Методы оптимизации процессов: определение, преимущества и виды

Когда предприятия сталкиваются с проблемами в процессе, они могут внедрить метод оптимизации, чтобы облегчить эти проблемы. Существует множество методологий, каждая из которых предлагает уникальный набор шагов и мер, которые помогут вам повысить производительность, сохранить важные ресурсы и оптимизировать рабочий процесс. Методы оптимизации процессов обучения могут подготовить вас к их внедрению в ваши собственные бизнес-операции. В этой статье мы обсудим, что такое оптимизация процессов, рассмотрим преимущества ее использования, рассмотрим восемь методов оптимизации процессов и рассмотрим несколько советов, которые помогут вам успешно их выполнить.

Что такое оптимизация процесса?

Оптимизация процессов — это внедрение структурированных методов, стратегий, дисциплин и тактик для улучшения конкретного процесса в рамках параметров проекта или инициативы. Есть много способов настроить процесс так, чтобы он объективно функционировал лучше, чем раньше. Удаление шага, удаление шага или переписывание шага в процессе — все это упрощенные примеры, которые могут помочь оптимизировать рабочий процесс. Как правило, оптимизацию процесса можно определить как совокупность шагов, в том числе:

• Идентификация: это относится к действию по идентификации процесса, который необходимо оптимизировать. Если процесс слишком дорогостоящий или вызывает неудовлетворенность клиентов, то определение причины этих опасений имеет решающее значение для успешной работы любого метода оптимизации.

• Пересмотреть: это относится к переосмыслению идентифицированного процесса и критическому изучению его цели в рамках общего рабочего процесса. Вопрос о том, сколько времени занимает процесс, или есть ли лучший способ его выполнения, — это всего лишь несколько вариантов пересмотра назначенного процесса.

• Внедрение: это относится к применению процесса новым и более эффективным способом. После завершения внедрения нового или измененного процесса вы можете проанализировать результаты и внести необходимые коррективы, чтобы убедиться, что он работает должным образом.

• Автоматизация: это относится к автоматизации процесса на протяжении всего рабочего процесса, чтобы оценить его на предмет выводов, которые вы искали, таких как снижение затрат, увеличение производства или предотвращение ошибок. Важно убедиться, что процесс действительно работает, прежде чем автоматизировать его.

• Монитор: это относится к мониторингу процесса после его успешной интеграции. Это гарантирует, что вы сможете определить новые области для улучшения или определить, где есть критические проблемы, которые необходимо решить, чтобы проект или рабочий процесс продолжал должным образом автоматизироваться.

Каковы преимущества методов оптимизации процессов?

Использование методов оптимизации процессов имеет много преимуществ, таких как:

• Снижение рисков. Успешное внедрение метода может снизить риск того, что неэффективный процесс останется без изменений. Это позволяет лучше выявлять новые потенциальные риски и устранять их до того, как они станут слишком вредными для вашего проекта или рабочего процесса.

• Создание большей согласованности: Улучшение согласованности процесса гарантирует, что вы сможете удалить избыточность, которая не служит какой-либо полезной цели. Это может облегчить вам переход между процессами без необходимости повторять какие-либо шаги или действия без необходимости.

• Улучшение качества: метод оптимизации действительно полезен, когда вы хотите улучшить качество вашего процесса, проекта или рабочего процесса. Когда вы можете получать высококачественные результаты, вам не нужно вкладывать средства в какие-либо дополнительные исправления или лоскутные корректирующие меры.

• Оптимизация операций. Оптимизация операций — одно из основных преимуществ использования метода оптимизации, обеспечивающее возможность перехода на протяжении всей операции с небольшими перерывами. Это может облегчить всем вовлеченным сторонам работу единым и коллективным образом.

• Улучшение управления ресурсами: когда в процессе есть ценные ресурсы, метод оптимизации может помочь вам сохранить их. Вы можете уменьшить количество ресурсов, которые тратятся впустую, и перераспределить их для более эффективных целей и использования.

• Экономия денег. Оптимизируя критически важный процесс рабочего процесса, вы с большей вероятностью сэкономите деньги и не превысите установленный бюджет. При успешном внедрении результат метода оптимизации может увеличить ваш доход и финансовую прибыль.

• Повышение производительности. Использование метода удаления неэффективного процесса или изменения его работы может повысить общую производительность вашего рабочего процесса. Это может помочь вам повысить производительность ваших результатов и более своевременно выполнять критические контрольные показатели и сроки.

• Сведение к минимуму ошибок в будущем. После того, как вы лучше оптимизируете один процесс в рабочем процессе, ошибки, вероятно, станут менее частыми. Когда ошибок будет меньше, вы сможете сосредоточить свои усилия на других процессах и более важных бизнес-вопросах.

• Уменьшение количества проблем. Уменьшение количества проблем помогает устранить критическую перегрузку рабочего процесса и устранить ее, чтобы процесс мог продолжаться без сбоев. С меньшим количеством проблем вы можете быстро завершить свою работу и иметь время для решения других процессов и работы, которые находятся в невыполненной работе.

8 методов оптимизации процесса

Вот восемь методов оптимизации процессов, которые вы можете использовать:

1. Метод ПДСА

Метод оптимизации PDSA представляет собой циклическую систему из четырех частей, которая помогает повысить качество процесса и добиться оптимизации бизнеса. Этапы этого метода таковы:

• План: первый шаг этого метода — наметить и четко определить достижения, которых вы хотите достичь.

• Что делать: Второй шаг — протестировать потенциальные изменения в небольшом и ограниченном масштабе.

• Исследование: третий шаг — изучить результаты метода и определить, были ли они полезными.

• Действие: последний шаг — внедрить изменения в более широком масштабе.

2. Метод технологического майнинга

Метод оптимизации интеллектуального анализа процессов представляет собой набор методов, включающих элементы науки о данных. В этом методе вы берете данные из журнала событий, а затем анализируете действия членов вашей команды в бизнесе, просматривая шаги, которые они выполняют для выполнения обязанности или задачи. Затем вы можете преобразовать собранные данные в полезную информацию, помогая другим аффилированным специалистам выявлять проблемы и оптимизировать необходимые процессы.

3. Метод ДМАИК

Метод DMAIC для оптимизации — это стратегия, основанная на данных. Эта методология работает как цикл шагов, в том числе:

• Определить: первый шаг — определить процессы, требующие оптимизации.

• Измерение: Второй шаг — измерить и определить, как работает процесс.

• Анализ: Третий шаг — проанализировать, как вы можете оптимизировать процесс.

• Улучшить: Четвертый шаг — улучшить процесс.

• Контроль: пятый шаг — контроль будущей производительности новой или обновленной производительности.

4. Метод управления проектами BPO

Метод оптимизации управления проектами BPO состоит из нескольких шагов, в том числе:

• Инициация: первый шаг — авторизация этапа, процесса или проекта как части общей инициативы.

• Планирование. Второй шаг — определить и переопределить цели, а затем выбрать наилучшие действия, которые помогут вам их достичь.

• Исполнение: третий шаг — координировать и сотрудничать с людьми, которые помогут вам реализовать план или стратегию.

• Контроль: четвертый шаг заключается в том, чтобы убедиться, что вы достигаете каждой поставленной цели, регулярно отслеживая и измеряя прогресс и результаты, при необходимости предпринимая корректирующие действия.

• Закрытие. Последним шагом является официальное закрытие проекта после того, как метод оптимизации достигнет своей цели.

5. Метод картирования потока создания ценности

Метод оптимизации картирования потока создания ценности — это процесс, основанный на карте потока создания ценности. Это графическое представление различных материалов, данных и информации, которые проходят через проект или инициативу. Основная цель этого состоит в том, чтобы предоставить услуги и продукты клиентам или конечным пользователям. Этот метод действительно полезен для достижения следующих результатов:

• Выявление и устранение потерь ресурсов

• Получение ценной информации о процессах принятия решений и потоках процессов

• Постановка измеримых и реалистичных целей по улучшению процессов

• Определение областей, которые нуждаются в улучшении

6. Метод Кайдзен

Метод оптимизации Кайдзен может работать в сочетании с методом PDCA. Это метод, который работает для регулярного улучшения всех бизнес-функций. Некоторые преимущества этого метода включают в себя:

• Продвижение более быстрых результатов и мер безопасности

• Повышение удовлетворенности работой и производительности команды

• Улучшение каждого бизнес-процесса

• Повышение качества продукции и рейтингов одобрения клиентов

7. Метод DMADV

Метод оптимизации DMADV направлен на то, чтобы помочь вам повысить уровень качества даже после первоначальной инициативы по оптимизации. Этот метод приводит к кардинальным изменениям, полностью заменяя старый процесс новым и улучшенным. Некоторые преимущества этого метода могут включать:

• Увеличение вашего дохода и прибыли

• Повышение рейтинга и удовлетворенности клиентов и клиентов

• Уменьшение количества возникающих ошибок

• Разработка полностью новых продуктов и процессов

8. Метод анализа SIPOC

Метод оптимизации анализа SIPOC полезен для организации собранных данных о клиентах и ​​продуктах, участвующих в процессах. Этот метод может быть полезен по нескольким причинам, в том числе:

• Выявление любых важных аспектов, которые нуждаются в улучшении

• Определение сложных проектов и придание им цели

• Понимание того, как должен работать процесс

Советы по оптимизации процесса

Вот несколько советов, которые помогут вам успешно реализовать инициативы по оптимизации процессов:

• Четко определите свои бизнес-цели, так как это то, на что вы обычно ссылаетесь, направляя усилия по оптимизации процессов.

• Тщательно спланируйте свою стратегию оптимизации и работайте над улучшением конечных результатов.

• Прежде чем начать, постарайтесь предсказать исходы и результаты выбранного вами метода оптимизации.

• Проведите контролируемое исследование нового процесса, прежде чем внедрять его в более широком масштабе, а затем проанализируйте результаты.

• Внедрите расширенный процесс, включая любые необходимые изменения по мере необходимости.

• Продолжайте отслеживать и контролировать результаты вашей оптимизации.

• Попробуйте автоматизировать аспекты процесса, не снижая его качества.

• Документируйте свои усилия для ведения учета и проверки.