Групповое общение: определение, типы и лучшие практики
Обычно группы внутри бизнеса совместно работают над проектами. Когда группы работают над достижением общей цели, важно иметь функциональные средства связи, чтобы помочь всем понять, как они могут работать вместе для достижения этой цели. Эффективное групповое общение может помочь участникам понять свои обязанности, сориентироваться в возможных неудачах и поддержать друг друга, работая вместе над выполнением задачи. В этой статье мы даем определение групповому общению, объясняем его преимущества, намечаем некоторые каналы группового общения и даем советы по улучшению этого типа общения.
Что такое групповое общение?
Групповое общение — это акт отправки и получения сообщений нескольким членам группы. В деловой среде группы часто используют этот тип общения для обмена идеями, определения целей и мотивации других участников. Размер групп может варьироваться, но обычно они включают не менее трех членов и до 20 членов. Групповое общение может быть полезным для групп любого размера, от небольших фокус-групп до целых отделов. Когда группы общаются эффективно, они могут обмениваться необходимой информацией, работая над достижением общих целей.
Существует много типов каналов группового общения, и важно выбрать метод, который работает для большинства участников, чтобы все получали и понимали общие сообщения. У членов группы могут быть разные стили общения, поэтому для достижения общих целей группы может потребоваться более одного типа общения. Например, руководитель группы может проводить еженедельные собрания для обсуждения прогресса команды, а также использовать электронную почту для более регулярного общения.
Преимущества группового общения
Групповое общение имеет много преимуществ на рабочем месте, в том числе:
Предоставление членам группы возможности генерировать идеи и решения для достижения их общей цели.
Побуждение участников к принятию решений в группе.
Создание способа для команды построить взаимопонимание друг с другом.
Установление взаимного уважения и понимания между членами группы.
Обеспечить ясность и прозрачность целей и ожиданий.
Групповые каналы связи
Вот некоторые распространенные типы каналов групповой коммуникации:
Личные встречи
При личном собрании группы группа собирается в одном месте, чтобы обсудить свой прогресс в достижении общей цели, определить возможности для улучшения и отметить работу других членов команды. Этот тип канала групповой коммуникации может быть полезен для групп с четко определенным лидером, например менеджером или руководителем проекта. Эти лидеры могут определить ожидания от встречи, предоставить повестку дня и получить отзывы от других членов группы.
Конференц-связь
Конференция или видеовызов аналогичны совещанию команды, но позволяют удаленным сотрудникам присоединиться к обсуждению, где бы они ни работали. Каждый член группы присоединяется к вызову по линии конференции или платформе видеоконференцсвязи, чтобы обсудить задачу. Конференц-связь или видеозвонок хорошо работают, когда один человек настраивает звонок, чтобы избежать путаницы в отношении того, когда и как это происходит. Этот канал связи также может быть идеальным, когда группа хочет общаться с другими ключевыми заинтересованными сторонами проекта, которые могут работать за пределами своей организации.
Цифровые сообщения
Цифровые сообщения, отправленные по электронной почте или онлайн-платформе обмена сообщениями, могут обеспечить более неформальный тип общения между членами группы по сравнению с групповыми собраниями, конференциями или видеозвонками. Через этот канал участники группы могут отправлять цифровые сообщения для обмена идеями, задавать вопросы и сообщать о своем прогрессе. Из-за мгновенного характера технологии члены группы могут обмениваться информацией через этот канал быстрее, чем через другие. Этот канал связи также может быть эффективным выбором, когда нет явного лидера группы, поскольку все, вероятно, имеют одинаковый доступ к технологии.
Заметки
Меморандум, более известный как меморандум, представляет собой письменное сообщение, которое один член группы распространяет среди других членов. Заметки представляют собой формальный тип группового общения и обычно содержат важную информацию о задаче группы. Записка обычно имеет структуру, аналогичную письму, с указанием даты записки, предполагаемых получателей и строки темы перед сообщением. Этот тип канала связи может хорошо работать, когда участникам, работающим в одном офисе, необходимо передать секретную или конфиденциальную информацию, связанную с их проектом.
Советы по улучшению группового общения
Вот несколько советов по налаживанию эффективного группового общения в вашей команде:
Поощряйте открытое обсуждение
Прежде чем приступить к работе над проектом, члены команды могут захотеть собраться вместе для обсуждения, которое побуждает всех участников участвовать в канале группового общения. Поддерживая открытое общение, участники обычно чувствуют себя более способными делиться своими мыслями и мнениями с другими людьми в команде. Если есть лидер группы, этот человек может захотеть установить политику рассмотрения всех идей любого члена без немедленного суждения или предвзятости. Этот тип руководства может помочь участникам чувствовать себя более комфортно при общении в групповом канале.
Установите обязанности
При работе в группах полезно обеспечить, чтобы у каждого члена была индивидуальная роль или ответственность, чтобы группа могла успешно выполнить свою общую задачу. Потратьте некоторое время в начале проекта, чтобы установить цели, наметить ключевые шаги для достижения этих целей и определить члена группы, который может контролировать каждый шаг. Установление четких и конкретных обязанностей для каждого члена группы может помочь избежать путаницы или неправильного понимания их роли в команде, а также установить ответственность, чтобы каждый участник работал над достижением общей цели.
Подчеркните командную работу
При работе в группе успех команды может зависеть от того, насколько хорошо ее члены работают вместе для достижения своих целей. Важно установить чувство командной работы, чтобы каждый участник чувствовал мотивацию внести свой вклад в достижение успеха группы. Группы, которые испытывают чувство товарищества, могут с большей вероятностью эффективно вести переговоры и решать конфликты быстро и профессионально. В командной среде участники также могут чувствовать себя более склонными помогать друг другу с различными задачами, чтобы группа двигалась к своей общей цели.