Was es ist, warum es wichtig ist und Strategien • BUOM

Mithilfe der Teamproduktivitätsplanung kann ein Unternehmen die Arbeitspläne seiner Mitarbeiter planen. Eine effektive Team-Ressourcenplanung ermöglicht es Ihnen, den Mitarbeitern Ziele zu setzen, die vollen Einsatz erfordern, aber gleichzeitig erreichbar bleiben. Durch Planung können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter maximieren und so möglicherweise die Produktivität Ihres Teams verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was Kapazitätsplanung ist, warum sie wichtig ist, wie sie sich von der Ressourcenplanung unterscheidet und welche Strategien für eine effektive Teamkapazitätsplanung gelten.

Was ist Teamfähigkeitsplanung?

Unter Teamproduktivitätsplanung versteht man den Prozess der Bewertung der den Mitarbeitern zur Verfügung stehenden Arbeitszeit und der Anforderungen des Unternehmens, um eine effektive Nutzung der Arbeitszeit zu planen. Eine erfolgreiche Teamfähigkeitsplanung ermöglicht es den Mitarbeitern, Höchstleistungen zu erbringen, indem sie sie in die effizienteste Reihenfolge der Aufgaben führt. Die Teamleistungsplanung kann Ihnen dabei helfen, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu koordinieren, wenn Sie über miteinander verbundene Elemente verfügen, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, bevor ein anderer Mitarbeiter sie benötigt.

Warum ist es wichtig, das Teampotenzial einzuplanen?

Die Bedeutung der Teamressourcenplanung umfasst:

Effiziente Kompetenzverteilung

Wenn Sie eine große Belegschaft beaufsichtigen, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter über unterschiedliche Fähigkeiten und Spezialgebiete verfügen. Mithilfe der Teamressourcenplanung können Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter beurteilen und den optimalen Einsatz jedes Teammitglieds ermitteln. Durch die Platzierung von Mitarbeitern in Positionen, die Fähigkeiten erfordern, die ihre Stärken sind, können sie Höchstleistungen erbringen, was sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter zugute kommt.

Steigerung des Mitarbeiterengagements

Das Festlegen von Erwartungen durch Teamfähigkeitsplanung kann auch dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten oder zu steigern. Durch eine genaue Planung können Sie die Erwartungen ermitteln, die von den Mitarbeitern eine produktive Arbeit erfordern, um ihre Ziele zu erreichen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeiter langweilen oder abgelenkt werden und gezwungen sind, die ganze Arbeitswoche lang zu arbeiten.

Realistischere Ziele

So wichtig es ist, die Mitarbeiter ausreichend zu fordern, um sie zu motivieren, ist es auch hilfreich, bei der Festlegung von Zielen nicht zu viel zu verlangen. Das Setzen realistischer Ziele für die Mitarbeiter kann ihnen helfen, eine Überforderung zu vermeiden. Dies kann es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Leistungsstandards aufrechtzuerhalten und die Zufriedenheit zu erlangen, dass sie Ihre Erwartungen bei ihrer Arbeit erfüllen.

Höhere Produktivität

Da Ihre Mitarbeiter engagiert bleiben, ohne überlastet zu werden, sorgt eine effektive Teamressourcenplanung für ein Gleichgewicht zwischen der Maximierung der Arbeitszeit und der Aufrechterhaltung des Produktivitätsniveaus, was zusammen zu besseren Ergebnissen führt. Wenn Sie die Produktivität verschiedener Abteilungen und Mitarbeiter verbessern, kann dies große Auswirkungen auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens haben.

Stärkerer beruflicher Ruf

Der Einsatz von Team-Ressourcenplanung kann dazu beitragen, Ihr Profil bei Kunden oder in Ihrer Branche zu schärfen. Eine erfolgreiche Planung ermöglicht es Ihrem Team, Termine konsequent einzuhalten und gleichzeitig hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten. Indem Sie nachweisen, dass Ihr Unternehmen zuverlässig und vertrauenswürdig ist, können Sie sich einen Ruf als exzellenter professioneller Partner oder Dienstleister aufbauen.

Reduzierte Betriebskosten

Neben der Steigerung der Produktivität kann die Planung der Ressourcen Ihres Teams erhebliche Auswirkungen auf Ihr Endergebnis haben, indem sie die Kosten senkt. Durch einen effizienteren Personaleinsatz können dieselben Aufgaben in weniger Stunden erledigt werden. Dadurch werden die Arbeitskosten des Projekts gesenkt, sodass Sie die erzielten Produktionsgewinne an den geringeren Kosten messen können, wodurch sich die Gewinnspanne des Projekts erhöht.

Unterschied zwischen Teamressourcenplanung und Ressourcenplanung

Teamleistungsplanung und Ressourcenplanung sind ähnliche, aber unterschiedliche Funktionen. Bei der Planung der Teamressourcen liegt der Schwerpunkt auf der Verfügbarkeit der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und darauf, wie Sie die Arbeit auf die Mitarbeiter verteilen, um diese Fähigkeiten optimal zu nutzen. Die Planung der Teamfähigkeit kann auch das Treffen von Einstellungsentscheidungen und die Priorisierung der Arbeit umfassen, um die wertvollsten Ergebnisse zu erzielen. Es ist ein unverzichtbares Tool zur Deckung Ihres verfügbaren Arbeitszeitangebots und Ihrer Open-Source-Projektanforderungen.

Die Ressourcenplanung befasst sich mit den physischen Ressourcen, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Dazu können Rohstoffe, Geräte, Büromaterial und andere Materialien gehören, die Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen. Bei der Ressourcenplanung geht es darum, Ressourcen so einzusetzen, dass Sie Ihre verfügbaren Ressourcen optimal nutzen können.

Strategien zur Teamfähigkeitsplanung

Diese Strategien können Ihnen dabei helfen, Ihre nächste Teamressourcenplanung erfolgreich zu gestalten:

Ressourcenplanung

Obwohl Ressourcenplanung und Teamfähigkeitsplanung einzigartige Elemente der Unternehmensplanung sind, sind sie für beide Seiten von Vorteil. Mit der Ressourcenplanung können Sie eine genaue Schätzung der physischen Ressourcen erhalten, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, und Bereiche identifizieren, in denen Ihre Mitarbeiter Bedürfnisse haben, die Sie derzeit nicht erfüllen können. Wenn Sie etwaige Ressourcenlücken schließen, können Sie Ihre Mitarbeiter besser auf den Erfolg vorbereiten und gleichzeitig Bereiche angehen, die Sie nicht angehen können, neue Ressourcen akquirieren und zusätzliche Teamfähigkeiten bereitstellen.

Bilden Sie funktionsübergreifende Teams

Beim Aufbau von Teams innerhalb eines Unternehmens können die Entscheidungen, die Sie bei der Zuweisung von Mitarbeitern treffen, erhebliche Auswirkungen auf die Gesamtleistung Ihrer Mitarbeiter haben. Eine hervorragende Möglichkeit, die Arbeitsaufgaben Ihres Teams effektiv zu planen, besteht darin, funktionsübergreifende Teams zu bilden, in denen die Fähigkeiten der Teammitglieder ein breites Spektrum abdecken.

Eine funktionsübergreifende Gruppe von Mitarbeitern macht das Team flexibler und in der Lage, ein breiteres Spektrum an Projektaufgaben zu lösen. Durch die funktionsübergreifende Funktion können Teams die Arbeit entsprechend den Stärken jedes Mitglieds verteilen, damit sie ihr Bestes geben können.

Priorisieren Sie Ihre Projekte

Bei der Planung Ihres Teams stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie mehr Arbeit haben, als Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum erledigen kann. Wenn solche Situationen auftreten, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, anstatt mehr Arbeit zuzuweisen, als Ihr Team bewältigen kann.

Durch die Priorisierung von Projekten können Sie erreichbare Ziele festlegen und gleichzeitig sicherstellen, dass wichtige Projekte vor Ablauf ihrer Fristen abgeschlossen werden. Sie können Prioritäten auf der Grundlage unmittelbarer Fristen oder der schwerwiegendsten Folgen einer verspäteten Lieferung setzen oder auf der Grundlage des Werts, den jedes Projekt darstellt. Durch die Einstufung der Wichtigkeit Ihrer Projekte können Sie die Produktivität Ihres Teams effektiv maximieren.

Sorgen Sie für offene Kommunikationswege

Kommunikation ist innerhalb eines Unternehmens immer wichtig, insbesondere aber bei der Planung. Durch offene Kommunikationswege können Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter besser verstehen. Indem Sie mit Mitarbeitern über ihre aktuellen Projekte und ihre Meinung zum aktuellen Arbeitsniveau sprechen, können Sie deren Antworten nutzen, um die Ressourcen Ihres Teams zu planen. Auf diese Weise können Sie einen Teamplan erstellen, der die Stärken und Vorlieben Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt, um ihnen eine Arbeitssituation zu bieten, die ihnen die besten Chancen auf Erfolg und Spitzenleistungen bietet.

Dokumentieren Sie den Prozess gründlich

Bei der Erstellung des Kapazitätsplans eines Teams kann die Dokumentation eine entscheidende Rolle spielen. Zusätzlich zu den Vorteilen der Verwendung von Dokumenten aus früheren Arbeiten und Vereinbarungen für alle im Plan enthaltenen Projekte kann Ihnen die Erstellung von Dokumenten für Ihren Plan dabei helfen, ihn effektiver umzusetzen. Die Bereitstellung eines schriftlichen Plans dient als Referenz für Mitarbeiter, wenn sie sich über ihre Erwartungen nicht sicher sind.

Erstellen Sie Notfallpläne

Bei der Entwicklung eines Plans für Ihre Mitarbeiter ist es hilfreich, potenzielle Risikoquellen zu berücksichtigen, die Ihre Fähigkeit, den ursprünglichen Plan zu befolgen, beeinträchtigen können. Mit Notfallplänen können Sie schneller reagieren, wenn Anpassungen erforderlich sind. Durch die Durchführung einer Risikoanalyse der Ressourcenplanung Ihres Teams können Sie Komplikationen identifizieren, die am wahrscheinlichsten sind oder die größten Auswirkungen haben werden. Dies sind Bereiche, in denen Notfallmaßnahmen am nützlichsten sein können und bei Bedarf eine sofortige Reaktion ermöglichen.

Umsetzungsüberwachung

Sobald Ihr Plan vorliegt und umgesetzt wird, kann die Überwachung der Umsetzung des Plans durch Ihre Mitarbeiter Ihnen dabei helfen, die Produktivität noch weiter zu steigern. Die Überwachung ermöglicht Ihnen nicht nur, Anpassungen an aktuellen Plänen vorzunehmen, wenn Sie Bereiche identifizieren, in denen Ihr Team Verbesserungen erzielen könnte, sondern liefert auch wertvolle Informationen für die Zukunft. Indem Sie die Erkenntnisse aus Ihrer aktuellen Runde der Teamressourcenplanung nutzen, können Sie beim nächsten Mal, wenn Sie planen, noch bessere Ergebnisse zu erzielen, bessere Entscheidungen treffen.

Planen Sie Ihre arbeitsfreien Stunden

Bei der Planung der Produktivität Ihres Teams mag es logisch erscheinen, jede Stunde einzuplanen, die Ihre Mitarbeiter im Einsatz sind. Zu einem realistischen Planungsansatz gehört jedoch auch die Budgetierung arbeitsfreier Stunden. Diese Stunden können Arbeitsaufgaben umfassen, beispielsweise die Durchführung einfacher Verwaltungsaufgaben, die nicht direkt Teil der geplanten Produktion sind, sowie persönliche Aufgaben, einschließlich Pausen und Ablenkungen.

Sie können 60 bis 80 Prozent der Zeit eines Mitarbeiters für die aktive Bearbeitung der Aufgaben im Plan einplanen. Dies gibt den Mitarbeitern einen ausreichenden Puffer für arbeitsfreie Aktivitäten, sodass Ihr Team Termine einhalten kann und gleichzeitig kurze Pausen und Möglichkeiten für andere Aufgaben erhält. Dies kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter frisch fühlen, sodass die Produktqualität hoch und zufrieden bleibt, was die Mitarbeiterentwicklung und -bindung fördert.