Переход на удаленную работу: 11 советов для успешного управления проектами
2 марта 2021 г.
При определенных обстоятельствах компании, возможно, придется изменить способ своей работы и перейти на работу из дома. Это означает, что многим ролям, особенно руководителям проектов, приходится корректировать свои методы и стратегии коммуникации по мере перехода на удаленную работу в условиях меняющегося ландшафта рабочей силы. По мере того, как руководители проектов учатся адаптироваться к новому образу жизни и работе, важно прислушиваться к советам, которые помогут вам пережить эти времена. В этой статье мы даем определение управлению проектами и даем советы, которые помогут вам добиться дальнейшего успеха в этой карьере.
Что такое управление проектами?
Управление проектами — это планирование и реализация различных проектов компании или организации. Он включает в себя применение различных инструментов, навыков и методов для создания проекта и соблюдения его сроков и требований. Руководители проектов управляют бюджетом проекта, следят за его ходом и управляют любыми рисками. Само управление проектами включает в себя использование различных навыков, включая навыки работы с людьми, лидерские качества, навыки управления временем, навыки управления рисками и способности критического мышления.
Советы по управлению проектами
Когда вы переходите на удаленную работу, важно рассмотреть предложения, которые помогут вам стать лучшим менеджером проектов. В этой роли важно поощрять единство команды и находить новый способ ведения бизнеса в это время. Вот 11 советов, которые помогут вам стать лучшим удаленным менеджером проектов:
Обеспечьте четкую и своевременную коммуникацию.
Организуйте свое рабочее пространство.
Внедрите рекомендации по работе на дому.
Быть гибким.
Используйте инструменты для совместной работы над проектами.
Проводите частые встречи.
Проводите общекомандные призывы к началу проекта.
Рассмотрите остановку или задержку проекта.
Собирайте отзывы.
Расставьте приоритеты задач и спланируйте рабочий процесс.
Доверяйте своей команде.
1. Обеспечьте четкую и своевременную связь
Как удаленный менеджер проекта, вы должны быть в курсе электронных писем, телефонных и видеозвонков, чтобы эффективно управлять своей командой издалека. Это особенно актуально во времена страха и неуверенности.
Будьте честны и ясны, и продолжайте делать общение главным приоритетом. Используйте широкий спектр инструментов связи, чтобы оставаться на связи с соответствующими сторонами, включая вашу команду и клиентов. Хотя важно проводить регулярные встречи и проверки, проводите дополнительные звонки или электронные письма, чтобы предоставлять текущие обновления статуса. Это гарантирует, что каждый понимает свои ежедневные или еженедельные цели и обязанности.
2. Организуйте свое рабочее пространство
Когда вы переходите на работу из дома, создание удобного рабочего пространства может помочь вам оставаться продуктивным. Соберите и организуйте свои рабочие инструменты и убедитесь, что на рабочем месте нет беспорядка и отвлекающих факторов. Это поможет вам выполнять свою работу более эффективно и поможет вам оставаться сосредоточенным.
Если это поможет, подумайте о том, чтобы в вашем доме было больше одного рабочего места. Наличие двух рабочих мест дает вам две области для приема рабочих звонков. Если вы сделаете это, убедитесь, что ваше мобильное оборудование готово принять вызов из вашего основного рабочего места.
3. Внедрите рекомендации по работе на дому
Если вы и ваша команда по управлению проектами не знакомы с удаленной работой, постарайтесь установить правила, которые помогут лучше определить ваши ожидания и поддерживать продуктивность. Политики, которые вы внедряете, также должны учитывать, как вы будете решать проблемы безопасности, как будет выглядеть новый рабочий процесс и новые методы связи. Чем лучше ваша команда поймет это, тем легче будет переход.
4. Будьте гибкими
Как удаленный менеджер проекта, работающий с несколькими заказчиками проекта и членами команды, важно адаптироваться к текущим изменениям. Это включает в себя способность адаптироваться к возникающим проблемам, недопониманию или неудачному согласованию графика. Будьте доступны, когда клиенты нуждаются в вас, и используйте преимущества различных средств связи, доступных для облегчения этого нового стиля работы.
Также важно быть открытым для изменения ваших планов или сроков проекта. Поскольку вы работаете в новых условиях и обстоятельствах, это нормально, когда что-то меняется без предупреждения. Сохраняйте спокойствие и оценивайте необходимые изменения, чтобы быстро адаптироваться.
5. Используйте инструменты для совместной работы над проектами
Учитывая развитие технологий, существует несколько инструментов, которые помогут вам успешно управлять проектами, не выходя из собственного дома. Для совещаний используйте платформы для видеоконференций, которые позволяют вам виртуально встречаться с вашей командой. Если вам нужно обмениваться файлами, рассмотрите возможность использования облачных инструментов, которые позволяют вам обмениваться сообщениями и совместно работать над определенными документами независимо от вашего местоположения. Существует также множество инструментов отслеживания статуса проекта, которые могут помочь вам уложиться в сроки, например, решения для управления портфелем проектов.
6. Проводите частые встречи
Поскольку вы больше не общаетесь со всеми лицом к лицу, важно поддерживать постоянный график виртуальных встреч, чтобы быть в курсе последних разработок проекта и того, что происходит с вашей командой. Наряду с еженедельными совещаниями о статусе и командными совещаниями рассмотрите возможность проведения ежемесячных или ежеквартальных совещаний по проекту, чтобы повысить эффективность совместной работы. Предоставление большего количества возможностей для обсуждения может помочь вашей команде чувствовать себя более уверенно в своих способностях. Вот советы, которые помогут вам справиться с этими встречами:
Учитывайте часовой пояс каждого. Если у вас есть клиенты или члены команды в разных часовых поясах, имейте это в виду при планировании видеозвонка. Это гарантирует, что каждый может прийти в разумное время.
Придерживайтесь повестки дня. Оставайтесь на задаче как можно дольше и делайте звонок подробным, но кратким. Это позволяет всем вернуться к работе как можно скорее, не теряя драгоценного времени.
Покажите свой энтузиазм. Как менеджер, вы должны задать тон новому проекту. Во время стартовой встречи, в частности, продемонстрируйте свою страсть к проекту, чтобы придать импульс команде. Это может помочь им стать возбужденными и более продуктивными.
Убедитесь, что у каждого есть возможность высказаться. Если некоторые члены команды не говорили во время собрания, дайте каждому возможность задать вопросы в конце разговора. Это позволяет им сообщать о любых проблемах и дает им понять, что их слышат и ценят.
Всех на камеру. Увидеть лица всех помогает укрепить чувство общности. Это также позволяет им обмениваться невербальными сигналами, несмотря на то, что они не находятся в одной комнате друг с другом.
Используйте функцию отключения звука. Многие платформы для видеоконференций позволяют отключать звук определенных участников собрания или всей группы. Это полезно, если в вашей команде присутствует фоновый шум, который может отвлекать внимание. Это также избегает того, чтобы все говорили друг о друге.
7. Проводите общекомандные звонки для начала проекта
Повышайте производительность и набирайтесь сил, организовав видеозвонок перед началом нового проекта. Встречи, посвященные запуску проекта, задают правильный тон на протяжении всего проекта и гарантируют, что все согласны с деталями проекта. Проведение этих встреч до начала проекта позволяет вашей команде задавать вопросы, которые впоследствии помогут избежать проблем или путаницы. Это также дает им понять, что они не одиноки, даже если они работают из дома.
8. Рассмотрите возможность остановки или задержки проекта
Когда вы вынуждены работать удаленно, важно оценить влияние, которое это может оказать на каждый проект. Поговорите со спонсором вашего проекта, правлением или клиентом и решите, нужно ли вам остановить или отложить любые текущие проекты до дальнейшего уведомления. Это показывает ваше лидерство и готовность взять на себя ответственность в трудных или неожиданных ситуациях.
9. Собирайте отзывы
Пока все адаптируются к новому стилю работы, спросите у своих коллег и команды предложения о том, как улучшить рабочий процесс и методы коммуникации. Обратная связь может помочь улучшить ваши текущие методы и общую производительность вашей команды. Это также позволяет им высказать свои опасения по поводу методов, которые не сработали для них, и дает вам возможность решить их, прежде чем они станут проблемой.
10. Расставьте приоритеты задач и спланируйте рабочий процесс
Для успешной работы над проектом необходимо иметь установленный процесс. Планирование рабочего процесса может помочь уменьшить стресс и помочь вам лучше использовать свое время. Это особенно важно в вашей роли руководителя проекта, поскольку вы часто выполняете многозадачность в течение дня.
Прежде чем начать свой день, составьте список своих обязанностей. Расставляйте приоритеты для самых важных задач с самыми ранними сроками, а также оставляйте дополнительное время для непредвиденных обстоятельств, таких как неожиданные рабочие звонки или новые обязанности.
11. Доверяйте своей команде
Когда вы переходите на работу из дома, важно развивать доверие между вашей командой и их возможностями. Это особенно верно, если вы более практичный лидер. Как руководитель проекта, вы должны иметь надежных, дисциплинированных и самомотивированных сотрудников, которые действуют таким образом независимо от того, наблюдаете ли вы за происходящим. Позвольте членам вашей команды выполнять свою работу, но будьте готовы к общению, чтобы дать необходимые указания.