Как ограничить редактирование в Microsoft Word (с советами)
8 апреля 2022 г.
Многие профессионалы используют Microsoft Word для составления и редактирования широкого круга письменных документов. Вы можете обмениваться документами Word с помощью Microsoft SharePoint, что позволяет нескольким людям редактировать и добавлять в один документ. Изучение того, как настроить разрешения на редактирование документа Microsoft Word, может помочь вам в совместной работе над созданием планов проектов, статей и руководств для широкой аудитории. В этой статье мы обсудим, почему вы можете ограничить разрешения на редактирование в документе Word, объясним, как добавлять и снимать ограничения на редактирование, а также дадим советы по использованию Microsoft Word в совместных проектах.
Почему вы можете ограничить редактирование документа Microsoft Word?
Вы можете ограничить редактирование части или всего документа Microsoft Word, чтобы защитить информацию для общего проекта. Вы можете настроить ограничения на редактирование документа, чтобы разрешить определенным людям редактировать документ, а всем остальным разрешить чтение выделенного текста без редактирования. Это может быть полезно, если у вашего документа есть широкая аудитория и несколько ключевых авторов. Когда вы делитесь документом с ограниченным редактированием в Microsoft SharePoint, только указанные пользователи могут редактировать документ или раздел с ограниченным доступом, в зависимости от ваших настроек.
Например, отдел кадров может создать справочник политик компании в общем документе Microsoft Word. Если директор по персоналу, написавший исходный документ, ограничивает права редактирования для отдела кадров и высшего руководства, то эти люди могут добавлять новые политики и изменять существующие, в то время как все остальные могут читать и распечатывать документ. Ограничение прав редактирования в этом документе может гарантировать, что никто не изменит или не удалит содержимое случайно.
Как ограничить редактирование в документе Word
Если вы являетесь создателем или проверенным администратором документа, вы можете настроить разрешения на редактирование документа, чтобы разрешить определенным людям изменять текст. Вот как ограничить права на редактирование в документе Microsoft Word:
Откройте документ и нажмите на вкладку «Рецензирование».
В разделе «Защита» выберите «Ограничения на редактирование», чтобы открыть меню разрешений на редактирование.
Чтобы ограничить редактирование всего документа, установите флажок рядом со словами «Разрешить только этот тип редактирования в документе».
Чтобы разрешить редактирование в определенных областях, оставьте меню «Ограничения редактирования» открытым и используйте курсор, чтобы выделить любой текст, который вы хотите открыть для редактирования, удерживая кнопку «Ctrl», если вы хотите выбрать несколько областей.
В разделе «Исключения» выберите «Другие пользователи» и введите адреса электронной почты всех, кому вы хотите разрешить редактировать выделенную область, разделив каждый адрес электронной почты точкой с запятой.
Чтобы разрешить общее редактирование в выделенной области, выберите «Все» в списке «Группы».
В разделе «Начать принудительное применение» нажмите «Да, начать принудительное применение защиты».
В появившемся всплывающем меню выберите защиту паролем или аутентификацию пользователя, чтобы установить ограничения.
Если вы выбираете защиту паролем, придумайте пароль и запишите его в блокноте или другом документе.
Как снять ограничения на редактирование документа Word
Вы можете решить разблокировать документ, чтобы другие могли работать над ним. Вот как можно снять любые ограничения редактирования, которые вы наложили на документ Microsoft Word:
Откройте документ и нажмите на вкладку «Рецензирование».
В разделе «Защитить» выберите «Ограничить редактирование», чтобы просмотреть текущие разрешения на редактирование.
Нажмите «Остановить защиту».
Если вы выбрали защиту паролем, введите пароль при появлении запроса.
Как редактировать частично ограниченный документ
Если вы работаете над совместным документом в Microsoft Word, вы можете получить приглашение работать над общей версией документа через Microsoft SharePoint. Вот как редактировать документ с частичными ограничениями:
Откройте документ по ссылке, предоставленной вам владельцем.
Если панель «Ограничить редактирование» не отображается, щелкните вкладку «Просмотр», а затем «Защитить» и «Ограничить редактирование».
Прочтите панель «Ограничить редактирование», чтобы узнать, есть ли у вас полные, частичные права или нет прав на редактирование документа.
На панели «Ограниченное редактирование» нажмите «Найти следующую область, которую я могу редактировать», чтобы перейти к следующему разделу, или «Показать все области, которые я могу редактировать», чтобы выделить все разрешенные области.
Напишите свой контент в регионах, которые вы можете редактировать.
Советы по совместному использованию Microsoft Word
Научившись настраивать разрешения на редактирование, вы сможете управлять совместными проектами, сохраняя готовые части документа. Вот еще несколько советов по использованию Microsoft Word для совместных проектов:
Понимание расширений файлов
Расширения файлов определяют, какие программы могут читать определенные файлы. С 2007 года по настоящее время в текущих версиях Microsoft Word в качестве расширения файлов по умолчанию для документов используется .docx. До 2007 года формат файла по умолчанию был .doc. Вы можете изменять документы из одной формы в другую, и многие люди заменяют файлы .docx на файлы .doc, чтобы их можно было читать и редактировать, используя более старые формы Microsoft Word.
В то время как файлы .doc совместимы со старыми программами, только файлы .docx работают с Microsoft SharePoint и OneDrive, которые являются программами, обеспечивающими совместную работу в реальном времени. Чтобы другие авторы могли редактировать ваш документ, сохраните документ как файл .docx, пока он не будет завершен. В этот момент вы можете сохранить его как файл .doc или .pdf, в зависимости от ваших потребностей.
Рассмотрите возможность использования Word для Интернета
Если на вашем компьютере установлена более старая версия Microsoft Word, например Microsoft Word 2007 или 2003, вы можете редактировать документ, пока другие авторы пишут, но вы не сможете увидеть их изменения, пока не сохраните документ. Один из способов увидеть изменения в реальном времени — использовать параметр Word для Интернета с вашей учетной записью Microsoft. Чтобы открыть файл в версии веб-браузера Word, щелкните ссылку, отправленную вам вашим администратором документов, и разрешите загрузку браузера. Если у вас есть стабильное подключение к Интернету, вы можете использовать большинство веб-браузеров для заполнения документов.
Использовать отслеживание изменений
Если вы являетесь администратором совместного документа, вам может быть интересно узнать, какие изменения ваши редакторы вносят в вашу работу. Используя параметр отслеживания изменений в Microsoft Word, вы можете увидеть вклад отдельных авторов и редакторов в документ. Чтобы включить эту функцию, нажмите вкладку «Рецензирование» на главной странице документа. Затем выберите «Отслеживание», а затем «Отслеживание изменений». Когда вы включаете эту функцию, в документе отображаются удаленные слова с перечеркнутыми линиями, подчеркивается текст, добавленный внешними авторами, и выделяется уникальный цвет текста каждого автора.
Доступ к истории версий для сравнения
Еще один способ оценить вклад отдельных авторов — просмотреть историю версий документа. Когда автор сохраняет документ, онлайн-функции Word сохраняют эту версию в Microsoft OneDrive. Таким образом, если кто-то снова сохранит документ, вы все равно сможете получить доступ к версии этого документа. Чтобы получить доступ к истории версий, откройте OneDrive и найдите расположение документа. Щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите «История версий», чтобы просмотреть все сохраненные версии документа. Вы можете сделать это, чтобы сравнить разные версии документа и выбрать одну или другую.
Используйте функцию комментариев
Когда у документа несколько редакторов и авторов, может быть сложно ответить на все вопросы и ответить на каждое предложение. Одним из способов управления отзывами является использование функции комментариев к документу. Комментарии позволяют авторам и редакторам выражать свое мнение, задавать вопросы и отмечать отрывки для дополнительного просмотра. Вы также можете отключить просмотр комментариев, если хотите сосредоточиться исключительно на письменном содержании документа. Чтобы написать комментарий к слову или отрывку, выделите нужную часть или поместите курсор в конец. Нажмите «Обзор», а затем «Вставить комментарий».
Рассмотрите возможность использования дополнительных функций Word
Word имеет ряд собственных инструментов, которые могут помочь вам уточнить язык документа, грамматику и тон или найти в Интернете соответствующие ресурсы. Например, вы можете использовать инструмент Word Researcher для поиска источников или изображений по теме, которые вы можете вставить в свой документ. Чтобы использовать Исследователя, нажмите на вкладку «Обзор», а затем «Исследователь». Введите тему поиска в строку поиска и выберите из результатов. Инструмент также может помочь вам создать библиографическую запись для нового материала.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.