So erstellen Sie eine Notiz (mit Vorlage und Beispielen) • BUOM
22. Februar 2021
Erinnerungen sind an der Tagesordnung Kommunikationsmethode an vielen Arbeitsplätzen. Wenn Sie einer Gruppe von Personen in Ihrer Organisation kurze, spezifische Informationen übermitteln müssen, kann ein Memo eine gute Alternative zur Organisation eines Meetings sein. In diesem Artikel erklären wir die Bestandteile einer Notiz und geben Anleitungen zum Erstellen einer gut geschriebenen Notiz.
Was ist ein Memo?
Ein Memorandum oder Memorandum ist eine Nachricht, die der Übermittlung von Informationen innerhalb eines Unternehmens dient. Notizen können verwendet werden, um neue Richtlinien anzukündigen, Mitarbeiter an bestehende Richtlinien zu erinnern und die Leute allgemein auf dem Laufenden zu halten. Ein Memo ist weniger formell als ein Brief, den Sie bei der Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation verwenden würden.
Ziele des Memos
Memos sollten informativ sein und eine prägnante, klare und direkte Botschaft enthalten. Obwohl viele Notizen ähnliche Elemente enthalten, können Sie sie für verschiedene Zwecke verwenden, darunter:
Dokumentation der Unternehmenspolitik
Mitarbeiter über die Situation informieren
Erläuterung der Vorgehensweise
Unterweisung des Personals im Umgang mit neuen Geräten
Mitarbeiter über Veränderungen im Unternehmen informieren
Ankündigung eines Rollenwechsels oder einer Beförderung
In Verbindung gebracht: Arbeitsplatzdokumentation
Teile des Memos
Unabhängig davon, ob es sich um die Ankündigung einer Gehaltserhöhung oder die Einführung einer neuen Richtlinie handelt, bestehen alle Memos aus den gleichen Grundbestandteilen. Notizen können unterschiedlich lang sein, aber die meisten sind ein oder zwei Seiten lang, um Ihr Publikum fokussiert und interessiert an Ihrer Nachricht zu halten. Die Checkliste umfasst jeweils Folgendes:
Überschrift
Handlungsstrang
Erklärung
Diskussion
Lebenslauf (optional)
1. Überschrift
Der erste Bestandteil einer Notiz ist die Kopfzeile, eine Liste von Informationen, die den Kontext für den Rest der Notiz liefern. Der Header gibt an, an wen die Nachricht adressiert ist und von wem sie gesendet wurde, sowie Hintergrundinformationen wie Datum, Uhrzeit oder Ort. Das Einfügen eines Titels in eine Notiz hilft dabei, genaue Notizen zu erstellen. Der Header hilft den Mitarbeitern auch dabei, den Überblick zu behalten, welche Nachrichten für sie am wichtigsten sind und wann Unternehmensänderungen in Kraft getreten sind.
2. Betreffzeile
Die Betreffzeile fasst das Thema der Notiz zusammen und steht normalerweise unmittelbar nach dem Titel. Jedes Memo sollte nur einem Thema gewidmet sein. Das Thema sollte kurz und klar sein und das Hauptthema anstelle einer vollständigen Erklärung darstellen. Wenn Ihre Notiz zu Referenzzwecken aufbewahrt wird, kann ein präzises und einfaches Thema dazu beitragen, dass Ihr Büro aufgeräumt bleibt.
3. Erklärung
Die Anzeige ist der erste Teil des Nachrichtentexts. Hier teilen Sie den Zweck des Memos mit und stellen Ihre Hauptidee vor. Fügen Sie einfach die Informationen hinzu, die Sie mit Ihren Kollegen teilen. Wenn es wichtige Hintergrundinformationen gibt, können Sie diese in diesen Teil des Memos aufnehmen.
4. Diskussion
Im Diskussionsteil des Memos werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen erläutert, auf mögliche Probleme hingewiesen und zusätzliche Informationen bereitgestellt. Abhängig vom Zweck Ihrer Notiz können Sie diesen Abschnitt auch dazu verwenden Feedback anfordern oder bitten Sie Ihre Kollegen, eine bestimmte Aktion durchzuführen. Dieser Abschnitt sollte sich auf die wichtigsten Teile Ihrer Nachricht konzentrieren, um die Informationen klar zu halten.
5. Lebenslauf (optional)
Einige Notizen enthalten eine Zusammenfassung, die sich auf das Thema des Briefes bezieht. Die Zusammenfassung kann auch abschließende Erinnerungen und Danksagungen an die Mitarbeiter für ihre harte Arbeit und Zusammenarbeit enthalten.
So erstellen Sie eine Erinnerung
Durch das Erstellen einer gut geschriebenen Notiz mit klaren Informationen können Sie Zeit bei der Klärung verwirrender Nachrichten sparen. Um eine Notiz zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Listen Sie Ihre Hauptidee auf
Sie müssen Ihre Botschaft klar verstehen, um sie anderen erklären zu können. Listen Sie die wichtigsten Punkte auf, die Sie im Memo erläutern müssen. Wenn es zu viele sind, erwägen Sie die Verwendung eines Berichtsformats oder die Aufteilung der Nachricht in mehrere spezifischere Notizen.
2. Verstehen Sie Ihr Publikum und Ihren Ton
Ein Memo, in dem eine Firmenfeier oder ein Jahresbonus angekündigt wird, hat wahrscheinlich einen fröhlicheren und lockereren Ton als ein Memo, in dem eine große Änderung der Unternehmenspolitik angekündigt wird. Ihre Wortwahl und Ihr Schreibstil sollten für Ihre Kollegen oder Mitarbeiter verständlich sein.
3. Verwenden Sie eine Vorlage
Sie können eine Vorlage verwenden, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Format für Ihre Notiz verwenden. Durch das Ausfüllen der Vorlage können Sie auch sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen weitergeben.
4. Halten Sie die Absätze kurz
Schreiben Sie Ihre Notizen in kurzen Absätzen, um sie leichter lesbar zu machen. Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungszeichen und Listen, um wichtige Informationen hervorzuheben.
5. Korrekturlesen
Bevor Sie Ihre Notiz senden, lesen Sie jeden Abschnitt noch einmal durch, um die richtige Grammatik und Klarheit zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Überschrift an die richtigen Personen richtet und dass Ihre Betreffzeile für die Nachricht relevant ist.
6. Verteilen Sie eine Erinnerung
Veröffentlichen Sie Ihre Notizen rechtzeitig, um Ihre Organisation auf dem Laufenden zu halten. Viele Organisationen versenden Notizen per E-Mail und hängen sie auch gut sichtbar am Arbeitsplatz aus. Bewahren Sie eine Kopie der Notiz für Ihre Akten auf, falls Sie darauf zurückgreifen müssen.
Vorlage-Memo
Ihr Arbeitsplatz verwendet möglicherweise ein bestimmtes Notizformat, die meisten Notizen können jedoch normalerweise im Büro erstellt werden. Vorlagennotizen. Hier ist ein Beispiel für eine einfache Memo-Vorlage:
*An: Empfänger(n) notieren*
*Von: der Person oder Gruppe, die die Nachricht gesendet hat*
*Datum: Ausstellungsdatum*
*Betreff: Betreffzeile*
(Beschreiben Sie im ersten Absatz Ihres Memos deutlich Ihre Hauptidee. Listen Sie alle wichtigen Informationen auf, die sich direkt auf den Empfänger des Memos auswirken.)
(Ihr zweiter Absatz sollte die Hauptidee näher erläutern und zusätzliche Details mitteilen. Fassen Sie alle Diskussionen zum Thema Ihres Memos zusammen und bitten Sie gegebenenfalls um Beiträge der Mitarbeiter.)
(Sie können optional einen dritten Absatz hinzufügen, der das Memo zusammenfasst. Schließen Sie diesen Abschnitt mit einem höflichen Abschluss und Ihrer Unterschrift ab.)
(Abschluss, z. B. Mit freundlichen Grüßen/Mit freundlichen Grüßen/Vielen Dank)
(Ihr Name)
(Kontaktinformationen, falls zutreffend)
Anmerkungen: (Listen Sie alle Dokumente auf, auf die im Memo verwiesen wird)
Beispiele für Notizen
Es kann hilfreich sein, Notizen zu lesen, die von anderen in Ihrer Organisation verschickt wurden. Wenn Sie den Ton und das Format Ihrer Notiz an andere anpassen, die Sie am Arbeitsplatz gesehen haben, können Ihre Kollegen Ihre Nachricht besser verstehen. Sehen Sie sich die folgenden Beispielnotizen an, die Ihnen beim Schreiben helfen sollen:
Beispiel 1. Werbeankündigung
*An: Alle Mitarbeiter*
*Von: Miko Tompkins, Personalleiter*
*Datum: 6. August 2019*
*Thema: James Ndeba wird Chief Accounting Officer*
Ab dem 10. August 2019 wird unser derzeitiger Hauptbuchhalter James Ndeba die Rolle des Buchhaltungsdirektors übernehmen. Während dieses Übergangs werden alle neuen Projekte an den Rest des Buchhaltungsteams übertragen.
Während seiner dreijährigen Tätigkeit als Chief Accounting Officer hat James außergewöhnliche Führungsqualitäten unter Beweis gestellt und wir freuen uns auf den Einfluss, den er als Chief Accounting Officer auf unsere Organisation haben wird. Wenn Sie Fragen zu diesem Übergang haben, können Sie mich gerne per E-Mail kontaktieren.
Vielen Dank an alle für Ihre Hilfe, diesen Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Bitte schauen Sie in James‘ Büro vorbei, um ihm zu seiner Beförderung zu gratulieren.
Mit besten Grüßen,
Miko Tompkins
Beispiel 2: Regelerinnerung
*An: Vertriebsabteilung*
*Von: J’naya Burrows, Vertriebsleiterin*
*Datum: 21. September 2019*
*Thema: Rückerstattungsprozess*
Da wir mehrere neue Mitarbeiter haben, lesen Sie bitte unsere Richtlinien zur Reisekostenerstattung. Für jeden einzelnen Einkauf müssen Sie ein Umsatzkostenformular ausfüllen und bis zum letzten Tag des Monats an die Buchhaltung senden. Nach Fälligkeit eingereichte Auslagen werden nicht erstattet.
Vielen Dank für die zeitnahe Übermittlung aller Versandkosten. Dies hilft uns bei der Verwaltung unseres monatlichen Reisebudgets und stellt sicher, dass wir alle unsere geplanten Reisen finanzieren können. Bei Fragen können Sie an meinem Schreibtisch vorbeischauen oder mir eine E-Mail senden.
Danke,
J’naya
*Anhänge: Umsatzkostenformular*