So lernen Sie vom Projektmanagement (Plus-Vorlage) • BUOM

5. August 2021

Aus früheren Projekten zu lernen, um zukünftige Bemühungen erfolgreicher zu machen, ist eine Schlüsselkomponente für den Erfolg als Projektmanager. Durch die Durchführung einer Lessons-Learned-Analyse am Ende eines Projekts können Sie ermitteln, was gut funktioniert hat und in welchen Bereichen Verbesserungen vorgenommen werden können. Die Erstellung eines effektiven Protokolls für jedes Projekt kann Ihnen auch dabei helfen, die Produktivitätsergebnisse Ihrer Teams zu maximieren. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der im Projektmanagement gewonnenen Erkenntnisse, die Vorteile und die Vorgehensweise und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Projekts verwenden können.

Warum Erkenntnisse aus dem Projektmanagement nutzen?

Nutzen Sie die im Projektmanagement gewonnenen Erkenntnisse, um die Projektleistung zu analysieren und Erkenntnisse zu ermitteln, die Sie in der Zukunft nutzen können. Dies kann sowohl Bereiche mit Verbesserungspotenzial als auch positive Ergebnisse umfassen, die Sie bei zukünftigen Bemühungen reproduzieren können. Die Durchführung einer Projekt-Lessons-Learned-Analyse bietet Ihnen viele Vorteile bei zukünftigen Projektmanagementaufgaben, darunter:

• Weniger Fehler. Einer der Hauptzwecke der Lessons-Learned-Analyse besteht darin, die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern. Indem Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren, schaffen Sie eine Grundlage für eine konsequentere Arbeit an zukünftigen Projekten.

• Verbesserte Chancenerkennung. Wenn Sie wertvolle Erkenntnisse aus früheren Projekten gewinnen, können Sie Chancen effektiv erkennen und verstehen, wie Sie diese in Zukunft angehen können.

• Risikominderung: Wenn Sie eine Risikoanalyse für zukünftige Projekte durchführen, können Sie dadurch möglicherweise den erwarteten Effekt oder die Wahrscheinlichkeit verringern, um das Gesamtrisiko des Projekts zu verringern.

• Höhere Produktivität: Erwägen Sie, die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung der Produktivität zu nutzen. Das Hervorheben der positiven Aspekte Ihres Projekts kann dazu beitragen, dass Ihr Team produktiver und Ihre Projekte erfolgreicher werden.

So nutzen Sie die im Projektmanagement gewonnenen Erkenntnisse

Wenn Sie in einer Projektmanagementrolle arbeiten, kann Ihnen die Analyse der gewonnenen Erkenntnisse dabei helfen, bessere Ergebnisse bei Ihren Projekten zu erzielen. Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um eine Lessons-Learned-Analyse durchzuführen:

1. Setzen Sie sich Ziele und Erwartungen

Um eine Projektleistungsanalyse durchzuführen, ist es hilfreich, die Erwartungen zu Beginn des Projekts zu verstehen. Indem Sie eine Reihe von Zielen und Erwartungen für ein Projekt festlegen, schaffen Sie eine Ausgangslage, an der Sie die Ergebnisse des Projekts nach Abschluss messen können. Das Verständnis der Gesamtleistung im Vergleich zu den Erwartungen kann einen Kontext liefern, wenn die gewonnenen Erkenntnisse bewertet und spezifische Erkenntnisse für die zukünftige Anwendung ermittelt werden.

2. Erstellen Sie ein Lessons-Learned-Dokument

Durch die Erstellung eines Lessons-Learned-Dokuments können Sie Informationen während eines Projekts während der gesamten Dauer organisieren. Es enthält wichtige Informationen wie die Ursache des Vorfalls, Ihre Reaktion, die Ergebnisse der Reaktion und die daraus gewonnenen Erkenntnisse. Indem Sie zu Beginn eines Projekts ein Dokument erstellen, können Sie es nach Abschluss jeder Phase des Projekts ausfüllen. Dadurch erhalten Sie einen dauerhaften Link, den Mitarbeiter bei der Arbeit an zukünftigen Projekten nutzen können.

3. Wir treffen uns, um das Projekt zu besprechen

Treffen mit Mitarbeitern sind eine gute Möglichkeit, weitere Informationen über die Wirksamkeit des Plans zu sammeln. Dies kann eine Reihe formeller Treffen und informeller Diskussionen während des gesamten Prozesses umfassen, von der Planung und Durchführung bis zur Nachbesprechung. Jedes hat seine Vorteile, und wenn Sie beide verwenden, können Sie mehr Informationen sammeln.

4. Schaffen Sie eine Atmosphäre der Ehrlichkeit

Bei der Überprüfung der Ergebnisse eines Projekts in Ihrem Unternehmen ist es wichtig, dass diejenigen, die an dem Projekt mitgearbeitet haben, sich dabei wohl fühlen, ihre ehrliche Meinung zu äußern. Indem Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, frei über ihre Erfahrungen bei der Arbeit an einem Projekt und die daraus gewonnenen Erkenntnisse zu sprechen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, möglichst viele wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Dies kann langfristig positive Auswirkungen haben und zu mehr nützlichen Informationen führen, die Ihnen bei der Planung zukünftiger Projekte helfen werden.

5. Bewerten Sie die Ergebnisse der Arbeit

Die Überprüfung der Ergebnisse während und nach einem Projekt ist von entscheidender Bedeutung, um wertvolle Lehren aus dem Projekt zu ziehen. Der Vergleich Ihrer Projektergebnisse mit den Zielen und Erwartungen, die Sie zu Beginn festgelegt haben, kann dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich hervorgetan haben, und Bereiche, in denen Verbesserungspotenzial besteht. Wenn beispielsweise ein Vertriebsprojekt bei Verbrauchern im Alter von 25 bis 35 Jahren außergewöhnliche Erfolge erzielt, können Sie sich darauf konzentrieren, herauszufinden, was es mit dem Produkt oder Marketing auf sich hat, das diese Zielgruppe angezogen hat, damit Sie diese Informationen in Zukunft nutzen können.

6. Denken Sie über zukünftige Veränderungen nach

Brainstormen Sie die Lektionen, um zu sehen, was Sie auf spätere Projekte anwenden können. Sie können dies einzeln oder in Gruppenbesprechungen tun, sodass die Teammitglieder sich gegenseitig einbringen und auf den Ideen der anderen aufbauen können. Das Einfügen einer Spalte über Möglichkeiten zur künftigen Umsetzung der Lektion kann Ihnen dabei helfen, den Wert Ihres Lektionsdokuments zu maximieren.

Erkenntnisse aus der Projektmanagement-Vorlage

Wenn Sie die Durchführung einer Projektmanagement-Lessons-Learned-Analyse vorbereiten, bietet diese Vorlage die Grundlage für Ihr Dokument:

DateIncidentEffectResponseImpactLessons Learned

Erkenntnisse aus dem Projektmanagement

Dieses Beispiel zeigt, wie ein Softwareunternehmen eine Lessons-Learned-Vorlage während der gesamten Projektlaufzeit auf ein Projekt anwenden kann, um eine Ressource für die zukünftige Projektplanung zu schaffen:

DateIncidentEffectResponseImpactLessonsLearned10/17Graphical User Interface (GUI)-Modul hinter dem Zeitplan zurückVerzögerter Beginn der nächsten EntwurfsphaseErnennung von zusätzlichem Personal zum Schreiben von Code für GUIGUI erhielt die endgültige Genehmigung drei Tage später als geplantDurch die Erhöhung der Planungstoleranzen für die Risikobewertung für alle wichtigen Module wird vermieden, dass sich die Auswirkungen von Verzögerungen wiederholen10/26Mitarbeiterbericht Unsicherheit über die Projekterwartungen Einige Mitglieder des Entwicklungsteams waren sich der Projekterwartungen nicht sicher. Organisierten eine Teambesprechung, um den Fortschritt zu besprechen und aktuelle Aufgaben zu klären. Das verbesserte Verständnis führte zu einer höheren Produktivität in den informellen Besprechungen in den darauffolgenden Wochen, sodass die Mitarbeiter wichtige Fragen stellen konnten. 11/9 Der Kunde forderte eine wesentliche Änderung softwareDie Einhaltung der neuen Anforderungen führt zu einer deutlichen Aufstockung des Personals für das Projekt oder einer Verlängerung des Zeitplans. Für den 11. November um 14:00 Uhr ist ein Treffen geplant, um verschiedene Änderungsmöglichkeiten zu besprechen und eine neue Vereinbarung zu treffen.