Как написать ответ на заявление об увольнении сотрудника (прилагаются образцы и шаблон)
Каждый работодатель рано или поздно сталкивается с увольнением сотрудников. Хотя это нелегко даже при самых благоприятных обстоятельствах, важно подать заявление об отставке изящно, тактично и профессионально. В этой статье мы обращаемся к важности реагирования на увольнение сотрудника и даем рекомендации о том, как составить письмо о принятии, которое одновременно прощается с сотрудником и соответствует правилам трудового законодательства. Мы также включили полезный шаблон и несколько примеров, которые помогут вам написать собственный ответ на заявление об увольнении.
Почему ответ на заявление об увольнении важен?
Когда сотрудник устно выражает свое намерение уйти в отставку, лучше всего, если вы, как работодатель, позаботитесь о том, чтобы детали увольнения были незамедлительно дополнены официальным письменным заявлением об увольнении. Затем работодатель должен удостовериться, что работник подписал подтверждение о принятии их отставки и дату их окончательного трудоустройства. Кроме того, работодатель должен попытаться получить письменное обоснование увольнения работника.
Наличие и подтверждение этих шагов важно по ряду причин. Нередко сотрудники подают заявление об увольнении, а затем передумают. Если работодатель официально (в письменной форме) не принял заявление об увольнении, работник может утверждать, что заявление об увольнении никогда не принималось или что увольнение никогда не происходило. Сотрудник может даже утверждать, что увольнение на самом деле было увольнением, а затем подать заявление о безработице. По этой причине важно, чтобы работодатель своевременно дал официальный ответ. Это позволит добиться следующего:
Зафиксируйте заявление об увольнении работника и согласие работодателя на будущее
Опишите процесс увольнения, чтобы сотрудник знал, чего ожидать до своего последнего рабочего дня.
Установите даты для выполнения таких задач, как возврат ключа от здания, удостоверения личности или ноутбука.
Конечно, вы можете быть полны решимости сохранить своего сотрудника. Многие компании противодействуют увольнению своих сотрудников более привлекательным предложением, чтобы убедить их остаться. Каким бы способом вы ни намеревались ответить, всегда полезно проверить письмо с ответом у юриста компании, прежде чем представить его сотруднику, поскольку в соответствии с трудовым законодательством штата может потребоваться конкретный язык.
Как ответить на заявление об увольнении
Важно правильно отреагировать на увольнение сотрудника. Хотя лучше всего проконсультироваться с юристом по трудоустройству, чтобы узнать, что требуется, вот несколько шагов, с которых можно начать реагирование на увольнение сотрудника:
Предварительное подтверждение
Официальный ответ
Принятие
Проявите сострадание
Защити себя
1. Предварительное подтверждение
Подтвердите намерение принять увольнение сотрудника. Если сотрудник сообщает устное намерение уйти в отставку, ответьте устно, что согласие будет выдано в письменной форме, когда будет получено письмо об увольнении.
2. Официальный ответ
Используйте формат официального делового письма. Это включает в себя настройку документа с вашей контактной информацией, датой и контактной информацией сотрудника в верхнем левом углу и завершение письма собственноручной подписью и вашим именем, напечатанным внизу.
3. Заявите о своем согласии
Первый абзац вашего письма о принятии должен уведомить сотрудника о том, что вы получили и приняли его заявление об увольнении. Крайне важно включить в этот абзац официальный последний день работы сотрудника в компании.
4. Проявляйте сострадание
Во втором абзаце выразите понимание. Ваш ответ, оставаясь в целом профессиональным тоном, должен выражать, что вам грустно видеть, как сотрудник уходит, но вы уважаете и понимаете его решение. Если это уместно, вы можете предложить предоставить рекомендательное письмо для сотрудника.
5. Защитите себя
Вести учет. Скопируйте свое письмо о принятии, отправив одну копию сотруднику и сохранив одну для себя.
Как ответить на заявление об увольнении по электронной почте
Отправка письма об увольнении по электронной почте, как правило, является приемлемым способом уйти в отставку, в зависимости от культуры компании и особенностей, изложенных в трудовом договоре. В этом случае вы также можете ответить по электронной почте. Помните о правилах профессионального этикета и стремитесь сделать общение максимально позитивным. Вот несколько советов, как следовать рекомендациям по принятию заявления об увольнении по электронной почте:
Используйте профессиональный формат.
Помните о теме письма.
Пригласите сотрудника поддерживать связь.
Откорректируйте письмо.
1. Используйте профессиональный формат
Хотя допустимо опускать блоки контактной информации и собственноручную подпись, остальная часть вашего письма должна быть написана в формате официального делового письма. Используйте профессиональный язык, который подходит для профессиональной переписки.
2. Помните о теме письма
Если вы считаете необходимым и уместным объявить об уходе в офис, составьте новое электронное письмо, а не отвечайте всем на электронное письмо об отставке. Убедитесь, что вы используете соответствующую строку темы, которая кратко представляет тему электронного письма. Например, «Принятие отставки — поздравляю с новым путем». Это хорошая идея, чтобы быть прозрачным с другими сотрудниками о дате последнего рабочего дня увольняющегося сотрудника, но не о причине или каких-либо других деталях, чтобы дать им возможность попрощаться.
3. Предложите сотруднику поддерживать связь
Если уместно, подумайте о том, чтобы включить в ответ свой личный адрес электронной почты или связь с LinkedIn и указать, что вы готовы предоставить ссылку или рекомендацию в будущем, если это применимо. Вы также можете включить благодарность за проделанную работу и немного похвалы, чтобы отправить их на новый путь.
4. Откорректируйте письмо
Всегда проверяйте свое сообщение перед отправкой. Убедившись, что ваше сообщение не содержит ошибок, вы обеспечите профессионализм и законность документа.
Образец заявления о приеме на работу по собственному желанию
Используйте этот шаблон письма о принятии отставки, чтобы составить собственное:
[Date]
[Employer name]
[Employer address]
{Номер телефона работодателя]
[Employee name]
[Employee title]
[Department]
дорогая [Employee name],
Настоящим письмом подтверждается получение и принятие вашего заявления об увольнении, полученного [date the letter was received] для [name of title] положение в [company name]эффективный [date of last working day].
Пожалуйста, верните все [company] имущество в последний день работы или до него [date of last working day]включая ключи, ноутбук, мобильный телефон, выданный компанией, кредитную карту компании, идентификационный бейдж, пропуск на парковку и любое другое имущество, принадлежащее компании.
В приложении вы найдете информацию для увольняющихся сотрудников о страховом покрытии, окончательной заработной плате и другую информацию, которая может вам понадобиться в будущем. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров по адресу [HR phone number] или [HR email] если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация.
При желании вы можете принять участие в заключительном собеседовании, чтобы предоставить компании ценную обратную связь. Если вы хотите принять участие в выходном интервью, перейдите по следующему адресу, чтобы заполнить выходную анкету. Этот процесс является анонимным и совершенно необязательным. Если вы решите принять участие в личном выходном собеседовании, сообщите об этом в отдел кадров, позвонив по телефону. [HR phone] или по электронной почте [HR email].
Спасибо за вашу работу здесь, в [company]. Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.
Искренне,
[Supervisor’s signature]
[Typed name of supervisor]
Примеры заявления о принятии увольнения
Вот полезные примеры ответов на письма об увольнении, которые помогут вам в процессе написания вашего:
Пример 1: Принятие
1 мая 2020 г.
Хулио Сантос
Старший финансовый менеджер
Пауэлл Финансовая Группа, Инк.
136 Мейн-стрит, ул. 7
Миддлтон, Айова 41122
Джайлз Бронсон
Младший специалист по управлению активами
Дорогой Джайлз,
Ваше заявление об уходе с должности младшего младшего специалиста по управлению активами получено и принято с 1 мая 2020 г. и вступает в силу с 15 мая 2020 г. в соответствии с запросом. Хотя нам грустно видеть, что вы уходите, команда PFG не сомневается, что ваши навыки и профессионализм помогут вам двигаться вперед в ваших будущих начинаниях.
Пожалуйста, верните все имущество, принадлежащее PFG, не позднее вашего последнего рабочего дня, 15 мая 2020 г., включая ключи, ноутбук, мобильный телефон, выданный PFG, кредитную карту компании, идентификационный бейдж, пропуск на парковку и любое другое имущество, принадлежащее компании.
В приложении вы найдете информацию о страховом покрытии ваших пособий, последней зарплате и последних шагах. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров по телефону 816-278-9403 или hr@pfg.com, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация.
При желании вы можете принять участие в заключительном собеседовании, чтобы предоставить компании ценную обратную связь. Если вы хотите принять участие в выездном собеседовании, посетите веб-сайт компании и нажмите «Выйти из опроса» на вкладке «Ресурсы». Этот процесс является анонимным и совершенно необязательным. Если вы решите принять участие в личном выходном собеседовании, сообщите об этом в отдел кадров, позвонив по телефону 816-278-9403 или отправив электронное письмо по адресу hr@pfg.com, чтобы назначить время.
Было приятно работать с вами, и Powell Financial Group желает вам всего наилучшего в будущем. Пожалуйста, не стесняйтесь попросить рекомендательное письмо.
Искренне,
Хулио Сантос (подпись)
Хулио Сантос (напечатано)
Пример 2: электронная почта
Тема сообщения: Принятие отставки и добрые пожелания
Дорогая Лия,
Мне жаль слышать, что вы уходите из JRS Inc., но я уверен, что вы добьетесь больших успехов на своей новой должности.
Это электронное письмо представляет собой мое официальное получение и согласие с вашей официальной отставкой. В соответствии с просьбой, ваш последний день будет 27 июня 2020 года. Пожалуйста, не стесняйтесь поддерживать связь и не стесняйтесь спрашивать меня, нужно ли вам когда-нибудь рекомендательное письмо. Мой личный адрес электронной почты — JBarton@skymail.net, а номер мобильного телефона — 764-897-3647.
Обязательно верните все принадлежащие компании материалы, выданные вам 27 июня 2020 г. или ранее, включая ключи от офиса, ноутбук и мобильный телефон, выданный JRS. Эти предметы и любое другое имущество JRS, находящееся в вашем распоряжении, можно вернуть в отдел кадров в обычное рабочее время. Вы также получите письмо от отдела кадров о статусе вашей последней зарплаты и любых других деталях, которые необходимо решить до вашего отъезда.
Спасибо за все, что вы сделали для JRS. Мы желаем вам всего наилучшего в будущем.
С наилучшими пожеланиями,
Джим Бартон
Менеджер по коммуникациям, JRS Inc.
Jbarton@jrs-mail.com
764-153-4577
Пример 3: Торг
13 марта 2020 г.
Сэмюэл Б. Грабовски
Управляющий партнер
Пирсон, Грабовски и Витт, ТОО
176 Центральная улица, ул. 14
Киптон, Пенсильвания 61132
Кэтрин Бурдж, юрист
Дорогая Кэтрин,
Это письмо является подтверждением получения вашего письма об увольнении, полученного 12 марта 2020 года. Я обсудил ваш запрос с другими партнерами, и мы все хотим найти способ убедить вас остаться с нами.
Мы понимаем стресс, который может добавить работа на полную ставку в юридической профессии, когда кто-то заботится о члене семьи, как и вы. Мы хотим, чтобы вы знали, что вы всегда были образцовым сотрудником, которым мы гордимся в нашей фирме. Тем не менее, мы не готовы потерять ваш ценный вклад в эту фирму.
Мы хотели бы предложить вам попробовать остаться в ограниченном количестве. Пока сохраняется ваша домашняя ситуация, фирма хотела бы предложить вам ограниченное рабочее время и возможность работать из дома по мере необходимости. Мы считаем, что это решение может дать вам больше свободы для эффективного балансирования ваших личных и профессиональных обязанностей.
Пожалуйста, подумайте над этим и дайте мне знать, что вы думаете. Мы будем уважать ваше решение в любом случае, но надеемся, что вы решите остаться с нами.
Искренне,
Сэмюэл Б. Грабовски
Управляющий партнер, Pierson, Grabowski and Witt, LLP