Workflows implementieren: 9 Schritte • BUOM

Eine effektive Implementierung von Prozessen kann sich positiv auf das Wachstum, die Effizienz und die Produktivität Ihres Unternehmens auswirken. Viele Unternehmen streben nach kontinuierlicher Verbesserung, was Unternehmensleiter dazu veranlasst, neue Prozesse einzuführen. Das Befolgen eines Prozessimplementierungsplans kann den Übergang reibungslos und einfach gestalten. In diesem Artikel besprechen wir, warum der Implementierungsprozess wichtig ist und wie man einen neuen Prozess am Arbeitsplatz implementiert.

Warum ist der Implementierungsprozess wichtig?

Der Implementierungsprozess ist wichtig, da er eine erfolgreiche und wiederholbare Grundlage für die Änderung oder Erstellung von Geschäftsprozessen bieten kann. Wenn sich ein Unternehmen verändert und weiterentwickelt, ist es wahrscheinlich, dass auch seine Prozesse angepasst und verändert werden. Diese Änderungen können zu einem potenziellen Anstieg der Mitarbeiterzahlen, höheren Geschäftsanforderungen oder einer gesteigerten Effizienz und Produktivität führen. Der Umsetzungsprozess ermöglicht es Führungskräften, Pläne und potenzielle Strategien in Maßnahmen umzusetzen, die neue Ziele erreichen und zum Gesamtwachstum beitragen.

Der Implementierungsprozess ist für die Geschäftsentwicklung ebenso wichtig wie die Planungsphasen und entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Pläne pünktlich und im Rahmen des Budgets umsetzt. Es ist hilfreich, dem Implementierungsprozess genauso viele Ressourcen zu widmen wie dem Planungsprozess, um sicherzustellen, dass Ihr Team in jeder Phase des Übergangs erfolgreich ist.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Unternehmen von der Implementierung von Prozessverbesserungen profitieren kann, darunter:

• Bewältigung betrieblicher Herausforderungen

• Optimierung aktueller Arbeitsabläufe

• Förderung des Unternehmenswachstums

• Ein erfolgreiches Endprodukt schaffen

So implementieren Sie einen Prozess bei der Arbeit

Ein klarer und effektiver Implementierungsprozess kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter sich für Prozessänderungen begeistern und diese unterstützen. Die folgenden Schritte können bei der Implementierung eines neuen Workflows hilfreich sein:

1. Definieren Sie Ihren Zweck und Ihre Geschäftsziele

Bestimmen Sie, welchen Geschäftsprozess das Team ändern oder anpassen muss und welches ultimative Ziel die Implementierung dieses Prozesses verfolgt. Fragen Sie sich, was Sie erreichen möchten. Um zu sehen, wo sich Ihr Unternehmen verbessern kann, schauen Sie sich Projekte an, bei denen Teammitglieder regelmäßig Arbeiten wiederholen oder Aufgaben wiederholen müssen.

Die Verbesserung dieser Art von Prozessen kann einem Unternehmen dabei helfen, seinen Zeit-, Geld- und Energieeinsatz zu optimieren. Die Identifizierung Ihrer Prozesse kann dabei helfen, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Ihre neue Strategie zu skizzieren.

2. Bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback

Zu Beginn des Implementierungsprozesses kann es hilfreich sein, Feedback von Personen einzuholen, die am neuen Prozess beteiligt oder davon betroffen sind. Wenn Sie Teammitglieder um ihren Beitrag bitten, können sie sich eingebunden und positiv gegenüber neuen Prozessänderungen fühlen und dazu ermutigt werden, eine aktive Rolle bei der Implementierung und Ausführung zu übernehmen.

Sie können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, einschließlich HR und strategischem Management, einbeziehen, um Feedback zu erhalten und den Prozess zu verbessern. Durch die abteilungsübergreifende Einbindung von Mitarbeitern kann das gesamte Unternehmen den Wert des neuen Prozesses erkennen.

3. Weisen Sie die erforderlichen Ressourcen zu

Wenn für die Umsetzung ausreichend Mittel und Zeit zur Verfügung stehen, kann das Team den Prozess problemlos abschließen. Die Umsetzung kann die Übernahme zusätzlicher Verantwortlichkeiten oder Aktivitäten durch die Mitarbeiter erfordern, und die Anerkennung der zusätzlichen Zeit und Energie, die für diese Prozesse aufgewendet werden, kann dabei helfen, einen realistischen und positiven strategischen Plan aufrechtzuerhalten.

4. Erzählen Sie uns etwas über den Implementierungsprozess

Sobald das Team einen Prozess identifiziert hat, der verbessert werden muss, besteht der nächste Schritt darin, dem Rest des Teams den Plan zur Umsetzung der Änderung zu kommunizieren. Erklären Sie den Mitarbeitern, die von dieser Änderung betroffen sein könnten, die Vorteile dieser Prozessverbesserung. Sie können auch den Gesamtwert dieses neuen Prozesses für das gesamte Unternehmen detailliert beschreiben. Sie können diese Informationen bei Gruppenanrufen, Besprechungen oder Folge-E-Mails weitergeben, um die Bedeutung dieses neuen Systems zu unterstreichen.

5. Identifizieren Sie Führungskräfte und übernehmen Sie Verantwortung

Wenn Führungskräfte den Wert und die Bedeutung eines neuen Prozesses klar kommunizieren, trägt dies zur Entwicklung einer erfolgreichen Umsetzungsstrategie bei. Wenn die Teammitglieder die Verantwortung für den Prozess übernehmen, können klare Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Berücksichtigen Sie die verschiedenen beteiligten Mitarbeiter, einschließlich ihrer Stärken, und prüfen Sie, ob es bestimmte Teile des Implementierungsprozesses gibt, die sie leiten könnten. Wenn Sie ihnen Verantwortung übertragen und ihnen erklären, welches Ergebnis Sie erreichen möchten, kann dies dazu beitragen, dass sie stärker in Veränderungen investieren.

6. Weisen Sie dem Projektteam Personen zu

Die Bildung eines funktionsübergreifenden Teams kann Ihnen helfen zu verstehen, welche Auswirkungen die Implementierung auf andere Abteilungen und das Unternehmen als Ganzes haben kann. Dadurch können Unternehmensleiter sicherstellen, dass sich der neue Prozess positiv auf den Arbeitsablauf in allen Abteilungen auswirkt. Erwägen Sie die Bildung eines Projektteams aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, die über umfassende Kenntnisse darüber verfügen, wie der neue Prozess die Arbeitsweise ihrer Teams verändern kann.

7. Berücksichtigen Sie die Organisationsstruktur und -kultur

Berücksichtigen Sie die möglichen Auswirkungen dieser Veränderungen auf die Organisationskultur und -struktur des Unternehmens. Fragen Sie sich, ob der neue Prozess das Potenzial hat, die Kultur oder die Grundwerte des Unternehmens zu verändern, und ob Ihre Pläne dieses Potenzial berücksichtigen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Werten verbinden, können Sie sich bei der Veränderung einbezogen fühlen.

Die endgültige Führungsstruktur kann eine klare und offene Kommunikation zwischen den Mitarbeitern schaffen und dabei helfen, den Fortschritt und die Wirksamkeit des Plans zu verfolgen. Die Kommunikation kann je nach Unternehmensstruktur variieren, ein flexiblerer Ansatz kann jedoch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter bei der Anpassung an neue Verfahrensänderungen wohl fühlen und begeistert sind.

8. Entwickeln Sie eine Prozessentwicklungsmethode

Dieser Schritt umfasst nicht nur die Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial, sondern auch die Identifizierung von Best Practices zur Messung der Wirksamkeit des neuen Verfahrens, die Bewertung potenziell auftretender Probleme und die Bestimmung, wie sich diese Änderungen auf den Kunden, das Unternehmen und die Mitarbeiter auswirken können. Um Produktivität und Qualität zu verbessern, sollten Sie die Entwicklung eines standardisierten Prozesses in Betracht ziehen, der dabei hilft, vorhersehbare Ergebnisse sicherzustellen.

9. Testen Sie neue Verbesserungen und Änderungen

Abschließend kann das Projektteam den neuen Prozess testen, seinen Erfolg bewerten und den Implementierungsplan entsprechend anpassen. Typischerweise führen Stakeholder, die in die Erstellung und Implementierung eines neuen Prozesses investieren, auch Tests durch. Sobald das Team die Tests abgeschlossen hat, die zeigen, dass der neue Prozess erhebliche Verbesserungen bringt und die gewünschten Ergebnisse liefert, kann das Team den Prozess im gesamten Unternehmen oder in den relevanten Abteilungen implementieren. Es ist wichtig, dass die Tests gründlich sind und dass das Projektteam die Eingaben der Mitarbeiter während des gesamten Testprozesses berücksichtigt.