Beispiele und Tipps • BUOM
Bei Verfahren handelt es sich um eine Reihe von Anweisungen, mit denen Fachkräfte Prozesse am Arbeitsplatz erläutern können. Ganz gleich, ob Sie Manager, Mitarbeitertrainer oder Teamleiter sind: Schreibverfahren können Ihnen dabei helfen, die Effizienz und Genauigkeit Ihres Teams bei der Ausführung sich wiederholender Aufgaben zu verbessern. Das Erlernen des Schreibens von Prozeduren und das Ansehen von Beispielen kann Ihnen beim Schreiben helfen. In diesem Artikel erklären wir, was Prozeduren sind, zeigen Ihnen, wie Sie Prozeduren schreiben und stellen Beispiele bereit, die Ihnen beim Schreiben Ihrer eigenen Prozeduren helfen.
Was ist die Prozedur?
Eine Prozedur ist eine detaillierte Reihe von Anweisungen, die Menschen zur Erledigung einer Aufgabe verwenden können. Es enthält verschiedene Schritte und Anweisungen zur Durchführung der einzelnen Schritte. Fachleute können in einer Vielzahl von Branchen Verfahren erstellen, um Prozesse in einfachen Worten zu erklären.
Warum ist es wichtig, Prozeduren zu schreiben?
Das Schreiben effektiver Verfahren ist ein wichtiger Teil der Schaffung effektiver Systeme in Ihrem Unternehmen. Mit Schreibroutinen können Sie folgende Vorteile erzielen:
Schnelleres Lernen: Verfahren können neuen Teammitgliedern helfen, Prozesse und Systeme zu erlernen. Personalabteilungen können während des Onboarding-Prozesses Verfahren bereitstellen oder allgemeine Verfahren in das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.
Erhöhte Genauigkeit: Teammitglieder, die Verfahren anwenden, können ihre Genauigkeit erhöhen, da sie bestimmte Schritte und Anweisungen befolgen müssen.
Effizienzsteigerung: Unternehmen können ihre erfolgreichen Schritte mithilfe von Verfahren problemlos wiederholen. Dies kann ihnen helfen, ihr Geschäft auszubauen und die Effizienz zu verbessern.
Tipps zur Vorbereitung des Schreibens einer Prozedur
Bevor Sie Ihre Verfahren schreiben, sollten Sie die folgenden Tipps beachten, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen:
Format auswählen
Beim Erstellen einer Prozedur können Sie aus verschiedenen Formaten wählen. Sie können ein Computerprogramm, ein Textverarbeitungsprogramm oder Stift und Papier verwenden. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Formats die Präferenzen Ihrer Organisation. Überlegen Sie auch, wer die Verfahren überprüft und wie oft. Es kann einfacher sein, ein gedrucktes Dokument zu überarbeiten und weiterzugeben.
Wählen Sie ein Layout aus
Überlegen Sie, wie Sie Informationen anzeigen möchten. Dies kann je nach Organisationsstil und spezifischem Verfahren variieren. Beispielsweise können längere Verfahren im Format einer Bedienungsanleitung vorliegen, während kürzere Verfahren möglicherweise eine Checklistenstruktur haben. Erwägen Sie die Verwendung von Aufzählungszeichen, Zahlen und Markierungen, um den Vorgang zu organisieren.
Überprüfen Sie die aktuellen Verfahren
Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen über Verfahren, die es derzeit verwendet. Ziehen Sie in Betracht, aktuelle Verfahrensdokumente zu prüfen, wenn Sie Ihre eigenen Dokumente verfassen. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welches Layout und welche Struktur für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass Ihre Organisation über ein Verfahren für eine ähnliche Aufgabe verfügt. Sie können das aktuelle Verfahren anzeigen und überarbeiten, um Ihr eigenes Verfahren zu verfassen.
Wie schreibe ich Prozeduren?
Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um Verfahren für Ihre Organisation zu schreiben:
1. Wählen Sie ein Verfahren aus
Wenn Sie mehrere Verfahren für eine Organisation schreiben, überlegen Sie, mit welchem Sie beginnen möchten. Sie können dem Schreiben einer Prozedur für einen wichtigen Prozess Priorität einräumen oder mit dem Schreiben von Prozeduren beginnen, indem Sie mit einer kleineren Aufgabe beginnen. Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Verfahren für ein Fertigungsunternehmen schreiben, schreiben Sie möglicherweise zunächst ein Verfahren für eine einzelne Maschine und schreiben dann Verfahren für eine ganze Abteilung. Dies kann Ihnen dabei helfen, Erfahrungen zu sammeln und Fähigkeiten im Schreiben von Verfahren zu entwickeln.
2. Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern
Nachdem Sie das Verfahren ausgewählt haben, über das Sie schreiben möchten, überlegen Sie, wer die Experten für das Thema sind. Wenn Sie eine Prozedur für eine auszuführende Aufgabe schreiben, verfügen Sie möglicherweise über umfangreiche Kenntnisse, die Sie zum Verfassen von Anweisungen verwenden können. Wenn Sie ein Manager sind, der Routinen zur Verbesserung der Teameffizienz schreibt, sollten Sie darüber nachdenken, sich an Teammitglieder zu wenden, die gerade die Aufgaben ausführen. Wenn Sie beispielsweise ein Marketingteam leiten, können Sie einen Grafikdesigner bitten, mit ihm zu besprechen, wie er ein Logo-Design fertigstellt. Wer auch immer die Aufgabe ausführt, kann oft detaillierte Schritte und Ratschläge geben.
Wenn Sie mit einem Verfahren beginnen, denken Sie darüber nach, die Personen zu kontaktieren, die den Prozess oder die Aufgaben abschließen. Sie können eine E-Mail senden, anrufen oder einen Termin mit ihnen vereinbaren, um die Daten für den Eingriff zu sammeln.
3. Berücksichtigen Sie Ihr Publikum
Überlegen Sie, wer Ihr abgeschlossenes Verfahren lesen wird, bevor Sie es entwerfen. Die Zielgruppe kann den Inhalt beeinflussen. Wenn Sie beispielsweise für Experten auf einem bestimmten Gebiet schreiben, verwenden Sie möglicherweise spezielleres Vokabular und komplexere Ideen. Wenn Sie für neue Mitarbeiter oder externe Mitarbeiter schreiben, müssen Sie möglicherweise weitere Begriffe definieren, zusätzliche Grafiken bereitstellen und die Schritte noch weiter vereinfachen.
4. Schreiben Sie eine Einleitung
Sobald Sie Ihre Zielgruppe identifiziert haben, können Sie mit dem Verfassen Ihrer Einleitung beginnen. Dies sind normalerweise ein oder zwei Absätze. In der Einleitung können Sie beschreiben, wer wann das Verfahren befolgen soll. Sie können auch Informationen darüber hinzufügen, warum dieses Verfahren wichtig ist und wie es Ihren Teammitgliedern helfen kann.
4. Erstellen Sie eine Liste mit Ressourcen oder Materialien
Erstellen Sie unter der Einleitung eine Liste aller Ressourcen und Materialien, die die Person zur Erledigung der Aufgabe benötigt. Wenn Sie beispielsweise ein Verfahren für ein Malerunternehmen schreiben, umfassen Ihre Materialien möglicherweise Farbe, einen Pinsel, eine Rolle und Sicherheitsausrüstung. Eine Ressourcenliste informiert Fachleute darüber, was sie sammeln müssen, bevor sie den Anweisungen folgen.
Sie können in diesem Abschnitt auch digitale Informationen oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen. Wenn Teammitglieder beispielsweise ein Passwort oder einen digitalen Passcode benötigen, können Sie sie hier daran erinnern. Sie können auch einen Link zu Schulungsvideos oder externen Ressourcen bereitstellen, wenn Teammitglieder weitere Fragen haben.
5. Schritte und Anweisungen entwerfen
Unter Ressourcen können Sie mit dem Schreiben von Schritten und Anweisungen beginnen. Sie können mit den Fachleuten zusammenarbeiten, die die Aufgaben ausführen, um Sie bei der Festlegung dieser Schritte zu unterstützen. Versuchen Sie, mit einer allgemeinen Liste von Schritten zu beginnen. Sie können die Schritte verschieben und anschließend detaillierte Anweisungen hinzufügen.
6. Fügen Sie visuelle Elemente hinzu
Visuelle Elemente wie Grafiken, Diagramme und Diagramme können dabei helfen, komplexe Informationen zu erklären. Erwägen Sie das Hinzufügen visueller Elemente zu komplexen Schritten. Sie können beispielsweise Bilder mit beschrifteten Pfeilen einfügen, um den Teammitgliedern weitere Informationen zu einem Verfahren anzuzeigen.
7. Überprüfen und korrigieren Sie, was Sie geschrieben haben
Nachdem Sie Ihre Schritte und Anweisungen notiert haben, sollten Sie erwägen, das Geschriebene zu überprüfen und zu überarbeiten. Versuchen Sie, Ihren Brief so einfach und effektiv wie möglich zu halten. Sie können positive Aktionswörter und kurze Sätze verwenden, um klare Anweisungen zu verfassen.
8. Testen Sie das Verfahren
Sie können eine Verfahrensüberprüfung durchführen, bei der eine Person die Anweisungen liest und befolgt, um Sie bei der Durchführung von Anpassungen zu unterstützen. Je nach Aufgabenstellung können Sie den Eingriff selbst durchführen oder ein Teammitglied damit beauftragen. Dies kann Ihnen helfen, die Reihenfolge der Schritte zu klären und Lücken zu identifizieren, in denen Sie einen Schritt hinzufügen können, um das Verfahren klarer zu gestalten.
9. Bitten Sie um Feedback
Ziehen Sie nach dem Testen Ihres Verfahrens in Betracht, Feedback von mehreren Quellen einzuholen. Erstens können Sie sich an Fachleute wenden, die diese Aufgabe regelmäßig durchführen. Sie können Vorschläge machen oder pädagogische Informationen hinzufügen. Sie können dann ein Teammitglied um Rat fragen, das diese Aufgabe nicht regelmäßig ausführt. Sie können Fragen stellen oder auf Abschnitte hinweisen, die mehr Klarheit erfordern.
10. Nehmen Sie die letzten Anpassungen vor und wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf
Sie können das erhaltene Feedback nutzen, um Anpassungen vorzunehmen. Dies kann Ihnen helfen, Ihr Verfahren zu verfeinern und die Genauigkeit zu verbessern. Abhängig davon, wie sehr Sie sich verändert haben, entscheiden Sie sich möglicherweise für einen weiteren Test oder bitten um weiteres Feedback. Sie können diesen Vorgang mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen wiederholen.
Beispiele für Verfahren
Hier sind einige Beispiele, die Sie beim Schreiben Ihrer eigenen Verfahren als Leitfaden verwenden können:
Beispiel 1
Dieses Beispiel zeigt das Verfahren zur Beantwortung eines Anrufs für ein Unternehmen. Das Team kann dies als Checkliste oder visuelle Erinnerung ausdrucken und neben seinen Telefonen platzieren. Das Verfahren enthält folgende Informationen:
Einführung. Die freundliche Beantwortung von Anrufen ist ein wichtiger Teil des Erfolgs unseres Teams. Um in der Stimme unseres Unternehmens konsistent zu bleiben, haben wir eine Reihe von Schritten entwickelt, die diese Gespräche leiten. Jedes Teammitglied, das Anrufe entgegennimmt, muss dieses Verfahren befolgen.
*Ressourcen
Sie benötigen folgende Gegenstände in der Nähe:*
Vorgehensweise zur Beantwortung von Kundenanrufen
Nehmen Sie den Anruf vor dem dritten Klingeln entgegen
Begrüßen Sie den Kunden mit: „Hallo, Sie haben Lead Strategy Incorporated kontaktiert. (Ihr Name) Sprecher. Wie kann ich Ihnen heute helfen?”
Verwenden Sie eine positive Sprache
Beantworten Sie Kundenfragen
Bitten Sie den Kunden zu warten, während Sie ihn verlegen
Wählen Sie die Nebenstellennummer
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
Beispiel 2
Dies ist ein Beispielverfahren für ein Landschaftsbauunternehmen, das seinen Teammitgliedern erklärt, wie sie eine neue Kundendatei hinzufügen. Das Team kann dieses Verfahrensdokument in der Nähe des Bürocomputers oder des Personalbereichs platzieren. Das schriftliche Verfahren umfasst Folgendes:
Einleitung Wir können Kundendateien verwenden, um Informationen zu organisieren. Dies hilft unserem Abrechnungsprozess und ermöglicht es uns, treuen Kunden zu helfen, indem wir die Produkte und Dienstleistungen, die sie regelmäßig nutzen, überprüfen. Wenn Sie Informationen zu einem neuen Kunden eingeben, können Sie dieses Verfahren für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden.
*Ressourcen
Um dieses Verfahren abzuschließen, benötigen Sie die folgenden Ressourcen:*
Login und Passwort für die Anmeldung im Mitarbeitersystem
Computer
Käuferinformationen
Vorgehensweise zum Erstellen einer neuen Mandantendatei
Öffnen Sie Ihren Kundenstamm
Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Client hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Geben Sie den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen des Kunden ein
Fügen Sie vorhandene Kontonummern hinzu
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