Vier Phasen des PDCA-Zyklus • BUOM

22. Februar 2021

Die richtigen Prozesse, Produkte und Dienstleistungen sind für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Mitarbeiter des Unternehmens können dazu beitragen, dieses Ziel zu erreichen, indem sie wirksame Lösungen testen und implementieren, die einen Unterschied machen können. Wenn eine Organisation mit minimalen Fehlern arbeiten kann, steigt die Produktivität und die Mitarbeiter werden zufriedener. In diesem Artikel besprechen wir, was der PDCA-Zyklus ist, erklären die Teile des PDCA-Zyklus und geben einige Beispiele.

Was ist der PDCA-Zyklus?

PDCA steht für Plan-Do-Check-Act und ist eine methodische Methode für Unternehmen, um zu verstehen, welcher Teil ihres Prozesses, Produkts oder ihrer Dienstleistung zur Unzufriedenheit der Kunden beigetragen hat, damit sie einen Plan entwickeln können. Der PDCA-Zyklus wird manchmal auch PDSA-Zyklus genannt, wobei S für Study steht. PDCA ist ein Closed-Loop-Ansatz, bei dem Lösungen getestet, die Ergebnisse ausgewertet und die Lösung verwendet werden, die sich bewährt hat.

Der PDCA-Zyklus eignet sich zur Verbesserung von Prozessen, sodass Sie nach Lösungen suchen und diese in kleinem Maßstab testen können, sodass das Unternehmen keine Lösung implementiert, die das Problem nicht tatsächlich löst. Ohne einen PDCA-Zyklus läuft ein Unternehmen Gefahr, eine Lösung zu implementieren, die nicht nur das Problem nicht löst, sondern auch noch mehr Probleme verursacht. Der PDCA-Zyklus verhindert, dass sich ineffektive Entscheidungen im gesamten Unternehmen ausbreiten.

Der Vorteil des PDCA-Zyklus besteht darin, dass Stakeholder ihn auf jede Umgebung anwenden können, von Produkten, die sich schlecht verkaufen, bis hin zu Lieferketten, die ein besseres Management benötigen, um Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Teile des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus soll eine kontinuierliche Verbesserung des Prozessmanagements fördern. Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Phasen, darunter:

Planen

Während der Planungsphase identifizieren und verstehen die Beteiligten das Problem oder führen Untersuchungen durch, um die verfügbaren Möglichkeiten zur Verbesserung eines Prozesses, Produkts oder einer Dienstleistung zu verstehen. Dies ist auch der Schritt, bei dem Sie Vermutungen darüber anstellen, welches Problem letztendlich das Problem verursacht hat, und entscheiden, welche mögliche Lösung Sie zuerst testen möchten, um sicherzustellen, dass Sie Recht haben. Schließlich geht es in diesem Schritt darum, Ihre Erwartungen festzulegen, damit Sie später darauf zurückgreifen können, um zu sehen, ob die von Ihnen gewählte Lösung Ihren Erwartungen entspricht.

In diesem Zustand möchte Ihr Team Folgendes fragen:

• Was ist das Problem?

• Ist das das Problem, auf das wir uns konzentrieren sollten?

• Welche Auswirkungen hat das Problem und auf wen?

• Was passiert, wenn wir das Problem lösen können?

• Welche Daten benötigen wir, um das Problem zu verstehen?

• Wer sollte an der Lösungsfindung beteiligt werden?

• Welche Lösungen sollten wir in Betracht ziehen?

• Welche Erwartungen haben wir an den Ausgang dieses Zyklus?

• Welche Ressourcen brauchen wir?

Machen

Während der Ausführungsphase testen Sie die Lösung, die Ihrer Meinung nach am wahrscheinlichsten funktioniert. Dies erfolgt in der Regel in kleinem Maßstab, sodass sich leichter messen lässt, wie die Dinge gelaufen sind, und wenn etwas schiefgeht, ist es weniger wahrscheinlich, dass es größere negative Auswirkungen auf den laufenden Betrieb hat. Beispielsweise könnten Sie eine Lösung in einem bestimmten geografischen Gebiet oder mit einer bestimmten Kundengruppe testen. Einige Organisationen testen mehrere hypothetische Lösungen gleichzeitig.

Das Wichtigste, was Sie in dieser Phase beachten sollten, ist, dass Sie hier Lösungen testen und nicht implementieren. Die Verwirklichung erfolgt im vierten und letzten Stadium, dem Aktstadium.

Ihr Team sollte während der Ausführungsphase die folgenden Fragen stellen:

• Wer testet die Lösung?

• Wie führen wir diesen Test im kleinen Maßstab durch?

• Wie werden wir Daten sammeln?

Überprüfen/untersuchen

Während der Test- oder Lernphase analysieren Sie die Ergebnisse der Implementierung Ihrer Lösung, messen, wie effektiv sie Ihr Problem gelöst hat, und entscheiden, ob Ihre ursprüngliche Annahme durch die Testergebnisse gestützt wird. Typischerweise werden die Ausführungs- und Test-/Lernphasen mehrmals abgeschlossen, bevor zur letzten Phase des Prozesses übergegangen wird. Dies ermöglicht ein ausreichendes Testen der Lösung, sodass Sie sich auf die richtige Lösung verlassen können, bevor Sie fortfahren.

Überprüfen Sie unbedingt Ihre Ergebnisse nach dem Test anhand der Erwartungen, die Sie in Schritt eins dargelegt haben. Wenn dies zutrifft, können Sie problemlos in Phase vier übergehen. Wenn die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprochen haben, ist es an der Zeit, zum ersten Schritt zurückzukehren, damit Sie entweder Ihre Erwartungen anpassen oder eine andere Lösung testen können, die Sie zu Beginn des PDCA-Zyklus entwickelt haben.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen, aber Sie sind mit der Lösung immer noch nicht ganz zufrieden. Wenn ja, ist es wichtig zu wissen, dass Sie jeden der vorherigen Schritte so oft wiederholen können, bis Sie ein Ergebnis erhalten, mit dem Sie sehr zufrieden sind.

Versuchen Sie in dieser Phase, diese Fragen zu stellen:

• Hat die Pilotstudie die gewünschten Ergebnisse gebracht?

• Sollten wir eine andere Lösung ausprobieren?

• Lässt sich eine kleine Implementierung gut in einen größeren Betrieb umsetzen?

• Haben wir genügend Daten gesammelt, um zu überprüfen, ob die Lösung realisierbar ist?

• Was hat nicht funktioniert?

Akt

In der Aktionsphase stellen Sie formal fest, ob die Lösung erfolgreich ist, und arbeiten an deren Umsetzung, um Ihren Prozess, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verbessern. Der PDCA-Zyklus ist ein Zyklus, der bedeutet, dass Sie auch dann weiterarbeiten möchten, wenn Sie eine Lösung implementiert haben, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, damit Ihr Unternehmen florieren kann und Ihre Kunden zufrieden sind.

Das PDCA-Team kann in dieser letzten Phase die folgenden Fragen stellen:

• Wie können wir diese neue Veränderung in der Organisation effektiv umsetzen?

• Welche Ressourcen benötigen wir, um die Umsetzung erfolgreich zu gestalten?

• Welche Art von Schulung sollten wir erstellen, um Benutzer auf die neue Lösung aufmerksam zu machen?

• Wie können wir diesen Wandel aufrechterhalten?

• Gibt es Raum für Verbesserungen?

• Welche anderen Prozesse sollten wir verbessern?

• Wie können wir die Auswirkungen einer Entscheidung auf unseren Arbeitsplatz verstehen?

Vorteile des PDCA-Zyklus

Wie viele Lösungstools für den Arbeitsplatz hat auch der PDCA-Zyklus seine Vor- und Nachteile, aber die Implementierung am Arbeitsplatz bietet auch große Vorteile, darunter:

• Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen.

• Verbesserte Effizienz.

• Erhöhte Produktivität.

• Geringes Risiko für betriebliche Organisationsprozesse.

Trotz der Vorteile des PDCA-Zyklus wird er in manchen Situationen nicht empfohlen. Wenn das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, beispielsweise dringend ist, ist es möglicherweise besser, andere Wege zu finden, um eine Lösung zu finden, auch wenn es nur vorübergehend ist. Der PDCA-Zyklus scheint etwas langsam zu sein, da er sicherstellen soll, dass alle Beteiligten tatsächlich über Probleme nachdenken und geeignete Lösungen finden, die nachweislich funktionieren. Der PDCA-Zyklus erfordert auch, dass diejenigen, die in den Prozess involviert sind, daran glauben.

Beispiele für PDCA-Zyklen

Hier sind zwei Beispiele von Unternehmen, die den PDCA-Zyklus nutzen, um ihren Arbeitsplatz zu verbessern:

Beispiel 1

Ein regionales blaues Krankenhaus bildet ein PDCA-Team zur Behandlung einer großen Anzahl von therapieassoziierten Infektionen (HAIs), bei denen Patienten aufgrund ihres Krankenhausaufenthalts eine Sekundärinfektion entwickeln. Das Team beschließt, nach Abschluss des PDCA-Zyklus eine Reduzierung der HAI um 25 % zu erreichen. Das Team untersucht die Gründe für das Auftreten von HAI. Dazu können eine unzureichende Mitarbeiterschulung, ein schlechtes Luftfiltersystem oder ein längerer Krankenhausaufenthalt als nötig gehören.

Das Team kann dann zu dem Schluss kommen, dass seiner Meinung nach eine unzureichende Mitarbeiterschulung die Ursache für das HAI-Problem ist. Sie können davon ausgehen, dass Mitarbeiter, wenn sie das Schulungsprogramm absolvieren, viele Sekundärinfektionen bei ihren Patienten verhindern können. Innerhalb weniger Monate können sie eine neue Schulung entwickeln und diese Schulung mit einer Kerngruppe von Pflegekräften testen, um festzustellen, ob diese Pflegekräfte mehr Protokolle befolgen und ob bei ihren Patienten eine deutlich geringere Inzidenz gesundheitsbedingter Infektionen auftritt.

Wenn die Lösung scheinbar funktioniert hat und das Team mit den Ergebnissen zufrieden ist, kann der Kreis für eine Weile geschlossen werden, bis es an der Zeit ist, das Training zu überprüfen und zu verbessern. Wenn sich die Schulung nicht als wirksam erweist, um die Anzahl der HAIs in einem bestimmten Zeitraum zu reduzieren, sollte das Team die vorgeschlagenen Lösungen möglicherweise noch einmal überdenken und etwas anderes ausprobieren.

Beispiel 2

Die Personalabteilung von Market Brands ist dafür verantwortlich, Lebensläufe auf offene Stellen zu prüfen, qualifizierte Kandidaten anzurufen und Vorstellungsgespräche mit dem Personalmanager zu planen. Sie stellen fest, dass sie zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme mit vielen Kandidaten konfrontiert sind, die bereits andere Jobs gefunden haben. Dies bedeutet, dass die Besetzung offener Stellen bei Marget Brands länger dauert, was sich auf den Erfolg des Unternehmens und das Gefühl der Überlastung aktueller Mitarbeiter auswirken könnte.

Eine Gruppe, die den PDCA-Zyklus durchläuft, erkennt möglicherweise, dass die Herausforderung darin besteht, wie lange es dauert, einen Kandidaten zu qualifizieren und ihn für ein Vorstellungsgespräch zu kontaktieren. Lösungsvorschläge könnten darin bestehen, einen Personaladministrator einzustellen, der neue Bewerbungen filtern kann, eine neue Software zur Bewerberverfolgung zu installieren, die automatisch nach bestimmten Schlüsselwörtern in Bewerbungen sucht, und ein neues Planungsverfahren, das Vorstellungsgespräche einfacher macht. Kalender.

Die Gruppe sollte diese Optionen diskutieren, die Daten überprüfen und die Lösung auswählen, die für das Problem am besten erscheint. Sie beschließen, dass sie ein Bewerberverfolgungssystem benötigen, das die Personalabteilung entlastet und ihnen die Zeit gibt, die sie benötigen, um qualifizierte Kandidaten telefonisch zu prüfen und Vorstellungsgespräche mit dem Personalmanager zu vereinbaren. Sie könnten ein Bewerberverfolgungssystem für eine kleine Gruppe verwenden, beispielsweise für eine neue Stelle.

Wenn der Prozess reibungslos verläuft und das Team feststellt, dass das Tracking-System die Zeit, die für die Prüfung aller Anträge benötigt wird, erheblich verkürzt hat, kann das Team dies als zufriedenstellende Lösung betrachten. Anschließend werden sie es umsetzen, seine Wirksamkeit kontinuierlich überwachen und nach weiteren Möglichkeiten suchen, den Einstellungsprozess zu verbessern. Sie möchten jedoch möglicherweise ihre Liste möglicher Lösungen überdenken, wenn sie feststellen, dass das Bewerberverfolgungssystem keine qualifizierten Kandidaten verfolgt und nicht wie erwartet funktioniert.