Что такое планирование PR-мероприятий? (И как вы можете координировать PR-мероприятие)

2 апреля 2022 г.

Многие компании используют мероприятия по связям с общественностью (PR) для повышения узнаваемости бренда, запуска нового продукта или привлечения внимания потенциальных клиентов. Организаторы мероприятий, специалисты по связям с общественностью и другие специалисты по связям с общественностью помогают координировать и проводить эти мероприятия для достижения целей компании. Дополнительные сведения о планировании PR-мероприятий и о том, как координировать мероприятие, помогут вам управлять PR-мероприятиями для вашей организации. В этой статье мы обсудим, что такое планирование PR-мероприятий, рассмотрим девять шагов по координации вашего собственного мероприятия и дадим несколько советов, которые помогут вам разработать собственную стратегию планирования.

Что такое планирование PR-мероприятий?

Планирование мероприятий по связям с общественностью (PR) — это координация и проведение PR-мероприятия, которое помогает компании, клиенту, продукту или услуге привлечь внимание потенциальных клиентов и сообщества. Это может способствовать созданию положительного имиджа организации, проводящей мероприятие, и повысить узнаваемость бренда. Многие профессионалы согласовывают PR-мероприятия с текущими PR-стратегиями компании, чтобы гарантировать, что мероприятие поможет организации достичь своих целей. Некоторые компании проводят PR-мероприятия, чтобы:

• Продвигать новый продукт компании

• Информировать клиентов об акциях компании

• Поощряйте положительное внимание средств массовой информации

• Привлечь внимание потенциальных сотрудников

• Поощряйте инвестиции в компанию

Как выполнить планирование PR-мероприятия

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы помочь вам скоординировать PR-мероприятие для вашей организации:

1. Пересмотрите свои текущие PR-цели

Изучение текущих PR-стратегий вашей компании может помочь вам определить тему мероприятия. Это может помочь обеспечить соответствие мероприятия текущим стратегиям, а также может помочь определить направление деятельности мероприятия. Например, если ваша компания имеет текущую PR-цель повышения осведомленности о выпуске нового продукта, ваше мероприятие может продвигать новый продукт и предлагать образцы продукта посетителям мероприятия.

2. Создайте временную шкалу событий

Ранняя разработка графика событий может помочь вам выполнить каждую задачу события до начала события. Это также может помочь информировать членов группы по проведению мероприятий о конкретных сроках и времени проведения мероприятия. Некоторые важные события временной шкалы, которые следует рассмотреть для включения в вашу временную шкалу, включают:

• Сроки заказа

• Сроки ответа на приглашение

• Рассылка приглашений

• График настройки события

3. Определите действия события

Определение того, какие действия включить в ваше мероприятие, может помочь вызвать интерес и дать направление членам команды мероприятия. Поиск мероприятий, связанных с темой мероприятия, также может помочь в достижении PR-целей вашей организации. Некоторые мероприятия, которые следует рассмотреть для включения в ваше PR-мероприятие, включают:

• Еда и напитки

• Тихий аукцион

• Презентация продукта

• Официальный танец

• Розыгрыш компании

4. Сообщите об ответственности за мероприятие

Информирование членов команды об их обязанностях в отношении мероприятия может помочь обеспечить своевременное завершение каждого аспекта мероприятия. Это также может помочь вам уточнить ожидания членов команды, что может предотвратить путаницу и повысить индивидуальную производительность. Изложение конкретных результатов мероприятия также может помочь вам отслеживать координацию мероприятия и дать указания членам команды, чтобы убедиться, что они выполняют свои обязанности.

5. Рекламируйте мероприятие

Реклама вашего мероприятия может повысить осведомленность общества о вашей компании и мероприятии. Социальные сети, цифровая реклама, телевизионная реклама и печатные СМИ могут помочь вам информировать отдельных лиц и другие организации о мероприятии вашей компании. Это также может увеличить продажи по мере повышения узнаваемости бренда вашей организации. Некоторые рекламные носители, которые вы можете рассмотреть, включают:

• Социальные сети

• Таргетированная реклама по электронной почте

• Контент-маркетинг

• Рассылаемые по почте печатные СМИ

• Поисковый маркетинг (SEM)

6. Контролируйте процесс планирования мероприятия

Мониторинг процесса планирования мероприятия может помочь вам убедиться, что мероприятие укладывается в установленные сроки. Это также может помочь вам быстро разрешать любые конфликты или координировать другие мероприятия. Вы также можете просматривать отчеты о взаимодействии с потребителями и продажах билетов, чтобы определить эффективность своих рекламных кампаний. Вы можете использовать эти отчеты о ходе выполнения, чтобы помочь заинтересованным сторонам компании подвести итоги мероприятия. Отчеты о проделанной работе также могут помочь вам генерировать идеи для повышения эффективности будущих PR-мероприятий.

7. Повысьте привлекательность мероприятия

Повышение привлекательности вашего мероприятия может повысить вовлеченность потребителей и привлечь внимание местных или национальных СМИ. Партнерство со специализированными изданиями, посвященными вашей компании и PR-мероприятию, может помочь вам повысить привлекательность вашего мероприятия для целевой аудитории. Вот несколько способов повысить привлекательность вашего мероприятия:

• Добавление основного докладчика

• Планирование появления знаменитости

• Включая благотворительный аспект

• Предлагая льготы и поощрения

8. Создавайте планы на случай непредвиденных обстоятельств

Разработка вторичных планов мероприятий мероприятия может помочь обеспечить положительный опыт участников мероприятия. Это полезно, если у основных докладчиков или других лиц, участвующих в мероприятии, есть чрезвычайные ситуации или плотный график. Просмотр дополнительных предложений места проведения вашего мероприятия также может помочь вам понять возможности места проведения мероприятия, что поможет вам эффективно разработать планы на случай непредвиденных обстоятельств. Составление плана коммуникации также может помочь вам и вашей команде мероприятия общаться на протяжении всего мероприятия, что может сократить время реагирования на препятствия события.

9. Создайте стратегию последующих действий

Поощрение влиятельных членов и средств массовой информации к обсуждению вашего мероприятия может помочь повысить узнаваемость бренда вашей компании после мероприятия. Интервью, видео и фотографии могут помочь вашей целевой аудитории установить связь с вашим PR-мероприятием и компанией после завершения мероприятия. Это также может вызвать интерес к будущим PR-мероприятиям, что может увеличить вероятность появления важных гостей во время этих мероприятий и увеличить будущее освещение в СМИ.

Советы по планированию PR-мероприятий

Вот несколько советов, которые следует учитывать при планировании и проведении PR-мероприятий для вашей организации:

• Сотрудничайте с другими. Общение с другими PR-специалистами и организаторами мероприятий может помочь вам разработать уникальное и привлекательное PR-мероприятие. Это также может помочь вам определить возможности улучшения планирования вашего мероприятия.

• Используйте онлайн-инструменты. Цифровые инструменты и электронные таблицы могут помочь вам отслеживать ход и сроки вашего мероприятия. Это также может помочь вам включить информацию о сторонних поставщиках в ваш инструмент, что может помочь вам быстро найти их информацию, если вы хотите связаться с ними.

• Обзор прошлых PR-мероприятий. Это может помочь вам понять, какие мероприятия и стратегии ваша организация реализовала на предыдущих мероприятиях. Это может помочь вам понять, какие стратегии оказались эффективными, и вдохновить вас на собственное мероприятие.