12 основных обязанностей секретаря |
22 февраля 2021 г.
Секретарь иногда может взять на себя больше обязанностей, чем просто отвечать на звонки и принимать сообщения. Секретари также могут полагаться на разнообразный набор навыков, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.
В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может взять на себя в рамках своей работы.
Что такое секретарь?
Секретарь является административным профессионалом, который играет важную роль в бизнесе и других организационных средах. Секретарями обычно являются лица, которые поддерживают и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности в зависимости от характера их работы. Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как юриспруденция, частные компании и государственные учреждения. Однако секретарь может нести несколько общих обязанностей, которые могут включать:
Работа на ресепшене для приема клиентов, клиентов и посетителей
Прием и направление телефонных звонков
Организация документооборота и делопроизводства, ведение системы хранения документов.
Помощь руководителям и сотрудникам в проектах и задачах компании
Хотя эти обязанности часто требуются от секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать в себя дополнительные административные задачи, в зависимости от того, где он работает.
Обязанности и ответственность секретаря
Обязанности секретаря могут различаться в зависимости от того, где он работает, и иногда секретари превышают свои должностные обязанности.
Прием и направление телефонных звонков
Организация и распространение сообщений
Ведение графика компании
Организация документов и файлов
Приветствие бизнес-клиентов и гостей
Документирование финансовой информации
Поддержание и заказ канцелярии
Планирование встреч и конференций
Помощь руководителям в решении задач проекта
Контроль персонала и новых сотрудников
Координация с другими организациями
Осуществление административных процедур
1. Отвечать и направлять телефонные звонки
Секретари могут нести ответственность за ответы на телефонные звонки в офисе и направление каждого звонка соответствующему лицу. Часто секретари — это люди, которые обрабатывают звонки с предложениями, звонки клиентов и принимают сообщения. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу работы с делами или другой информации, и он должен иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию. Секретарю также может потребоваться умение отличать срочные сообщения от менее важных.
2. Организация и распространение сообщений
Еще одна важная задача, которую обычно выполняют секретари, – это организация и распространение заметок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять такие коммуникативные задачи. Например, можно ожидать, что исполнительный секретарь, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, будет организовывать и распространять различные сообщения или записки, чтобы доводить до своего генерального директора только самые срочные сообщения. Срочное сообщение может быть связано с изменением контракта клиента, и исполнительный секретарь должен иметь возможность быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.
3. Ведение графиков компании
Секретари также обычно отвечают за ведение графиков и повесток дня профессионалов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может организовать рабочие расписания для каждого из отделов компании, а также повестки дня руководителей, назначая встречи с клиентами, поставщиками и акционерами. Секретарями также могут быть люди, которые держат сотрудников в курсе с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.
4. Организация документов и файлов
Хранение документов, записей и файлов в порядке — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может нести ответственность за ведение системы хранения медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурную документацию и другие важные документы. Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто ожидается, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов систем хранения.
5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей
Секретари могут также брать на себя обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, помощник руководителя может выступать в качестве администратора, чтобы приветствовать клиентов, прибывающих на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и, как правило, работает над поддержанием профессионализма и общего имидж бренда своей компании при встрече и направлении посетителей.
6. Документирование финансовой информации
Еще одна очень важная задача, которую могут взять на себя секретари, — это документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в торговой корпорации может нести ответственность за документирование доходов и продаж из отчетов отдела продаж, а также за расходы и операционные расходы компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы организовать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты для генерального директора компании для анализа и утверждения.
7. Поддержание и заказ канцелярских товаров
Секретарями также могут быть лица, ответственные за ведение инвентарного учета и поддержание канцелярских принадлежностей. Секретарь также может нести ответственность за размещение заказов на товары, которые заканчиваются. Например, офисный администратор может ежемесячно вести электронную таблицу, чтобы вести текущий учет количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в наличии.
8. Организация и проведение встреч
Наряду с планированием встреч и конференций секретари также могут брать на себя ответственность за организацию и проведение встреч. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами в отрасли. Затем секретарь может провести собрание, обсудив важные моменты конференции и сделав заметки для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании. Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие специалисты высокого уровня иногда могут быть недоступны в подобных обстоятельствах.
9. Помощь руководителям в выполнении проектных задач
Иногда секретарь может оказать неоценимую помощь своим руководителям в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов. Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помогать в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации. Из-за широкого спектра задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионала должен обладать широким спектром мягких и жестких навыков, чтобы преуспеть в этой роли.
10. Надзор за персоналом и новыми сотрудниками
Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы в своих компаниях многие секретари помогают руководителям и новым сотрудникам развивать свои навыки, следовать протоколу компании и узнавать об общей среде компании. Например, юридический секретарь может взять на себя наставничество для недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер и файловые системы фирмы, как организовывать работу с делами и документами в соответствии с политикой и методами, которые сотрудники используют для выполнения задач и работы с клиентами.
11. Координация с другими организациями
Секретари также работают над координацией и формированием отношений с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.
12. Осуществление административных процедур
Секретари также могут играть роль в разработке и реализации политики компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру документирования планов лечения пациентов, которая включает выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучив медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.
Поскольку секретари могут брать на себя множество различных задач и обязанностей, для секретарей может быть крайне важно обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, коммуникативные навыки, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари также могут полагаться на свои лидерские качества в организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.