Что такое доска идей? Определение, использование и советы
14 апреля 2022 г.
Сегодня многие организации делают упор на сотрудничество на рабочем месте, когда несколько членов и команд тесно сотрудничают для достижения общей цели. Его растущее значение помогло создать доску идей, способ для сотрудников вносить свой вклад и отслеживать предложения, концепции и потенциальные стратегии. Если вы менеджер, заинтересованный во внедрении инструментов для совместной работы, вам может быть интересно узнать, как доска идей может вам помочь.
В этой статье мы определяем цель и способы использования досок идей, объясняем, как их создавать и использовать, и даем советы по оптимизации их использования.
Что такое доска идей?
Доска идей — это визуальное средство, с помощью которого сотрудничающие участники или команды могут записывать, делиться и уточнять идеи для общего проекта или темы. Каждый, кто связан с проектом, может просматривать и вносить свой вклад в доску, предоставляя демократический выход для точек зрения. Визуальный характер среды облегчает концептуализацию, помогая другим понять, как может работать конкретная идея и с какими препятствиями она может столкнуться.
Организации могут создавать доски идей на различных платформах, таких как:
Белая доска или классная доска: во многих конференц-залах есть белые или классные доски — широкие твердые поверхности, на которых можно легко писать и стирать. Большая площадь доски позволяет добавлять и просматривать большое количество идей в одном физическом пространстве.
Блокнот для мольберта: Блокнот для мольберта представляет собой большой блокнот с переплетенной сверху бумагой, предназначенный для размещения и использования на мольберте. Обычно размером примерно 25 на 30 дюймов, он обеспечивает как относительно большую область для письма, так и множество страниц, на которых можно писать и просматривать идеи.
Программное обеспечение для презентаций: используемое в качестве общей доски идей, программное обеспечение для презентаций или слайд-шоу может функционировать как цифровая форма подставки для мольберта. Пользователи могут вносить свои идеи в виде слайдов, позволяя другим просматривать их и оставлять отзывы.
Цифровая доска идей: эта платформа, также известная как цифровая доска или доска визуализации, обычно является функцией, включенной в более крупную часть программного обеспечения для повышения производительности или управления проектами. Это онлайн-версия интерактивной доски, обеспечивающая широкое пространство для добавления и просмотра идей, а также функции обмена и доступности программного обеспечения для презентаций.
Использование досок идей
Доски идей могут быть полезны для генерации идей в различных ситуациях. Некоторые из распространенных применений досок идей:
Решение проблем
Когда организация или одна из ее команд сталкивается с проблемой, может быть полезно предложить как можно больше уникального вклада. Как личные, так и цифровые доски идей могут позволить участникам делиться предложениями по решению проблемы. Само количество вкладов увеличивает шансы найти подходящее решение, а акт сотрудничества и обратной связи может помочь привести к более совершенным методам решения проблем.
Мозговой штурм
Мозговой штурм — это акт спонтанной разработки идей на специальном сеансе. Этот распространенный метод генерации идей полезен, когда организация хочет разработать или попробовать что-то новое, но не знает, с чего начать. В отличие от нисходящего подхода, при котором старшие члены организации принимают решения, за которыми следует остальная часть организации, мозговой штурм на доске идей может позволить предложениям поступать из нескольких областей организации. У сотрудников может быть понимание, которое основные лица, принимающие решения, могли не учитывать. Таким образом, организации часто используют доски идей для определения стратегий, концептуализации или именования продуктов и обсуждения областей улучшения.
Тимбилдинг
Тимбилдинг — это обычный побочный продукт досок идей, поскольку он способствует постоянному вкладу членов команды. Визуализированный акт сотрудничества может служить представлением совместных усилий команды, в то время как обратная связь, которую они получают, может способствовать вовлечению посредством признания и обсуждения. Цифровые доски идей особенно могут поощрять этот вклад, поскольку они позволяют участникам участвовать в свободное время и могут обеспечить тихое пространство, в котором интроверты также могут чувствовать себя комфортно.
Как создать и использовать доску идей
Если вы заинтересованы во внедрении досок идей на своем рабочем месте, выполните следующие действия, чтобы научиться создавать и использовать свои собственные:
1. Определите его цель
Цель относится к цели, которую вы хотите достичь с помощью доски идей. Постарайтесь быть как можно более конкретным. Если, например, вы хотите обсудить идеи для нового продукта, может быть полезно сначала определить, на какие рынки и аудиторию вы хотите ориентироваться. Определение цели перед предложением внести свой вклад помогает сфокусировать предложения участников. Это также может поощрять самостоятельный вклад, поскольку знание темы, которую они обсуждают, дает участникам основу, на которой можно основывать свои идеи.
2. Выберите платформу
Затем определите, какая платформа доски идей лучше всего подходит для вашей ситуации. Если необходимость генерировать идеи является срочной, вы можете рассмотреть возможность личного мозгового штурма или серии таких сеансов в течение одного или нескольких дней. В противном случае вы можете рассмотреть цифровую платформу, которая позволяет вносить более неторопливый вклад. Неплохо также учитывать характеристики вашей команды. Например, очень большой команде может быть трудно согласовать идеи во время личного сеанса, хотя цифровая платформа может помочь им более вдумчиво рассмотреть вклад других.
3. Сообщите команде
Как только вы определили цель доски идей, сообщите об этом своей команде. В своем объявлении укажите, что такое доска идей, цель этой доски идей и платформу, на которой вы хотите ее реализовать. Если вы выбрали сеанс мозгового штурма с личным присутствием, постарайтесь сделать объявление за один или два дня до его начала, чтобы у вашей команды было достаточно времени для исследования и подготовки другими способами.
4. Иметь систему
Если вы реализуете свою доску идей во время личных встреч, важно разработать систему, которая облегчит участие и упростит процесс. Во-первых, назначьте как минимум две роли:
Медиатор: Медиатор направляет дискуссию так, чтобы она была непосредственно связана с целью.
Писец: Писец отвечает за запись всех вкладов на доске или в блокноте.
Затем решите, как вы хотите, чтобы участники делились своими идеями. Традиционный сеанс мозгового штурма предлагает участникам высказываться по своему желанию, в то время как более упорядоченная система может попросить каждого записать свои идеи на листах бумаги, которые они представляют. Вы также можете рассмотреть гибридную систему, которая позволяет членам выражать свое мнение в письменной форме, но также поощряет обсуждение. Эта гибридная система может поощрять более интровертных членов команды к участию, позволяя при этом спонтанно генерировать идеи.
5. Активно поощряйте вклад
Если вы решили использовать цифровую доску идей, не забывайте запрашивать информацию каждый день. Это может быть простое утреннее напоминание, в котором членов команды просят добавить любые новые идеи, которые у них могут возникнуть. Кроме того, поскольку цифровая доска идей позволяет более тщательно объяснять и рассматривать идеи, поощряйте их к творческому подходу к контенту, который они добавляют. На такой платформе могут быть полезны не только описания идей, но и изображения и видео.
6. Отфильтруйте вклады
Просмотрите все вклады всей командой и выберите те, которые имеют самый высокий потенциал для достижения успеха. Для личных сеансов может быть хорошей идеей посвятить отдельный сеанс этому процессу фильтрации. Вместе обсудите достоинства каждой идеи и решите, стоит ли ее развивать. Если вы внедрили цифровую доску, инициируйте процесс фильтрации, поручив своей команде прекратить вносить свой вклад и начать анализ. Затем они могут отправить вам свои отзывы, или команда может собраться лично для обсуждения. Соответственно удаляйте идеи с доски.
7. Поделитесь доской с заинтересованными сторонами
Последним шагом является раскрытие результатов доски идей заинтересованным сторонам, например, старшим членам компании. Делайте пометки или расширяйте идеи там, где это необходимо, чтобы облегчить понимание. Если вы внедрили персональную доску, может быть хорошей идеей перенести идеи на цифровой носитель, которым может быть проще поделиться, чем пригласить заинтересованных лиц в конференц-зал или раздать мольберт.
Советы по созданию успешных досок идей
Прислушайтесь к этим советам, чтобы создать успешную доску идей:
Иди первым
Поскольку вы являетесь лидером своей команды, подумайте о том, чтобы стать первым участником доски идей. В своем вкладе постарайтесь быть как можно более образцовым, добавляя визуальные эффекты, мультимедиа и примечания, которые вы хотели бы видеть от других. Это не только побуждает членов вашей команды следовать вашему примеру, но и дает им более четкое представление о цели, которую вы преследуете.
Обеспечить обратную связь
Как менеджер, вы можете способствовать участию в процессе доски идей, предоставляя отзывы о вкладе членов команды. Для идей, которые вы считаете многообещающими, выразите свое одобрение. Для тех, которые могут потребовать улучшения, предложите предложения или пригласите других помочь развить идею. Это может помочь создать атмосферу поддержки и солидарности в вашей команде.
При необходимости реорганизовать
Прежде чем поделиться доской с заинтересованными сторонами, рассмотрите возможность реорганизации идей, чтобы сделать их более удобочитаемыми и понятными. Из-за спонтанного характера процесса структура идей совета может быть сложной для понимания теми, кто в нем не участвовал. Переписывание идей в более четком формате может помочь решить эту проблему.