Что такое средства коммуникации? Определение и типы

25 ноября 2021 г.

Общение имеет важное значение на рабочем месте, и знание правильного канала для передачи вашего сообщения отдельным лицам или группам может помочь вам эффективно общаться. Использование правильного средства для передачи вашего сообщения позволяет вам связаться с нужными людьми таким образом, который лучше всего соответствует вашим коммуникационным целям. Изучение средств коммуникации может помочь вам выбрать правильный для вашего сообщения. В этой статье мы определяем, что такое средство коммуникации, обсуждаем, почему они важны, описываем некоторые различные типы средств коммуникации и даем советы о том, как выбрать правильное средство для вашего сообщения.

Что такое средство коммуникации?

Средство коммуникации — это система или канал, через который говорящий или писатель обращается к своей аудитории. Это выход, который отправитель использует для выражения смысла своей аудитории, и он может включать в себя письменные, вербальные или невербальные элементы. Среда связи может быть виртуальной или физической. Он может содержать более одного элемента или типа связи и может быть адресован как отдельному человеку, так и группе людей. Некоторые средства коммуникации могут подчеркивать прямоту, в то время как другие могут быть более гибкими и позволять аудитории по-своему интерпретировать сообщение говорящего.

Почему важно учитывать среду коммуникации?

Выбор правильного средства важен для обеспечения того, чтобы ваше сообщение дошло до целевой аудитории и чтобы ваша аудитория точно поняла цель и смысл вашего сообщения. Когда вы выбираете правильный носитель, получатель с большей вероятностью прочитает, услышит или увидит ваше заявление и поймет, что вы выражаете. Например, встреча с человеком для личной беседы может гарантировать, что он получит ваше сообщение и сможет задать вопросы для ясности. Для сравнения, отправка электронной почты может быть лучше для менее срочного контекста связи или если вы общаетесь с кем-то удаленно.

Типы средств связи

Вот некоторые распространенные типы средств связи с учетом того, как их использовать на рабочем месте:

Общение лицом к лицу

Одним из наиболее распространенных видов общения на рабочем месте является общение лицом к лицу. Это включает в себя прямое общение между двумя или более людьми, обычно в разговоре друг с другом. Это также может включать неразговорное личное общение, например, выступление докладчика на конференции перед аудиторией профессионалов. Среда личного общения лицом к лицу обычно использует вербальные и невербальные выражения для передачи сообщения. Выступающие излагают свое сообщение и используют язык тела, чтобы подчеркнуть свое значение и намерение. Слушатели получают и обрабатывают сообщение по мере того, как его произносит говорящий, и могут немедленно ответить своими мыслями и вопросами.

Преимуществом этого стиля общения является его непосредственность. В разговоре могут участвовать все стороны. Это позволяет на равноправной основе обмениваться идеями без необходимости ждать ответа. Личное общение может позволить больше использовать язык тела, чем другие виды общения. Может быть легче увидеть и интерпретировать невербальные сигналы от собеседника, когда он говорит лицом к лицу в физической обстановке, а не через виртуальный канал, такой как видеоконференция.

Виртуальное удаленное общение

Удаленная связь обычно включает использование технологии для отправки сообщения кому-либо, работающему в другом месте. Существует несколько типов методов дистанционного общения, в том числе те, которые включают в себя письменный, устный и визуальный стили общения. Например, одним из распространенных типов удаленной связи на рабочем месте является электронная почта. Электронная почта клиенту или другому члену вашей организации — это простой и быстрый способ связаться с кем-то удаленно. Другие варианты удаленной связи включают проведение видеоконференции или телефонного звонка, отправку текстового или мгновенного сообщения, а также использование пейджера или интеркома.

Удаленное общение — отличный способ связаться с теми, кто работает не в вашем месте. Эта форма общения часто менее формальна, чем личная встреча, хотя некоторые могут использовать видеоконференцсвязь вместо личных встреч для более официальных бесед, требующих удаленного общения. Например, работодатель может организовать видеоконференцию с кандидатом на работу для проведения удаленного собеседования вместо личного.

Письменное сообщение

Хотя письменное общение встречается реже из-за технологических достижений, оно все же может играть важную роль на рабочем месте. Эта форма общения включает в себя физически написанные заметки, письма и записки. Письменное общение может быть формальным или неформальным, в зависимости от его контекста. Например, оставить рукописную записку в качестве напоминания коллеге может быть неформальным стилем общения. Примером официальной письменной корреспонденции может быть рукописная открытка, написанная в благодарность коллеге за поддержку. Подобно виртуальному удаленному общению, письменное общение предполагает меньшую оперативность, чем общение лицом к лицу.

Общение в социальных сетях

Общение в социальных сетях на рабочем месте чаще используется для продвижения сообщений внешним потребителям, а не внутренним сотрудникам. Многие компании используют социальные сети для связи со своими целевыми потребителями с помощью рекламы и рекламных акций. Социальные сети могут быть отличным способом для компаний привлечь внимание клиентов и могут сочетать в себе различные средства коммуникации. Например, некоторые платформы поддерживают визуальный контент, такой как изображения, в то время как другие делают упор на видеосвязь. Большинство платформ позволяют пользователям взаимодействовать в частных или общедоступных сообщениях чата, что позволяет общаться между двумя или более участниками.

Некоторые компании или рабочие группы могут использовать социальные сети для внутренних целей. Например, ваша рабочая группа может использовать платформу обмена мгновенными сообщениями для быстрой отправки сообщений коллегам. Другие могут использовать профессиональные платформы социальных сетей для проведения информационно-разъяснительной работы с потенциальными деловыми партнерами. Хотя обмен сообщениями в социальных сетях обычно менее формален, чем другие типы обмена сообщениями, он может быть удобным способом общения с аудиторией.

Невербальная коммуникация

Помимо устного и письменного общения, невербальные сигналы могут помочь вам донести свое сообщение до аудитории. Знание того, как невербальные сигналы, такие как поза, тон и жесты, влияют на ваше общение, может помочь вам использовать эти элементы, чтобы лучше выразить себя своим слушателям. Часто люди подсознательно дают невербальные сигналы, когда разговаривают с другим человеком, но изучение этих сигналов и того, как они выражают ваши идеи и чувства, может помочь вам использовать их для улучшения вашего общения. Например, сидя или стоя с хорошей осанкой, вы сможете выразить уверенность во время презентации или собеседования.

Поскольку невербальные сигналы зависят от языка тела, их может быть трудно выразить с помощью некоторых средств. При разговоре по телефону или отправке письменной корреспонденции вам может потребоваться учитывать отсутствие невербальных сигналов, чтобы вы могли убедиться, что ваша аудитория четко понимает ваше сообщение. Когда вы разговариваете с кем-то лично или лицом к лицу, помните о своих невербальных сигналах и используйте их, чтобы улучшить ясность вашего общения или произвести правильное впечатление на вашу аудиторию.

Советы по выбору средства связи

Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при выборе правильного средства коммуникации:

Острая необходимость

Подумайте о срочности вашего сообщения и о том, насколько вероятно, что аудитория получит ваше сообщение и отреагирует на него в зависимости от носителя. Например, если вы пытаетесь связаться с членом команды в нерабочее время, он, скорее всего, ответит на телефонный звонок, а не на электронное письмо. Письменные формы общения имеют меньшую непосредственность, чем разговоры лицом к лицу. Аудитория может не сразу реагировать на письменные формы общения, в то время как более естественно реагировать немедленно в разговоре.

Формальность

Некоторые виды общения могут быть более формальными, чем другие. В то время как электронные письма, как правило, носят неофициальный или полуформальный характер, написанное от руки письмо обычно носит очень формальный характер. Когда вы тратите время на написание письма, это показывает дополнительные усилия и внимание, которые могут не потребоваться другим средствам коммуникации. Для сравнения, отправка текстового сообщения или мгновенного сообщения через платформу социальных сетей вашей компании является весьма неформальной. Некоторые личные встречи более формальны, чем другие. В то время как разговор с коллегой в комнате отдыха является неформальным, планирование личной встречи обычно является более формальным, поскольку требует планирования.

Цель

Знание цели вашего сообщения также может помочь вам выбрать правильное средство коммуникации. При общении с аудиторией вы можете захотеть сообщить, выразить, повлиять, направить или сделать запрос. В других ситуациях вы можете задавать вопросы или ожидать ответа от аудитории. В зависимости от ваших намерений вы можете выбрать другое средство для общения. Например, вы можете провести личную презентацию для обучения группы новых сотрудников, чтобы вы могли охватить большую аудиторию, а также предоставить участникам немедленную возможность задать вопросы.

Отношение

Ваши отношения с аудиторией могут повлиять на то, какое средство коммуникации будет наиболее эффективным. Способ связи, который вы используете для связи с работодателем, может отличаться от способа, используемого для связи с коллегой. Поскольку у этих аудиторий разные отношения с вами, адаптация вашего средства коммуникации к их потребностям и ожиданиям позволит вам эффективно общаться. Задавая вопрос своему работодателю, вы можете отправить полуофициальное электронное письмо, в то время как вы можете использовать неформальное сообщение в чате, чтобы связаться с коллегой.

Доступность

Подумайте, насколько легко ваша целевая аудитория может получить доступ к вашему сообщению на основе выбранного вами носителя. Некоторым аудиториям может быть легче получить доступ к вашему сообщению, когда оно удалено, в то время как другие могут предпочесть личное общение. Если вы работаете в компании со многими удаленными сотрудниками и клиентами, проведение личных встреч может оказаться невозможным. Для сравнения, если вы работаете с небольшой командой, которая работает лично, может быть быстрее провести импровизированную личную встречу, а не отправлять электронные письма или планировать видеоконференцию. Когда вы учитываете потребности вашей аудитории в доступности, вы можете повысить вероятность того, что ваша аудитория получит ваше сообщение.

Тип информации

Некоторые типы информации легче выразить с помощью определенных средств. Например, при обмене данными с вашей аудиторией наличие визуальных ссылок может поддержать вашу коммуникацию. Диаграммы и графики облегчают вашей аудитории понимание данных, поэтому вы можете выбрать средство коммуникации, которое позволит вам включать визуальные эффекты, если вы обсуждаете шаблоны данных. Для информации, на которую вам может понадобиться ссылаться позже, наличие письменной записи может помочь вам сохранить эту информацию. Вы можете предпочесть использовать электронную почту или письменные заметки для разговоров, которые вы хотите задокументировать.