Как написать отчет о работе (с примерами)
22 февраля 2021 г.
Деловые отчеты часто являются обычной частью рабочих обязанностей многих людей. Существует несколько типов отчетов о работе, которые вам может потребоваться написать, включая ежедневные отчеты о работе, отчеты о продажах и анализы. Хотя не существует установленного формата для написания отчетов о работе, есть определенные шаги, которые вы можете предпринять, чтобы составить максимально эффективный и профессиональный отчет.
В этой статье мы обсудим, что такое отчет о работе, как написать эффективный отчет, и включили шаблон и примеры отчетов о работе, которые вы можете использовать для составления собственного отчета.
Что такое рабочий отчет?
Рабочий отчет — это официальный документ, в котором обсуждается информация по конкретной теме, связанной с аспектом вашей работы. Большинство отчетов о работе адресованы определенной аудитории, такой как менеджер. Существует множество отчетов, которые могут потребоваться для работы, включая отчеты о продажах, ежедневные отчеты, бюджетные отчеты и отчеты по анализу бизнес-данных. В зависимости от типа вам может быть предоставлен краткий обзор отчета, в котором описывается, что вы должны включить в свой отчет. Большинство отчетов должны быть написаны в структурированном формате, чтобы четко продемонстрировать, что отчет пытается передать.
Как написать отчет о работе
Написание эффективных отчетов о работе требует практики и хороших навыков. навыки общения. Чем больше отчетов вы напишете, тем эффективнее вы будете их составлять. Ниже приведены шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать профессиональный отчет на рабочем месте:
Определите свою аудиторию.
Решите, какую информацию вы будете включать.
Структурируйте отчет.
Используйте лаконичный и профессиональный язык.
Проверьте и отредактируйте свой отчет.
1. Определите свою аудиторию
Знание того, кто будет читать ваш отчет, является важным шагом в определении того, как вы будете форматировать свой отчет, что включать и какой тон вы должны использовать при его написании. Например, если вы пишете отчет о продажах для своего менеджера, будет ли его читать кто-то еще? Если вы составляете отчет по бизнес-анализу, будет ли отчет читать ваше начальство или только ваш непосредственный руководитель? Определите, кто будет читать ваш отчет, и предоставьте отчет этим конкретным людям.
2. Решите, какую информацию вы будете включать
Определив, кто является вашей аудиторией, вы должны сосредоточиться на определении цели вашего отчета, чтобы решить, какая информация должна быть включена. Если вы знаете, кто будет читать отчет, вы можете задать вопросы относительно того, что они ожидают увидеть. Выберите, чтобы включить информацию, которая обеспечит наиболее четкое представление о том, что вы пытаетесь передать. Например, если вы пишете отчет о продажах, в ваш отчет может потребоваться включить информацию о том, достигаются ли цели продаж, продукты и услуги, которые продаются больше всего, проблемы, с которыми вы или ваша команда сталкиваетесь, и ваш прогноз продаж на следующий месяц. или квартал.
3. Структурируйте свой отчет
При написании отчета вы должны структурировать его так, чтобы его можно было легко прочитать и усвоить. Хотя в каждом отчете будут разные разделы, которые вы должны включить, вы можете использовать следующие компоненты отчета в качестве руководства при написании отчета:
Заголовок или титульный лист
Резюме/резюме, кратко описывающее содержание вашего отчета
Оглавление (если отчет больше нескольких страниц)
Введение, описывающее вашу цель при написании отчета
Основной абзац, в который вы включаете информацию, которую вы передаете с отчетом.
Заключение или рекомендация в зависимости от цели отчета
4. Используйте лаконичный и профессиональный язык
При написании отчета вы должны стремиться использовать четкие и краткие формулировки. Постарайтесь донести суть как можно яснее и быстрее, используя простой, но профессиональный язык. По возможности избегайте использования «пустых» или многословных предложений. Например, вместо того, чтобы говорить «вам может быть полезно регулярно обновлять свой почтовый ящик, чтобы быть в курсе последних сообщений электронной почты», вы можете сказать «регулярно обновляйте свой почтовый ящик».
5. Проверьте и отредактируйте свой отчет
Вычитка вашего отчета о работе является важным шагом в процессе написания отчета. Это дает вам возможность убедиться, что ваше письмо является максимально профессиональным, и выявить любые ошибки, прежде чем отправить его. Корректура также позволяет вам вырезать любую ненужную информацию и убедиться, что ваш отчет максимально эффективен и эффективен. Когда вы закончите писать отчет, отложите его на час или больше, прежде чем вычитывать его. Это позволит вам по-новому взглянуть на отчет и выявить ошибки, которых вы раньше не замечали.
Образец отчета о работе
Ниже приведен шаблон, который вы можете использовать при форматировании отчета о работе:
[Project name]
[Date]
[Prepared by: your first and last name]
[Company name]
[Executive summary or abstract: Use this section to note your conclusions or recommendations that will be made in the report. You should also include the most important ideas discussed in the report. If you are writing a daily work report or progress report, you do not need to include this section.]
[Introduction: Your introduction should be two to four paragraphs summarizing what you will cover in the report as well as your reason for writing the report. Be as specific and concise as possible when writing your introduction so that the reader can clearly understand what they will find in your report. For daily or progress reports, your introduction only needs to be a few sentences detailing work you’ve completed and what you plan to work on next.]
[Body: For the body of your report, you should focus on detailing the information you wish to convey. You can include results, conclusions and findings that were made related to a project. For daily or progress reports, include the accomplishments you have achieved or tasks you have completed.]
[Recommendations: In this section, you should list your recommendations based on the conclusions or results of a project or that will solve a particular issue. For example, you may write “spend one hour training employees on the new handbook each week” as a recommendation. For a daily or progress report, you can list your next goals or tasks in this section.]
[Conclusion: Conclude your report by summarizing the findings or results discussed and reiterating the most important recommendations.]
Пример отчета о работе
Ниже приведен пример отчета о работе, который вы можете использовать в качестве руководства при написании собственного отчета на рабочем месте:
5 ноября 20ХХ г.
Подготовлено: Салли Смит
Компания АВС
В этом отчете содержится обновленная информация о проекте XYZ, который должен появиться 5 декабря. Результатом этого проекта станет создание нового справочника для сотрудников, который будет включать обновленные правила и положения, а также утвержденное увеличение оплачиваемого отпуска. Это руководство будет способствовать повышению осведомленности сотрудников об ожиданиях на рабочем месте, а также информировать их о недавно реализованных новых преимуществах.
Итог выполненной работы:
На данный момент я выполнил следующее для проекта XYZ:
Проверка всей информации, которая будет в справочнике, с высшим руководством и HR
Составил оглавление
Отформатированный макет справочника
Составил первые 12 страниц справочника.
Задачи, которые необходимо выполнить к 12 ноября 20ХХ года:
Составьте еще пять страниц справочника.
Проверьте и отредактируйте все страницы, которые были завершены к этой дате.
Попросите менеджера по персоналу прочитать содержание справочника, чтобы обеспечить точность.
Заключение
Проект XYZ находится на пути к завершению к запланированной дате. Этот проект в настоящее время не имеет явных препятствий или проблем, но если они возникнут, они будут оперативно устранены.