Was ist IT-Projektmanagement? (mit Vorteilen und Tipps) • BUOM

2. April 2022

Viele IT-Projekte sind dynamisch, da sich Technologien häufig ändern und Benutzer häufig eine größere Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit wünschen. IT-Projektmanager sind in der Regel bestrebt, diese Initiativen pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen, um ihre Ziele zu erreichen. Mithilfe des IT-Projektmanagements können Sie klare Strategien entwickeln, die für den Gesamterfolg des Unternehmens bei einem bestimmten Projekt entscheidend sind. In diesem Artikel erklären wir, was IT-Projektmanagement ist, wie der Prozess funktioniert, welche Vorteile er bietet und Tipps für den Erfolg Ihrer Projekte.

Was ist IT-Projektmanagement?

Beim IT-Projektmanagement handelt es sich um den Prozess der Planung, Koordinierung und Delegation der Verantwortung zur Erreichung spezifischer IT-Ziele für eine Organisation. Ein IT-Projekt kann Softwareentwicklung, Hardware-Installation oder -Upgrades, Netzwerk-Upgrades, Geschäftsanalysen und Datenverwaltungsinitiativen umfassen. Die Hauptaufgabe eines IT-Projektmanagers besteht darin, die Entwicklung und Umsetzung des Projekts zu überwachen und die tägliche Arbeit der Technologieabteilung zu erleichtern.

Wie funktioniert IT-Projektmanagement?

Der Projektlebenszyklus beschreibt den technischen Umfang und die Ergebnisse für die Fertigstellung von IT-Projekten. Ein typischer Lebenszyklus des IT-Projektmanagements umfasst die folgenden Phasen:

1. Identifikation

Die Identifikationsphase beginnt, nachdem Sie das Projekt identifiziert haben, das Sie verwalten möchten. In dieser ersten Phase des Projektlebenszyklus geht es darum, den Projekthintergrund zu definieren und Vorschläge zur Prüfung vorzubereiten. In dieser Phase fordert oder erhält der Sponsor einen Business Case, der eine kurze Beschreibung des Zwecks und der Notwendigkeit des Projekts, Kostenschätzungen, Zeitplan und mögliche Risiken enthält. Letztendlich entscheidet der Sponsor über die Fortsetzung des Projekts.

2. Einweihung

Die zweite Phase im Leben eines Projekts beginnt mit der offiziellen Förderung. Der IT-Projektmanager kann in dieser Phase auch das gesamte Projekt überprüfen, um seine Durchführbarkeit zu bestätigen. Bei der Erstellung eines Arbeitsplans klärt der IT-Projektleiter alle Aufgaben, um eine reibungslose Ausführung zu ermöglichen. Das Hauptprodukt dieser Phase ist die Projektcharta, ein kurzes Dokument, das das gesamte Projekt beschreibt.

Die Anfangsphase kann Folgendes umfassen:

• Stakeholder identifizieren

• Einen Zeitplan für ein Projekt festlegen

• Begründung der Notwendigkeit des Projekts

• Identifizieren der wichtigsten Projektergebnisse, Annahmen, Stärken und Schwächen

Anschließend genehmigt der Sponsor die Satzung des IT-Projektmanagers, sodass das Projekt in die nächste Phase übergehen kann.

3. Definition

Der Projektdefinitionsschritt beginnt, nachdem der Vorschlag genehmigt wurde. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Ziele und Bedürfnisse des Projekts festlegen und finalisieren, was es zur wichtigsten Phase macht. Beispielsweise können Sie sich das Ziel setzen, in den nächsten drei Monaten jeden Tag 1.000 Besucher auf Ihre Website zu locken, oder 40 % der Nutzer der kostenlosen Testversion dazu zu bringen, innerhalb eines Monats auf Premium-Pläne umzusteigen. Auf diese Weise kann der Umfang des Projekts festgelegt und ein effektiver Plan erstellt werden.

4. Planung

Der Projektplan umfasst den Projektzeitplan, Ressourcen, Budgetanforderungen, Leistungskennzahlen und Maßnahmen zur Bewältigung von Änderungen, Risiken und Kommunikation. Projektteams erledigen Aufgaben oft pünktlich und innerhalb des Budgets mithilfe einer effektiven und umfassenden Strategie. Die Daten, die Sie während der Planungsphase sammeln, sind für die nächsten Schritte von entscheidender Bedeutung. Versuchen Sie daher, Ihrem Team genügend Zeit einzuräumen, um die Daten im Detail zu analysieren. Am Ende dieser Phase genehmigt der Sponsor in der Regel den Projektplan.

5. Lieferung

Ein IT-Entwicklungsprojekt befindet sich in der Implementierungsphase des Lebenszyklus, nachdem Sie die Projektergebnisse abgeschlossen und den Sponsoren den Fortschritt gemeldet haben. Bei der Geburt gibt es zwei Unterphasen, die gleichzeitig stattfinden. Die erste ist die Implementierung, bei der das Projektteam die im Zeitplan aufgeführten Aktivitäten abschließt und Projektergebnisse erstellt. Der zweite Teil der Umsetzungsphase umfasst die Überwachung und Kontrolle, also die spezifischen Aktivitäten, die zur Überwachung des Projektfortschritts erforderlich sind.

Der Projektsponsor oder andere Stakeholder fordern während der gesamten Implementierungsphase häufig Projektstatusberichte und Briefings vom Team an. Wenn der Projektsponsor das Projekt annimmt, sind die Ausführungsphasen abgeschlossen, es sei denn, der Projektsponsor oder Stakeholder möchte weitere Details über den Projektfortschritt und Berichte wissen.

6. Verkauf

In der letzten Phase des Projekts stellt das Team sicher, dass alle Aufgaben abgeschlossen sind, um das Projekt offiziell abzuschließen. Das IT-Projektteam oder der Manager notiert außerdem alle gewonnenen Erkenntnisse und archiviert Dokumente zur späteren Bezugnahme, sobald das Projekt abgeschlossen und angenommen ist. Anschließend kommuniziert der IT-Projektmanager die Projektergebnisse an den Service Desk, die Betriebsabteilung oder die Mitarbeiter.

Vorteile des IT-Projektmanagements

Der Projektingenieur, der Manager, die Kunden und die am Projekt arbeitenden Teams können alle vom IT-Projektmanagement profitieren. Für die Arbeit an einer Vielzahl von IT-Projekten ist es wichtig, die folgenden Vorteile zu verstehen:

Verbesserte Leistung

Mithilfe einer hervorragenden Projektmanagementstrategie ist es möglich, ein IT-Projekt erfolgreich abzuschließen. Ihre Arbeit kann effektiver werden, wenn Sie lernen, Ihr Team kontinuierlich auf ein gemeinsames Ziel hinzuführen. Produktivität ist von entscheidender Bedeutung, um die Geldinvestitionen in Güter und Dienstleistungen des täglichen Bedarfs zu reduzieren, was dazu beitragen kann, ein Unternehmen profitabler zu machen.

Erhöhter Status und Wettbewerbsvorteil

Nachrichten über exzellentes IT-Projektmanagement können sich am Arbeitsplatz und darüber hinaus schnell verbreiten. Eine außergewöhnliche Projektleistung kann Ihnen helfen, Ihre Position auf dem Markt zu stärken. Ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz ist oft entscheidend, um mehr Kunden zu gewinnen und die Markentreue zu erhöhen.

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Der Einsatz eines hervorragenden IT-Projektmanagements kann auch dazu beitragen, Ihr Kundenerlebnis zu verbessern. Ihre Kunden sind mit größerer Wahrscheinlichkeit zufriedener, wenn Sie den Auftrag pünktlich und im Rahmen des Budgets abschließen. Kunden können immer wieder mit mehr Aufträgen zu Ihnen zurückkommen und Ihrem Unternehmen so mehr Umsatz bescheren. Darüber hinaus kann ein zufriedener Kunde Ihre Bekanntheit durch Empfehlungen steigern.

Verbesserte Anpassungsfähigkeit

IT-Projekte sind in der Regel abwechslungsreich, sodass sich Manager besser an unterschiedliche Situationen anpassen können. Mit dem Projektmanagement können Sie einen Plan entwickeln, um jedes einzelne Projekt termingerecht und innerhalb des erforderlichen Budgets abzuschließen. IT-Projektmanager können auch lernen, die Richtung eines Projekts zu ändern, wenn sie ein alternatives Ziel finden, was für kleine und mittlere Unternehmen nützlich sein kann.

Erweitern Sie Ihre Dienstleistungen

Mit exzellenten IT-Projektmanagement-Strategien können Sie Ihre Leistungen erweitern und neue Geschäftsperspektiven eröffnen. Denn wenn Sie gut an mehreren Projekten arbeiten, können Sie Ihren Kundenstamm erweitern. Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie für Wachstum bereit sind, wählen Sie den idealen Weg, um die Erweiterung Ihres Serviceangebots zu bewältigen. Sie können beispielsweise Ihrem Bestand neue Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen oder in neue Märkte expandieren.

Verbesserte Teamentwicklung und -wachstum

Durch IT-Projektmanagement können Sie positive Ergebnisse nutzen, um Ihrem Team das Selbstvertrauen und die Motivation zu geben, seine Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Mitarbeiter können aufgrund neuer Fähigkeiten, die nichts mit ihrer Ausbildung oder den Erfahrungen zu tun haben, die sie lernen müssen, zu Neulingen werden. IT-Projektmanagement kann ihnen die Eingewöhnung in ungewohnte Rollen bei potenziellen beruflichen Veränderungen erleichtern.

Verbesserte Risikobewertung

IT-Projektmanagement hilft Ihnen, ein Projekt erfolgreich abzuschließen und Risiken besser einzuschätzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Risiken einzuschätzen und zu reduzieren, darunter:

• Treffen Sie fundierte Vorhersagen bei der Integration neuer Hardware, Netzwerke und Software

• Setzen Sie realistische Erwartungen an das Unternehmen, die Kunden und andere Stakeholder

• Aktualisieren Sie Ihre Projekte regelmäßig entsprechend neuen Technologien und Zeitplänen

Tipps zum IT-Projektmanagement

Ob Sie ein neuer oder erfahrener IT-Projektmanager sind, die folgenden Tipps können Ihnen beim IT-Projektmanagement zum Erfolg verhelfen:

• Sei proaktiv. Bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen, notieren Sie sich alle Bereiche, die zusätzliche Aufmerksamkeit oder besondere Fähigkeiten erfordern. Ein proaktiver Ansatz ermöglicht es einem Projekt, von einer Phase zur nächsten bis zur Fertigstellung überzugehen, unabhängig von möglichen Problemen auf dem Weg.

• Verstehen Sie Ihr Team. Wenn Sie die Fähigkeiten jedes Teammitglieds kennen und den Beitrag jedes Einzelnen verstehen, können Sie Verantwortlichkeiten effektiv delegieren. Typischerweise möchten Sie Aufgaben an Mitarbeiter verteilen, die sie pünktlich erledigen und qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.

• Verwenden Sie IT-Management-Software. Versuchen Sie, Tools zu verwenden, mit denen Sie den Projektfortschritt sofort verfolgen können, um die Kontrolle über die Richtung des Projekts zu behalten. Für den Start und die Verwaltung von Projekten stehen viele Tools zur Verfügung. Entscheiden Sie sich daher bereits in der Planungsphase für die Tools, die für Sie am besten geeignet sind.

• Führen Sie eine Projekt-Retrospektive durch. Erwägen Sie, gegen Ende des Projekts eine Präsentation abzuhalten, um notwendige Verbesserungen zu ermitteln. Durch eine Retrospektive können Sie außerdem feststellen, was gut gelaufen ist und welche Strategien Sie für nachfolgende Projekte anwenden können.