Wie lange sollten Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

11. September 2021

Die Führung korrekter Geschäftsunterlagen spielt eine wichtige Rolle bei der Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Einige Aufzeichnungen müssen aus rechtlichen Gründen für eine bestimmte Zeit verfügbar sein. Beispielsweise kann der Internal Revenue Service (IRS) Steuerunterlagen für die letzten sieben Jahre anfordern. In diesem Artikel besprechen wir, was Geschäftsunterlagen sind, welche verschiedenen Arten es gibt und wie lange Sie bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahren sollten.

Was sind Geschäftsunterlagen?

Geschäftsunterlagen sind Dokumente, die zur Erfassung und Speicherung von Informationen über verschiedene Geschäftsbeziehungen und Transaktionen dienen. Geschäftsunterlagen können physische Kopien von Dokumenten sein, die in Aktenschränken oder Dokumentenbibliotheken aufbewahrt werden, oder sie können digital sein und auf Computern, virtuellen Clouds oder Datenbanken gespeichert werden. Es gibt zwei Arten von Geschäftsunterlagen: aktive und inaktive. Diese Datensätze weisen die folgenden Merkmale auf:

Aktiv: Auf diese Datensätze sollte regelmäßig zugegriffen werden. Als aktive Geschäftsunterlagen gelten beispielsweise die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens oder die Arbeitszeittabellen Ihrer Mitarbeiter für einen bevorstehenden Lohnzeitraum.
Inaktiv: Auf diese Datensätze muss nicht regelmäßig zugegriffen werden. Beispielsweise gelten alle Aufzeichnungen, die Sie zu historischen Zwecken verwalten, wie z. B. Finanz- oder Rechtsunterlagen, als inaktiv. Sie können nur bei Bedarf darauf zugreifen.

Um die Zugänglichkeit zu gewährleisten, sollten Datensätze bei der Speicherung in Kategorien eingeordnet werden, die von Ihrer spezifischen Organisation definiert werden.

Liste der Geschäftsunterlagen

In einer Organisation gibt es verschiedene Arten von Geschäftsunterlagen. Die häufigsten Arten von Geschäftsdokumenten sind:

Versicherungsunterlagen

Versicherungspolice-Dokumente enthalten wichtige Informationen über die Einzelheiten Ihres Versicherungsschutzes und Selbstbehalte, die Ihr Unternehmen schützen oder Ihnen eine Entschädigung für bestimmte Verluste bieten können. Möglicherweise verfügen Sie über eine Versicherung für verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens, beispielsweise eine allgemeine Betriebshaftpflichtversicherung, die Ihr Unternehmen vor Verlusten schützt, eine Mieterversicherung oder sogar eine Kfz-Versicherung. Wenn Sie aus irgendeinem Grund jemals eine Versicherung beantragen müssen, müssen Sie einen Nachweis vorlegen, dass Sie versichert sind. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise auf Versicherungsdokumente zugreifen, um nachzuweisen, dass Sie versichert sind, wenn Ihr Unternehmen gehackt wird.

Legale Dokumente

Unterschiedliche Geschäftsstrukturen können unterschiedliche Arten von Rechtsdokumenten haben. Beispielsweise verfügt ein Einzelunternehmen oder eine LLC über Rechtsdokumente, oder wenn Sie ein eingetragenes Unternehmen besitzen, verfügen Sie über Rechtsdokumente, sogenannte Statuten, die Sie im Auge behalten müssen. Wenn Sie diese Rechtsdokumente in Ihren Geschäftsunterlagen aufbewahren, beweisen Sie, dass Ihr Unternehmen Ihnen gehört.

Buchführung

Diese Aufzeichnungen sind die Dokumente Ihrer Geschäftsvorfälle. Die Buchhaltungsunterlagen enthalten Informationen über Ihr Kapital, Ihre Einnahmen und Ausgaben. Sie müssen diese Geschäftsunterlagen aus mehreren Gründen aufbewahren. Erstens verlangt die US-Regierung, dass Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens für Steuererklärungszwecke nachverfolgen. Nachdem Sie Ihre Steuern eingereicht haben, müssen Sie Ihre Steuerunterlagen aufbewahren, um nachzuweisen, dass Sie Ihr Einkommen der Bundesregierung gemeldet haben. Der zweite Grund besteht darin, die Gewinne Ihres Unternehmens im Zeitverlauf zu messen und zu bewerten. Dies wird Ihnen helfen, eine Strategie zu entwickeln und festzustellen, ob Sie über genügend Kapital verfügen, um bestimmte Geschäftsausgaben zu decken.

Kontoauszüge

Kontoauszüge, auch „Transaktionsaufzeichnungen“ genannt, sind Aufzeichnungen Ihrer Bankkonten, darunter Girokonten, Ersparnisse, Kreditkarten und Investitionen für Ihr Unternehmen. Sie sollten Kontoauszüge aufbewahren, um sie mit Ihren Buchhaltungsunterlagen abzugleichen und sicherzustellen, dass Ihre Einnahmen und Ausgaben korrekt sind. Wenn sie ungenau sind, werden Ihnen bei der Auswertung beider Arten von Einträgen wahrscheinlich Fehler auffallen. Für die Steuererklärung sind auch Kontoauszüge erforderlich.

Genehmigungen und Lizenzen

Einige Unternehmen benötigen Genehmigungen und Lizenzen, um einen Teil oder das gesamte Unternehmen zu betreiben. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise eine Genehmigung für einen Aufzug in einem Wohngebäude, das Sie besitzen und verwalten, oder Sie benötigen möglicherweise eine Parkerlaubnis, um sicherzustellen, dass Ihr Parkplatz den städtischen Vorschriften und Vorschriften entspricht. Einige dieser Genehmigungen sollten an einer gut sichtbaren Stelle ausgehängt werden, andere sollten in einer Datei versteckt werden. Überprüfen Sie die Genehmigungsanforderungen, um sicherzustellen, dass Sie die geltenden Gesetze einhalten. Genehmigungen und Lizenzen müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden, um zu zeigen, dass Sie die Regeln einhalten.

Unternehmensunterlagen

Diese Aufzeichnungen werden meist in Fabriken oder ähnlichen Unternehmen gefunden. Diese Aufzeichnungen beziehen sich auf die täglichen Aktivitäten des Unternehmens. Beispielsweise würde eine Kundenliste als Unternehmensdatensatz betrachtet.

Mitarbeiterunterlagen

Diese Aufzeichnungen müssen alle notwendigen Informationen über die Mitarbeiter enthalten. Dazu gehören Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter, Disziplinarmaßnahmen, Korrespondenz mit der Personalabteilung und Gehaltsinformationen.

Wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab. Allerdings sind die meisten Unternehmen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Hier sind die gängigsten Richtlinien dafür, wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren sollten:

Gewerbesteuererklärungen: Diese Aufzeichnungen sollten digital oder physisch aufbewahrt und gespeichert werden, bis der IRS Ihre Steuererklärung prüfen kann. Dieser Zeitraum beträgt in der Regel drei Jahre nach Ihrer Einreichung, kann aber auch sechs Jahre betragen, wenn der IRS der Ansicht ist, dass Ihnen bei Ihrer Steuererklärung ein wesentlicher Fehler unterlaufen ist.
Mitarbeiterakten. Mitarbeiterakten müssen nach der Kündigung, dem Rücktritt oder dem Ruhestand des Mitarbeiters sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wenn der Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt wird oder eine Klage gegen das Unternehmen einreicht.
Buchhaltungsunterlagen: Diese Aufzeichnungen müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Einige CPAs empfehlen, jederzeit Finanzberichte, Budgets und Kassenbücher zu führen.
Kontoauszüge: Transaktionsaufzeichnungen wie Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge, eingelöste Schecks und Kassenbelege müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden, sofern sie nicht für andere geschäftliche oder steuerliche Zwecke verwendet werden.
Rechtsdokumente: Rechtsdokumente wie Eigentumsunterlagen, einschließlich Unternehmensgründungsunterlagen, Satzungen und Eigentumsurkunden, müssen jederzeit aufbewahrt werden.

Andere allgemeine Geschäftsdokumente, wie z. B. Versicherungsdokumente oder Genehmigungen und Lizenzen, sollten bis zu ihrem Ablauf aufbewahrt werden, und abgelaufene Dokumente sollten irgendwo aufbewahrt werden, bis Sie neue Genehmigungen, Lizenzen oder Versicherungserklärungen mit genauen Daten erhalten.

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