So erstellen Sie Schritt für Schritt eine Projektcharta (plus Tipps und Beispiele) • BUOM
29. September 2021
Die meisten großen Projekte werden durch die Verwendung einer Projektcharta offiziell sanktioniert. In der Projektcharta werden die Gründe für das Projekt definiert, ein Projektleiter oder -manager zugewiesen und spezifische Ziele und Details aufgeführt. Es ist während der gesamten Projektlaufzeit eine wichtige Ressource und dient der Verwaltung von Budgets, Zeitplänen und Erwartungen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was eine Projekt-Charta ist, listen die Elemente und Tipps für deren Erstellung auf und geben ein detailliertes Beispiel dafür, wie eine Projektmanagement-Charta aussehen sollte.
Was ist der Zweck der Projektcharta?
Die Projektcharta enthält Definitionen dessen, was als erfolgreiches Projekt gilt, einschließlich der Definition von Kennzahlen und erforderlichen Ressourcen. Nach der Genehmigung dient die Charta während des gesamten Projektlebenszyklus als Bindeglied zwischen dem Projektteam und dem Sponsor.
Alle Aktualisierungen oder Anfragen zu einem Projekt nach der Genehmigung werden als „außerhalb des Geltungsbereichs“ bezeichnet. Wenn eine Aktualisierung oder Änderung erforderlich ist, muss sowohl beim Projektmanager als auch beim Sponsor ein „Änderungsanforderungsdokument“ eingereicht werden. Eine Änderungsanfrage umfasst normalerweise Folgendes:
Auswirkungen auf den Zeitplan/Zeitplan des Projekts
Geschätzte Kosten
Erforderliche Ressourcen zum Abschließen der Änderungsanforderung
Mit Änderungen verbundener Risikograd
Um Verwirrung zu vermeiden, muss der Projektsponsor alle Änderungen des Umfangs offiziell genehmigen. Der Projektmanager verwaltet in der Regel zusätzliche Dokumentationen, die detaillierte Informationen über den Status des Projekts liefern, einschließlich der Kommunikationsstrategie, des Problemprotokolls, des Änderungsmanagementprotokolls, des Arbeitsplans, des Budgets und des Risikoprotokolls.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Charta
Die Charta umfasst normalerweise die folgenden Abschnitte:
Projektname
Projektgruppe
Allgemeine Beschreibung des Projekts und Hintergrund
Ziele
Praktische Ergebnisse
Volumen
Meilensteine
Budget
Grenzen
Annahmen
Risiken
Externe Abhängigkeiten
Kommunikationsstrategie
Betroffenen Parteien
Projektgenehmigung
Anwendung
1. Projektname
Stellen Sie sicher, dass der Titel beschreibend ist. Ein guter Projekttitel sollte den Leser über die Art des Projekts informieren und ihm auch eine Vorstellung davon geben, warum Sie das Projekt gestartet haben.
2. Projektteam
Jeder Rolle sollte eine Stellenbeschreibung beigefügt sein, in der die Fähigkeiten, Leistungskriterien und Verantwortlichkeiten aufgeführt sind. Sie müssen außerdem den Namen, die Abteilung, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse jeder Person angeben.
Projektmanager
Teammitglieder
Executive-Sponsor
Abteilungssponsor
3. Allgemeine Beschreibung des Projekts und Hintergrund
Was ist das Ziel dieses Projekts? Warum war das beabsichtigt? Hier beschreiben Sie kurz die Beweggründe und Ziele des Projekts.
4. Ziele
Beschreiben Sie SMARTe (vernünftige, messbare, erreichbare, realistische und terminierte) Ziele für das Projekt (z. B. Kosten um 1 Million US-Dollar senken oder Produktion um 10 Millionen Einheiten steigern).
5. Ergebnisse
Listen Sie die Ergebnisse auf, die erzielt werden (z. B. verbesserter Verteilungsprozess, schnellerer Mitarbeiter-Onboarding-Prozess).
6. Lautstärke
Beschreiben Sie, was im Projekt enthalten ist und was nicht (dieses Projekt betrifft beispielsweise Abteilungen, die dem CFO unterstellt sind. Abteilungen, die dem COO unterstellt sind, sind nicht enthalten). Der Umfang des Projekts sollte sich auf die Beantwortung folgender Fragen konzentrieren:
Welche aktuellen Prozesse werden geändert?
Welche Abteilungen und Standorte sind betroffen?
Welche Daten werden geändert?
Welche Arten von Anwendungen oder Software werden geändert, installiert, eingestellt oder bereitgestellt?
Wer oder was wird von dem Projekt betroffen sein?
7. Meilensteine
Schätzen Sie wichtige Start- und Endtermine für verschiedene Projektphasen (z. B. Initiierung, Entwicklung, Planung, Übergang, Bau und Lieferung) sowie andere wichtige Meilensteine. Experten empfehlen dringend, ein visuelles Diagramm zu erstellen, das erklärt, wie jeder Schritt gelöst wird. Viele Projektmanager verwenden ein Gantt-Diagramm, das den Plan zusammenfasst.
8. Budget
Ein Projektfinanzplan berücksichtigt alle mit dem Projekt verbundenen Kosten. Diese Kosten werden budgetiert, sodass sie im Rahmen der verfügbaren Ressourcen zugewiesen werden können. Sobald dies abgeschlossen ist, legt der Finanzplan fest, wie viel für jede Aufgabe ausgegeben werden kann, um das Budget einzuhalten. Bereits in der Planungsphase kann ein wesentlich detaillierterer Finanzplan erstellt werden.
9. Einschränkungen
Listen Sie alle Situationen auf, die die Optionen hinsichtlich Ressourcen, Personal oder Zeitplan einschränken könnten (z. B. begrenztes Budget, Projektabschlussdatum, Anzahl der Teammitglieder, die dem Projekt zugewiesen werden können).
10. Annahmen
Geben Sie die Aussagen an, aus denen die Schlussfolgerung gezogen wird. Dokumentieren Sie Fakten, Aussagen oder Interpretationen, von denen nicht erwartet wird, dass sie sich während der Projektlaufzeit ändern.
11. Risiken
Identifizieren Sie alle wesentlichen Risiken, die zum Scheitern des Projekts führen könnten, und klassifizieren Sie diese (gering, mittel oder hoch).
12. Externe Abhängigkeiten
Listen Sie alle Personen oder Gruppen außerhalb des Projektteams auf, auf die Sie sich verlassen oder die Sie koordinieren können. Abhängigkeiten beziehen sich auf die Beziehung der vorherigen Aufgabe zur nächsten. Wenn Sie beispielsweise eine Wand streichen, ist das Auftragen der Farbe ein Vorgang, das Vorbereiten der Wand jedoch ein anderer. Ein Maler kann erst dann mit dem Streichen einer Wand beginnen, wenn diese zuvor mit einer Grundierung versehen wurde. Wenn eine Aufgabe von einer anderen Aufgabe abhängt, die vor ihrer eigenen Fertigstellung abgeschlossen werden muss, wird sie als aufgabenabhängig bezeichnet. Überprüfen Sie, wer sich bereit erklärt hat, mit dem Projektteam zusammenzuarbeiten.
13. Kommunikationsstrategie
Überlegen Sie, wie der Projektmanager mit dem/den Sponsor(en), Stakeholdern und dem Projektteam kommunizieren wird (z. B. Häufigkeit von Teambesprechungen, Häufigkeit von Statusberichtaktualisierungen usw.).
14. Stakeholder
Projektbeteiligte sind Organisationen oder Einzelpersonen, die ein Interesse am Projekt haben, aber nicht unbedingt Teil des Entwicklungsteams des Projekts sind. Einige Beispiele von Stakeholdern:
Aufsichtsbehörden
Gesetzgebungen
Unternehmensleiter
Geben Sie den Namen, die Abteilung, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse jeder Person an.
15. Projektgenehmigung
Geben Sie für jede Person den Namen, die Unterschrift und das Datum an.
Executive-Sponsor
Abteilungssponsor
Projektmanager
16. Bewerbung
Verwenden Sie den Anhang, um alle unterstützenden Unterlagen beizufügen.
Tipps zum Schreiben und Verwenden einer Projektcharta
Viele Organisationen verwenden die folgende „Best Practices“-Vorlage, um den Dokumentationsprozess zu optimieren. Dies verhilft ihrem Projekt zu einem erfolgreichen Start. Hier sind einige Tipps, wo Sie anfangen sollten, wenn Sie eine Projektcharta schreiben müssen, und wie Sie diese am effektivsten nutzen können:
Suchen Sie nach Mustern
Viele Unternehmen verfügen über einen Standardsatz an Projektvorlagen und Projektchartas. Wenn Ihre Organisation jedoch nicht über Vorlagen verfügt, gibt es eine Reihe von Websites, auf denen Sie diese kostenlos herunterladen können.
Beziehen Sie die richtigen Parteien ein
Eine Projektcharta wird dazu beitragen, wichtige Interessengruppen und Sponsoren für das Projekt zu gewinnen. Ihre Teilnahme wird dazu beitragen, potenzielle Risiken zu erkennen und Einblicke in die Bewältigung dieser Risiken zu geben. Dies wird dazu beitragen, erhebliche Verzögerungen oder finanzielle Katastrophen während des gesamten Projekts zu begrenzen.
Risiko-Einschätzung
Nehmen Sie sich zusätzlich Zeit für die Auseinandersetzung mit potenziellen Risiken, die den Erfolg des Projekts möglicherweise gefährden könnten. Erwägen Sie mögliche Alternativen oder Wege zur Bewältigung der Risiken. Eine Risikomanagementerklärung hilft dabei, „nächste Schritte“ zu identifizieren, wenn ein Problem auftritt.
Beziehen Sie sich immer auf die Projektcharta
Die endgültige Projektcharta sollte als Orientierungshilfe für den Abschluss des Projekts dienen und regelmäßig herangezogen werden. Es wird empfohlen, regelmäßige Überprüfungen mit dem Projektteam zu vereinbaren, um sicherzustellen, dass das Projekt der Charta entspricht.
Überprüfen Sie außerdem nach der Genehmigung der Projektcharta unbedingt alle daran vorgenommenen Änderungen oder Aktualisierungen. Wenn Änderungen erforderlich sind, tun Sie dies erst, nachdem Sie die entsprechende Genehmigung der Beteiligten erhalten haben.