Что такое документация процесса? (с бесплатными шаблонами)
Чтобы функционировать бесперебойно, предприятия следуют многим процессам. Документация процесса помогает наметить шаги, необходимые для проекта, чтобы все члены команды понимали свои конкретные обязанности.
В этой статье мы определяем документацию процессов с примерами, описываем ее преимущества, объясняем, как документировать процессы, и предоставляем шаблоны документации процессов для использования в качестве руководства.
Что такое технологическая документация?
Документация процесса — это схема шагов, предпринятых для выполнения задачи или проекта. Это предоставляет детали, которые объясняют, как выполнить процесс от начала до конца. Документация продолжается и происходит по мере завершения проекта. Технологическая документация может включать следующие вспомогательные документы:
Тематические исследования
Контрольные списки
Формы
Политики
Карты процессов
Скриншоты
Учебники
Примеры технологической документации
Типичным примером документации процесса является контрольный список для новых сотрудников.
Имя сотрудника: Виктор Севиньи
Идентификатор сотрудника: 0035689
Электронная почта сотрудника: vsevigny@ccofficeworks.com Дата начала: 16.03.2020 Контрольный список перед приемом на работу ПРИМЕЧАНИЯ ПО ЗАВЕРШЕНИЮ КАТЕГОРИИ Подготовка документов X Встреча с руководителем X Подготовка рабочего места сотрудника X Создание учетных записей Не завершено Невозможно обеспечить безопасный вход в программу для обучения Подготовка пакета преимуществ X Первый день контрольный список КАТЕГОРИЯ ЗАВЕРШЕНИЕ ПРИМЕЧАНИЯ Приветствуйте новых сотрудников X Представьте их команде Руководитель был недоступен для встречи — перенесено на следующую неделю Провести полную экскурсию по офису X Назначить учебные материалы X Получен вход в программу для обучения Установить ожидания в отношении корпоративной культуры X Назначить наставника X Назначить Аишу Каур Пригласите нового сотрудника на обед X Контрольный список первой недели КАТЕГОРИЯ ЗАВЕРШЕНИЕ ПРИМЕЧАНИЯ Назначьте проект X Задание: Изучите нового конкурента Оцените проект X Точные и полезные исследования с использованием источников. Выполнена отличная работа. Установите ожидания на предстоящий месяц X Запланируйте встречу с новым сотрудником и HR X Заполните форму льгот во время встречи Контрольный список первого месяца ПРИМЕЧАНИЯ ПО ЗАВЕРШЕНИЮ КАТЕГОРИИ Запланируйте встречу по регистрации X Виктор — отличное дополнение к команде. Хорошо работает с Аишей. Обсуждайте долгосрочные цели. X Назначайте мероприятия по сплочению команды. X Сыграйте с командой в боулинг после работы.
Другие бизнес-процессы, которые обычно документируются, включают:
Связанный: 6 методологий, которые вы можете использовать для улучшения бизнес-процессов
Преимущества документирования процессов?
Документация процесса — это важный инструмент, помогающий членам команды получить общее представление о процессе проекта и о том, кто назначен для каждой задачи. Некоторые преимущества документирования процесса включают в себя:
Помогает обучать сотрудников и улучшает адаптацию сотрудников
Повышает производительность сотрудников
Выявляет неэффективность и узкие места в процессе
Помогает во внедрении изменений
Снижает риски и уменьшает количество ошибок
Снижает затраты и может сократить ненужные расходы
Сохраняет важную информацию
Роли в документации процесса
В документировании процесса задействованы три основные роли. В некоторых компаниях есть один человек, который выполняет все следующие роли:
Владелец процесса: Владелец процесса определяет общую цель и средства измерения для проекта. Они также контролируют процесс и разрабатывают улучшения на основе его производительности.
Специалист по документации: Специалист по документации обновляет все записи и загружает их в файловую систему, а также обеспечивает доступность этих документов для проверки.
Технический писатель: Наконец, технический писатель фактически пишет и редактирует документы процесса. Их работа заключается в обеспечении того, чтобы они передавали идеи простым языком и готовили легкие для понимания наглядные пособия, такие как графики и диаграммы.
Как создать документацию по процессу
Выполните следующие шаги при документировании процессов для вашего бизнеса:
1. Определите процесс
При документировании бизнес-процессов начните с определения процесса, который вы хотите задокументировать. Напишите название процесса, почему он приносит пользу вашей организации и включите краткое описание.
2. Определите масштаб
Затем определите свой процесс объем, или все действия, которые включены в процесс. Это также включает действия, которые следует исключить из процесса. Наличие масштаба помогает гарантировать, что все члены команды знают, что необходимо выполнить.
3. Установите границы процесса и измерения
Определите дату начала и окончания проекта, чтобы установить границы процесса. Чтобы найти время начала, подумайте, что может инициировать проект. Вы можете определить время окончания, установив цели.
4. Определите выходы и входы процесса
Выходные данные процесса или продукт, полученный в результате процесса, помогают определить, чего может достичь задача. Кроме того, рассмотрите входные данные вашего процесса или необходимые ресурсы для выполнения каждого шага. Например, вам может понадобиться арендовать помещение для проведения конференции для вашей компании.
5. Организуйте этапы процесса
В ходе сеанса мозгового штурма определите шаги, необходимые для выполнения вашего процесса. Затем расположите их последовательно, чтобы ваша команда знала, что нужно сделать в первую очередь. Может быть полезно сначала записать эти шаги на стикерах, а затем расположить их в правильном порядке. Эти шаги создают поток процесса, которому нужно следовать.
6. Опишите участвующих членов команды
Распределите роли для ваших действий. Вместо того, чтобы использовать имена, укажите должность человека и его роль в проекте. На каждом шаге должно быть указано, кто его будет выполнять.
7. Визуализируйте процесс
Рассмотрите возможность визуализации процесса с помощью диаграммы процесса или блок-схемы. Это может помочь улучшить читабельность документации вашего процесса. Эти инструменты показывают шаги в визуально привлекательном формате.
8. Рассмотрите исключения из нормального процесса
Планируя свой процесс, рассмотрите некоторые исключения, которые могут привести к тому, что ваша команда предпримет шаги, отличные от намеченных вами. Здесь вы также можете перечислить любые потенциальные риски, с которыми может столкнуться ваша компания во время проекта. Объясните, какие шаги предпримет ваша организация для устранения этих изменений.
9. Просмотрите и протестируйте процесс
После завершения документирования процесса соберитесь со своей командой, чтобы просмотреть процесс и получить одобрение от всех участников. Посмотрите, есть ли какие-либо шаги, которые вы могли пропустить. Вы можете протестировать процесс, чтобы убедиться, что он эффективен.
Шаблоны технологической документации
При создании документации по процессу важно соблюдать единый стиль и формат. Вот несколько примеров различных видов документации процесса:
Общий шаблон технологической документации
Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации процесса для каждого рабочего процесса, который они документируют. Вот общий шаблон документации процесса, который поможет вам:
Общий шаблон технологической документации
Имя процесса [Name of process]
Цель
[Describe why you are completing your process documentation in one statement.]
Объем
[Explain what activities the process includes and doesn’t include.]
Границы процесса и измерения
[Outline your timeline for your project and what measurement you plan to use to determine completion.]
Входные данные процесса
[Describe the resources needed to perform your project.]
Выходы процесса
[Share the end result or product produced from the project.]
Процедуры
[Step 1], [Individual involved]
[Step 2], [Individual involved]
[Step 3], [Individual involved]
[Step 4], [Individual involved]
[Step 5], [Individual involved]
Потенциальные риски или исключения
[Outline any potential risks or exceptions your company may have during the project.]
Связанные ресурсы
[Include links to relevant materials that help support the process.]
Новый шаблон документации процесса обучения при приеме на работу
Вот пример нового шаблона плана обучения при приеме на работу:
Новый шаблон плана обучения при приеме на работу
Дата и время:
Место нахождения:
Тема: [Overview of company history, mission and values. Discuss company organizational chart and roles. Completed paperwork and valid ID required.]
Дата и время:
Место нахождения:
Тема: [Explanation of workplace policies, rules and regulations. Description of dress code, common area usage, breaks, work hours and more. Completed non-disclosure and confidentiality agreements required.]
Дата и время:
Место нахождения:
Тема: [Explanation of workplace perks and benefits for full-time and part-time employees. Discuss when benefits begin, how to enroll and which options are available. Includes health insurance, life insurance and public transportation reimbursement.]
Дата и время:
Место нахождения:
Тема: [Introduction to IT department and workstation setup. Description of company accounts and software and how to access information. Show new employees to their workstations and coordinate setup. Completed data privacy agreements required.]
Дата и время:
Место нахождения:
Тема: [Insert role-specific information here, including objectives, responsibilities and requirements.]
Стандартный шаблон операционной процедуры
В зависимости от размера и сферы деятельности вашей компании шаблон СОП может содержать много различной информации. Вот пример шаблона базовой стандартной рабочей процедуры:
Стандартная рабочая процедура
[Company name], [Company street address], [Company or department phone number]
[Version # of document]
Написано: [Name of SOP writer]
Утверждено: [Name of approver]
Дата: [MM/DD/YYYY]
Цель
[Briefly describe the reason you are writing this SOP and any broad information about the procedure subject matter.]
Заявление
[Describe who this document applies to and under what circumstances.]
Определения
[Define any unknown words or acronyms that can help the reader understand this SOP.]
Шаги процедуры
[Describe each step of the procedure and mention any known hazards or difficulties.]
Ресурсы
[Include resources that can help execute the procedure safely and effectively.]
Советы по созданию эффективной документации процесса
Примите во внимание следующие советы при создании документации по процессу:
Сделайте его легким для редактирования. Поскольку документирование процесса продолжается, рассмотрите возможность использования программного обеспечения, которое позволит вашей команде редактировать процесс и распространять версии среди всех членов команды.
Будьте лаконичны. Предоставляйте только необходимую информацию для понимания процесса, чтобы материал было легко понять.
Создайте доступ для всех. При хранении документации по процессу поместите ее в такое место, где все сотрудники могут получить к ней доступ, и ее можно будет легко найти.
Добавьте визуальные элементы. Вы можете помочь читателям понять информацию, содержащуюся в документе процесса, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы.