Как написать письмо с предложением стажировки (с примером)
9 июня 2021 г.
Стажировки помогают студентам и будущим кандидатам на работу получить реальный опыт, необходимый для развития и применения своих знаний и навыков на рабочем месте. Письмо с предложением стажировки — это официальное письмо, информирующее студента или отдельного человека о том, что они были выбраны для прохождения стажировки в вашей компании или организации. Как менеджер, вы можете нести ответственность за написание и подготовку писем с предложением стажировки. В этой статье мы обсудим, что вам нужно знать, когда вы готовите письмо с предложением стажировки для доступной должности в вашей компании, а также полный шаблон и пример письма с предложением стажировки.
Когда использовать письмо с предложением стажировки
Письмо с предложением стажировки должно быть составлено, когда ваша компания будет готова официально предложить кандидату на стажировку. Письмо с предложением стажировки будет содержать важную информацию о должности и условиях соглашения. Этот документ может служить формальным соглашением между вашей компанией и стажером.
Что включить в письмо с предложением стажировки
Письмо с предложением стажировки должно содержать несколько важных сведений о должности, таких как:
Название компании
Название стажировки
Даты начала и окончания программы стажировки
Планируемый график работы во время стажировки
Подробная информация о том, будет ли позиция оплачиваемой или неоплачиваемой
Юридические раскрытия информации, такие как соглашения о неконкуренции и неразглашении
Имя руководителя или менеджера, который будет курировать эту должность
Акт приема-передачи и раздел подписи со сроком ответа
В письме с предложением стажировки должно быть четко указано, что полное соглашение включает только условия, изложенные в письме, и заменяет любые предыдущие обсуждения позиции.
Как составить письмо с предложением стажировки
Выполните следующие действия, чтобы создать письмо с предложением стажировки:
1. Обратитесь к получателю
Письмо должно начинаться с раздела официального адреса в верхнем левом углу, включая дату написания письма, имя получателя, а также адрес получателя, город, штат и почтовый индекс. Под разделом адреса вы можете включить строку «В отношении», которая позволит получателю узнать, что письмо касается предложения о стажировке. Затем вы можете начать письмо с профессионального приветствия, например, «Дорогой [recipient’s name].”
2. Определите информацию о компании и должности
Первая строка письма с предложением стажировки должна включать название компании, название должности и отдела, в котором будет проходить стажировка. Также должно быть указано местонахождение должности.
3. Предоставьте подробную информацию о продолжительности должности и расписании.
В следующем разделе письма с предложением стажировки должна быть указана предполагаемая дата начала стажировки, продолжительность программы стажировки и график работы стажера на этой должности. В этом разделе также должно быть указано, будет ли эта должность оплачиваемой или неоплачиваемой стажировкой, а также имя непосредственного руководителя этой должности.
4. Укажите следующие шаги процесса найма
Если должность стажера требует успешного прохождения предварительного тестирования, такого как проверка биографических данных или тест на наркотики, вы должны включить эту информацию с четким заявлением о том, что предложение зависит от успешных требований скрининга. Вы также можете указать любую документацию, которая понадобится стажеру в первый день, или следующие шаги, которые он должен предпринять, чтобы подготовиться к началу работы.
5. Включите юридическую информацию по мере необходимости
Этот раздел является необязательным, но многие компании предпочитают включать в него раздел, в котором указывается срок раскрытия информации, например соглашения о неконкуренции или конфиденциальности.
6. Заявление о полном объеме соглашения
В письме с предложением о стажировке должно быть четко указано, что стажер может рассчитывать только на соблюдение условий, изложенных в письме, и что условия, изложенные в письме, заменяют любые предыдущие обсуждения позиции. Вы должны включить заявление о том, что любые изменения, которые кандидат на стажировку хотел бы включить в соглашение, должны быть сделаны в письменной форме.
7. Предоставьте контактную информацию
Включите контактную информацию человека, к которому кандидат на стажировку может обратиться с любыми вопросами относительно должности или предложения. Это может быть рекрутер, менеджер по найму или руководитель на должность. Этот раздел должен включать имя контактного лица, номер телефона и/или адрес электронной почты, а также должность или отдел. Вы также должны указать крайний срок, в течение которого кандидат на стажировку должен ответить на предложение.
8. Закрыть письмо
Письмо с предложением стажировки должно быть завершено профессиональным приветствием, например, «С уважением», за которым следует имя человека, написавшего письмо, и его профессиональная должность.
9. Включите раздел принятия
Этот последний раздел письма с предложением стажировки следует за заключительным разделом письма. Раздел о принятии включает в себя заявление кандидата-стажера о принятии предложения и условия, изложенные в письме, с местом для того, чтобы он мог распечатать свое имя, подписать и поставить дату предложения.
Образец письма с предложением стажировки
Если вам нужна помощь в написании письма с предложением стажировки, попробуйте использовать этот шаблон:
[Date]
[Name of recipient]
[Recipient’s address]
[City, state and ZIP code]
[Subject line]
дорогая [Recipient’s name],
От имени [name of company]я рад сделать вам предложение о стажировке в нашей [department name]. Эта позиция находится в [city and state]. Позиция для [title of position].
Эта позиция планируется начать [start date] и будет возможность шестимесячной оплачиваемой стажировки, заканчивающейся [end date]. График работы на эту позицию [dates and hours]. Эта позиция будет оплачиваться [hour rate] и включает [benefits]. В этой роли вы будете подчиняться непосредственно [name of supervisor]. Это предложение зависит от успешного завершения [position requirements]. Пожалуйста, не забудьте принести [necessary documents] с вами в первый день, чтобы заполнить свой профиль.
Во время вашей временной работы в [company name]у вас может быть доступ к коммерческой тайне и конфиденциальной или служебной деловой информации, принадлежащей [company name]. Принимая это предложение, вы признаете, что эта информация должна оставаться конфиденциальной, и соглашаетесь воздерживаться от ее использования в своих целях или раскрытия ее кому-либо за пределами [company name]. Кроме того, вы соглашаетесь с тем, что по завершении вашей стажировки вы незамедлительно вернете все имущество и оборудование, выданное компанией, вместе с информацией и документами, принадлежащими компании. Принимая это предложение, вы подтверждаете, что понимаете, что участие в этой программе не является предложением о трудоустройстве, и успешное завершение программы не дает вам права на предложение о трудоустройстве от [company name].
Это письмо с предложением представляет собой полное предложение о стажировке и заменяет любые предыдущие разговоры о должности. Изменения в настоящее соглашение могут быть внесены только в письменной форме. Если у вас есть какие-либо вопросы по этому предложению, пожалуйста, свяжитесь с [contact’s name and phone number] в нашем отделе подбора персонала. Пожалуйста, просмотрите это письмо полностью, подпишите и верните его через [delivery method] к [delivery address] подтвердить свое согласие на вакансию не позднее закрытия рабочего дня [date]. Мы с нетерпением ждем, когда вы начнете свою карьеру в [name of company] и желаю вам успешной стажировки. Добро пожаловать в нашу команду!
Искренне,
[Your name]
[Your professional title]
Я, [name of intern]принять вышеуказанное предложение и начать стажировку на [date]
[Signature line]
[Printed name]
[Date]
Образец письма с предложением стажировки
Вот пример заполненного письма с предложением стажировки с использованием приведенного выше шаблона:
“1 декабря 2019 г.
Сара Джонсон
5555 Западная 109-я улица
Питтсбург, Пенсильвания 15106
Re: Предложение о стажировке.
Дорогая Сара Джонсон,
От имени Accounting Partners of America я рад предложить вам стажировку в нашем отделе аудита. Эта позиция находится в Питтсбурге, штат Пенсильвания. Вакансия на роль аудитора-стажера.
Открытие этой должности запланировано на 1 января 2020 г., а шестимесячная оплачиваемая стажировка будет заканчиваться 1 июля 2020 г. График работы на этой должности — с понедельника по пятницу с 8:00 до 15:30 по восточноевропейскому времени. Эта должность будет платить $ 15 в час. Будучи временным сотрудником в роли стажера, вы не будете иметь права на какие-либо льготы, спонсируемые компанией. В этой роли вы будете подчиняться непосредственно Карен Фернандес. Это предложение действует при условии успешного прохождения проверки биографических данных и теста на наркотики. Пожалуйста, не забудьте взять с собой две формы удостоверения личности, ваш SSN, налоговые предпочтения, аннулированный чек и информацию о вашем банковском счете в первый день, чтобы заполнить свой профиль.
Во время вашего временного трудоустройства в Accounting Partners of America у вас может быть доступ к коммерческой тайне и конфиденциальной или служебной деловой информации, принадлежащей компании. Принимая это предложение, вы признаете, что эта информация должна оставаться конфиденциальной, и соглашаетесь воздерживаться от ее использования в ваших собственных целях или раскрытия ее кому-либо за пределами Accounting Partners of America. Кроме того, вы соглашаетесь с тем, что по завершении вашей стажировки вы незамедлительно вернете все имущество и оборудование, выданное компанией, вместе с информацией и документами, принадлежащими компании. Принимая это предложение, вы подтверждаете, что понимаете, что участие в этой программе не является предложением о трудоустройстве, и успешное завершение программы не дает вам права на предложение о трудоустройстве от Accounting Partners of America.
Это письмо с предложением представляет собой полное предложение о стажировке и заменяет любые предыдущие разговоры о должности. Изменения в настоящее соглашение могут быть внесены только в письменной форме. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом предложении, свяжитесь с Энтони Рамирезом в нашем отделе по подбору персонала по телефону 555-555-5555. Пожалуйста, просмотрите это письмо полностью, подпишите и верните его по электронной почте на адрес a.ramirez@email.com, чтобы подтвердить свое согласие на вакансию, не позднее закрытия рабочего дня 10 декабря 2019 г. Мы с нетерпением ждем, когда вы начнете бухгалтерской карьеры в Accounting Partners of America и желаю вам успешной стажировки. Добро пожаловать в нашу команду!
Искренне,
Энтони Рамирес
Рекрутер
Я, Сара Джонсон, принимаю вышеуказанное предложение и приступаю к стажировке 1 января 2020 года.
[Signature line]
[Printed name]
[Date]”