Как использовать Excel для управления проектами (преимущества и советы)

Сохранение организованности и отслеживание вашего прогресса в достижении ваших целей являются ключевыми элементами успешного управления проектами. Многие предприятия используют программное обеспечение для работы с электронными таблицами, такое как Excel, чтобы отслеживать ход выполнения проекта и упорядочивать точки данных, связанные с бюджетами, сроками и ресурсами. Изучение того, как использовать Excel для управления проектами, включая его преимущества и применимые функции, может помочь вам включить это программное обеспечение в стратегию вашего проекта. В этой статье мы объясняем преимущества использования электронных таблиц для управления проектами и предлагаем несколько советов о том, как использовать Excel для управления вашим следующим проектом.

Каковы преимущества использования Excel для управления проектами?

Хотя существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, использование Excel имеет несколько преимуществ. Вот некоторые преимущества использования этого программного обеспечения для управления вашими проектами:

Простота

Одним из самых значительных преимуществ использования этой программы является ее простота. Специально для малого бизнеса, с ограниченным персоналом или для тех, кто работает только над одним проектом за раз, Excel предлагает множество основных функций, необходимых для управления проектами, без отвлекающих факторов, которые могут быть связаны с более продвинутыми программами. Его относительная простота упрощает навигацию и работу, что может сэкономить ваше время на изучение программы и оптимизацию ее использования.

Простота доступа

Для многих Excel является недорогим и простым в использовании вариантом. Многие люди уже владеют Microsoft Office, поэтому у них уже есть доступ к его программному обеспечению для работы с электронными таблицами. Это также может быть дешевле, чем другие программы управления проектами. Поскольку программы, разработанные специально для управления проектами, часто включают расширенные функции для выполнения конкретных задач, связанных с управлением проектами, они могут быть более дорогими, чем простые обобщенные программы. Если у вас уже есть программное обеспечение, поиск возможностей применить его к вашему плану управления проектами позволит вам использовать уже имеющийся у вас ресурс.

Настраиваемость

Существуют различные варианты настройки электронных таблиц в соответствии с вашими потребностями. Существует несколько бесплатных загружаемых шаблонов, которые вы можете применить к своим электронным таблицам, чтобы упорядочить данные управления проектами, отслеживать бюджеты и сроки и создавать отчеты по проектам. Эти шаблоны просты в использовании и могут помочь вам в создании записей для различных аспектов вашего проекта. Хотя эти шаблоны предоставляют руководство, предлагая предварительно разработанные функции и макеты, они также настраиваются, что дает вам возможность гибко адаптировать их к вашим потребностям.

Как использовать Excel для управления проектами

Вот несколько советов, инструментов, функций и идей о том, как использовать Excel в вашей стратегии управления проектами:

1. Управление сроками проекта

Один из способов использования электронной таблицы — создание графиков проекта и отслеживание их по мере продвижения к ключевым вехам. Программа включает в себя функции, позволяющие создавать временные шкалы и диаграммы, помогающие визуализировать расписание проекта. Эти диаграммы могут показать, сколько времени могут занять определенные задачи, когда начинается каждая задача и крайний срок для каждой задачи или цели проекта. В программе диаграмма представляет каждую задачу в виде горизонтальной линии или полосы, создавая четкое визуальное расписание, которое легко прочитать с первого взгляда.

Чтобы использовать эту функцию, рассмотрите возможность загрузки шаблона временной шкалы проекта. Хотя может потребоваться время, чтобы научиться использовать функции шаблона, они могут дать рекомендации по процессу создания временной шкалы. Использование шаблона также может сэкономить время, которое вы могли бы потратить на создание собственной временной шкалы без помощи уже существующей функции, особенно если у вас меньше опыта использования программы. Если у вас есть опыт работы с программным обеспечением, вы можете создать собственную временную шкалу, чтобы иметь больший контроль и гибкость при адаптации ее к вашим потребностям.

2. Мониторинг выполнения задачи

После создания плана проекта использование диспетчера задач может стать отличным способом отслеживать ваш прогресс в выполнении конкретных заданий проекта. Например, вы можете отслеживать свои ежедневные, долгосрочные и краткосрочные задачи по дате начала, дате окончания и проценту выполнения. Чтобы использовать эту функцию, каждая задача имеет отдельную запись в электронной таблице. Включите столбцы для каждого аспекта проекта, который вы хотите отслеживать, и рассмотрите возможность создания столбца для записи заметок, чтобы помочь себе оставаться организованным. Если вы работаете в команде, рассмотрите возможность добавления столбца, чтобы отслеживать, кто отвечает за каждую задачу.

Вы можете использовать тот же шаблон, что и временная шкала, чтобы включить в электронную таблицу монитор хода выполнения задачи. Включение вашей временной шкалы и списка задач в один и тот же документ упрощает централизованное хранение всей информации о ваших сроках и расписании заданий. Если вы решили не использовать шаблон для своей временной шкалы, вы можете вручную создать собственную систему отслеживания хода выполнения задачи, непосредственно вводя каждую задачу в свою электронную таблицу.

3. Планирование и отслеживание использования ресурсов

Еще один способ использования электронной таблицы — планирование и управление ресурсами на протяжении всего проекта. Ресурсы включают физические материалы, персонал и оборудование. В зависимости от типа и количества ресурсов, необходимых для вашего проекта, вы можете создать отдельные листы для каждого типа ресурсов, которыми вы управляете. Например, способ настройки электронной таблицы для управления материальными ресурсами может отличаться от способа организации страницы для управления персоналом. Наличие отдельных электронных таблиц для этих ресурсов позволяет разрабатывать каждый документ в соответствии с конкретными потребностями планирования и отслеживания каждого ресурса.

4. Контроль часов проекта

Создание электронной таблицы может помочь вам контролировать, сколько часов ваша команда тратит на проект. Отслеживание почасовой работы важно, если ваши клиенты платят по часам или если члены вашей команды получают почасовую заработную плату. Данные, записанные в этой электронной таблице, также могут помочь вам лучше понять время, затрачиваемое на выполнение определенных задач. Вы можете обнаружить, что некоторые задачи занимают больше времени, чем ожидалось, или меньше времени, чем вы изначально планировали. Знание того, сколько времени в среднем занимают определенные задачи, может помочь вам скорректировать график проекта и сделать более точные прогнозы управления временем.

Программа предлагает шаблон для построения табелей учета рабочего времени. Это может быть простой и удобный способ интегрировать табель учета рабочего времени в ваш документ. Вы также можете создать свой собственный, чтобы лучше контролировать, какую информацию вы собираете в своем расписании. Например, вы можете сделать свое расписание настолько простым или сложным, насколько это необходимо для проекта. Если вы наблюдаете за небольшой командой почасовых сотрудников, вам может не понадобиться обширная система учета рабочего времени. Тем, кто управляет большим коллективом сотрудников, зарабатывающих по разным ставкам, может понадобиться более подробная система отслеживания.

5. Хранение и отслеживание информации о бюджете

Электронная таблица Excel также может быть отличным способом планирования и управления бюджетом проекта. Поскольку программное обеспечение включает в себя различные варианты финансовых расчетов, оно может быть удобным вариантом для хранения и управления финансами вашего проекта. Вы можете создать простую систему для отслеживания своих расходов и сравнения их с вашими доходами, чтобы убедиться, что ваш проект не выходит за рамки бюджета. Хотя другие программы могут предлагать больше вариантов финансового планирования, создание бюджета в Excel является простым и может быть эффективным выбором для небольших или средних проектов.

6. Создание отчетов по проекту

Вы можете использовать программу для создания пользовательских отчетов по проекту на основе данных, которые вы вводите в свои электронные таблицы. Эти отчеты позволяют вам оценить свою эффективность на ключевых этапах разработки проекта. Например, вы можете создавать отчеты, которые показывают, насколько эффективно вы работаете над достижением целей, насколько хорошо вы соблюдаете сроки и спецификации бюджета и насколько продуктивна ваша команда в рабочее время. На основе этих отчетов вы можете либо скорректировать свой план проекта, чтобы ваши цели соответствовали вашей способности их достичь, либо внести изменения в свои рабочие привычки, чтобы лучше достичь целей проекта.

7. Отслеживание критических путей и приоритетов задач

Вы также можете использовать электронную таблицу для анализа задач проекта и определения последовательности выполнения ваших заданий. Некоторые задачи проекта могут зависеть от завершения других, поэтому электронная таблица может помочь вам спланировать весь объем проекта, позволяя определить, какие задания нужно закончить в первую очередь и сколько времени может занять весь проект. Знание того, сколько времени может занять каждый этап разработки проекта, поможет вам спланировать график проекта и оценить приоритеты задач.

Чтобы включить эту функцию в свою электронную таблицу, вы можете загрузить шаблон для отслеживания критического пути. Шаблон создает визуальное представление, которое определяет, какие задачи являются критическими для вашего проекта, а какие — некритическими. Это может помочь вам расставить приоритеты в ваших задачах. Кроме того, в шаблоне указаны даты начала и окончания для каждой задачи, чтобы вы могли управлять своими сроками и при необходимости вносить коррективы в сроки. Хотя вы можете создать средство отслеживания критического пути без шаблона, шаблон создает наглядную диаграмму, которая может быть более удобной, чем создание собственной.

8. Наблюдение и определение этапов проекта

Наконец, вы можете использовать электронную таблицу для отслеживания этапов вашего проекта. Электронная таблица позволяет вам определить и перечислить каждый ключевой этап в развитии вашего проекта. Вы можете использовать его в качестве контрольного списка для отслеживания ваших достижений и оценки вашего прогресса в достижении основных целей. Это отличный способ оценить ваш общий прогресс в проекте и может хорошо работать как часть графика проекта. Включение отслеживания вех в вашу временную шкалу обеспечивает еще один визуальный индикатор вашей производительности и может помочь вам продемонстрировать свой прогресс членам команды или заинтересованным сторонам проекта.

Вы можете включить шаблон вехи проекта, который создает визуальное представление достигнутых или ожидаемых вех. Визуальное представление позволяет легко определить ваш прогресс с первого взгляда, что может быть полезно для общения с заинтересованными сторонами проекта и членами вашей команды. Шаблон может не понадобиться, если вы отслеживаете вехи для внутренних или личных целей. Поскольку для настройки шаблона может потребоваться время, вы можете предпочесть сохранить простой или неформальный контрольный список вех как часть графика проекта или документа планирования.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.