Was ist ein Status-Update-Meeting? (Plus Tipps und Vorteile) • BUOM

2. April 2022

Statusaktualisierungsbesprechungen sind regelmäßige Konferenzen, die Fachleute abhalten, um ihr Team über den Fortschritt eines Projekts zu informieren. Es ist wahrscheinlich, dass Sie an Besprechungen zur Statusaktualisierung teilnehmen oder diese sogar vereinbaren, unabhängig davon, in welchem ​​Bereich oder in welcher Branche Sie tätig sind. Wenn Sie in naher Zukunft mit einem Projekt beginnen, kann es hilfreich sein, zu wissen, was ein Statusaktualisierungstreffen ist, und einige Tipps für die Planung zu geben.

In diesem Artikel definieren wir Statusaktualisierungsbesprechungen, erklären, warum sie wichtig sind, gehen auf einige der Vorteile dieser Art von Besprechungen ein und listen einige hilfreiche Tipps auf, die Sie bei der Planung berücksichtigen sollten.

Was ist ein Status-Update-Meeting?

Eine Statusaktualisierungsbesprechung ist eine regelmäßig geplante Besprechung, die Sie abhalten, um andere über den Status einer Sache, beispielsweise eines Projekts, zu informieren. Diese Art von Besprechungen gibt es, um dem Team dabei zu helfen, den Überblick über den Projektzeitplan zu behalten, sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen, Aktualisierungen des Fortschritts auszutauschen und wichtige Änderungen am Projekt zu besprechen. In Statusaktualisierungsbesprechungen besprechen Sie in der Regel die Erfolge und Misserfolge, mit denen Ihr Team derzeit konfrontiert ist, identifizieren Probleme, erstellen Aktionspläne zur Lösung von Problemen und organisieren oder reorganisieren Ressourcen nach Bedarf.

Führungskräfte am Arbeitsplatz wie Projektmanager, Abteilungsleiter, Präsidenten, CEOs oder Geschäftsführer halten häufig Besprechungen zur Statusaktualisierung ab. An diesen Besprechungen können möglichst viele oder möglichst wenige Mitarbeiter beteiligt sein, je nachdem wie direkt am Projekt beteiligt sind, wie zum Beispiel der Projektleiter, und solche, die keinen direkten Einfluss darauf haben, wie zum Beispiel ein Mitarbeiter in der Buchhaltung groß ist das Ziel. Projekt und Thema des Treffens.

Warum sind Statusaktualisierungstreffen wichtig?

Besprechungen zur Statusaktualisierung sind am Arbeitsplatz aus verschiedenen Gründen wichtig, da sie folgende Funktionen erfüllen:

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Statusaktualisierungsbesprechungen sind wichtig, da sie eine Plattform für den Austausch des Projektstatus schaffen und als Mittel zur Kommunikation und zum Austausch von Informationen über den Projektfortschritt dienen. Ohne diese Besprechungen wären die Teammitglieder nicht auf dem neuesten Stand und könnten möglicherweise nicht so effektiv sein, wie sie sein könnten. Die Bereitstellung möglichst umfassender Informationen für alle an einem Projekt Beteiligten kann dabei helfen, alle auf dem Laufenden zu halten und sie auf den Erfolg vorzubereiten.

Helfen Sie dabei, den Fortschritt mit einem vorab festgelegten Zeitplan zu vergleichen

Statusaktualisierungsbesprechungen konzentrieren sich auf die Weitergabe des Status eines bestimmten Projekts, einer bestimmten Aktivität oder Aufgabe. Typischerweise halten sich Projekte an bestimmte Zeitrahmen, die bestimmte Meilensteine ​​und Erfolge definieren, die sie zu bestimmten Zeitpunkten erreichen müssen. Aus diesem Grund können Sie bei dieser Art von Besprechung Aktualisierungen über den Fortschritt des Projekts austauschen und diese Informationen dann zum Vergleich mit dem erwarteten Fortschritt verwenden. Dies kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, was Sie bei der Ausführung des Projekts ändern müssen, damit es seine Ziele rechtzeitig erreicht.

Lassen Sie uns an Ihren Erfolgen teilhaben

Mit fortschreitendem Projekt erreicht das Projektteam seine Ziele und erreicht Projektmeilensteine. Durch die Durchführung einer Statusaktualisierungsbesprechung können Teammitglieder Informationen über ihre spezifischen Erfolge austauschen und darüber, wie sie diese erreicht haben, wie sie sich auf das Projekt ausgewirkt haben und was sie als Nächstes erreichen wollen. Dies hält nicht nur alle über die spezifischen Ziele des Projekts auf dem Laufenden, sondern trägt auch dazu bei, die Teammoral zu stärken.

Vorteile von Status-Update-Meetings

Es gibt viele Vorteile, die Sie normalerweise aus der Durchführung von Statusaktualisierungsbesprechungen ziehen. Die Vorteile können sich sowohl auf Sie als auch auf alle am Projekt beteiligten Kollegen auswirken und umfassen in der Regel Folgendes:

• Erstellen einer Plattform zum Teilen von Projektaktualisierungen

• Bereitstellung von Einzelheiten zu etwaigen Änderungen am Projekt

• Anregende Diskussion zwischen Team und Abteilungen

• Ermöglicht Ihnen, alle bevorstehenden Probleme zu identifizieren, mit denen das Team möglicherweise konfrontiert ist

• Schaffung einer Plattform zur Steigerung des Mitarbeiterengagements

• Förderung des Zusammenhaltsgefühls unter den Mitarbeitern

• Stellen Sie sicher, dass sich die Projektteams regelmäßig treffen, um den Status des Projekts zu besprechen.

Tipps für die Planung eines Status-Update-Meetings

Berücksichtigen Sie diese hilfreichen Tipps bei der Planung Ihres Statusaktualisierungstreffens:

• Senden Sie Erinnerungen im Voraus. Vor einer Statusaktualisierungsbesprechung können Sie rechtzeitig vor dem Tag, an dem sie stattfindet, eine Ankündigung versenden, in der Sie angeben, wann, wo und zu welcher Uhrzeit Sie die Besprechung abhalten. Auf diese Weise haben alle zum Treffen eingeladenen Personen genügend Zeit, sich darauf vorzubereiten und daran teilzunehmen.

• Befolgen Sie die Tagesordnung. Wenn Sie eine Besprechungsagenda erstellen und diese sorgfältig befolgen, bleiben Sie während Ihrer Statusaktualisierungsbesprechung auf dem Laufenden. Die Erstellung einer Tagesordnung, die nur die wichtigsten Themen und Probleme umfasst, kann dazu beitragen, dass das Meeting so effizient wie möglich verläuft.

• Geben Sie eine Tagesordnung an: Vor dem Meeting kann es hilfreich sein, einen Überblick über alles zu verschicken, was Sie während des Meetings besprechen möchten. Obwohl Sie nicht zu viele Details in diese Tagesordnung aufnehmen müssen, kann es für die Besprechungsteilnehmer hilfreich sein, zu wissen, was sie von einer Statusaktualisierungsbesprechung erwarten können.

• Halte es kurz. Wenn Sie ein Meeting kurz und auf den Punkt bringen, können Sie sicherstellen, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren und dass jeder mit minimalem Zeitverlust lernt, was er wissen muss. Eine kurze Statusaktualisierungsbesprechung kann auch dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter so schnell wie möglich wieder an dem betreffenden Projekt arbeiten können.

• Betonen Sie nur das Wichtigste: Es ist möglicherweise nicht notwendig, jeden Aspekt des Projektfortschritts zu besprechen. Erwägen Sie stattdessen, in einer Statusaktualisierungsbesprechung nur die wichtigsten Aktualisierungen oder Fortschrittsinformationen hervorzuheben.

• Laden Sie nur diejenigen ein, die am Projekt beteiligt sind: Es ist möglicherweise nicht notwendig, alle Mitarbeiter des Unternehmens zu einer Statusaktualisierungsbesprechung einzuladen. Wenn Sie nur diejenigen einladen, die vom Projekt betroffen sind oder zum Projekt beitragen, können Sie sicherstellen, dass das Treffen effektiv ist.