Как создать план управления заинтересованными сторонами за 7 шагов

Заинтересованное лицо — это тот, кто имеет непосредственный интерес или влияет на успех конкретного проекта или организации в целом. Руководителю проекта важно понимать, кто такие заинтересованные стороны, что для них важно и как они влияют на их организации. Одним из важных инструментов в достижении этого является план управления заинтересованными сторонами. В этой статье мы определяем, что такое план управления заинтересованными сторонами, объясняем, почему это важно, намечаем шаги по написанию плана управления заинтересованными сторонами и предлагаем советы по его созданию и успешному использованию.

Что такое план управления заинтересованными сторонами?

План управления заинтересованными сторонами — это официальный документ, в котором указывается, кто является заинтересованными сторонами проекта и как каждая заинтересованная сторона взаимодействует с проектом. К заинтересованным сторонам относятся все, кто может быть заинтересован в проекте, или все, кого этот проект может затронуть. Также важно определить ключевых заинтересованных лиц проекта, которые больше заинтересованы в результатах проекта и имеют возможность влиять на проект.

Некоторые распространенные примеры заинтересованных сторон включают в себя:

• Клиенты и заказчики

• Члены сообщества

• Руководители компании

• Консультанты

• Подрядчики

• Пользователи конечного продукта

• Линейные менеджеры

• Спонсоры проекта

• Члены команды проекта

• Главные менеджеры

• Субподрядчики

• Поставщики и продавцы

План управления заинтересованными сторонами является важным аспектом управления заинтересованными сторонами проекта. Управление заинтересованными сторонами проекта включает в себя создание стратегии управления заинтересованными сторонами, которая отвечает их ожиданиям, помогает разрешать конфликты и обеспечивает удовлетворение потребностей заинтересованных сторон. Некоторые из важных элементов, включенных в план управления заинтересованными сторонами:

• План действий

• План коммуникаций

• Приоритетный список заинтересованных сторон

• Ожидания заинтересованных сторон

Хотя план управления заинтересованными сторонами и план коммуникации похожи, каждый документ служит разным целям. План управления заинтересованными сторонами немного шире, чем план коммуникаций, потому что он включает входные данные проекта и описывает результаты проекта. Тем не менее, он немного уже, чем план коммуникаций, потому что он адресован только людям, заинтересованным в проекте, а не широкой аудитории.

Почему важны планы управления заинтересованными сторонами?

Планы управления заинтересованными сторонами необходимы для обеспечения эффективного управления заинтересованными сторонами, что имеет решающее значение для общего успеха проекта. Управление заинтересованными сторонами помогает вам лучше понять интересы, ожидания и мотивы ваших заинтересованных сторон, позволяя вам лучше предвидеть их потребности, решать их проблемы и оправдывать их ожидания. Без плана управления заинтересованными сторонами может быть сложно понять заинтересованные стороны, что затрудняет определение их мотивов и способов завоевать их доверие.

Планы управления заинтересованными сторонами также важны для создания и поддержания хороших отношений с заинтересованными сторонами. Эти планы определяют результаты, цели и ожидания проекта, помогая обеспечить их согласованность между организацией и всеми заинтересованными сторонами. Это способствует прозрачности и доверию, создавая общее понимание того, что может потребоваться для успеха проекта.

Как создать план управления заинтересованными сторонами

Менеджер проекта обычно отвечает за создание плана управления заинтересованными сторонами. Однако для них важно поговорить со всеми, кто участвует в проекте, чтобы убедиться, что они создали всеобъемлющий и точный план. Эти беседы могут помочь им лучше определить и понять свои потребности, ожидания и уровень влияния.

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать план управления заинтересованными сторонами:

1. Создайте список заинтересованных сторон

Проведите анализ заинтересованных сторон, чтобы определить всех заинтересованных сторон, вовлеченных в проект. Создайте реестр, в котором будет указано имя каждого заинтересованного лица, текущая роль, роль в проекте, контактная информация и потенциальное влияние на успех проекта. Этот реестр полезен для понимания того, кто представляет собой каждую заинтересованную сторону и как они могут повлиять на масштаб проекта, а также может быть важен для установления ожиданий в отношении общения с заинтересованными сторонами.

2. Встретьтесь с каждым заинтересованным лицом

Проведите интервью с каждым заинтересованным лицом, чтобы узнать больше об их роли. Это может помочь вам лучше понять, как они могут повлиять на проект и какова их мотивация для успеха проекта. Задокументируйте свои выводы в реестре заинтересованных сторон.

3. Расставьте приоритеты для всех заинтересованных сторон

После составления списка и встречи со всеми заинтересованными сторонами определите их приоритетность в зависимости от их влияния и интересов в проекте. Это поможет вам определить, какие заинтересованные стороны могут потребовать наибольшего внимания во время проекта или какие из них могут оказать наибольшее влияние на проект. Рассмотрите возможность создания матрицы или другого типа сетки для визуального представления различных приоритетов заинтересованных сторон.

Некоторые общие категории, которые можно использовать для организации заинтересованных сторон, включают:

• Заинтересованные стороны с высоким влиянием и высоким интересом: это ключевые заинтересованные стороны, которые играют важную роль в проекте и могут сильно повлиять на его успех.

• Заинтересованные стороны с высоким влиянием и низкой заинтересованностью: эти заинтересованные стороны могут влиять на результат проекта, но обычно они не имеют прямого интереса к проекту.

• Заинтересованные стороны с низким уровнем влияния и высокой заинтересованностью: эти заинтересованные стороны не имеют прямого участия в проекте, но они могут выступать в качестве наставника или нарушителя в проекте.

• Заинтересованные стороны с низким уровнем влияния и заинтересованности: эти заинтересованные стороны проявляют поверхностный интерес к прогрессу проекта и практически не влияют на его успех.

4. Создайте план коммуникаций

Разработайте план коммуникаций о том, как вы будете общаться с каждой заинтересованной стороной. Это помогает убедиться, что все участники понимают, какие обновления они могут ожидать в проекте и как часто они могут их получать. Для плана коммуникации важно установить:

• Тип связи

• Частота общения

• Формат связи

• Кто участвует в каждом типе связи

• План распределения для связи

• Окончательные результаты коммуникации

• Кому принадлежит каждое коммуникационное взаимодействие

5. Установите ожидания

В дополнение к вашему плану коммуникаций важно установить ожидания от проекта. Составьте сроки для проекта и обсудите процесс, чтобы заинтересованные стороны могли поделиться отзывами. Это может помочь вам лучше управлять проектом и ожиданиями каждой заинтересованной стороны.

6. Реализуйте план

Внедрите план управления заинтересованными сторонами как неотъемлемую часть вашего общего плана. Также важно обеспечить доступ к плану для всех. Это способствует прозрачности проекта, помогая укрепить доверие между всеми заинтересованными сторонами.

7. Следите за успехом

Отслеживайте успех и точность вашего плана управления заинтересованными сторонами. Проверяйте его на протяжении всего проекта и обновляйте по мере необходимости. Это помогает убедиться, что ваш план по-прежнему точно соответствует тому, кто является каждым заинтересованным лицом, как они вовлечены в проект и каковы общие требования проекта.

Советы по созданию плана управления заинтересованными сторонами

Примите во внимание следующие советы, которые помогут вам создать план взаимодействия с заинтересованными сторонами:

• Будьте лаконичны. Создайте план, который фокусируется на наиболее важных аспектах вашего проекта и на том, что больше всего волнует участников. Используйте простые для понимания термины и детали высокого уровня, чтобы каждый, кто читает план, мог его понять.

• Рассмотрим конфликт. Будьте активны при создании своего плана и подумайте о потенциальных конфликтах, которые могут возникнуть. Включите планы того, как вы будете справляться с конфликтами и разрешать их, чтобы все участники понимали процессы до начала проекта.

• Установите приоритеты. Включите визуальное представление, которое организует заинтересованные стороны на основе их интересов и влияния. Это упрощает процесс определения того, на чем следует сосредоточить свои усилия, чтобы обеспечить успех вашего проекта.

• Сохраняйте прозрачность. Разработайте план, который создает и поддерживает прозрачность посредством открытого двустороннего общения. Это способствует доверию ваших заинтересованных сторон, помогая заручиться их поддержкой и сотрудничеством для успешного проекта.

• Составьте план заранее. Постарайтесь создать свой план управления заинтересованными сторонами на ранней стадии проекта. Это позволяет вам определить, начать понимать и вовлекать ключевые заинтересованные стороны на раннем этапе, что может помочь им установить высокий уровень их участия в проекте.

• Опубликуйте это. Убедитесь, что все заинтересованные стороны имеют доступ к плану. Обеспечение доступности вашего плана способствует прозрачности и помогает гарантировать, что вы не пропустите важную информацию или заинтересованные стороны при разработке плана.

• Обновляйте его часто. Регулярно пересматривайте и обновляйте свой план на протяжении всего проекта. Это помогает обеспечить точность вашего плана, поскольку заинтересованные стороны могут меняться на протяжении всего проекта и иметь разные ожидания или уровни участия.

• Используйте шаблон. Создайте стандартизированный шаблон, который вы можете использовать для создания каждого из ваших планов управления заинтересованными сторонами. Это помогает обеспечить согласованность всех ваших планов, предотвратить пропуск важной информации и ускорить создание планов.