нейт говорит вам, что он не знал, что должен был присутствовать на встречах, которые пропустил. Объясните, почему присутствие Нейта важно, и предложите возможное решение, которое он мог бы попробовать. Помните, успех Нейта — это отражение вашего успеха как лидера.
Пример обратной связи: «Привет, Нейт, я заметил, что ты отсутствовал на двух последних встречах, которые ты должен был посетить. Присутствие на этих встречах имеет решающее значение для твоей роли и является обязательным. Ты можешь рассказать мне, что произошло? трудно управлять, дайте мне знать.Если это просто вопрос организации ваших обязанностей, я могу предложить некоторые предложения.
Менеджер проекта разослал приглашение на эту повторяющуюся встречу пару недель назад. Вы можете избежать этой ситуации, периодически проверяя электронную почту и календарь в течение дня. Для себя я устанавливаю пять будильников в день в качестве напоминания проверить календарь на наличие встреч или обновлений. Считаете ли вы, что у вас есть то, что вам нужно, чтобы решить эту проблему?»
Пример 2. На этой неделе Сандра несколько раз уходила раньше времени
Допустим, поведение Сандры вдруг изменилось, и вы хотите разобраться, почему. Поговорите с ней, как только заметите проблему. Прислушивайтесь к любым смягчающим обстоятельствам — может быть способ решить эту проблему, который принесет пользу Сандре и вашей компании. Обязательно предложите любые решения, которые вы можете придумать, и спросите, есть ли у нее собственные идеи.
Пример отзыва: «Сандра, сотрудник отдела заработной платы связался со мной, чтобы сообщить, что на этой неделе вы несколько раз уходили раньше времени. Для вас важно работать полные 40 часов в неделю, чтобы выполнять свои обязанности и квалифицироваться как штатный сотрудник. Что-то происходит? Вы обычно так прилежно относитесь ко времени.
Если вам нужно уйти пораньше по личным причинам, как вы думаете, могли бы вы прийти на несколько минут раньше, чтобы сохранить свой постоянный статус? Если это не регулярная проблема, держите нас в курсе, чтобы мы могли оценить ситуацию и выяснить, как с ней справиться. Мы хотим, чтобы вы чувствовали поддержку».