Как написать постановку задачи шаг за шагом (с примером)
22 февраля 2021 г.
Когда сотрудники проявляют свою инициативу и навыки решения проблем, они демонстрируют способность справляться со сложными или непредвиденными обстоятельствами на рабочем месте. Компании полагаются на отдельных лиц и команды, которые могут эффективно оценивать проблемы и предлагать жизнеспособные решения. Цель этой статьи — предоставить вам руководство по использованию ваших навыков решения проблем для создания формулировки проблемы. В эту статью мы включили пошаговые инструкции, а также исчерпывающий пример для справки.
Что такое постановка проблемы?
Постановка проблемы — это постановка актуального вопроса или проблемы, которая требует своевременных действий для улучшения ситуации. Это утверждение кратко объясняет барьер, который ставит текущая проблема между функциональным процессом и/или продуктом и текущим (проблемным) положением дел. Это утверждение полностью объективно, оно сосредоточено только на фактах проблемы и исключает любые субъективные мнения. Чтобы упростить эту задачу, рекомендуется спросить, кто, что, когда, где и почему создает структуру для постановки задачи. Это также облегчит создание и чтение и сделает проблему более понятной и, следовательно, решаемой. Постановка проблемы, помимо определения насущной проблемы, является подведением к предложению своевременного и эффективного решения.
Почему постановка проблемы важна?
Постановка проблемы — это средство коммуникации. Формулировки проблем важны для предприятий, частных лиц и других организаций для разработки проектов, направленных на улучшение. Связана ли проблема с крайне необходимыми дорожными работами или с логистикой для проекта строительства острова; четкое, краткое изложение проблемы обычно используется командой проекта, чтобы помочь определить и понять проблему и разработать возможные решения. Эти заявления также содержат важную информацию, имеющую решающее значение для принятия решений в отношении этих проектов или процессов.
Постановка проблемы имеет несколько целей
Постановка задачи имеет и другие цели. Один из них — определить и объяснить проблему кратким, но подробным способом, чтобы дать читателю полное представление о том, что происходит. Это включает в себя определение того, на кого влияет проблема, каковы последствия, где возникает проблема и почему и когда ее необходимо исправить. Еще одна цель постановки задачи — прояснить, каковы ожидаемые результаты. Определение того, как будет выглядеть желаемая ситуация, помогает составить всеобъемлющее представление о проекте. Предлагаемое решение, а также объем и цели решения разъясняются в этом заявлении.
Формулировки проблем помогают вести проекты
Постановка задачи представляет собой руководство по навигации по проекту после его начала. На него постоянно ссылаются на протяжении всего проекта, чтобы помочь команде оставаться сосредоточенной и не сбиться с пути. Ближе к завершению проекта к этому утверждению снова обращаются, чтобы убедиться, что решение было реализовано, как заявлено, и что оно действительно решает первоначальную проблему. Это может помочь убедиться, что предпринимаются надлежащие шаги, чтобы предотвратить повторение той же проблемы в будущем.
Имейте в виду, что постановка задачи не пытается определить решение и не описывает методы достижения решения. Постановка проблемы — это постановка, которая инициирует процесс, признавая проблему.
Как написать описание проблемы
Постановка проблемы — это инструмент, используемый для получения поддержки и одобрения проекта со стороны руководства и заинтересованных сторон. Поэтому он должен быть точным и четким. Есть несколько ключевых элементов, которые следует учитывать при составлении формулировки проблемы, которые могут оказать положительное влияние на результат проекта.
Опишите, как все должно работать.
Объясните проблему и объясните, почему это важно.
Объясните финансовые затраты вашей проблемы.
Подкрепите свои претензии.
Предложите решение.
Объясните преимущества предлагаемого вами решения (решений).
Завершите, резюмируя проблему и решение.
1. Опишите, как все должно работать
Для начала вам нужно предоставить некоторый контекст, который облегчит понимание проблемы. Начните с объяснения того, как должен работать этот конкретный процесс. Кратко опишите, как будет работать процесс, если бы текущей проблемы не существовало, прежде чем упоминать проблему, помня о конечном пользователе. Например, предположим, что у вас есть идея, как повысить эффективность процесса, чтобы максимально эффективно использовать ресурсы. Вы можете начать с описания теоретической ситуации, в которой система более эффективна, и работать над вашим предложением исходя из нее, всегда помня о том, кто, что, когда, где и почему, чтобы не сбиться с пути.
2. Объясните проблему и объясните, почему это важно
Формулировка проблемы должна касаться не только сути проблемы, но и того, почему это проблема и почему важно ее решить. В большинстве случаев это органично завершит другие вопросы «W». Например: Почему мы должны решить эту проблему? Потому что это влияет на эффективность отделов X, Y и Z, растрачивая ресурсы и повышая цены для потребителей. Это касается того, в чем проблема, кто затронут и почему проблема должна быть устранена. Вы также можете рассмотреть возможность включения того, какие попытки уже были предприняты для решения проблемы и почему они не сработали. Максимально кратко объясните все, что вы знаете о текущей проблеме.
3. Объясните финансовые затраты вашей проблемы
Когда вы сообщаете о проблеме лицам, принимающим решения, вы захотите объяснить цену ее нерешения. Поскольку деньги — это язык, на котором разговаривают деловые люди, проще всего сформулировать проблему и предлагаемое решение с точки зрения финансовых затрат. Например, если проблема активно стоит ненужных денег, мешает компании зарабатывать больше денег или наносит ущерб общественному имиджу компании (косвенно тратит деньги), убедитесь, что вы объясняете ее конкретно и ясно в понятных им терминах. Попытайтесь определить точную сумму в долларах для стоимости проблемы.
4. Подтвердите свои претензии
Как только вы заявите, что проблема стоит компании денег, вы должны быть готовы подтвердить свои утверждения доказательствами. Если вы пренебрежете этим шагом, вас могут не воспринять всерьез. Проведите исследование, укажите свои источники и подготовьте данные для представления.
5. Предложите решение
Постановка проблемы должна описывать предлагаемое вами решение(я) проблемы. На этом этапе вы не будете сосредоточены на поиске единственного решения, но вы должны четко понимать причины проблемы и быть готовыми предложить практические подходы к ее пониманию и устранению. Сформулируйте свои цели, предложив хорошо продуманные планы решения проблемы.
6. Объясните преимущества предлагаемого вами решения (решений)
Итак, вы описали идеальный сценарий, в котором проблемы не существует. Вы указали на проблему, объяснив последствия отказа от ее решения (используя доллары и достоверные данные) и предложили несколько реалистичных подходов к поиску решения. Сейчас самое время продемонстрировать, почему это решение будет работать, снова сосредоточив внимание на эффективности и финансовом влиянии вашего решения. Определите, какие расходы снизит решение, как это решение высвободит потоки доходов и какие нематериальные выгоды, такие как повышение удовлетворенности клиентов, принесет ваше решение. Все это должно уместиться в один короткий абзац.
7. В заключение резюмируйте проблему и ее решение.
Теперь вы перейдете к заключению. Это должно состоять из проблемы, почему ее нужно исправить, и обобщенного аргумента, почему ваше решение является лучшим ответом на проблему.
Следование этому формату поможет всем сторонам, которые его прочитают, понять проблему и быть готовыми рассмотреть наилучшее решение.
Пример
Формулировки проблем обычно следуют одному и тому же общему формату, хотя их длина может варьироваться в зависимости от сложности ситуации. Вот пример базовой постановки задачи:
Проблема: Явка избирателей в юго-западном регионе Флориды значительно снизилась за последнее десятилетие, в то время как в других районах штата число избирателей на избирательных участках продолжает расти.
Справочная информация. Опросы, проведенные Ассоциацией избирателей Флориды, показывают, что явка избирателей самая низкая среди людей в возрасте от 18 до 25 лет и домохозяйств с низким доходом (менее 30 000 долларов в год на семью из двух человек). Исследование, проведенное в отношении моделей голосования в других южных штатах США, предполагает, что это может указывать на более широкую тенденцию, но демографические данные этого региона предполагают, что это может стать более серьезной проблемой. [expand and explain with sources]. Другие части страны предприняли попытки и в определенной степени преуспели в повышении явки избирателей, но подобные решения не дали желаемого эффекта здесь, на юго-западе Флориды. [cite sources]. Необходимы дополнительные исследования причин, по которым эти попытки не увенчались успехом, и того, какие стратегии могут оказать большее влияние на охват более молодых домохозяйств и домохозяйств с низкими доходами.
Актуальность: Исторически было показано, что районы с низкой явкой избирателей имеют более низкий уровень социальной сплоченности и гражданской активности и большее количество случаев гражданских беспорядков. В последнее время это становится все более тревожным для некоторых частей США. [give examples and cite sources]. Данные показывают, что когда определенные части общества не имеют политического представительства, они с большей вероятностью со временем разочаровываются, подрывая доверие общества к демократии и систематически вызывая проблемы в управлении. [explanation and sources]. Решение этой проблемы даст региональным партиям столь необходимую информацию, которая поможет им скорректировать свою политику и стратегии кампаний, чтобы привлечь больше жителей этого региона. Это также будет способствовать более тонкому пониманию тенденций поведения избирателей.
Цели: Целью данного исследования является изучение планов упреждающего взаимодействия для повышения явки избирателей в юго-западном регионе Флориды. С помощью опросов, интервью и социальных экспериментов будут выделены основные детерминанты отказа от голосования, предназначенные для наблюдения за влиянием каждой из этих стратегий на явку избирателей.