Warum das wichtig ist und Tipps zur Umsetzung • BUOM

26. August 2021

Viele Unternehmen, die eine Remote-Arbeitsumgebung einführen, erstellen häufig einen umfassenden Plan, in dem bestimmte Aspekte der Umstellung detailliert aufgeführt sind. Dazu gehören häufig Details wie Homeoffice-Richtlinien, Datensicherheit und strategische Pläne zur Bewältigung veränderter Situationen. Wenn Sie wissen, wie Sie einen detaillierten Remote-Arbeitsplan erstellen, kann Ihr Unternehmen effektiv auf eine virtuelle Arbeitsumgebung umsteigen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Fernarbeitspläne sind, was darin enthalten ist und wie man einen langfristigen Plan erstellt.

Was ist ein Fernarbeitsplan?

Ein Remote-Arbeitsplan ist eine umfassende Vereinbarung, die ein Unternehmen erstellt, um festzulegen, wie Mitarbeiter remote arbeiten können. Der Plan beschreibt detailliert, wie ein Unternehmen virtuelle Arbeitsoptionen implementieren kann, und bietet Mitarbeitern Anleitungen beim Übergang in eine Remote-Umgebung. Dies kann dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden und Fragen zu beantworten, die Mitarbeiter möglicherweise zur Remote-Arbeit haben.

Was ist in einem Fernarbeitsplan enthalten?

Ein umfassender Remote-Arbeitsplan enthält mehrere gemeinsame Elemente. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen definiert und vollständig entscheidet, wie es auf eine virtuelle Umgebung umsteigen möchte, um Konflikte und Verzögerungen zu vermeiden. Viele Remote-Arbeitspläne beinhalten eine Homeoffice-Richtlinie und beschreiben, wie das Unternehmen die Integrität der Datensicherheit beim Übergang seiner Mitarbeiter in eine virtuelle Umgebung aufrechterhalten will. Darüber hinaus wird in vielen Plänen detailliert beschrieben, wie den Mitarbeitern Ressourcen und Ausrüstung für die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben zugewiesen werden sollen.

So erstellen Sie einen Remote-Arbeitsplan

Hier sind sieben Schritte, die Ihnen bei der Erstellung eines umfassenden Remote-Arbeitsplans für Ihr Unternehmen helfen:

1. Legen Sie eine langfristige Vision fest

Das Erstellen und Kommunizieren langfristiger Ziele für den Übergang zu einer Remote-Arbeitsumgebung kann dazu beitragen, Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden. Die Vision sollte klar definieren, warum das Unternehmen Remote-Arbeit einführt. Es sollte auch berücksichtigt werden, wie virtuelle Arbeitsumgebungen die Mission des Unternehmens erfüllen können und welchen Nutzen sie sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter haben. Die Vision eines Unternehmens könnte beispielsweise darin bestehen, die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter durch eine bessere Work-Life-Balance zu verbessern.

2. Erstellen Sie eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus

Eine Telearbeitsrichtlinie kann dabei helfen, festzustellen, wer berechtigt ist, aus der Ferne zu arbeiten. Es kann auch die Erwartungen und Anforderungen für jede Position beschreiben, was Verwirrung vorbeugt und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern kann. Diese Richtlinie kann auch Vergütungsänderungen, Zeiterfassungsanforderungen und die Art und Weise der Beantragung von Remote-Arbeitsprivilegien festlegen.

3. Bestimmen Sie den Ressourcen- und Ausrüstungsbedarf

Die Konsolidierung des Ressourcen-, Versorgungs- und Ausrüstungsbedarfs zur Gewährleistung eines effizienten Übergangs kann einem Unternehmen dabei helfen, seine Fernarbeitsstrategien schnell umzusetzen. In diesem Abschnitt des Plans kann auch darauf eingegangen werden, wie das Unternehmen sie zuweist, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die Dinge verfügen, die sie für die Erfüllung ihrer Remote-Aufgaben benötigen. Darüber hinaus kann der Plan Kosten im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Ausrüstung und Ressourcen umfassen, sodass diese die Budgetzuweisungen des Unternehmens nicht überschreiten.

4. Erstellen Sie Situationspläne

Viele Remote-Pläne beinhalten auch Strategien für unterschiedliche Situationen, um den Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, wie sie auf unterschiedliche Umstände reagieren sollen. Mitarbeiter sollten über Kontaktinformationen ihres Vorgesetzten und schriftliche Anweisungen verfügen, die sie darüber informieren, wie sie in einer bestimmten Situation reagieren sollen. Sie können beispielsweise einen Plan erstellen, in dem die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters und die Personen aufgeführt sind, die bei einem Internetausfall zu melden sind.

5. Legen Sie Leistungsstandards fest

Das Erstellen von Leistungserwartungen für Mitarbeiter kann dazu beitragen, das Produktivitätsniveau während der Remote-Arbeit aufrechtzuerhalten, da dadurch die genauen Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters klargestellt werden. Dies kann Standards für alle Mitglieder oder Standards für bestimmte Positionen umfassen. Ein Unternehmen könnte beispielsweise aus drei Personen in einem Team bestehen, von denen jeder unterschiedliche Aspekte eines Projekts beisteuert. Daher können für die Position jedes Teammitglieds spezifische Leistungsstandards festgelegt werden, sodass jeder weiß, was von ihm erwartet wird und was er tun muss, um erfolgreich zu sein . . in ihren jeweiligen Rollen.

6. Erhöhen Sie die Datensicherheit

Durch die Implementierung zusätzlicher Datensicherheitsmaßnahmen können Sicherheitsrisiken verringert werden. Durch die Sicherstellung, dass ein Unternehmen über festgelegte Benutzerrollen und Berechtigungen verfügt, die den Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter entsprechen, kann die Sicherheit der Unternehmensdaten verbessert werden, indem die Anzahl der Personen begrenzt wird, die Zugriff auf wichtige Dokumente oder Eigentum des Unternehmens haben. Der Einsatz von Tools zur Verhinderung von Datenverlust kann auch dabei helfen, Sicherheitsrisiken zu erkennen und zu mindern.

7. Erstellen Sie Überprüfungs- und Folgeverfahren

Durch das Hinzufügen eines Zeitrahmens für die Überprüfung und Aktualisierung des Plans kann sichergestellt werden, dass die Remote-Richtlinien eines Unternehmens im Einklang mit seiner Mission bleiben. Dies kann der Unternehmensleitung auch Zeit geben, den Bedarf an virtuellen Arbeitsplätzen in der Organisation neu zu bewerten. Die Überprüfung und Nachverfolgung des Plans kann auch dabei helfen, etwaige Anpassungen am aktuellen Plan festzustellen. Zu den Folgemaßnahmen, die ein Unternehmen möglicherweise umsetzt, gehören:

• Überprüfung des Plans in einem Monat

• Versenden von Umfragen an virtuelle Mitarbeiter

• Vergleich von Mitarbeiterleistungsberichten

• Analyse von Kundenfeedbackberichten

• Prüfung von Produktionsberichten

Tipps zur Umsetzung eines Remote-Arbeitsplans

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Erstellung und Umsetzung eines Remote-Arbeitsplans beachten sollten:

Unternehmenskultur pflegen

Wenn Sie Möglichkeiten finden, die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, während Sie in eine Remote-Umgebung wechseln, können Sie die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Sie können Ihre Unternehmenskultur auf vielfältige Weise unterstützen, zum Beispiel durch Geschenkkarten, erweiterte Vorteilspakete, virtuelle Firmenevents und unternehmensweite Auszeiten. Wenn Ihrem Unternehmen beispielsweise die Gesundheit und das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter am Herzen liegen, könnten Sie eine Wellness-Vergünstigung anbieten, die eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder einen Fitnesskurs umfasst.

Video-Tools vorstellen

Videotools können die Kommunikation zwischen Unternehmensmitarbeitern verbessern. Dies ist nützlich, wenn Ihre Mitarbeiter gerne persönliche Kommunikation haben oder visuell lernen. Sie können beispielsweise Videoschulungen durchführen, die neben schriftlichen Lehrmethoden auch visuelles Lernen anbieten.

Nutzen Sie digitale Tools

Wenn Ihr Unternehmen noch keine digitalen Tools nutzt, können Sie einige davon implementieren, um den täglichen Betrieb zu verbessern. Digitale Tools ermöglichen es Ihrem Unternehmen, papierlos zu arbeiten, da Sie physische Dokumente in virtuelle Berichte umwandeln können. Virtuelle Dokumente erhöhen auch die Zugänglichkeit von Informationen in Ihrem Unternehmen, da die Mitarbeiter einfachen Zugriff auf diese Dokumente haben sollten. Dies ist besonders nützlich, wenn Mitarbeiter zu unterschiedlichen Tageszeiten oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

Tipps zur Aufrechterhaltung eines langfristigen Plans

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines erfolgreichen langfristigen Remote-Arbeitsplans helfen:

• Passen Sie sich den Arbeitsplänen an: Viele Remote-Mitarbeiter haben tagsüber möglicherweise andere Aufgaben, z. B. Kinderbetreuung, Besprechungen oder das Abholen von Kindern von der Schule. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, flexible Zeitpläne zu erstellen, kann dies die Mitarbeiterproduktivität steigern.

• Heben Sie die Vorteile für die Mitarbeiter hervor: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über die spezifischen Vorteile der Fernarbeit aufklären, kann dies ihr Selbstvertrauen in den Übergang stärken, da sie mit der Fernarbeit möglicherweise nicht vertraut sind, und es kann dazu beitragen, etwaige Bedenken auszuräumen. Das Vertrauen der Mitarbeiter in den Plan zu gewinnen, kann die Erfolgswahrscheinlichkeit des Plans erhöhen.

• Fördern Sie die Unternehmenskommunikation: Durch die aktive Beteiligung an den Kommunikationskanälen des Unternehmens können Sie den Mitarbeitern zeigen, wie sehr sich das Unternehmen um seine Mitarbeiter kümmert und sie wertschätzt. Auch die Kommunikation von Leistungsträgern und Unternehmenserfolgen über Unternehmenskommunikationskanäle kann die Motivation der einzelnen Mitarbeiter steigern.

• Erstellen Sie ein Feedback-System: Durch die Erstellung einer Feedback-Methode für Mitarbeiter kann gezeigt werden, welchen Wert ein Unternehmen seinen Mitarbeitern beimisst. Es kann einem Unternehmen auch dabei helfen, seinen bestehenden Plan zu verbessern, indem es Bereiche identifiziert, in denen möglicherweise weitere Informationen benötigt werden, und die Möglichkeit bietet, Mitarbeiterfragen zum Plan selbst zu beantworten.