Как профессионально написать гневное электронное письмо (с примерами)
Вполне возможно, что вы можете столкнуться с проблемами с профессионалами, с которыми вы работаете на протяжении всей своей карьеры. Научившись вести себя в таких ситуациях спокойно и вежливо, вы сможете улучшить свое рабочее место, сохранив при этом деловые отношения. Если вы недавно столкнулись со сложной ситуацией на рабочем месте, вам может быть интересно, как вы можете написать электронное письмо, в котором учтены ваши проблемы, сохраняя при этом профессиональное поведение.
В этой статье мы предоставим пошаговое руководство о том, как профессионально написать гневное электронное письмо, поделимся шаблонами, которые помогут вам начать работу, и приведем примеры, на которые вы можете ссылаться при создании собственного сообщения.
Как написать гневное электронное письмо профессионально
Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы написать профессиональное электронное письмо, которое поможет решить ваши проблемы:
1. Дайте себе время успокоиться
Прежде чем вы начнете писать письмо, дайте себе немного времени, чтобы успокоиться. Подождав несколько часов или до следующего дня, вы сможете справиться с ситуацией. Это также может дать вам возможность переоценить то, что произошло, и рассмотреть другие точки зрения. Подумайте о том, чтобы обсудить ситуацию с членом семьи или другом, который не работает в той же компании, что и вы.
Вербализация своих мыслей может помочь вам определить, почему вы расстроены и есть ли у вас веская причина для беспокойства. Вы также можете попробовать какое-нибудь расслабляющее занятие, например прогуляться или почитать книгу, чтобы перенаправить свое внимание.
2. Создайте черновой набросок
Если вы все еще чувствуете необходимость разобраться с ситуацией после того, как дали себе время успокоиться, начните с написания черновика, в котором излагаются ключевые моменты. Подумайте, что другой человек сделал, чтобы расстроить вас, как вы себя чувствовали и как вы и он могли бы лучше справиться с подобной ситуацией в будущем.
Убедитесь, что вы написали черновик где-нибудь в уединении, например, в мобильном приложении «Блокнот» или на листе бумаги дома. Это может помочь вам обработать то, что вы хотите сказать, без риска того, что коллега найдет и прочитает ваш черновик.
3. Четко сформулируйте основную мысль
Когда вы садитесь печатать электронную почту, начните с профессионального приветствия, например «Уважаемый мистер Смит» или «Здравствуйте, мистер Смит». Затем четко укажите основную причину, по которой вы отправляете электронное письмо. Сделайте этот раздел кратким, чтобы получатель понял тему, которую вы хотите обсудить.
Например, если один из членов вашей команды пропустил важный срок проекта, просто сообщите, что вы отправляете ему электронное письмо, чтобы обсудить, почему он не смог своевременно завершить свою часть проекта. Старайтесь использовать нейтральный язык, чтобы повысить вероятность того, что получатель вашего сообщения будет восприимчив.
4. Сосредоточьтесь на фактах
Вместо того, чтобы делать предположения о ситуации, сосредоточьтесь на соответствующих фактах. Это поможет вам оставаться объективным и профессиональным на протяжении всей переписки. Включайте только те сведения, в достоверности которых вы уверены. Если вы планируете включить конструктивную критику в свое электронное письмо, убедитесь, что вы сосредоточены на действии, поведении или результате, а не на критике отдельного человека.
Например, если один из членов вашей команды завершает некачественный проект, вы можете сообщить, что выполненная им работа не соответствует ожиданиям компании. Хотя этот комментарий ясен и прямолинеен, он фокусируется на работе, которую произвел человек, а не на самом человеке. Это может сделать получателя более открытым для принятия вашего отзыва.
5. Будьте чуткими
Подумайте, как получатель вашего письма может относиться к ситуации. Попытка понять, почему они вели себя определенным образом или приняли определенное решение, может помочь вам установить с ними более содержательную связь.
Вы также можете предложить им положительное подкрепление, чтобы дать им понять, что, хотя вы обеспокоены этой конкретной ситуацией, они по-прежнему являются ценным членом вашей команды. Подход к разговору с сочувствием и уважением может мотивировать получателя сделать лучший выбор в будущем.
6. Внесите предложение
Подумайте, есть ли какие-либо действия, которые получатель может предпринять, чтобы исправить или улучшить ситуацию. Если есть, включите их в свое электронное письмо, чтобы они поняли, какие шаги они могут предпринять, чтобы исправить ситуацию.
Например, если получатель пропустил важный тренинг по кадрам, вы можете предложить ему связаться с вашим менеджером по персоналу, чтобы получить копию презентации и заполнить все необходимые документы. Если вы хотите, чтобы подобные действия не повторялись в будущем, вы можете предоставить получателю письма предложения о том, как вести себя в подобной ситуации.
Например, если они открыто критиковали важное решение, связанное с работой, которое вы приняли, обсуждая его с коллегами, вы можете попросить их связаться с вами напрямую, если у них возникнут вопросы о вашем процессе принятия решений в будущем, чтобы вы могли вести профессиональную беседу.
7. Будьте открыты для разговора
Сообщите получателю, что вы открыты для разговора о ситуации, если он захочет обсудить ее дальше. Будьте готовы встретиться с ними лично, запланировать видеозвонок или поговорить по телефону. Во время разговора активно слушайте, что они говорят, и ищите возможности для совместной работы, чтобы найти решение. Это может помочь вам развить взаимопонимание и более сильное чувство уважения друг к другу.
8. Используйте доброе и профессиональное закрытие
Наконец, сообщите получателю вашего письма, что вы надеетесь вместе справиться с ситуацией. Сохраняйте позитивный тон, чтобы они чувствовали мотивацию найти решение. Затем используйте профессиональное завершение, например, «С уважением» или «Спасибо», после чего укажите свое имя. Соблюдение надлежащего этикета в электронной почте может сделать вас более профессиональным и доступным. Это также может облегчить получателю открытую и честную беседу с вами в будущем.
Шаблоны электронной почты
Использование шаблона электронной почты для решения ваших проблем может помочь вам оставаться объективным и профессиональным. Ниже приведены два шаблона, которые вы можете настроить в зависимости от вашей ситуации:
Шаблон 1
Вот шаблон, который вы можете использовать для решения проблем по электронной почте после того, как коллега допустил ошибку:
дорогая [recipient’s name],
Я пишу вам, чтобы обсудить [briefly mention the situation here]. Пока я признаю [state a potential reason or factor that may have influenced the situation], [state the specific behavior or action] недопустимо на рабочем месте. В будущем, я был бы признателен, если бы вы могли [provide a solution]. Я надеюсь, что вы понимаете мою точку зрения и что мы можем двигаться вперед профессионально.
Спасибо,
[Your name]
Шаблон 2
Вот шаблон, который вы можете использовать для профессионального обсуждения ситуации, которая вас расстроила, по электронной почте:
дорогая [recipient’s name],
Я пишу вам, чтобы обсудить [briefly mention the situation here]. Когда это произошло, я удивился, потому что [calmly state why this event surprised you]. Хотя я признаю, что [state a potential reason or factor that may have influenced the other person’s decision]я надеюсь, что вы можете предоставить более подробную информацию, чтобы помочь мне понять ваше решение и какие шаги я могу предпринять, чтобы [state your desired result or something you would like to achieve] в будущем. Я ценю, что вы нашли время, чтобы обсудить это со мной.
Спасибо,
[Your name]
Примеры электронной почты
Ниже приведены два примера электронных писем, которые решают проблемы отправителя, оставаясь при этом профессиональными:
Пример 1
Вот пример, на который вы можете сослаться, если вам нужно исправить ошибку, допущенную одним из ваших коллег:
Дорогая Донна,
Я пишу вам по электронной почте, чтобы обсудить ваше отсутствие на сегодняшней ознакомительной встрече с нашим новым клиентом, компанией Circle Group. Хотя я признаю, что в последнее время вы работали над несколькими крупными проектами, и я знаю, что вы не пропустили встречу намеренно, отсутствие присутствия на встречах с клиентами плохо отражается на нашей компании.
В будущем я был бы признателен, если бы вы ответили на приглашения в календаре, которые я рассылаю, чтобы я знал, можем ли мы ожидать, что вы присоединитесь к нам. Это также помогло бы мне определить, какие материалы мне нужно принести на встречи с клиентами и нужно ли нам перенести их на другое время. Я надеюсь, что вы понимаете мою точку зрения и что мы можем двигаться вперед профессионально.
Спасибо,
Дженнифер
Пример 2
Вот пример, на который вы можете ссылаться, чтобы запросить дополнительную информацию после разочаровывающей ситуации на рабочем месте:
Дорогой Ричард,
Я пишу вам по электронной почте, чтобы обсудить задания по проекту, которые мы получили на сегодняшнем собрании команды. Когда вы поделились, что я работаю ассистентом в проекте Нотр-Дам, а не руководителем, я удивился, потому что в наших предыдущих разговорах вы упомянули о желании повысить мою роль для этого задания.
Хотя я признаю, что планы меняются, и вы несете ответственность за назначение каждому члену команды роли, в которой он может преуспеть, я надеюсь, что вы можете предоставить более подробную информацию, чтобы помочь мне понять ваше решение и какие шаги я могу предпринять, чтобы работать в качестве руководителя проектов. в будущем. Я ценю, что вы нашли время, чтобы обсудить это со мной.
Спасибо,
Максвелл