Definition, Beispiele und Tracking-Tipps • BUOM
8. März 2022
Reisen sind für viele Berufe notwendig. Einige Unternehmen erstatten Ihnen möglicherweise Reisekosten oder Sie können Meilen für bestimmte Reisen steuerlich absetzen. Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, hilft Ihnen dies dabei, die Erwartungen Ihres Arbeitgebers und die Anforderungen an die Kilometererstattung zu verstehen. In diesem Artikel besprechen wir die wichtigen Aspekte der Kilometererstattung, wie Sie feststellen, ob Sie berechtigt sind, und Tipps zur genauen Verfolgung Ihrer Kilometerkosten.
Wichtigste Schlussfolgerungen:
– Kilometerentschädigung ist eine vom Arbeitgeber festgesetzte Entschädigung für die Nutzung eines Privatwagens zu geschäftlichen Zwecken.
– Einige Unternehmen bieten monatliche Erstattungen für das Auto an, während andere möglicherweise verlangen, dass Sie Ihren Kilometerstand für bestimmte Fahrten nachverfolgen.
– Internal Revenue Service (IRS) Standard-Kilometertarife wenn Sie den Meilenabzug bei Ihrer Einkommensteuer geltend machen.
Was ist eine Kilometerentschädigung?
Bei der Kilometererstattung handelt es sich um eine Kilometererstattung, die ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer für die Nutzung eines Privatfahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken zahlt. Unternehmen verwenden normalerweise eine „Cent pro Meile“-Formel. Erstattungssätze, gedeckte Kosten und Zahlungsbedingungen hängen jedoch vom Arbeitgeber und seiner Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer ab.
Beispiel einer Kilometererstattung
Die ABC Company zahlt ihren Vertriebsmitarbeitern 58 Cent pro zurückgelegte Meile zum und vom Kundenstandort. Als Mitarbeiter werden Sie zu einem Treffen mit XWY Builders geschickt, eine Hin- und Rückfahrt von 50 Meilen. Bei Verwendung der Cent-pro-Meile-Formel des Unternehmens würden Sie 0,58 Cent x 50 erhalten. Die Gesamterstattung würde 29 US-Dollar betragen.
Die Erstattungsrichtlinie des Unternehmens gilt, wenn Sie Ihr Privatfahrzeug für folgende Zwecke nutzen:
Fahren, um Klienten und Kunden zu treffen
Für geschäftliche Transaktionen müssen Sie zur Bank fahren
Zu einem Geschäft reisen, um Büromaterial oder Ausrüstung zu kaufen
Fahren Sie für Geschäftsreisen zum Flughafen
Jede andere Geschäftsreise oder jeder andere Auftrag
Dies gilt nicht, wenn Sie Ihr Fahrzeug verwenden für:
Reisen zur oder von der Arbeit und nach Hause oder das Büro zum Mittagessen verlassen
Alle zusätzlichen Aktionen, die nicht direkt mit dem Geschäft zusammenhängen, zum Beispiel eine Tasse Kaffee auf dem Weg zu Ihrem Ziel.
Machen Sie auf dem Weg zu einer Geschäftsreise einen Umweg, um einen Freund oder Verwandten zu treffen
Merkmale der Kilometererstattung
Die Erstattung von Kilometern kann von mehreren Faktoren abhängen, darunter:
Rechts
Arbeitnehmer, die ihr Privatfahrzeug beruflich nutzen, haben möglicherweise Anspruch auf eine Kilometererstattung von ihrem Arbeitgeber. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle Arbeitnehmer Anspruch darauf haben. Ob Sie sich dafür qualifizieren, hängt von den Einzelheiten Ihrer Tätigkeit ab.
Beispielsweise kann ein Verkäufer Meilen für Kundenbesuche einfordern. Unabhängige Auftragnehmer Wer für Fahrdienst- und Zustellunternehmen arbeitet, erhält in der Regel keine Kilometererstattung. Der Arbeitgeber muss entscheiden, welche Art von Reise vergütet wird. Es ist wichtig zu wissen, was Ihr Unternehmen hinsichtlich der Erstattung übernimmt und was nicht. Typischerweise sind die folgenden Fahrten in einer herkömmlichen Kilometererstattungsrichtlinie enthalten:
Besuche bei Kunden
Kunden an ihr Ziel transportieren
Reisen Sie zu einem temporären Arbeitsplatz
Reisen Sie bei Geschäftsreisen zum/vom Flughafen, Bahnhof oder Busbahnhof
Reisen zu einer Konferenz oder einem Geschäftstreffen
Bedenken Sie, dass sich die vom Unternehmen gezahlte Rückerstattung auf Ihre Steuern auswirken kann. Es wird empfohlen, einen erfahrenen Steuerberater zu konsultieren, um festzustellen, wie sich dies auf Ihr Einkommen auswirken kann.
Standardtarife
Obwohl ein Unternehmen seine eigenen Erstattungssätze festlegen kann, kann es sich an dem vom Internal Revenue Service (IRS) festgelegten Standard-Kilometersatz orientieren. Dies ist der Betrag, den das IRS als Meilenabzug bei Steuererklärungen zulässt.
Der IRS hat den Satz für 2022 auf 58,5 Cent pro gefahrener Meile für die gewerbliche Nutzung festgelegt, 2,5 Cent mehr als der Satz für 2021.
Obwohl viele Unternehmen es nutzen IRS-Satz Grundsätzlich ist dies keine gesetzliche Vorgabe. Ihr Arbeitgeber bietet möglicherweise eine Erstattung an, die unter oder über dem Bundesstandard liegt.
Anforderungen des Arbeitgebers
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, eine Kilometererstattung zu leisten, es sei denn, die Nichteinhaltung würde dazu führen, dass der Arbeitnehmer unter den staatlichen Mindestlohn fällt. Während Unternehmen nicht verpflichtet sind, eine Kilometererstattung anzubieten, kann diese zur Aushandlung eines Vergütungspakets genutzt werden. Die Möglichkeit, die Erstattungssätze anzupassen, kann eine gute Möglichkeit sein, hochqualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen.
Der Überschuss des Bundesregelsatzes kann als Nebeneinkommen abgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, hochqualifizierte Kandidaten für offene Stellen zu gewinnen. Da Arbeitgeber ihre Gehälter nicht immer erhöhen können, können sie das Vergütungspaket durch zusätzliche Leistungen erweitern, wie zum Beispiel:
Kilometerpauschale
Tankkarte
Monatliche Autowartung
Kilometererstattung
So verfolgen Sie die Kilometerentschädigung
Einige Arbeitgeber verlangen von ihren Mitarbeitern die Vorlage von Quittungen für Benzin und Fahrzeugwartung, um eine Entschädigung zu erhalten. Durch die Verwendung des Standardabzugssatzes entfällt das umständliche Einsammeln von Belegen. Ihr Arbeitgeber fordert Sie möglicherweise auf, eine Tracking-App herunterzuladen oder ein Kilometerprotokoll zu führen.
Sie können Ihren Kilometerstand ganz einfach mit einem Spesen-Tracker verfolgen. Mit diesen Programmen können Sie Ihren Erstattungssatz festlegen und dann anhand der von Ihnen eingegebenen Kilometer berechnen, wie viel Ihnen zusteht. Die meisten Arbeitgeber berücksichtigen die Vergütung in Ihrem nächsten Gehaltsscheck. Sie können die Kilometerentschädigung verfolgen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Notieren Sie sich Ihr Reisedatum.
Notieren Sie Ihre Reisezeit.
Notieren Sie Ihren Kilometerstand zu Beginn Ihrer Reise.
Geben Sie Ort und Zweck der Reise an.
Fügen Sie ein paar Worte hinzu, die den Zweck der Reise beschreiben.
Notieren Sie den Kilometerstand nach Ihrer Fahrt.
Tipps für die Beantragung einer Kilometererstattung bei Ihrem Arbeitgeber
Sie können bei Ihrem Arbeitgeber eine Kilometererstattung beantragen Besprechen Sie Ihr Vergütungspaket für einen neuen Job. Sie können auch eine Kilometererstattung beantragen, wenn sich Ihre Situation geändert hat und Sie häufiger mit Ihrem Privatfahrzeug fahren müssen. Berücksichtigen Sie die folgenden Tipps, wenn Sie sich auf die Erstattung von Kilometern vorbereiten:
Berechnen Sie im Voraus Ihren aktuellen/erwarteten Kilometerstand. Arbeitgeber wissen nicht immer, wie viele Kilometer ihre Mitarbeiter mit ihren Fahrzeugen fahren werden. Eine Recherche kann Ihnen dabei helfen, ein Gespräch zu beginnen und bestimmte Themen zu besprechen.
Berechnen Sie, wie viel es Sie kosten wird. Sobald Sie eine bestimmte Anzahl an Kilometern zurückgelegt haben, die Sie fahren möchten, vergleichen Sie diese mit den durchschnittlichen Kraftstoffkosten.
Vervollständigen Sie Ihre Berechnung. Berücksichtigen Sie die Kosten für Wartung und Reparaturen und addieren Sie diese zur Gesamtsumme. Geben Sie diese Nummern an Ihren Arbeitgeber weiter, um Ihre Anfrage zu unterstützen.
Besprechen Sie die verfügbaren Erstattungssätze. Letztlich muss Ihr Arbeitgeber Ihren Kilometererstattungssatz festlegen. Sie können jedoch frühzeitig ins Gespräch kommen, indem Sie sich die Standardtarife des Bundes ansehen.
Besprechen Sie den Aufzeichnungsprozess. Es hilft Ihnen und Ihrem Arbeitgeber, den Überblick über Ihre zurückgelegten Kilometer zu behalten, wenn Sie vor der Reise eine Aufzeichnung planen.
Machen Sie einen Abzug. Denken Sie daran: Wenn Ihnen die beruflich gefahrenen Kilometer nicht erstattet werden, können Sie die Kosten für berufsbedingtes Fahren von der Steuer absetzen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
