9 правил инвентаризации для управления складом и повышения эффективности

Хотя склады могут использовать разные системы для управления своими товарами, они часто основывают свою практику на стандартных отраслевых принципах. Общие правила инвентаризации включают заказ резервного запаса для удовлетворения колебаний спроса и анализ исторических данных для прогнозирования идеального количества заказов. Склады, которые понимают и применяют эти правила, могут увеличить свою прибыль и общую эффективность. В этой статье мы обсудим, почему важны правила инвентаризации, и поделимся девятью передовыми практиками для складов.

Почему важны правила инвентаризации?

Правила инвентаризации важны, потому что они помогают складам отслеживать и переупорядочивать товары в соответствии со спросом. Имея достаточно товаров для выполнения заказов, склады могут завоевать доверие клиентов как надежный бренд. Правила инвентаризации также не позволяют складам накапливать избыточные запасы, позволяя им распределять свой бюджет на другие части своей деятельности. Используя правила инвентаризации, менеджеры могут использовать тактику, которая помогла другим складам добиться успеха, создавая систему, уникальную для их объектов.

9 лучших практик для инвентаря

Вот девять ключевых правил управления запасами:

1. Обрабатывайте повторные заказы внутри компании

Когда поставщики пытаются установить отношения со складами, они могут предложить обработку повторных заказов. Хотя этот жест может помочь вам распределить сотрудников по другим задачам, рассмотрите возможность размещения повторных заказов внутри компании. Вы можете справиться с этим процессом самостоятельно, оценив потребности компании и заказав только то, что необходимо. Вы также можете обучить сотрудников повторно заказывать продукты, гарантируя, что они будут выполнять заказы на основе соответствующих данных о спросе и предложении.

2. Анализируйте работу поставщиков

Анализ работы поставщиков может помочь обеспечить надежное получение продукции компанией. Например, вы можете подумать, достаточно ли времени, необходимого поставщику для доставки заказа. Вы также можете подтвердить, совпадают ли предложенные даты доставки с датами прибытия грузов. Еще один способ проанализировать работу поставщика — провести аудит доставленных поставок. Если вы обнаружите недостающие товары, вы можете связаться с поставщиком, чтобы убедиться, что вы получили все оплаченные товары.

3. Заказать буферный инвентарь

Запасы сливочного масла, или страховой запас, представляют собой совокупность избыточных товаров. Склады покупают их, чтобы смягчить потенциальный рост спроса и обеспечить удовлетворенность клиентов. Например, рассмотрим склад, который рассчитывает продать 1000 единиц в течение трех месяцев. В рамках своей стратегии управления запасами он заказывает 200 дополнительных единиц, чтобы подготовиться к увеличению спроса. Компания продает все оригинальные 1000 единиц за две недели до истечения трехмесячного периода. Вместо того, чтобы ждать, пока поставщик доставит еще одну партию, компания может использовать свой буферный запас в 200 единиц для удовлетворения спроса.

Хотя часто лучше иметь слишком много, чем слишком мало, старайтесь заказывать как можно меньше буферных запасов. Эта практика может снизить высокие затраты на хранение и гарантировать, что у вас будет достаточно продуктов, чтобы удовлетворить клиентов. Это также может повысить репутацию вашей компании как надежного бренда, что необходимо для конкуренции с современными магазинами электронной коммерции.

4. Анализировать исторические данные

При определении количества запасов для заказа рассмотрите возможность анализа исторических данных. Прошлые тенденции часто являются хорошим индикатором того, сколько товаров может продать склад. Вы можете оценить производительность продуктов в определенные сезоны или наблюдать, как меняется спрос в зависимости от событий в мире.

Внутренние данные часто являются наиболее полезными, поскольку они относятся к клиентам склада. Если компания новее или у нее нет подробных записей, попробуйте проанализировать отраслевые данные или тенденции конкурентов. Вы можете применить эту информацию к операциям компании и определить объем запасов для заказа. Опираясь на данные, вы можете удовлетворить спрос, максимально используя складское пространство.

5. Проводите регулярные проверки

Аудит — это когда вы подсчитываете каждый предмет в инвентаре склада. Этот процесс помогает убедиться, что у вас есть столько товаров, сколько указано в записях компании. Если есть несоответствие, вы можете определить, что могло его вызвать, и устранить его, прежде чем оно еще больше исказит записи компании. Рассмотрите возможность использования этих советов для успешного проведения аудита:

• Определите, как часто проводить аудит. Частые аудиты могут помочь вам обеспечить точность инвентаризации, но для их проведения требуется много ресурсов. Рассмотрите размер и бюджет склада, чтобы определить, уместны ли ежегодные, ежемесячные, еженедельные или ежедневные проверки.

• Отдавайте предпочтение дорогим товарам. Отсутствие дорогостоящих товаров может существенно повлиять на продукцию компании, поэтому подумайте о том, чтобы проводить более тщательный аудит.

• Аудит прямого труда. Если компания учитывает прямые затраты на оплату труда в своих инвентарных расходах, подумайте о том, чтобы убедиться, что табели учета рабочего времени сотрудников совпадают с записями платежной ведомости.

6. Практикуйте правило 80/20

Правило 80/20 предполагает, что 20% складских запасов приносят около 80% прибыли. Вы можете реализовать это правило, определив, какие 20 % продукции склада приносят наибольшую прибыль. Инструменты, которые могут помочь вам в этих расчетах, включают ключевые показатели эффективности (KPI) и показатели цепочки поставок. Затем вы можете сосредоточить основную часть своих усилий по управлению запасами на этих прибыльных продуктах. Например, вы можете отдать приоритет повторным заказам этих продуктов по сравнению с повторными заказами менее прибыльных продуктов.

Хотя правило 80/20 в основном фокусируется на наиболее прибыльных продуктах, вы также можете использовать его для выявления областей, требующих улучшения. Например, вы можете обнаружить, что продукт, который вы считали прибыльным, оказался неэффективным. Вы можете передать эту информацию в отдел рекламы, который может создать кампанию, чтобы сделать ее более привлекательной для клиентов. Отдел также может провести исследование рынка и прийти к выводу, что заказывать продукт больше не выгодно.

7. Управление товарами в пути

Многие менеджеры по запасам сосредоточены на товарах на складах, но вы также можете управлять товарами в пути. Аудит этих продуктов гарантирует, что финансовые отчеты компании точно учитывают все оплаченные товары. Эта практика также помогает складу подготовить место для новых поставок, позволяя им реорганизовать продукты или избавиться от непродаваемых запасов, если это необходимо.

8. Используйте технологию управления запасами

Блокнотов и электронных таблиц может быть достаточно для небольших операций, но большие склады часто выигрывают от технологии управления запасами. Программное обеспечение отслеживает количество запасов на складе в настоящее время и то, как быстро они продаются. Он также может предупредить вас, когда нужно изменить порядок, с некоторым программным обеспечением, способным автоматически изменять порядок продуктов. Выбирая технологию управления запасами, найдите программное обеспечение, соответствующее размеру склада и отрасли. Вы также можете воспользоваться программным обеспечением, которое интегрируется с другими технологиями бизнеса, такими как системы торговых точек. Эти функции интеграции упрощают быструю компиляцию и анализ данных.

9. Управляйте непродаваемым инвентарем

На складах обычно накапливаются непродаваемые запасы. Например, товары могут истечь или устареть для потребителей до того, как их можно будет продать. Некоторые предприятия предпочитают хранить устаревшие товары, полагая, что клиенты могут снова заинтересоваться ими. Хранение товаров с истекшим сроком годности также может быть полезным, поскольку позволяет складам указывать их как активы в своих финансовых отчетах.

Рассмотрим идеальное время для избавления от этих товаров. Утилизация освобождает место на складах для более прибыльной продукции. Если вы можете продать поврежденные или устаревшие товары по сниженной цене, вы можете получить небольшой дополнительный доход вместо полного убытка. Попробуйте проконсультироваться со своим менеджером по планированию продаж и операций, чтобы определить, не пора ли его утилизировать. Принимая это решение, подумайте, стоит ли потеря дополнительного места для новых запасов. Как правило, эти расчеты целесообразно производить исходя из того, увеличит ли выбытие прибыль всей компании, а не отдельного отдела.