Что такое документ об инициации проекта? (И как его создать)

Документ об инициации проекта представляет собой сводку важной информации о проекте, включая цели, членов команды, сроки, сроки, бюджеты и этапы. Это инструмент, который помогает руководителям проектов и командам правильно приступить к выполнению задачи, оправдать ожидания клиентов и эффективно сотрудничать. Если вы работаете над проектами по своей профессии, изучение этого важного шага планирования проекта может помочь вам достичь своих целей. В этой статье мы обсудим, что такое документ об инициации проекта, объясним важность этой структуры, предложим шаги для создания собственного и предоставим шаблон, который поможет вам.

Что такое документ об инициации проекта?

Документ об инициации проекта (PID), иногда называемый уставом проекта или кратким описанием проекта, представляет собой лист, в котором излагаются ключевые компоненты проекта, включая контекст, ожидания клиентов, объем, членов команды и показатели прогресса и успеха. Он действует как руководство для внутренних и внешних заинтересованных сторон, чтобы понять план проекта и отслеживать прогресс в достижении целей. Важно, чтобы руководящие принципы проекта были четкими и доступными для всех участников. Таким образом, если позже возникнет проблема, члены команды смогут обратиться к начальному документу, чтобы уточнить ранее согласованные условия, задачи и обязанности.

Руководители проектов могут создать документ об инициации проекта в начале процесса проекта, но после определенных начальных шагов. Вот общая структура проекта и место инициации проекта:

Создание идеи и дизайна проекта
Получение одобрения от клиента
Планирование проекта и обеспечение ресурсами
Разработка документа об инициации проекта
Делегирование ключевых задач членам команды
Оценка прогресса проекта через регулярные промежутки времени
Завершение и отправка проекта
Доработка проекта, если это необходимо и применимо

Почему документ об инициации проекта важен?

Документ об инициации проекта важен, потому что он дает необходимые указания команде на ранних стадиях жизненного цикла проекта. Поскольку некоторые проекты являются сложными, команда может не знать, с чего начать, но документ об инициации проекта может решить эту проблему и вдохновить членов команды на достижение целей. Вот некоторые другие преимущества документов об инициации проекта:

Установление ожиданий: документ об инициировании проекта описывает запросы клиентов и устанавливает ожидания и требования для успеха проекта. В нем излагаются ограничения и методология, а также излагаются задачи и цели, за достижение которых несут ответственность члены команды.
Поиск ответов на вопросы: если у менеджеров проекта, членов команды или клиентов есть вопросы или сомнения, они могут просмотреть документ об инициации проекта, чтобы найти нужные ответы. Любой участник проекта может сделать документ доступным для регулярного просмотра.
Избегание ответственности за проблемы: если в проекте возникает проблема, менеджеры могут указать на документ об инициации для ее решения. Например, если клиент забывает свои первоначальные запросы, менеджеры могут свериться с первоначальным планом, напомнить о нем клиенту и избежать ответственности за проблемы.
Обучение новых членов команды. Поскольку документы об инициации проекта включают как базовую идентификационную информацию о проекте, так и комплексную информацию о фазах проекта, графиках и бюджетах, они могут быть отличными инструментами для обучения новых членов команды. Эти листы информируют новых сотрудников о ключевых компонентах проекта и помогают им ориентироваться в компании.
Мотивация сотрудников: знание цели и полезности их работы может мотивировать сотрудников работать эффективно и прилагать все усилия для выполнения задач. Документы об инициации проекта — это возможность для менеджеров подчеркнуть ценность проекта, научить и вдохновить членов команды и предоставить командам ресурсы для достижения успеха.

Как создать документ об инициации проекта

Создание документа об инициации проекта — отличный способ вдумчиво и тщательно спланировать проект. Вот как это сделать за семь простых шагов:

1. Опишите основную информацию о проекте

Изложение основной информации о проекте в верхней части документа — отличный способ представить ваш проект в ясной и лаконичной форме. Читатели могут обратиться к этому вводному разделу, чтобы быстро получить основные сведения о проекте. Например, они могут легко найти крайний срок основного проекта и отметить его в своих календарях, чтобы упорядочить и спланировать свое расписание. Подумайте о структуре управления проектами вашей компании, чтобы определить наиболее важные данные для включения. Вот некоторая информация, которую вы можете разместить в этом разделе:

Имя клиента
Имя ведущего клиента или ответственного лица
Имя руководителя проекта
Название Проекта
Идентификационный код проекта
Полный срок проекта
Предлагаемый бюджет проекта

2. Установите контекст проекта

Контекст относится к предыстории проекта, обстоятельствам, приведшим к его возникновению, или причине, по которой он возникает. Установление контекста проекта означает изложение видения и миссии деятельности, и это может помочь клиентам и членам команды понять полезность и ценность проекта. Это может объединить команду под общей целью и придать смысл их работе. Это единство также может стимулировать и генерировать идеи для инновационных дополнений и улучшений проекта и позволяет руководителям проектов создавать глубокие и устойчивые изменения для клиента.

При установлении контекста проекта в инициационном документе менеджеры могут подумать о том, чтобы задать некоторые или все следующие вопросы и ответить на них:

Какова основная идея и цель проекта?
Какую выгоду получает клиент от этого проекта?
Какую проблему решает этот проект?
Какие задачи этот проект помогает решить клиенту?
Как этот проект связан с общей бизнес-стратегией клиента?
Каковы основные цели этого проекта?
Что может произойти, если этот проект будет успешным?
Каковы показатели успеха этого проекта?

3. Определить параметры и объем проекта

Наряду с установлением предыстории проекта важно определить пределы и объем проекта. Это помогает всем участникам оставаться на пути к достижению целей проекта и сосредоточиться на ключевых задачах. Передача параметров членам команды также способствует эффективной командной работе. Рассмотрите возможность уточнения следующих спецификаций:

Бюджет проекта: Сделайте бюджет проекта ясным и объясните структуру бюджета. Это включает в себя то, как и почему вы планируете распределять деньги по различным ресурсам и направлениям.
Сроки проекта: хотя вы можете изменить его позже, прогнозирование сроков проекта полезно для поддержки вашей команды. Они могут сверяться с графиками и важными сроками, чтобы планировать свою работу ежедневно.
Протоколы совместной работы с клиентом: спланируйте протоколы для совместной работы с клиентом и сообщите о планах отправки работы клиенту на утверждение. Вы также можете указать, как часто вы хотите встречаться с клиентом на протяжении всего проекта.
Цели: Хотя общие цели проекта важны, также полезно разработать второстепенные цели, над которыми могут работать члены команды. Обязательно подчеркните самую первую цель проекта в документе об инициации в качестве отправной точки.
Масштаб: Четкое определение масштаба проекта гарантирует, что ресурсы и усилия будут направлены в нужное место. Упоминание границ и ограничений не позволяет членам команды тратить время на ненужные задачи.
Требования: если есть какие-либо основные требования, правила или положения, вы можете включить их в раздел параметров проекта. Это также включает информирование команд о конкретных запросах и ожиданиях клиентов в отношении результатов.

4. Обобщите каждую фазу проекта в таблице.

Вы можете создать таблицу для обобщения каждой фазы проекта и важной информации о шагах проекта. Это может функционировать как тип карты или плана проекта, к которому члены команды могут обращаться за руководством. Сообщение этого плана в начале проекта позволяет членам команды совместно работать над ним и пересматривать его. Вы также можете скорректировать документ об инициации проекта, если необходимо учесть новую информацию. Вот категории, которые вы можете включить в свою таблицу:

Название каждого этапа проекта
Основной результат и крайний срок для этой фазы
Ресурсы и часы, доступные для этой фазы
Команда, ответственная за завершение этого этапа

5. Назовите членов команды проекта

Хотя в верхней части документа вы можете указать имя основного руководителя проекта, вы также можете включить раздел, в котором вы указываете всех, кто участвует в работе над проектом. Это могут быть другие руководители проектов, члены команды начального уровня и бизнес-лидеры. В нем также могут участвовать лица, принимающие решения, гиды и комитеты клиентов. Ссылайтесь на любого, с кем можно обмениваться информацией, например, на специалистов со следующими должностями:

Руководитель проекта
Менеджер по работе с клиентами
Владелец продукта
Бизнес-аналитик
Финансовое лидерство
Директор по дизайну
Ведущий дизайнер
Ведущий CRM
руководитель отдела управления отношениями с клиентами
Старшие заинтересованные стороны
Менеджеры по работе с клиентами

Наличие командного раздела проясняет управление проектом и повышает подотчетность внутри организации. Он также может установить надлежащие протоколы связи между коллегами и клиентом, поскольку важно, чтобы общение с клиентом оставалось профессиональным и точным. Рассмотрите возможность использования метода диаграммы RACI для этого раздела. Составьте таблицу с задачами проекта и обозначьте каждого ответственного руководителя их статусом RACI, который может быть:

R — ответственный: это человек или люди, которые несут прямую ответственность за выполнение задачи.
A для подотчетного: это единственный руководитель, ответственный за делегирование, рассмотрение и утверждение задач.
C для консультации: это член команды, который вносит свой вклад и дает обратную связь по задачам до утверждения.
Я для информированных: это человек или люди, которым нужно сообщать о задачах.

6. Определите и обсудите риски проекта и планы рисков

Выявление и обсуждение рисков проекта в вашем документе об инициации является важным компонентом управления рисками. Рассмотрите возможность включения реестра рисков, таблицы, в которой вы прогнозируете риски и объясняете свои планы по их предотвращению или реагированию на них и смягчению их, если это необходимо. Рассмотрите такие области, как потенциальные неудачи проекта, возможные проблемы с заинтересованными сторонами, неизвестные и ограничения в бюджетах и сроках.

7. Убедитесь, что все участники проекта имеют доступ к PID

Заполнив свой PID, поделитесь документом и подтвердите, что все участники проекта, включая текущих и новых сотрудников, имеют к нему доступ. Вы можете сделать это, запросив электронное письмо с подтверждением или сообщение о том, что каждая заинтересованная сторона прочитала его. Полезно, чтобы клиент подписал PID, прежде чем делиться им, чтобы убедиться, что он согласен с условиями. Вы можете проверить документ на предмет понимания и объяснения, если у людей возникнут недопонимания по поводу утверждения или рабочего процесса проекта.

Образец документа об инициации проекта

Просмотр такого шаблона может помочь вам лучше понять концепцию документа об инициации проекта и поможет вам создать свой собственный:

Документ об инициации проекта

Введение

Клиент: [Full name of client or client company]
Ведущий клиент: [Full name of client lead or point-person]
Руководитель проекта: [Full name of project manager]
Название проекта: [Name or title of the project]
Идентификационный код проекта: [Numerical or alpha-numerical project code]
Крайний срок: [Overall deadline for submitting the complete project]
Предлагаемый бюджет: [Overall proposed budget for the entire project]

Контекст

Цель: [Project goal or mission statement]
Стоимость: [Value project can bring to business strategies]
Метрики успеха: [Primary metrics for measuring project success]

Параметры

Бюджет проекта: [Allocation of money and resources and budget structure]
Сроки реализации проекта: [Deadlines and timeline for submitting tasks, checking progress and meeting with client]
Цели: [First and later project targets]
Объем: [Focus and limits of the project]
Требования: [Client or regulatory specifications]

Фазы

[Outline the project phases in a table, including each phase title, resources deadline and team.]

Команда

[Name all the team members and leaders, their responsibilities and their RACI status.]

Риски

[List the primary risks and mitigation strategies for the project.]