Что такое Главная книга? Определение, функции и ключевые элементы

30 августа 2021 г.

Ведение главной бухгалтерской книги является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия. Главная бухгалтерская книга, также известная как «книга окончательной записи», представляет собой запись финансовых операций компании. Они указаны как дебетовые или кредитовые, известные как система двойной записи и подтвержденные пробным балансом.

Бухгалтеры, менеджеры компаний, аналитики, инвесторы и другие заинтересованные лица используют главные бухгалтерские книги для оценки финансовых показателей компании. В этой статье мы обсудим, что такое главная книга, ее компоненты и структуру страниц, а также способы ввода соответствующих данных на основе финансовых счетов.

Основные выводы:

• Главная книга является основой системы двойной записи.

• Операции в главной бухгалтерской книге вводятся как по дебету, так и по кредиту.

• Главная книга предоставляет информацию для подготовки других финансовых отчетов.

• В главных бухгалтерских книгах операции перечисляются по семи категориям: прибыль, убыток, активы, обязательства, акции, доходы и расходы.

Цель главной книги

Главная книга служит основой для системы финансового учета компании для учетный цикл. Это запись всех счетов компании, число которых может исчисляться сотнями, и транзакций внутри них. Транзакции, называемые «записями в журнале», публикуются либо по дебету, либо по кредиту, и их итоги должны быть сбалансированы. Балансировка бюджета включает вычитание общей суммы дебета из общей суммы кредита.

Главные бухгалтерские книги являются частью системы бухгалтерского учета с двойной записью. Они следуют уравнению: обязательства + капитал = активы.

Например, если компания совершает продажу, ее выручка и остатки денежных средств увеличиваются на одинаковую величину. Если он занимает деньги, баланс денежных средств и обязательств увеличивается в равной степени.

Лицо, ведущее бухгалтерскую книгу, обычно бухгалтер, сравнивает дебет и кредит компании с пробным балансом. В пробном балансе перечислены все счета главной книги вместе с их балансом. Это облегчает бухгалтеру обнаружение любых ошибок и внесение корректировок. Целью является сбалансированный бюджет с равными кредитами и дебетами.

Общие бухгалтерские книги могут принести пользу предприятиям за счет:

• Предоставление точных записей обо всех транзакциях

• Отчетность о доходах и расходах в режиме реального времени, чтобы быть в курсе расходов

• Организация расходов и доходов в одном месте для упрощения подачи налоговых деклараций

• Сбор ключевой информации для финансовой документации

Прочитайте больше: Что такое бухгалтерская книга?

Как работает главная книга?

В конце определенного периода (например, месяца, квартала или года) бухгалтер разделит данные транзакций по типам. Эти данные поступают из журналов, в которых записываются ежедневные транзакции. Бухгалтер закрывает эти счета и суммирует их в главной книге.

В некоторых случаях в одной учетной записи слишком много транзакций, чтобы перечислить их в главной книге, поэтому эти транзакции могут храниться во вспомогательной книге. Эти счета суммируются и регистрируются как контрольные счета в главной бухгалтерской книге. Счета, которые могут стать контрольными счетами, включают дебиторскую задолженность, запасы, оборудование и кредиторскую задолженность.

Наконец, бухгалтер составляет пробный баланс и проверяет его на наличие ошибок. Если дебетовое и кредитовое сальдо не совпадают, бухгалтер должен определить, что отсутствует или неверно рассчитано. Баланс корректируется по мере обнаружения ошибок и добавления записей. Скорректированный пробный баланс затем используется для создания финансовой отчетности.

Связанный: Главная книга и Общий журнал: в чем разница?

Компоненты главной книги

Главная книга состоит из четырех основных компонентов:

1. Запись в журнале: Информация о каждой записи в журнале, размещенной в учетной записи, и дата записи.

2. Описание: краткое описание транзакции.

3. Столбцы дебета и кредита. Каждая запись в журнале публикуется как дебетовая или кредитовая.

4. Баланс: Текущий баланс сохраняется для каждой учетной записи. В конце отчетного периода рассчитывается конечное сальдо.

Категории счетов главной книги

Главная книга использует пять типов счетов или категорий, по которым бизнес классифицирует свои транзакции. Каждая категория может быть разделена на вспомогательные книгикоторые включают такие детали, как сумма наличных денег, дебиторская и кредиторская задолженность.

1. Активы

Активы — это ресурсы, которые компания может использовать для получения дохода.
Счета активов могут включать:

• Денежные средства

• Авторские права

• Оборудование

• Инвентарь

• Инвестиции

• Патенты

• Свойство

• Товарные знаки

Предприятия могут классифицировать активы по их краткосрочному или долгосрочному использованию. Краткосрочные активы включают денежные средства, дебиторскую задолженность и расходы будущих периодов, поскольку компания рассчитывает использовать эти активы в течение года. Долгосрочные активы включают землю, здания, компьютеры и программное обеспечение, поскольку организации рассчитывают использовать эти активы в течение многих лет.

Предприятия также будут различать материальные и нематериальные активы. Материальные активы, такие как земля и оборудование, имеют ценность при условии, что они были приобретены для бизнеса. Нематериальные активы, такие как лицензии, авторские права и патенты, могут иметь ценность только в том случае, если они были приобретены для бизнеса или приобретены владельцем бизнеса.

2. Ответственность

Обязательства — это юридически обязательные финансовые обязательства, которые одна компания должна перед другим бизнесом или лицом. Предприятия увеличивают свои обязательства по финансированию повседневных операций. Чтобы погасить обязательства, предприятия должны заплатить наличными или передать активы другой компании или физическому лицу.

Счета пассивов включают:

• банковские кредиты

• Аренда

• Ипотека

• Платежная ведомость

• Налоги

3. Справедливость

В контексте главной бухгалтерской книги собственный капитал представляет собой разницу между общей суммой активов и пассивов. Это чистая сумма, полученная путем вычитания суммы денег, которую владелец бизнеса вложил в бизнес, из их общей прибыли. Например, если компания продает все свои активы за наличные деньги, чтобы погасить обязательства, любые оставшиеся денежные средства представляют собой собственный капитал.

Акционерные счета включают:

• Обыкновенные акции

• Собственный капитал

• Нераспределенная прибыль

• Казначейские акции

4. Доход

Доход поступает от продажи компанией товаров или услуг. Он может представлять собой увеличение его активов или уменьшение его обязательств.

Счета доходов включают:

• Процентный доход

• Роялти

• Продажи

• Плата за сервис

5. Расходы

Расходы помогают получать доход. Например, арендная плата за здание или стоимость коммунальных услуг каждый месяц. Расходы также связаны с активами. В частности, расходы также могут принимать форму амортизации актива, которую бизнес рассчитывает с течением времени.

Счета расходов включают в себя:

Записи главной книги

Счета главной книги – это опубликовано к бухгалтерскому балансу или отчету о прибылях и убытках. Балансовые счета являются постоянными и переносятся из одного периода в другой. Они включают:

Счета отчета о прибылях и убытках являются временными и закрываются в конце каждого месяца. Они включают:

Связанный: Ценность расширения вашего делового словаря

Формат страницы главной книги

Для каждой страницы главной книги должны быть отдельные столбцы для дебета и кредита. Дебеты обычно находятся в левой части страницы, а кредиты — в правой.

• Дебет представляет собой увеличение активов или расходов компании или уменьшение обязательств или собственного капитала этой компании.

• Кредиты представляют собой увеличение обязательств или собственного капитала компании или уменьшение активов или расходов этой компании.

Элементы, перечисленные в столбце дебетов, также должны отражаться в столбце кредитов, чтобы бухгалтерская книга была сбалансирована.

Бухгалтеры могут лучше всего отслеживать транзакции по счету, также указывая дату, описание и общий баланс для транзакций на каждой странице бухгалтерской книги. Страница, оформленная таким образом, похожа на чековую книжку. Кроме того, счета главной бухгалтерской книги могут иметь уникальные идентификационные номера счетов, которые могут быть трехзначными или сложными кодами, идентифицирующими отделы и дочерние компании.

Формат страницы главной книги обычно выглядит следующим образом:

Счет: Название счета Номер счета ### Дата Пояснение Реф. Без дебета Кредит Остаток по счету: Денежный счет № РТО34374355 Дата Пояснение Исх. Без дебета Кредитный баланс 01.03.2019 Начальный баланс $102,000 3/4/2019 TY1 $2,000 $104,000 09.03.2021 TY2 $500 $103,500 3/10/2021 TY3 $250 $3,000 $106,250 3/14/2020 GH1 73/6,0101 $1,0 2021 GH2 7000 долларов 113 500 долларов