So schreiben Sie ein Antragsschreiben zur Genehmigung • BUOM
23. November 2020
Wenn Sie die Genehmigung eines Managers oder Kunden einholen müssen, müssen Sie möglicherweise ein Genehmigungsanfrageschreiben erstellen. Sie können eine Genehmigungsanfrage einreichen, bevor eine Vereinbarung beginnt oder wenn Sie eine aktuelle Vereinbarung ändern müssen. Wenn Sie wissen, wie Sie ein Genehmigungsanfrageschreiben erstellen, können Sie den Fortschritt in Ihrem Unternehmen professionell vorantreiben. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung einer Genehmigungsanfrage und wie man ein Genehmigungsanfrageschreiben verfasst. Außerdem stellen wir Mustergenehmigungsanfragen zur Verfügung, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen Genehmigungsanfragen helfen.
Was ist ein Genehmigungsanfrageschreiben?
Bei einem Genehmigungsanfrageschreiben bitten Sie einen Vorgesetzten, Manager oder eine andere geeignete Partei um Genehmigung, bevor Sie mit einer Aufgabe oder einem Projekt fortfahren. Möglicherweise möchten Sie einen Kunden um Erlaubnis bitten, der mehr Geld ausgeben muss, als er ursprünglich erwartet hatte. Möglicherweise benötigen Sie die Genehmigung des Managers, der dem Projekt mehr Ressourcen zuweisen muss. Wenn an der aktuellen Vereinbarung etwas geändert werden muss, muss eine Genehmigung zur Aktualisierung der Vereinbarung eingeholt werden.
Hier sind einige Beispiele dafür, wann Sie ein Genehmigungsanfrageschreiben senden sollten:
Wenn Sie einen Vorschlag genehmigen müssen. Ein Vorschlag ist ein Vorschlag, der erst dann zu einer Vereinbarung wird, wenn er von der Person auf der anderen Seite der Vereinbarung genehmigt wurde. Beispielsweise könnten Sie die Genehmigung eines Kunden einholen, der Ihren Plänen für sein Projekt zustimmen muss.
Wenn Sie eine Genehmigung zur Anpassung des Budgets benötigen: Wenn Sie das Budget für ein bereits vereinbartes Projekt ändern müssen, müssen Sie einen Antrag auf Genehmigung stellen. Mit diesem Schreiben soll sichergestellt werden, dass Ihr Kunde oder Vorgesetzter über etwaige Budgetänderungen umfassend informiert ist und den von beiden Parteien vereinbarten Betrag zahlt.
Wenn Sie eine Genehmigung für ein abgeschlossenes Projekt benötigen: Sobald das Projekt abgeschlossen ist, senden Sie eine Genehmigungsanfrage an den Kunden oder Manager, um dessen Zufriedenheit zu bestätigen. Sie werden das Projekt erst dann als abgeschlossen markieren, wenn Sie die Genehmigung erhalten.
Warum ist ein Genehmigungsanfrageschreiben wichtig?
Hier sind einige Gründe, warum das Einreichen eines Genehmigungsantrags wichtig ist.
Dadurch wird das gegenseitige Verständnis zwischen den Menschen gewährleistet. Wenn Sie eine Genehmigungsanfrage einreichen, ermöglichen Sie der anderen Person zu verstehen, was Sie tun möchten und warum Sie es tun möchten. Ein tieferes Verständnis eines Projekts oder einer Vereinbarung wird erreicht, wenn jemand Ihre Anfrage genehmigt.
Der Fortschritt schreitet schneller voran. Wenn Sie einen Brief mit der Bitte um Genehmigung senden, können Sie mit anderen Projekten fortfahren, während Entscheidungen getroffen werden. Anstatt beispielsweise bis zur nächsten Besprechung zu warten, um Bedenken bezüglich eines Projekts zu äußern, ermöglicht das Einreichen einer Anfrage zur Genehmigung von Änderungen der anderen Partei, diese vor der nächsten Besprechung zu genehmigen.
Es entsteht ein nachweisbarer Nachweis. Wenn ein Manager oder Kunde Ihre Anfrage genehmigt, verfügen Sie über eindeutige Beweise, die es Ihnen ermöglichen, mit Zuversicht weiterhin das zu tun, wozu Sie befugt sind. Dieses Schreiben kann als formelle Dokumentation aller Änderungen oder Aktualisierungen des zuvor vereinbarten Vertrags oder der zuvor vereinbarten Bedingungen dienen, wodurch sichergestellt werden kann, dass jede Partei gut informiert ist.
Dies ist ein Zeichen des Respekts. Das Einreichen eines Genehmigungsantrags zeugt von Professionalität und Respekt. Sie zeigen der anderen Person, dass Sie von Ihren Wünschen und Bedürfnissen überzeugt sind und respektieren die Tatsache, dass es letztendlich ihre Entscheidung ist.
Mehr Details: Einen Geschäftsbrief formatieren: Definitionen, Tipps und Beispiele
So schreiben Sie einen Antrag auf Genehmigung
Befolgen Sie diese Schritte, um eine professionelle Briefgenehmigungsanfrage zu verfassen.
Wählen Sie eine Kommunikationsmethode.
Sprechen Sie den Empfänger professionell an.
Beginnen Sie mit dem, was Sie brauchen.
Erklären Sie, warum Sie das brauchen.
Sagen Sie ihnen, warum sie sich darum kümmern sollten.
Zeigen Sie Ihre Begeisterung für ihre Antwort.
Vervollständigen Sie Ihre Nachricht.
1. Wählen Sie eine Kommunikationsmethode
Jedes Unternehmen verfügt über einen einzigartigen Prozess zum Einreichen von Genehmigungsanfragen. Für minimale Designänderungen können Sie eine Genehmigungsanfrage per E-Mail senden oder für größere Budgetänderungen einen aktualisierten Vertrag ausdrucken. Einige Unternehmen verwenden Software, die Genehmigungen digital überprüft, während andere möglicherweise für jede erteilte Genehmigung eine schriftliche Unterschrift verlangen.
2. Den Empfänger professionell ansprechen
Genehmigungsanfragen werden an die endgültigen Entscheidungsträger gesendet, daher ist es am besten, sie professionell zu bearbeiten. Verwenden Sie „Sehr geehrter Herr“. oder „Fräulein“. dann ihr Nachname. Anhand des Vor- und Nachnamens des Kunden können Sie genau überprüfen, wer die Anfrage genehmigt hat.
3. Beginnen Sie mit dem, was Sie brauchen
Wenn Sie jemanden um Zustimmung bitten, achten Sie auf dessen Zeit. Beginnen Sie Ihre Nachricht mit genau dem, wofür Sie eine Genehmigung einholen möchten. Ihr Kunde oder Manager wird Ihre Kürze wahrscheinlich zu schätzen wissen.
Beispiel: „Sehr geehrte Frau Smith, ich sende Ihnen eine Bitte um Genehmigung zur Änderung des Budgets für unser Projekt. Um Sie und Ihr Unternehmen besser bedienen zu können, möchten wir das Budget von 1.250 $ auf 1.750 $ ändern.“
4. Erklären Sie, warum Sie es brauchen
Seien Sie weiterhin prägnant und erklären Sie sofort, warum Sie das wollen oder brauchen, wonach Sie fragen. Indem Sie die Gründe für Ihre Anfrage erläutern, können sie verstehen, warum diese für Sie wichtig ist.
Beispiel: „Der Grund für diese Budgetänderung besteht darin, dass unsere Designer zusätzliche Texte für Ihre bevorstehende Werbeaktion erstellen können.“
5. Sagen Sie ihnen, warum sie sich darum kümmern sollten.
Nachdem Sie schnell erklärt haben, warum Sie ihre Zustimmung wünschen oder benötigen, sagen Sie ihnen sofort, warum sie sich darum kümmern sollten. Erläutern Sie die Vorteile, die sie durch die Genehmigung Ihrer Anfrage erhalten. Schreiben Sie diesen Teil des Briefes selbstbewusst, damit sie die Vorteile verstehen, die sie durch ihre Empfehlung erhalten.
Beispiel: „Mit diesem zusätzlichen Werbebudget können wir Ihre Anzeigen dreimal testen, bevor wir die endgültige Anzeige für Ihre bevorstehende Kampagne auswählen.“ Viele unserer Kunden haben eine um bis zu 50 % höhere Rendite ihrer Investitionen erzielt.“
6. Zeigen Sie Ihre Begeisterung für ihre Antwort.
Wenn Sie ihnen mitteilen, welche Vorteile sie durch die Genehmigung Ihrer Anfrage erhalten, können Sie deutlich machen, dass Sie von der Antwort begeistert sind. Machen Sie deutlich, dass Sie von Ihrer Anfrage begeistert sind und was ihre Genehmigung für sie bewirken kann. Zeigen Sie echtes Vertrauen in das, was Sie präsentiert haben, und machen Sie deutlich, dass Sie sich auf die Zustimmung freuen.
Beispiel: „Ich weiß, dass Ihnen der ROI wichtig ist, und ich freue mich über die Möglichkeit, noch bessere Ergebnisse zu erzielen, als Sie ursprünglich erwartet hatten. Ich freue mich auf Ihre Zustimmung.“
7. Beenden Sie Ihre Nachricht
Bevor Sie Ihren Namen und Ihre Informationen unten in die E-Mail schreiben, möchten Sie je nach Situation möglicherweise weitere Informationen hinzufügen. Wenn Sie mit einer Frist arbeiten, können Sie die Uhrzeit oder das Datum angeben, an dem Sie eine Antwort benötigen, um sie zu einer Entscheidung zu ermutigen.
Beispiel: „Ihre Werbekampagne soll nächsten Dienstag starten, daher würde ich mich über eine Antwort vor diesem Freitag freuen. Mit freundlichen Grüßen Caroline Clark.
Mehr Details: So beenden Sie eine E-Mail (mit Beispielen)
Musteranfragen zur Genehmigung
Nutzen Sie die folgenden Beispiele als Leitfaden beim Verfassen Ihres Genehmigungsanfrageschreibens.
Der Vorschlag bedarf der Zustimmung des Projektleiters
Sehr geehrter Herr Green,
Ich sende Ihnen diese Anfrage zur Genehmigung unseres Marketingvorschlags für unser nächstes Projekt. Mein Team und ich haben einen detaillierten Plan erstellt, den ich diesem Brief beigefügt habe. Sobald Sie unserem Vorschlag zustimmen, beginnen wir sofort mit der Arbeit an dem Projekt. Sie werden feststellen, dass dieser Plan eine umfassende Antwort darauf ist, unsere aktuellen Kunden durch Retargeting-Werbung effektiver zu erreichen. Ich weiß, dass Sie nach einer Antwort auf die Frage gesucht haben, wie wir die Rentabilität Ihres Unternehmens steigern können, und ich bin zuversichtlich, dass dies unsere Antwort ist. Ich freue mich auf ihre Antwort.
Aufrichtig,
Patricia Gaten
Budgetanpassungen bedürfen der Genehmigung durch den COO
Sehr geehrter Herr Anderson,
Ich reiche diesen Antrag zur Genehmigung einer Budgetänderung für unser aktuelles Projekt ein. Damit dieses Projekt erfolgreich ist, bitte ich darum, dass unser Budget um 4.500 US-Dollar auf ein neues Gesamtbudget von 34.500 US-Dollar erhöht wird. Der Grund für diese Änderung sind die zusätzlichen Materialien, die eine weitere Prüfung des Produkts vor der Veröffentlichung ermöglichen. Mit diesem zusätzlichen Budget können wir sicherstellen, dass unsere Elektronik perfekt implementiert ist, um vor der Veröffentlichung ein funktionierendes Produkt zu liefern.
Ich weiß, dass Sie Bedenken hinsichtlich der Leistung dieses neuen Produkts geäußert haben, und ich möchte sicherstellen, dass es richtig gemacht wird, genau wie Sie. Ich würde mich freuen, wenn Sie dieser Budgetänderung zustimmen würden, damit wir die Tests des Endprodukts bis zum Ende der Woche abschließen können.
Aufrichtig,
Joshua Parker
Das abgeschlossene Projekt erfordert die Genehmigung des Vorgesetzten
Sehr geehrte Frau Emerson,
Ich sende Ihnen diese Anfrage zur Genehmigung meiner abgeschlossenen Änderungen für den Newsletter des nächsten Monats. Ich würde mich freuen, wenn Sie dies lesen könnten, um die Änderungen zu bestätigen. Sobald Sie die Änderungen genehmigt haben, kann ich die Formatierung abschließen und an das Designteam senden. Ich weiß, dass Sie möchten, dass dies bis nächste Woche abgeschlossen ist, und freue mich auf Ihre Antwort, damit wir das Designteam so schnell wie möglich mit der Arbeit am Stil beginnen können. Wenn Sie mir heute Ihre Genehmigung zusenden, liegt sie morgen früh in den Händen unseres Designteams.
Aufrichtig,
Michael Adams