So verbessern Sie Ihr Geschäft mit Organisationsdesign • BUOM

8. März 2021

Die Verbesserung der Unternehmenseffizienz hat für Führungskräfte von Kleinbetrieben und Großkonzernen oberste Priorität. Eine Möglichkeit, diese Verbesserungen zu erreichen, ist eine organisatorische Neugestaltung. Allerdings erfordert die Änderung der Arbeitsweise Ihres Unternehmens Zeit, sorgfältige Bewertung, Planung, Ausführung und Messung, um Ergebnisse zu erzielen.

In diesem Artikel besprechen wir Organisationsdesign und wie Sie es auf Ihren Arbeitsplatz anwenden können.

Was ist Organisationsdesign?

Organisationsdesign ist ein Prozess, der Teile eines Systems identifiziert, die nicht ordnungsgemäß oder effizient funktionieren, und einen Arbeitsplan umsetzt, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Die Theorie gilt für Arbeitsbereiche, Prozesse, Arbeitsabläufe und andere Systeme im Unternehmen. Sie können diese Bereiche überarbeiten, um sie besser an das Arbeitsumfeld und die Unternehmensziele anzupassen. Für diese Veränderungen ist es erforderlich, die technischen Aspekte des Unternehmens und der Personalressourcen zu verstehen und zu verbessern.

Warum ist Organisationsdesign wichtig?

Die Analyse der Organisationsstruktur eines Unternehmens kann von erheblichem Nutzen sein. Die meisten Unternehmen berichten von einem verbesserten Kundenservice und einer verbesserten internen Arbeitsmoral nach solchen Bemühungen. Einige Unternehmen berichten von erheblichen Betriebskostensenkungen und Effizienzsteigerungen. Das Engagement der Mitarbeiter verbessert sich und es entwickelt sich eine klare Vision für die Führung und das Wachstum des Unternehmens. Das kontinuierlicher Verbesserungsprozess fördert die Rentabilität und ein gesünderes Endergebnis.

Um erfolgreich zu sein, muss das Managementteam sorgfältig darüber nachdenken, wie es die Organisation gestalten möchte. Der Plan muss jeden Aspekt des Unternehmens berücksichtigen und es als Ganzes und nicht als einzelne Teile betrachten. Ziel ist eine bessere Integration von Menschen und Prozessen. Die Form des Unternehmens soll seinem Zweck entsprechen und Unterstützung in schwierigen Zeiten bieten. Es muss Menschen unterstützen, die gemeinsam daran arbeiten, das gleiche Ziel zu erreichen.

Welche Arten von Organisationsstrukturen gibt es?

Bei einer einfachen Organisationsstruktur, auch flache Struktur genannt, trifft der Eigentümer Entscheidungen und alle Mitarbeiter berichten direkt an den Eigentümer. Es handelt sich um eines der kleinsten Unternehmen ohne Führungsebenen oder komplexe Abteilungsorganisation. Wie jede Struktur hat auch ein einfaches Design seine Vor- und Nachteile, die Sie verstehen müssen, damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, wann es Zeit für eine Änderung ist.

Der wichtigste positive Aspekt einer einfachen Managementstruktur besteht darin, dass der Eigentümer jeden Teil des Betriebs kontrolliert. Der Eigentümer weiß, was im gesamten Unternehmen vor sich geht, weil er alles tut Lösungen. Die Mitarbeiter verstehen, wer die Befugnis hat, was zu tun, da der Eigentümer die Verantwortung trägt. Sie können Entscheidungen schneller treffen, da es keine Verwaltungsebenen gibt.

Wenn ein Unternehmen wächst, geht es über eine einfache Organisationsstruktur hinaus. Das Führungsteam wird um Führungskräfte und weitere Mitglieder des Führungsteams erweitert. Dieses Design wird als funktionale Struktur bezeichnet. Mit der Zeit werden die von ihnen ausgeführten Funktionen immer spezialisierter. Anstatt dass sich ein Büroangestellter um die Gehaltsabrechnung, das Marketing und die Büroarbeit kümmert, wird eine spezialisierte Marketingabteilung aufgebaut, und das Unternehmen kann einen Buchhalter einstellen. Wenn ein Unternehmen weiter wächst, werden früher seltene Aufgaben zur Routine. Eine eigene IT-Abteilung wird notwendig, anstatt bei Problemen einfach den Anbieter anzurufen.

Wenn Produkte oder Marken wachsen, kann die Abteilung jedes einzelne davon weiterentwickeln, wobei einige Funktionen in der Zentrale konzentriert werden. Diese Struktur wird Matrix genannt. Jede Produktlinie verfügt über separate Abteilungen, einige Aufgaben werden jedoch zentral erledigt.

Unternehmer müssen Maßstäbe setzen, um zu wissen, wann das Unternehmen bereit ist, von einer einfachen Struktur zu einer funktionalen Struktur und dann zu einer Matrixstruktur überzugehen. Diese Benchmarks können Arbeitsbelastung, Wissensstand der Teammitglieder, Budgets oder etwas anderes umfassen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise viel Geld für Vertragsmarketingdienste ausgibt, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass es an der Zeit ist, einen internen Vermarkter einzustellen.

So nutzen Sie Organisationsdesign zur Verbesserung Ihres Geschäfts

Die Verbesserung Ihres Unternehmens durch Organisationsdesign erfordert mehrere notwendige Schritte. Der Reorganisationsprozess einer Organisation kann je nach Struktur und Bedürfnissen des Unternehmens variieren.

1. Entwickeln Sie einen Plan für den Neugestaltungsprozess

Führungskräfte des Unternehmens kommen zusammen, um die Gesundheit des Unternehmens im Hinblick auf Leistung, Marktbedingungen und andere Schlüsselindikatoren und -faktoren zu besprechen. Sie diskutieren, warum eine Neugestaltung der Organisation notwendig ist und identifizieren die Ergebnisse, die sie sich erhoffen. Das Management muss ein klares Verständnis der aktuellen Situation des Unternehmens haben, bevor es mit dem Veränderungsprozess beginnt.

Ein Teil des Gesprächs dreht sich um Ressourcen und darum, wie viel Zeit, Geld und Humankapital für diesen Prozess zur Verfügung stehen. Der Zeitpunkt, die voraussichtliche Teilnahme und der Kommunikationsprozess sind Teil der Diskussion. Manchmal entscheidet ein Team, dass es Zeit in die strategische Planung oder Teamentwicklung investieren muss, bevor es mit der Neugestaltung der Organisation fortfährt. Zusammengenommen werden diese ersten Schritte als Organisation des Designprozesses bezeichnet.

2. Planen Sie für die Zukunft

Sobald der Selbstbewertungsprozess abgeschlossen ist, muss das Managementteam die folgenden Faktoren im Neugestaltungsplan berücksichtigen:

• Nach welchen Faktoren wird das Unternehmen organisiert? Handelt es sich um bestimmte Merkmale, den Kundentyp, die Geografie oder etwas anderes?

• Wie kann ein Unternehmen Prozesse rationalisieren, um sich auf diejenigen zu konzentrieren, die zur Umsatzgenerierung und Lieferung an den Kunden führen?

• Ein Unternehmen benötigt möglichst klare, dokumentierte und standardisierte Abläufe.

• Manager benötigen möglicherweise Personalbesetzungen, um ihre Mitarbeiter um Kernfunktionen herum neu zu strukturieren.

• Leistungsmessungen sind für jede Position, Aufgabe und Funktion erforderlich. Wer ist für die Bewertung verantwortlich und wie werden sie rechenschaftspflichtig?

• Gibt es Bedarf an Einrichtungen oder Ausrüstung?

• Werden unterstützende Ressourcen, wie z. B. Vertrieb oder Finanzen, dort eingesetzt, wo sie die größte Wirkung haben?

• Sie müssen die Führungsstruktur definieren.

• Kommunikation und Koordination zwischen Teilen des Systems sind von entscheidender Bedeutung. Wie gut arbeitet beispielsweise die Schulungsabteilung mit der Einstellungsabteilung zusammen?

Sobald das Unternehmen Antworten auf diese Fragen und Probleme findet, geht es zu einem Übergangsplan über. Manager erstellen einen Zeitplan und weisen Aktionsschritte zu. Der Prozess zur Kommunikation des Redesigns an den Rest des Teams wird konsolidiert. Kommunikation ist Bildung und Bildung gibt den Teammitgliedern ein Zugehörigkeitsgefühl. Das Engagement der Mitarbeiter ist wahrscheinlicher, wenn Ihr Team eine Vision teilt.

3. Führen Sie den Plan aus

Betrachtet man den neu gestalteten Arbeitsablauf, passen sich die Teams in die neue Struktur ein. Jede Gruppe lernt neue Prozesse. Dieser Teil des Prozesses braucht Zeit, da die Menschen neue Arbeitsbeziehungen aufbauen und neue Rollen erlernen müssen. Ausstattung und Räumlichkeiten ändern sich häufig. Veränderungen in der Leistungsbewertung, der Entscheidungsbefugnis und anderen Managementmechanismen sind in diesem Prozess normal.

Kommunikation ist entscheidend, wenn Sie bereit sind, einen Plan auszuführen. Gruppenpräsentationen und Firmen-E-Mails tragen dazu bei, die Botschaft konsistent zu halten. Wenn das Unternehmen über eine interne Website oder öffentliche Ordner zum Teilen von Informationen verfügt, ist dies ein idealer Ort zum Hosten des Plans.