„Das ist nicht mein Job“ (mit Tipps und Beispielen) • BUOM

2. Mai 2021

Am Arbeitsplatz werden Sie möglicherweise von einem Kollegen, Arbeitgeber oder Vorgesetzten gebeten, Aufgaben auszuführen, die außerhalb des Rahmens Ihrer normalen Pflichten und Stellenbeschreibungen liegen. Auch wenn es verlockend sein mag zu antworten: „Das ist nicht meine Aufgabe“, ist es wichtig, viele Faktoren zu berücksichtigen, bevor Sie Ihre Antwort formulieren.

Wenn Sie rücksichtsvoll und respektvoll auf zusätzliche Arbeitsanfragen reagieren, können Sie positive berufliche Beziehungen aufbauen und gesunde Grenzen am Arbeitsplatz etablieren. In diesem Artikel besprechen wir Tipps, wie Sie kommunizieren können, dass eine Aufgabe nicht Ihre Aufgabe ist, und bieten Formulierungstechniken, Tipps und Lösungen für solche Situationen.

Schritte zum Melden einer Aufgabe, die außerhalb Ihrer normalen Zuständigkeiten liegt

Es kann heikel sein, zu kommunizieren, dass eine Aufgabe nicht Ihre Aufgabe ist. Das Verständnis mehrerer Gesprächstools kann Ihnen dabei helfen, solche Situationen erfolgreich zu meistern. Beachten Sie diese hilfreichen Tipps, wenn das Besprechen einer Aufgabe nicht Ihre Aufgabe ist:

1. Denken Sie über die Situation nach, bevor Sie antworten.

Bevor Sie eine Antwort formulieren, überlegen Sie, wie lange die Aufgabe dauern könnte und wie viel Zeit Sie in Ihrem Zeitplan dafür haben. Versuchen Sie zu verstehen, welche Vorteile es mit sich bringt, einer Hilfe zuzustimmen und ob diese die möglichen Nachteile überwiegen.

Oftmals schätzen Arbeitgeber und Kollegen Ihre Bereitschaft, die Erwartungen zu übertreffen, und sind möglicherweise bereit, Ihnen in Zukunft in ähnlichen Situationen zu helfen. Wenn Sie absolut nicht in der Lage sind, der Aufforderung nachzukommen, sollten Sie darüber nachdenken, eine respektvolle Antwort mit einer aufrichtigen Entschuldigung zu formulieren, bevor Sie antworten.

2. Bieten Sie Hilfe auf eine Weise an, die Ihren eigenen Job nicht gefährdet.

Wenn Sie einen Teil einer Aufgabe erledigen oder helfen können, ohne Ihre eigene Produktivität zu beeinträchtigen, sollten Sie darüber nachdenken, diese Lösungen anzubieten, wenn Sie gebeten werden, eine Aufgabe zu erledigen, für die Sie nicht verantwortlich sind. Auch wenn Sie nicht die gesamte Aufgabe übernehmen können, können Ihre Teilbeiträge ausreichen, um einem Kollegen oder Arbeitgeber in Not zu helfen, ohne sich auf mehr zu einigen, als Sie beitragen können.

3. Link zu Ihrer Stellenbeschreibung

Wenn ein Kollege, Vorgesetzter oder Arbeitgeber mit einem Auftrag an Sie herantritt, der erheblich außerhalb Ihrer normalen Verantwortlichkeiten oder Fähigkeiten liegt, sollten Sie Ihre dokumentierte Stellenbeschreibung als Begründung für Ihre Ablehnung in Betracht ziehen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie eine Anfrage aufgrund der Art der damit verbundenen Aufgaben nicht erfolgreich abschließen können, ziehen Sie in Betracht, auf die in Ihrer Stellenbeschreibung aufgeführten spezifischen Verantwortlichkeiten zu verweisen, um Ihre Hauptverantwortlichkeiten zu veranschaulichen und zu verdeutlichen.

4. Überdenken Sie Ihre Optionen

Manchmal ist es leicht, Arbeitsgewohnheiten und -routinen zu entwickeln, die keine Flexibilität oder Anpassung zulassen. Denken Sie darüber nach, Ihre Fähigkeiten zu überdenken, wenn Sie mit einer Aufgabe betraut werden, die außerhalb Ihrer Stellenbeschreibung liegt. Möglicherweise gibt es eine Möglichkeit, dem Wunsch nachzukommen, indem Sie Ihre täglichen Gewohnheiten ändern oder Ihren Tagesablauf anpassen. Dies könnte Ihnen auf lange Sicht zugute kommen und es Ihnen ermöglichen, Ihren Kollegen und Arbeitgebern wertvollere Hilfe zu leisten.

5. Formulieren Sie Ihre Antwort neu

Es gibt oft eine Möglichkeit, eine negative oder unangenehme Reaktion positiv und ermutigend zu formulieren. Erwägen Sie nach Möglichkeit, die Struktur Ihrer Antworten zu einem sanfteren, freundlicheren Ton zu ändern. Bevor Sie antworten, überprüfen Sie Ihre Antwort auf emotional aufgeladene Worte oder negative Töne, um eine Eskalation der Situation oder eine Beleidigung zu vermeiden. Wenn Sie respektvoll reagieren, werden Ihre Kollegen oder Ihr Arbeitgeber normalerweise verstehen, wenn Sie eine Aufgabe nicht annehmen können, die nicht zu Ihrem Job gehört.

6. Bieten Sie Lösungen an und stellen Sie Alternativen vor

Wenn Sie sich auf eine Aufgabe nicht einigen können, denken Sie darüber nach, Lösungen oder Alternativen zu Ihrer Teilnahme vorzustellen. Dies kann Folgendes umfassen:

• Bieten Sie an, bei einer anderen, weniger zeitaufwändigen Aufgabe zu helfen

• Bereitstellung von Unterstützung bei der Problemlösung oder Beratung, wie eine Aufgabe effektiver erledigt werden kann

• Laden Sie andere Kollegen ein, die ähnliche Aufgaben erfolgreich bewältigen, um bei der Aufgabe zu helfen.

• Bieten Sie einen späteren Zeitpunkt oder ein späteres Datum an, zu dem Sie besser zur Verfügung stehen, um bei der Aufgabe zu helfen

7. Konzentrieren Sie sich auf sich selbst

Wenn Sie auf eine Aufforderung antworten, eine Aufgabe auszuführen, die nicht in Ihrer Stellenbeschreibung enthalten ist, versuchen Sie, Ihre Aussagen an sich selbst und nicht an die andere Person zu richten. Wenn Sie sich auf Ihre Situation und Ihre Fähigkeit, zusätzliche Arbeit zu übernehmen, konzentrieren, können Sie unnötige Schuldzuweisungen oder Konfrontationen vermeiden.

Möglichkeiten, Ihre Antwort zu formulieren

Hier sind einige Beispiele dafür, wann jemand Sie bitten könnte, eine Aufgabe zu erledigen, die außerhalb Ihrer normalen Verantwortung liegt, und wie Sie Ihre Antworten positiv und produktiv formulieren können:

Bitte helfen Sie beim Projekt

Wenn Sie gebeten werden, zusätzliche Arbeiten zu übernehmen, die ein langfristiges Engagement erfordern, beispielsweise die Teilnahme an einem Projekt, ist es wichtig, den aktuellen Status Ihrer zu erbringenden Leistungen und den bevorstehenden Zeitplan sorgfältig zu prüfen. Versuchen Sie, vor jeder Entscheidung detailliertere Informationen über den Arbeitsumfang einzuholen, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie viel Zeit und Mühe Sie von Ihren regulären Aufgaben abziehen werden.

Wenn Sie die Anfrage ablehnen möchten, formulieren Sie Ihre Antwort wie folgt:

„Das Projekt sieht spannend aus und ich kann es kaum erwarten zu sehen, in welche Richtung Sie es einschlagen. Leider glaube ich nicht, dass ich außerhalb meiner normalen Aufgaben so viel Verantwortung übernehmen kann. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es kleinere, weniger zeitintensive Aufgaben gibt, bei denen ich helfen kann, um das Team zu unterstützen.“

Wurde gebeten, in der Schicht einer anderen Person zu arbeiten

Wenn Sie jemand aus persönlichen Gründen bittet, in seiner Schicht zu arbeiten, ist es wichtig, Ihre aktuelle Arbeitsbelastung und Ihren Zeitplan zu bewerten, um Ermüdung zu vermeiden. Wenn Sie einen flexiblen Zeitplan haben, sollten Sie darüber nachdenken, Schichten zu tauschen, anstatt sie zusätzlich zu Ihrem Zeitplan zu übernehmen. Wenn Sie die Fähigkeit und Energie haben, ihnen zu helfen, werden sie Ihnen wahrscheinlich dankbar sein und Ihnen anbieten, in Zukunft für Sie zu arbeiten.

Wenn Sie sich aufgrund Ihres Zeitplans, Ihres Stresslevels, Ihrer Arbeitsbelastung oder aus anderen persönlichen Gründen dazu entschließen, ihre Anfrage abzulehnen, versuchen Sie, Ihre Antwort etwa so zu formulieren:

„Ich würde Ihnen wirklich gerne bei Ihrer Schicht helfen. Leider glaube ich nicht, dass ich mir diese Woche Zeit für außerberufliche Aufgaben nehmen kann. Wenn Sie diese Schicht gegen eine von mir eintauschen könnten, würde ich Ihnen gerne helfen.“

Wurde gebeten, die Arbeit eines anderen zu erledigen

Wenn Sie von einem Kollegen angesprochen werden, der möchte, dass Sie eine ihm zugewiesene Aufgabe erledigen, überlegen Sie sich die Anfrage sorgfältig, bevor Sie antworten. Abhängig von Ihrer Arbeitsbelastung und Stellenbeschreibung ist es möglicherweise nicht fair, Sie darum zu bitten. Auch wenn es leicht sein kann, dass Sie sich unter Druck gesetzt fühlen, zuzustimmen, versuchen Sie, bei Ihrer Entscheidung, höflich abzulehnen, zuversichtlich zu bleiben.

Versuchen Sie, Ihre Antwort so zu formulieren:

„Gerne helfe ich Ihnen bei dieser Aufgabe. Allerdings wurde Ihnen diese Aufgabe ursprünglich von unserem Chef übertragen und sie gehört nicht zu meinen Aufgaben. Ich werde höflich ablehnen und empfehlen, mit dem Management zu sprechen, um eine Lösung zu finden.“

Lösungen für zusätzliche Arbeitsanfragen

Hier sind einige Lösungen, die Sie in Betracht ziehen können, um unangenehme Situationen oder Gespräche über zusätzliche Verantwortlichkeiten zu verhindern oder zu bewältigen:

1. Ermutigen Sie zur gegenseitigen Unterstützung

Ein gegenseitig unterstützendes und kollaboratives Arbeitsumfeld kann häufig dazu beitragen, das Gefühl der Zurückhaltung bei der Übernahme von Aufgaben außerhalb der normalen Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter zu vermeiden. Die Förderung des Kameradschafts- und Kooperationsgefühls kann die Bereitschaft der Mitarbeiter erhöhen, Aufgaben außerhalb ihrer statischen Stellenbeschreibungen auszuführen, und negative Interaktionen hinsichtlich der Aufteilung der Arbeitsbelastung verhindern.

Erwägen Sie die Organisation von Teambuilding-Übungen, Kommunikationstrainings oder offenen Diskussionen, um ein gegenseitig unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

2. Erstellen Sie klare Stellenbeschreibungen

Wenn die Parameter Ihrer Rolle nicht definiert sind, ist es wahrscheinlicher, dass Arbeitgeber und Manager zusätzliche Aufgaben zuweisen, die über den Rahmen Ihrer Stellenbeschreibung hinausgehen. Um dies zu verhindern, sollten Sie zur Klärung erwägen, bei der Einstellung oder während der gesamten Beschäftigungsdauer eine detaillierte Stellenbeschreibung anzufordern.

Wenn Sie Ihre genauen Pflichten und Verantwortlichkeiten kennen, können Sie besser entscheiden, welchen Anfragen Sie zustimmen und welche Sie in Zukunft höflich ablehnen können.

3. Setzen Sie klare Grenzen

Das Setzen klarer Grenzen ist ein wichtiger Teil der Entwicklung gesunder beruflicher Beziehungen. Vermeiden Sie es, Aufgaben zuzustimmen, die Ihre Produktivität oder Fähigkeit zur Erledigung Ihrer Aufgaben beeinträchtigen. Indem Sie bei Ihren Entscheidungen standhaft bleiben, können Sie die Erwartung wecken, dass die Arbeit gerecht verteilt wird, und vermeiden, dass Sie sich unter Druck gesetzt fühlen, mehr zu akzeptieren, als Sie leisten können.