Продвинутые навыки работы с Excel: определение и примеры
16 ноября 2021 г.
Демонстрация базового понимания функций Excel является требованием для многих должностей начального уровня. Чтобы продвигаться на рабочем месте и претендовать на должности более высокого уровня, рассмотрите возможность изучения более продвинутых навыков работы с Excel. В дополнение к укреплению вашего резюме, овладение этими навыками может помочь вам стать более эффективным и продуктивным в повседневной жизни. В этой статье мы обсудим примеры продвинутых навыков работы с Excel, рассмотрим советы по улучшению ваших навыков работы с Excel и объясним, как выделить их на рабочем месте и во время поиска работы.
Что такое продвинутые навыки в Excel?
Продвинутые навыки работы с Excel — это навыки, используемые для анализа данных более высокого уровня и обработки данных. Помимо базового ввода данных, расширенные навыки работы с Excel позволяют пользователям осмысленно обрабатывать данные, включая создание отчетов и презентаций. В частности, эти продвинутые навыки включают в себя более сложные формулы и форматирование, а также глубокие знания инструментов и функций Excel.
Примеры продвинутых навыков в Excel
Использование расширенных навыков работы с Excel может помочь сотрудникам самых разных профессий анализировать сложные данные, чтобы помочь руководителям принимать бизнес-решения. Например, эти навыки могут помочь отделам маркетинга ориентироваться на определенные демографические данные или помочь отделам продаж определить наиболее успешные продукты. Вот несколько типов продвинутых навыков в Excel:
Power Query
Power Query — это инструмент, который позволяет пользователям подключаться к данным вне Excel, очищать данные и управлять ими. Изучение того, как использовать этот инструмент, поможет вам включать данные из разных источников в Excel и использовать другие инструменты Excel для работы с ними. Power Query является продвинутым из-за объема данных, которые он позволяет пользователям анализировать. Это также требует от пользователей понимания источников данных за пределами Excel.
Условное форматирование
Условное форматирование включает запись данных — с выделением или цветом фона — которые соответствуют определенным критериям. Например, пользователи могут выделять отрицательные числа или числа выше определенного порога. Этот инструмент включает форматирование на основе ячеек и форматирование на основе условий.
Расширенные графики
Инструменты Excel для построения диаграмм включают широкие возможности форматирования и функций. Опытные пользователи хорошо знакомы с такими инструментами, как диаграммы в ячейках, интерактивные диаграммы и диаграммы с условным форматированием.
сводные таблицы
Сводные таблицы извлекают соответствующие данные из большого листа или книги в меньшую таблицу. Вы также можете реорганизовать данные. Этот навык помогает пользователям работать с более управляемой таблицей данных, организованной более продуманным образом для непосредственной задачи, делая работу быстрее и эффективнее.
Мгновенное заполнение
Пользователи могут манипулировать данными в одной строке, а инструмент мгновенного заполнения выполняет аналогичные манипуляции с остальными данными. Этот навык экономит время пользователей на повторяющихся задачах, особенно при работе с большими наборами данных. Например, вы можете изменить список имен, включив в него «Доктор». перед каждым именем. Использование инструмента Flash Fill позволяет изменить имя, и программа добавит «Dr.» ко всем остальным именам.
Фильтры
Фильтры показывают выбранные данные для работы пользователей, скрывая при этом остальную часть листа. Опытные пользователи могут использовать несколько фильтров для извлечения узкоспециализированных данных, таких как извлечение сотрудников, у которых даты приема на работу в мае и которые работают в юридическом отделе.
СЧЁТЕСЛИ
В Excel вы можете использовать функцию СЧЁТЕСЛИ, чтобы определить, сколько раз определенное слово или фраза появляется в выбранном наборе данных, например, название конкретного отдела или другой идентифицирующий признак. Опытные пользователи часто включают эту функцию вместо ручного подсчета соответствующей информации.
Спарклайны
Спарклайны отображают визуальное представление точек данных в виде линий или столбцов внутри одной ячейки. Этот продвинутый навык позволяет пользователям отображать тенденции в небольшой выборке данных в большой книге.
Валидация данных
Инструменты проверки данных могут помочь опытным пользователям выявлять и исправлять ошибки в данных. Функции проверки данных включают в себя:
Подтверждение адреса электронной почты
Интеграция с выпадающим меню
Уведомление о дублирующем входе
Проверка правописания с помощью автозамены
Манипуляция данными
Манипулирование данными — это продвинутый навык, который вы можете использовать для синтеза данных и создания единообразия. Пользователи могут использовать множество сложных формул для изменения наборов данных. Примеры манипулирования данными включают:
Объединение столбцов или извлечение данных в несколько столбцов
Объединение двух списков в один
Устранение повторяющихся данных
Макросы
Пользователи Excel могут создать макрос в VBA (базовое визуальное приложение) для автоматизации повторяющейся задачи. Этот навык включает в себя работу с функциями программирования Excel для записи определенных нажатий клавиш, составляющих макрос. Вместо повторного ввода или манипулирования одной и той же информацией пользователи могут запускать макрос для повторения одной и той же функции на листе или в книге.
Как улучшить навыки работы с Excel
Существует множество доступных источников, которые помогут вам получить более глубокое представление о сложных функциях Excel. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить свои навыки работы с Excel:
Используйте бесплатные онлайн-ресурсы. Чтобы освоить определенные навыки, рассмотрите возможность изучения статей и видеоуроков. Эти инструменты могут быть полезны для навыков, не требующих сложных формул.
Запишитесь на онлайн-курс или мастер-класс. Прохождение онлайн-курса обеспечивает гибкость обучения дома и работы в удобном для вас темпе. Эти ресурсы также обычно предоставляют больше справочной информации о навыках, которые вы изучаете, чем бесплатная статья или видео.
Пройти личный курс. Найдите средний или продвинутый курс Excel в общественном центре, общественном колледже, университете или публичной библиотеке в вашем районе. Посещение курса лицом к лицу обеспечивает обучение в режиме реального времени и обратную связь о вашем прогрессе. Вы также можете задать конкретные вопросы, связанные с вашим опытом и проблемами.
Наймите репетитора. Репетиторы предоставляют наиболее индивидуальные инструкции и часто работают в обход вашего расписания.
Упражняться. Найдите способы внедрить свои продвинутые навыки работы с Excel в свою жизнь вне работы. Например, вы можете добровольно создать бюджет или вести статистику для команды младшей лиги вашего ребенка. Практикуйтесь, используя свои навыки, чтобы манипулировать, анализировать и форматировать эти данные.
Продвинутые навыки Excel на рабочем месте
Применение передовых навыков работы с Excel на рабочем месте помогает профессионалам преобразовывать необработанные данные в четкую полезную информацию о компании. Эта информация может использоваться для принятия решений на всех уровнях, от инвентаризации и подбора персонала до рекламных кампаний. Вот несколько практических способов использования передовых навыков работы с Excel на рабочем месте:
Консолидация данных. Объединение больших наборов данных является общим требованием для оптимизации информации. Например, розничный магазин может захотеть объединить список личных клиентов со списком онлайн-покупателей.
Выбор данных. Чтобы не отвлекаться и не совершать ошибок, рассмотрите возможность использования инструментов выбора данных, таких как фильтры и сводные таблицы, для отображения только тех данных, с которыми вам нужно работать. Например, отдел продаж, работающий с электронной таблицей, содержащей все продукты, может захотеть работать только с продуктами стоимостью более 50 долларов или продуктами из определенной категории, такими как упражнения или книги по самопомощи.
Контроль качества: инструменты контроля качества, такие как функции проверки данных, помогают пользователям эффективно редактировать и проверять данные. Например, отдел маркетинга может использовать проверку данных для проверки адресов электронной почты в списке рассылки цифровых информационных бюллетеней. Пользователи, которым поручен ввод большого количества данных, могут создавать раскрывающиеся меню, чтобы избежать опечаток. Например, производителю игрушек может понадобиться маркировать цвета продукта красным, синим или зеленым цветом. Создание раскрывающегося меню с этими вариантами в соответствующей строке или столбце может сэкономить время и создать встроенный контроль качества для опечаток.
Визуальные представления: преобразование ваших данных в осмысленные дисплеи помогает вам, вашим коллегам и руководителям понимать и анализировать соответствующую информацию. Выбор соответствующего визуального инструмента и создание полезной диаграммы или графика обеспечивает единый снимок больших объемов необработанных данных. Например, крупная консалтинговая фирма может захотеть проанализировать доходы за последние пять лет. Эти данные могут существовать в нескольких рабочих книгах и файлах, но создание гистограммы может отображать общие тенденции с течением времени в удобном для чтения формате.
Как выделить продвинутые навыки в Excel
Демонстрация ваших глубоких знаний базовой программы, такой как Excel, может увеличить ваши шансы на получение собеседований и предложений о работе. Вот несколько способов подчеркнуть свои навыки в процессе поиска работы:
Продвинутые навыки Excel для резюме
Будьте конкретны, когда вы перечисляете свои продвинутые навыки Excel в своем резюме с такими фразами, как «продвинутые знания Excel, включая …» или «высокий уровень владения Excel», за которыми следует список конкретных навыков, таких как макросы, сводные таблицы, условное форматирование и расширенное построение графиков.
Включите все курсы или тренинги, которые вы прошли. Это свидетельствует о вашей приверженности профессиональному росту и развитию.
Прочитайте больше: Как включить навыки работы с Excel в свое резюме
Продвинутые навыки Excel для сопроводительного письма
Ваше сопроводительное письмо дает вам больше возможностей рассказать о своих навыках. Например, вы можете упомянуть, что ваше обучение длилось шесть месяцев, или описать дополнительные навыки, связанные с определенной областью, например, глубокие знания Power Pivots, используемые со сводными таблицами.
Вы также можете обсудить любые проекты или достижения, связанные с вашими навыками работы с Excel. Например, вы можете рассказать о том, как ваша компания использовала анализ данных или диаграммы в крупной презентации.
Продвинутые навыки Excel для собеседования
Собеседование дает больше времени для обсуждения ваших навыков работы с Excel и того, как вы можете применить их к должности, которую вы преследуете. Вы можете использовать эту возможность, чтобы рассказать о том, что вам нравится в работе в Excel, например о решении проблем, чтобы определить лучшие способы отображения сложных данных. Вы также можете более подробно рассказать о любом предыдущем признании, которое вы получили, и о любых заметных проектах, в которых вы участвовали, которые требовали вашего знания Excel.