Как использовать Format Painter в Word (с советами)
8 апреля 2022 г.
Word — это популярная программа, которую компании используют для создания форм, предложений, брошюр, раздаточных материалов и других деловых документов. Многие профессионалы используют инструмент Format Painter в Word для создания связных и визуально привлекательных документов. Если вы используете Word на работе, вам может быть полезно узнать о функции Format Painter. В этой статье мы объясним, что такое Format Painter, обсудим преимущества, которые предоставляет эта функция, предложим пошаговые инструкции, которые помогут вам использовать этот инструмент, и поделимся некоторыми советами по повышению эффективности работы в Word.
Что такое формат по образцу в Word?
Format Painter — это инструмент, который позволяет копировать формат, который вы используете в разделе документа Word, и применять его к другой области. Эта функция аналогична сочетанию клавиш для копирования и вставки, но дублирует визуальное форматирование вместо текстового содержимого. Например, если вы хотите использовать полужирный шрифт Arial размера 14 для всего документа, вы можете внести эти изменения в один блок текста, а затем использовать инструмент «Формат по образцу», чтобы применить тот же стиль ко всему файлу.
Преимущества использования Format Painter в Word
Format Painter — это мощный инструмент, который позволяет легко копировать и вставлять стили форматирования в документы Word. Используя эту функцию, вы можете быстро дублировать тот же размер шрифта, стиль, цвет и другие текстовые эффекты. Format Painter также может копировать и вставлять параметры форматирования на уровне абзаца, такие как нумерованные и маркированные списки, интервалы, выравнивание, отступы, затенение и границы. Наконец, Format Painter может помочь вам дублировать форматирование изображений и таблиц. Использование этого инструмента может принести вам следующие преимущества:
Обеспечение согласованности во всем документе
Экономия вашего времени
Улучшение внешнего вида ваших документов
Разработка тем документов
Создание руководств по бренду
Как использовать формат по образцу в Word
Существует несколько способов доступа и использования Format Painter в Word. Некоторые из этих методов могут работать для вас лучше, чем другие, в зависимости от желаемого результата. Следующие разделы содержат инструкции, которые помогут вам применить Format Painter к одной области, использовать его постоянно во всем документе и получить доступ к Format Painter с помощью сочетаний клавиш на ПК и устройствах macOS:
1. Инструкции по однократному использованию Format Painter
Если вы хотите дублировать форматирование только в одном разделе документа Word, это может быть лучшим способом для вас. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы использовать Format Painter один раз:
Откройте документ Word, который вы хотите отформатировать, и нажмите на вкладку «Главная» в верхнем левом углу экрана. Если у вас уже выбран вид главного меню, вкладка «Главная» может быть подчеркнута.
Найдите группу инструментов «Абзац» на ленте главного меню. Обычно это отображается между группами инструментов «Шрифт» и «Стили» в верхней части экрана.
Нажмите кнопку «Показать/скрыть» в группе «Абзац», чтобы отобразить метки абзаца в документе. На этой кнопке есть символ «¶».
Выделите текст в формате, который вы хотите скопировать. Если вы хотите скопировать форматирование на уровне абзаца в дополнение к форматированию на уровне шрифта, обязательно включите символ «¶» в выделенный текст.
Найдите группу инструментов «Буфер обмена» на ленте главного меню. Обычно это отображается в верхнем левом углу экрана.
Нажмите на кнопку «Формат по образцу». Рядом с этой кнопкой находится значок кисти.
Используйте курсор кисти, чтобы выделить текст, к которому вы хотите применить такое же форматирование в документе.
Когда вы закончите, снова нажмите кнопку «Показать/скрыть» в группе «Абзац», чтобы удалить метки абзаца из вашего документа. Это отключает функцию «Формат по образцу».
Сохраните документ Word.
2. Инструкции по непрерывному использованию Format Painter
Если вы хотите продублировать форматирование и применить его к нескольким разделам документа Word, этот метод может сэкономить вам время. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы использовать Format Painter непрерывно во всем документе:
Откройте документ Word, который вы хотите отформатировать, и выберите вкладку «Главная» в верхнем левом углу экрана, щелкнув по ней. Если у вас уже выбран вид главного меню, вкладка «Главная» может быть подчеркнута, чтобы обозначить это.
Найдите группу инструментов «Абзац» на ленте главного меню. Обычно это отображается между группами инструментов «Шрифт» и «Стили» в верхней части экрана.
Нажмите кнопку «Показать/скрыть» в группе «Абзац», чтобы отобразить метки абзаца в документе. На этой кнопке есть символ «¶».
Выделите текст в формате, который вы хотите скопировать. Если вы хотите скопировать форматирование на уровне абзаца в дополнение к форматированию на уровне шрифта, включите символ «¶» в выделенный текст.
Найдите группу инструментов «Буфер обмена» на ленте главного меню. Обычно это отображается в верхнем левом углу экрана.
Дважды щелкните кнопку «Формат по образцу», чтобы активировать его для постоянного использования. Рядом с этой кнопкой находится значок кисти.
Используйте курсор кисти, чтобы выделить блоки текста, к которым вы хотите применить один и тот же формат во всем документе Word.
Когда вы закончите форматирование документа, снова нажмите кнопку «Формат по образцу», чтобы отключить его.
Нажмите кнопку «Показать/Скрыть» в группе «Абзац» еще раз, чтобы удалить метки абзаца из документа.
Сохраните документ Word.
3. Инструкции по использованию сочетаний клавиш Format Painter
Использование сочетаний клавиш Format Painter может сэкономить драгоценное время, если вы применяете одно и то же форматирование к нескольким разделам документа. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы настроить и использовать сочетания клавиш Format Painter в Word:
Откройте документ Word, который вы хотите отформатировать, и нажмите на вкладку «Главная» в верхнем левом углу экрана. Если у вас уже выбран вид главного меню, вкладка «Главная» может быть подчеркнута.
Найдите группу инструментов «Абзац» на ленте главного меню. Обычно это отображается между группами инструментов «Шрифт» и «Стили» в верхней части экрана.
Нажмите кнопку «Показать/скрыть» в группе «Абзац», чтобы отобразить метки абзаца в документе. На этой кнопке есть символ «¶».
Выберите текст, из которого вы хотите скопировать форматирование, выделив его. Включите символ «¶» в выделенный текст, если вы хотите скопировать форматирование абзаца, а также форматирование текста.
Если вы используете ПК, одновременно нажмите кнопки «Control + Shift + C» на клавиатуре, чтобы скопировать форматирование. Если вы используете устройство с macOS, одновременно нажмите кнопки «Command + Shift + C» на клавиатуре.
Выделите текст, к которому вы хотите применить такое же форматирование в документе.
Если вы используете ПК, одновременно нажмите кнопки «Control + Shift + V» на клавиатуре, чтобы применить форматирование к этому тексту. Если вы используете устройство macOS, вместо этого одновременно нажмите кнопки «Command + Shift + V» на клавиатуре.
Нажмите кнопку «Показать/Скрыть» в группе «Абзац» еще раз, чтобы удалить метки абзаца из документа.
Сохраните документ Word.
Советы по использованию Format Painter в Word
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам эффективно использовать Format Painter в Word:
Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы получить доступ к функции «Формат по образцу». Хотя вы можете найти кнопку «Формат по образцу» в группе инструментов «Буфер обмена», вы также можете получить к ней доступ на «Мини-панели инструментов», выделив нужный текст и щелкнув правой кнопкой мыши, чтобы открыть раскрывающееся меню. Это может сэкономить ваше время.
Попробуйте использовать формат по образцу в Excel. После того, как вы ознакомитесь с инструментом Format Painter в Word, вы сможете изучить его использование в других программах Microsoft Office. Например, в Excel вы можете использовать эту функцию для быстрого копирования форматирования одной ячейки в другую ячейку.
Рассмотрите возможность использования шаблонов форматов. Если вы начинаете новый документ, рассмотрите возможность использования одного из бесплатных шаблонов формата Word, который поможет вам создать профессионально выглядящий документ. Вы можете получить доступ к этим шаблонам, выбрав вкладку «Файл», нажав «Создать» и прокрутив различные доступные параметры.
Используйте «Control + S», чтобы сохранить документ. Если вы настраиваете форматирование в нескольких областях документа, одновременно нажмите кнопки «Control + S» на клавиатуре, чтобы сохранить свой прогресс. Возьмите за привычку использовать это сочетание клавиш каждые несколько минут, чтобы защитить свою работу.
Помните об отмене хода. Если вы случайно применили Format Painter к разделу документа, который не хотели изменять, просто нажмите кнопку «Отменить» в меню «Инструменты». Это позволяет легко отменить последнее действие, чтобы вы могли продолжить работу.
Обратите внимание, что ни один из продуктов или организаций, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.