Was ist Management by Exception? Definition und Prinzipien • BUOM

Management by Exception ist eine Führungstechnik, die Mitarbeiter dazu ermutigt, nur die wichtigsten Themen an das Management zu richten, sodass Unternehmensleiter ihre Bemühungen und Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aufgaben richten können.

In diesem Artikel definieren wir Management by Exception, erklären, wie der Prozess funktioniert, und vergleichen die Vor- und Nachteile dieser Managementstrategie.

Was ist Management by Exception?

„Management by Exception“ ist eine Praxis, die am Arbeitsplatz häufig in der Finanz- und Unternehmensbranche angewendet wird. Diese Praxis ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Vorgesetzten nur zu bestimmten Themen einzubeziehen. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter, der das Budget eines Unternehmens überwacht, seinen Vorgesetzten möglicherweise nur dann kontaktieren, wenn die Rechnung einen bestimmten Betrag unterschreitet. Diese Praxis ermöglicht es Fachleuten, unabhängig zu arbeiten, und gibt Managern Zeit, sich mit dringenderen Problemen als dem normalen Tagesgeschäft zu befassen.

Es stellt außerdem sicher, dass Managementexperten den Großteil ihrer Zeit in die Entwicklung neuer Richtlinien und das Treffen von Unternehmensentscheidungen investieren, anstatt sich in das Tagesgeschäft des Unternehmens einzumischen.

Wie funktioniert Management by Exception?

Steuern Sie die Verwendung von Ausschlussfunktionen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Legen Sie den Standard für den Normalbetrieb fest

Um zu entscheiden, mit welchen Themen sich Mitarbeiter an Manager wenden, muss das Unternehmen einen Standard für den täglichen Betrieb festlegen. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter die normalen Abläufe des Arbeitstages sowie die Normen für bestimmte Themen versteht.

Wenn auf einem Firmenkonto beispielsweise jeden Freitag eine Einzahlung eingeht, ist es wichtig, dass die für das Konto verantwortlichen Mitarbeiter dieses wöchentliche Muster erkennen. Auf diese Weise können Mitarbeiter den Manager benachrichtigen, wenn das Konto am Freitag keine Einzahlung erhält, da dies außerhalb der normalen Betriebsstandards liegt.

2. Aufbau einer Hierarchie

Als eine Praxis des „Management by Exception“ organisieren einige Unternehmen das Management innerhalb ihres Unternehmens so, dass sich untergeordnete Manager mit kleineren Problemen befassen, während sich Mitglieder der oberen Führungsebene mit größeren Problemen befassen. Zwar übernehmen nicht alle Unternehmen diese Methode der Integration von Hierarchien in ihr Management durch die Ausschlusspraxis, aber diejenigen, die dies tun, legen fest, wem Mitarbeiter bestimmte Probleme melden.

Beispielsweise kann ein Manager in einem Unternehmen für alle budgetbezogenen Fragen verantwortlich sein, während ein anderer für Fragen des Mitarbeiterverhaltens verantwortlich sein kann.

3. Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter

Durch die Bewertung der Mitarbeiterleistung können Führungskräfte verstehen, wie die Leistung ihrer Mitarbeiter im Vergleich zum Idealstandard des Unternehmens abschneidet. Die Überwachung der Unternehmensleistung ist ein wichtiger Schritt bei der Bewältigung meiner Ausgrenzung, da Manager und andere Mitarbeiter so erkennen können, wann ein Eingreifen des Managements erforderlich ist.

4. Untersuchen und beheben Sie Ausnahmen

Wenn Fachkräfte Situationen oder Daten entdecken, die im Widerspruch zu den Unternehmensnormen stehen, melden sie dies dem zuständigen Manager. Der Manager arbeitet dann im Team oder unabhängig an der Lösung des Problems. Wenn ein Manager beispielsweise erfährt, dass eine Abteilung ihre Leistungsziele nicht erreicht, wird er die Ursache untersuchen. Dies motiviert sie, eine Lösung für das Problem zu finden und die Standards des Unternehmens wiederherzustellen.

Grundsätze des Ausnahmemanagements

Fachleute charakterisieren Management by Exception durch die folgenden Grundsätze:

Delegation

Beim Ausnahmemanagement werden Aufgaben mit niedrigerer Priorität delegiert. Da diese Geschäftspraxis nicht erfordert, dass Manager in jeden Aspekt des Tagesgeschäfts des Unternehmens einbezogen werden, erledigen die Mitarbeiter mehr Routineaufgaben und helfen bei der Überwachung der Produktivität. Manager sind für größere Aufgaben verantwortlich, beispielsweise für das Treffen finanzieller Entscheidungen für das Unternehmen und die Umsetzung von Arbeitsplatzrichtlinien.

Organisation

Damit ein Unternehmen „Management by Exception“ effektiv praktizieren kann, nutzen Fachleute organisatorische Fähigkeiten, um etwaige Abweichungen von den Unternehmensnormen zu überwachen. Fachleute schauen sich dann die Managementorganisation in ihrem Unternehmen an, um zu entscheiden, wen sie auf die Abweichung aufmerksam machen.

Berufliche Weiterentwicklung

Durch die Festlegung eines Standards für die Unternehmensleistung und die Möglichkeit für Fachkräfte, kleinere Probleme unabhängig von der Aufsicht zu lösen, fördert Management by Exception die berufliche Weiterentwicklung. Ein Leistungsstandard kann es Mitarbeitern, deren Leistung unter diesem Standard liegt, auch ermöglichen, zu verstehen und sich vorzustellen, wie sie ihr Arbeitspotenzial steigern können.

Leistung

Unternehmen, die „Management by Exception“ praktizieren, streben danach, einen effizienten und produktiven Arbeitsplatz zu schaffen. Management by Exception hilft Unternehmen dabei, dies zu erreichen, indem es dafür sorgt, dass sich leitende Fachkräfte auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren, während andere Fachkräfte bei der Erreichung alltäglicher Betriebsziele helfen.

Gemeinsame Ziele

Bei der Festlegung des Leistungsniveaus am Arbeitsplatz legen Unternehmen auch Unternehmensziele fest. Dies liegt daran, dass der Standard, den ein Unternehmen an seine Mitarbeiter setzt, wahrscheinlich widerspiegelt, was getan werden muss, damit das Unternehmen erfolgreich ist. Jede Person im Unternehmen arbeitet dann daran, diese Ziele zu erreichen und dabei die Unternehmensstandards einzuhalten.

Analyse

Führungskräfte und Mitarbeiter nutzen analytische Prinzipien und Fähigkeiten, um die Unternehmensleistung zu überwachen. Dies ermöglicht es Fachleuten, Unternehmensstandards sicherzustellen und eventuell auftretende Probleme zu erkennen. Auch Manager nutzen die Analyse, um Lösungen für diese Probleme zu finden.

Nachteile des Ausnahmemanagements

Während einige Unternehmen mit Ausnahmemanagementpraktiken erfolgreich sind, ist diese Methode möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet. Hier ist eine Liste der Nachteile des Management-by-Exception, die Sie berücksichtigen sollten:

Weniger hilfreich

Da Ausnahmemanagement auf der Reaktion auf ein Problem basiert, vernachlässigt es möglicherweise die Ergreifung vorbeugender Maßnahmen. Das bedeutet, dass das Unternehmen besser darauf vorbereitet sein kann, das Problem zu lösen, als es zu verhindern. Viele Unternehmen berücksichtigen dies jedoch beim Einsatz von Ausnahmemanagementtechniken und konzentrieren sich sowohl auf die Reaktion auf Probleme als auch auf deren Vermeidung.

Erfordert eine genaue Überwachung

Um effektiv zu arbeiten, müssen Unternehmen, die Management by Exception umsetzen, strenge Überwachungspraktiken etablieren, damit Fachleute Manager alarmieren, wenn ein Problem auftritt. Da sich diese Manager nicht auf das Tagesgeschäft konzentrieren, verlassen sie sich auf andere Fachleute, die sie über etwaige Probleme auf dem Laufenden halten.

Allerdings schulen die meisten Unternehmen, die „Management by Exception“ einsetzen, ihre Mitarbeiter in Beobachtungsfähigkeiten und beschäftigen verantwortungsbewusste Fachkräfte, um sicherzustellen, dass das Managementsystem effektiv und genau ist.

Erweiterte Problemlösung

Ausnahmemanagement erfordert auch, dass alle Unternehmensleiter über außergewöhnliche Fähigkeiten zur Problemlösung verfügen. Dies hilft ihnen, Probleme schnell zu lösen und kreative Lösungen dafür zu finden. Obwohl es sich dabei um eine fortgeschrittene Fähigkeit handelt, erlernen die meisten Managementfachleute diese Fähigkeit unabhängig von der Art und Weise, wie sie ein Unternehmen führen.

Die Vorteile des Ausnahmemanagements

Wenn Unternehmensleiter Management-by-Exception-Praktiken in ihrer Organisation implementieren, kann dies von Vorteil sein. Hier sind einige Vorteile des Ausnahmemanagements, die Sie berücksichtigen sollten:

Effektive Praktiken

Management by Exception ermöglicht es Managern, ihr Unternehmen durch die Delegation von Aufgaben effektiv zu führen. Manager konzentrieren sich auf das Erreichen der Unternehmensziele, während andere Mitarbeiter an alltäglichen Aufgaben arbeiten, um das Unternehmen am Laufen zu halten. Dadurch bleibt jeder im Unternehmen produktiv und kann sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren.

Setzt klare Prioritäten

Durch die Festlegung eines unternehmensweiten Leistungsstandards können Führungskräfte klare Prioritäten setzen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise weiß, wann er einen Vorgesetzten über die Vertragsunterzeichnung mit einem namhaften Kunden informieren sollte, dann versteht er auch, wie wichtig diese Aktivität ist. Wenn Mitarbeiter bestimmte Geschäftspraktiken ohne Eingreifen des Managers ändern können, vermuten sie möglicherweise, dass dies eine untergeordnete Priorität hat.

Motiviert Mitarbeiter

Da Management by Exception es den Mitarbeitern ermöglicht, unabhängig zu arbeiten, kann es die Mitarbeiter motivieren, mehr Verantwortung bei der Arbeit zu übernehmen. Da diese Geschäftspraxis Fachkräfte dazu ermutigt, sich auf die Produktivität zu konzentrieren, kann sie den Mitarbeitern auch dabei helfen, ihr Arbeitspotenzial zu steigern. Wenn eine Fachkraft besonders an der Lösung von Problemen interessiert ist, kann Management by Exception Mitarbeiter auch dazu motivieren, Führungspositionen anzustreben.

Lösen Sie Probleme schnell

Durch die Praxis des Ausnahmemanagements können Fachleute schnell auf jedes auftretende Problem reagieren. Dies kann Unternehmen dabei helfen, Probleme zeitnah zu lösen. Management by Exception fördert auch eine effektive Kommunikation, die es Managern ermöglicht, schnell Lösungen für Probleme zu finden.