So schreiben Sie eine technische Spezifikation in 12 Schritten (mit Beispiel) • BUOM

29. März 2022

Als Projektmanager übernehmen Sie die Verantwortung für die Erstellung von Dokumenten, die den Lebenszyklus von Projekten definieren und steuern. Die Leistungsbeschreibung ist für detaillierte Informationen zu Projektaktivitäten und Zeitplänen erforderlich. Mit diesem Dokument können Sie die wichtigsten Aspekte eines jeden Projekts hervorheben und Referenzen erstellen, die Sie während des gesamten Prozesses verwenden können. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie dieses Dokument verfassen und stellen Ihnen eine beispielhafte Stellenbeschreibung als Orientierungshilfe zur Verfügung.

Was ist eine technische Spezifikation?

Eine technische Spezifikation ist ein Dokument, das alle Komponenten eines Projekts definiert. Es ist in der Regel sehr detailliert und bespricht Aufgaben, Ergebnisse, Meilensteine ​​und Zeitpläne. Außerdem werden der Zweck und die Erfolgskennzahlen des Projekts klargestellt.

Bewerbungen fallen typischerweise in eine von drei Hauptkategorien. Abhängig von der Branche und der Art des Projekts können Sie sich auf eines davon mehr verlassen als auf die anderen:

• Aufwandsniveau oder Zeit- und Materialaufwand oder Einheitssatz: Dieses Dokument ist die gebräuchlichste Art der Arbeitsaufstellung und erläutert die für das Projekt erforderlichen Materialien und Zeitmengen.

• Design oder Teil: Diese Art von Spezifikation beschreibt die Anforderungen für den Auftrag, einschließlich Qualität, Abmessungen oder Art der Materialien.

• Leistungsbasiert: In einer leistungsbasierten Stellenbeschreibung werden das Gesamtziel des Projekts und die erforderliche Qualität der Ressourcen und Ergebnisse erörtert. Da es weder Arbeitsabläufe noch Methoden definiert, bietet es ein hohes Maß an Autonomie.

Obwohl manche Menschen Stellenbeschreibungen und Arbeitsumfang synonym verwenden, dienen die beiden Dokumente unterschiedlichen Zwecken. In Wirklichkeit ist der Arbeitsumfang Teil der Leistungsbeschreibung und stellt in der Regel die Einzelheiten des Auftrags dar, der von einem Auftragnehmer oder Freiberufler ausgeführt werden soll.

Was beinhaltet die Leistungsbeschreibung?

Die meisten technischen Aufgaben umfassen die folgenden Abschnitte:

• Aufgaben: Projektziele.

• Umfang: Mit dem Projekt verbundene Arbeiten.

• Liefergegenstände: Zu liefernde Produkte oder Dienstleistungen.

• Aufgaben: Aktionen, die abgeschlossen werden müssen.

• Ort: Wo die Arbeit stattfinden wird.

• Meilensteine: Ziele, die Ihnen helfen, den Fortschritt zu verfolgen.

• Zeitplan: Projektfristen und Fristen.

• Zahlung: Beträge und Termine, die der Projektinhaber einhalten muss.

• Erfolg: Parameter für einen effektiven Projektabschluss.

• Standards: Die Qualitätsniveaus, die das Projektteam einhalten muss.

• Anforderungen: Ausrüstung oder andere Ressourcen, die das Team nutzen oder bereitstellen muss.

Wie wird die technische Spezifikation verwendet?

Sie können technische Spezifikationen für interne und externe Projekte schreiben, letzteres ist jedoch häufiger anzutreffen. Viele Projektmanager entwickeln diese Dokumente bei der Zusammenarbeit mit externen Kunden. Sie können es verwenden für:

• Teilen Sie den Teilnehmern, einschließlich Sponsoren, Teammitgliedern und Auftragnehmern, alle wichtigen Projektdetails mit.

• Vermeiden Sie Verwirrung über Ziele, Ergebnisse und Fristen.

• Dienen Sie als Leitfaden für Ihr Team und Ihre Kunden.

So schreiben Sie eine Bewerbung

Hier sind 12 Schritte zum Verfassen eines technischen Briefings:

1. Beginnen Sie mit einer Einführung

Schreiben Sie zunächst eine Einführung in das Projekt und die Parteien. Klären Sie, ob es sich bei dem Projekt um eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt. Als nächstes identifizieren Sie den Kunden oder Käufer und den Auftragnehmer oder Lieferanten. Geben Sie an, ob es sich bei dem Dokument um ein fortlaufendes Angebot handelt, das über einen längeren Zeitraum gültig bleibt, oder ob es sich um einen einmaligen Vertrag handelt.

2. Setzen Sie sich Ziele

Erläutern Sie dann den Grund für das Projekt, legen Sie fest, warum es jetzt durchgeführt wird, und geben Sie einen voraussichtlichen Fertigstellungstermin an. Besprechen Sie die Ziele des Projekts und erklären Sie, warum sie wichtig sind.

3. Klären Sie den Maßstab

Beschreiben Sie die Arbeit, die der Lieferant oder Auftragnehmer ausführen wird, und die Prozesse, die er verwenden wird. Fügen Sie einige übergeordnete Aufgaben hinzu, speichern Sie die Details jedoch für die Aufgabenliste.

4. Teilen Sie Aufgaben auf

Erläutern Sie den Arbeitsumfang genauer und nennen Sie alle Aufgaben, die der Auftragnehmer oder Lieferant ausführen wird. Teilen Sie Aufgaben aus Gründen der Übersichtlichkeit in Schritte ein und priorisieren Sie die Reihenfolge, in der jeder Schritt abgeschlossen wird.

5. Geben Sie Ihren Arbeitsplatz an

Klären Sie, wo der Lieferant oder Auftragnehmer die Arbeiten ausführen soll und wo sich ggf. die Projektbeteiligten treffen sollen. Zu den Optionen gehören in der Regel Vor-Ort beim Kunden, beim Auftragnehmer oder an einem vom Anbieter bereitgestellten entfernten Standort.

6. Legen Sie einen Arbeitsplan fest

Erstellen Sie einen Projektplan. Es kann sich um bestimmte Daten, einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Frist handeln. Hier können Sie auch etwaige zeitliche Einschränkungen klären, wie beispielsweise die maximale Stundenzahl oder den endgültigen Abgabetermin für das Projekt.

7. Erklären Sie die Ergebnisse

Geben Sie klar die Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen an, die als Ergebnis des Projekts erzielt werden. Anschließend skizzieren Sie wichtige Meilensteine ​​wie Projektinitiierung, Ergebnisüberprüfungen und Tests.

8. Zahlungsbedingungen erstellen

Besprechen Sie die Bezahlung der im Leistungsumfang genannten Arbeiten. Die meisten technischen Aufträge sehen eine Bezahlung entweder nach einem festgelegten Zeitplan oder nach der abgeschlossenen Phase vor.

9. Definieren Sie Erfolg

Erfahren Sie, wie Sie wissen, wann ein Auftrag abgeschlossen ist. Für viele Arbeitsaufträge sind bestimmte Leistungen oder Meilensteine ​​erforderlich.

10. Legen Sie Teststandards fest

Wenn das Produkt oder die Dienstleistung Tests oder Verifizierungen erfordert, erläutern Sie die Standards dafür. Erwähnen Sie die verwendeten Systeme oder Prozesse und die beteiligten Personen.

11. Geben Sie alle besonderen Anforderungen detailliert an

Erklären Sie, ob der Auftragnehmer oder Lieferant bestimmte Software oder Prozesse verwenden muss, um die Arbeiten abzuschließen. In diesem Abschnitt sollte auch angegeben werden, ob der Lieferant für die Ausführung der Arbeiten bestimmte Zertifizierungen oder Genehmigungen benötigt.

12. Holen Sie alle erforderlichen Unterschriften ein

Abschließend übergeben Sie dem Kunden die vollständige technische Spezifikation. Unterzeichnen Sie die Vereinbarung, nachdem Sie alle erforderlichen Unterschriften erhalten haben.

Musterbewerbung

Verwenden Sie die folgenden beispielhaften Leistungsbeschreibungen, um ein Dokument für Ihr Projekt zu erstellen:

Projektzusammenfassung: Edison Agency („Agentur“) wird einen Prozess entwickeln, um Thomas Firm („Kunde“) bei seinen Bemühungen zur Lead-Generierung zu unterstützen.
Projektziele: Die Agentur möchte die Bemühungen des Kunden zur Lead-Generierung durch die Entwicklung hochwertiger Assets und eines effektiven Prozesses für den Einsatz in Social-Media- und E-Mail-Marketingkampagnen verbessern.
Arbeitsumfang: Die Agentur wird einen Lead-Generierungs-Trichter entwickeln, zwei Lead-Generierungs-Assets bereitstellen und Social-Media-Beiträge und E-Mails schreiben.

Projektaufgaben
Phase 1: Recherchieren Sie die Zielgruppe des Kunden und entwickeln Sie einen Conversion-Trichter.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Checkliste, die einem kalten Publikum als Hilfsmittel zur Lead-Generierung dient, und entwerfen Sie ein Whitepaper, das einem warmherzigen Publikum als Hilfsmittel zur Lead-Generierung dient.
Schritt 3: Schreiben Sie drei Social-Media-Beiträge, mit denen der Kunde die Checklisten-Assets bewerben kann, und schreiben Sie eine E-Mail, mit der der Kunde die Whitepaper-Assets teilen kann.

Arbeitsort: Die Agentur führt die Arbeiten in den eigenen Einrichtungen der Organisation durch. Eventuelle Treffen finden remote statt.
Projektzeitplan: Die Agentur wird das Projekt innerhalb von acht Wochen, spätestens am 31. Dezember 2023, abschließen.
Ergebnisse: Trichter, Checkliste, Whitepaper, E-Mail und drei Social-Media-Beiträge.
Zahlungsbedingungen: Der Kunde muss der Agentur vor Beginn des Projekts eine Anzahlung von 2.500 $ leisten. Der Kunde zahlt der Agentur die restlichen 50 % innerhalb von 10 Werktagen nach Erhalt aller Ergebnisse.
Projektabschluss: Das Projekt gilt als abgeschlossen, wenn die Agentur die Ergebnisse übermittelt und eine Bearbeitungsrunde abgeschlossen hat.
Projektanforderungen: Die Checkliste und das Whitepaper müssen im PDF-Format vorliegen und Social-Media-Beiträge müssen für professionelles Networking optimiert sein.