10 примеров организации на рабочем месте
1 марта 2021 г.
Поддержание рабочего места организованным, опрятным и упорядоченным гарантирует, что информация, документы и файлы компании останутся в целости и сохранности. Внедряя эффективную организацию рабочего места, вы также можете значительно повысить эффективность и уровень производительности компании. Рассмотрите возможность создания и обеспечения соблюдения организационных стандартов и политик, чтобы убедиться, что все сотрудники следуют правильным процедурам для поддержания порядка в офисе. В этой статье мы расскажем, что такое организация рабочего места и почему это важно, и поделимся примерами организации рабочего места, которые вы можете использовать.
Что такое организация рабочего места?
Организация рабочего места — это система, которую компании могут использовать для организации своих офисов. Эта система позволяет менеджерам создавать структурные процессы для сортировки и организации файлов, документов, хранения и других факторов на рабочем месте, чтобы сократить количество отходов, повысить эффективность и повысить уровень производительности. Существует пять ключевых элементов организации рабочего места, которым сотрудники могут следовать, чтобы офис оставался организованным и упорядоченным, в том числе:
Сортировка: чтобы все документы, инструменты и расходные материалы было легко найти, вы должны ежедневно сортировать, маркировать и перемещать их.
Выпрямление: вы можете убедиться, что все сотрудники размещают предметы и файлы в правильных местах, используя инструкции, наглядные пособия и этикетки, чтобы напомнить членам команды о том, где находятся определенные предметы в офисе, чтобы предотвратить их неуместное размещение, повреждение, потерю или кражу.
Блеск: уборка офиса поддерживает здоровую и безопасную рабочую среду, поскольку избавляет сотрудников от необходимости вдыхать частицы пыли или спотыкаться о препятствия, мешающие их пути.
Стандартизация: установление стандартов, правил и политик организации рабочего места возлагает на всех ответственность за поддержание чистоты, эффективности и безопасности на рабочем месте.
Поддержание: рассмотрите возможность внедрения систем внутреннего аудита, чтобы обеспечить эффективность и надлежащее управление всеми рабочими процессами. Регулярно оценивайте любые установленные процессы и спрашивайте у сотрудников отзывы о способах улучшения текущих процессов.
Почему важна организация рабочего места?
Организация рабочего места важна, потому что она обеспечивает постоянную безопасность всех сотрудников и документов. Вы можете использовать организацию рабочего места как в цифровых файлах, так и в физическом пространстве с документами, машинами, инструментами и другими материалами. Благодаря организации рабочего места сотрудники могут быстро находить и извлекать инструменты, когда это необходимо, что экономит время на поиск этих инструментов в различных зонах офиса.
Внедрение эффективной стратегии организации рабочего места также обеспечивает безопасность документов за счет поддержания структурированной и защищенной системы хранения документов. Это гарантирует, что только авторизованные стороны могут получить доступ к важным данным компании, что снижает риск потери важных файлов и негативного влияния на данные компании.
Примеры организации рабочего места
По мере внедрения новых организационных структур рабочего места сообщайте об этом сотрудникам, чтобы убедиться, что все элементы находятся на своих местах. Типичные примеры организации рабочего места включают:
Установите настольную файловую систему
Чтобы поддерживать эффективность при выполнении задач в течение рабочего дня, наведите порядок на рабочем столе, убрав беспорядок. Время от времени тратьте время на просмотр всех документов на рабочем столе и архивирование любых неважных файлов. Если на вашем компьютере случайно разбросаны другие документы или файлы, создайте разные папки и рассортируйте их по папкам с четкими названиями. Это упрощает поиск информации, когда вы работаете, и вам нужно быстро найти важную информацию для задания.
Просмотрите каждую папку и файл, чтобы определить, какие из них важны или содержат конфиденциальную информацию компании. Переместите эти файлы в папки, защищенные паролем, и делитесь ими только с теми сотрудниками, у которых есть разрешение на их просмотр. Это гарантирует, что все данные компании останутся в безопасности, и уменьшит вероятность утечки информации или секретов компании неуполномоченным лицам.
Закрепление приложений и заметок на панели задач
Это могут быть приложения, которые вы часто используете в течение рабочего дня. Вместо того, чтобы постоянно искать их на своем компьютере, закрепите их на панели задач на рабочем столе. Это позволяет вам быстро щелкнуть и открыть приложение, что позволяет сэкономить время и повысить производительность при работе над другими задачами.
Добавляйте в закладки важные страницы
Как и в случае с вашими приложениями, если у вас есть веб-страницы, которые вы регулярно посещаете в течение рабочего дня, добавьте их в закладки в своем браузере, чтобы легко открывать их при необходимости. Это может сэкономить вам время на ввод веб-сайта в поисковой системе каждый раз. Вместо этого вы можете быстро щелкнуть ссылку на панели закладок, и она сразу же приведет вас на нужную страницу. Если у вас есть несколько закладок, рассортируйте их по папкам с четкой маркировкой, чтобы при необходимости более эффективно открывать эти веб-сайты.
Следуйте структуре именования файлов
Чтобы убедиться, что вы и все сотрудники в организации правильно храните и извлекаете файлы, вы должны создать систему, которая обучает всех сотрудников тому, как правильно сортировать и называть эти файлы и папки. Например, вы можете поручить всем сотрудникам сохранять свои файлы как «имя файла года, месяца, дня». Это дает понять, что будет содержать каждый из файлов, чтобы сотрудники могли быстро получить их, не тратя много времени на их поиск.
Приобрести дополнительное хранилище
У вас может быть несколько документов, занимающих слишком много места на вашем рабочем столе или в картотеке, которые вы не можете заархивировать. Рассмотрите возможность инвестирования в дополнительные решения для хранения, чтобы хранить и извлекать все ваши файлы, не занимая слишком много места, чтобы замедлить работу вашей системы или чрезмерно загромождать компьютеры. Решения для облачного хранения могут помочь вам легко получить доступ к вашим файлам, когда это необходимо, практически с любого устройства.
Другие функции, которые вы можете использовать с облачным хранилищем, — это совместное использование папок с другими, создание центрального пространства для доступа других к вашим файлам и предотвращение возникновения узких мест при поиске определенных документов.
Внедрение организационных процедур и политик
Создание организационных процедур помогает всем сотрудникам оставаться в курсе того, как и где загружать, извлекать и сортировать свои документы. Вы также можете внедрить программные системы или инструменты, которые должны использовать все, чтобы хранить все в одном централизованном месте. Многие компании принимают и внедряют внутрикорпоративные системы корпоративной сети, чтобы все сотрудники могли обмениваться файлами, получать к ним доступ и просматривать их.
Если у вас есть определенные организационные процедуры или программные системы, которые вы предпочитаете использовать сотрудниками, включите эту информацию в политику в справочнике для сотрудников, чтобы они могли обращаться к ней при необходимости.
Планируйте встречи и встречи в электронном виде
Чтобы все были в курсе предстоящих встреч или встреч, используйте электронную систему планирования, к которой все сотрудники могут получить доступ при необходимости. Он должен отслеживать расписания всех членов команды, чтобы другие сотрудники могли просматривать и строить свое собственное расписание.
Например, если сотруднику необходимо организовать сеанс один на один со своим менеджером, он может проверить календарь компании, чтобы найти время, когда менеджер свободен от каких-либо других встреч. Календари компании также являются отличным местом для людей, чтобы поделиться своими личными календарями, а также сообщить другим, когда они доступны для встреч, вопросов или помощи по проектам.
Планируйте проекты с помощью интегрированных схем рабочих процессов
Правильная организация ваших проектов с помощью схем рабочих процессов может упростить их эффективное выполнение. Диаграммы рабочего процесса также информируют всех членов вашей команды о вашем прогрессе в проекте. Некоторые инструменты планирования проектов также позволяют менеджерам назначать сроки и обязанности членам команды.
Вы также можете комментировать проекты других сотрудников с отзывами, советами или дальнейшими указаниями. Это уведомляет всех членов команды о ходе выполнения проектов, сообщает всем, когда сотрудники отправляют проекты, и сохраняет все задачи в одном месте.
Обновить планировку офиса
Хорошо структурированная планировка офиса может создать более продуктивную организацию. Вы можете спроектировать рабочие станции так, чтобы картотеки располагались в легкодоступных местах, чтобы сотрудники могли быстро находить информацию, необходимую им для выполнения задачи. Если сотрудникам необходимо распечатать или скопировать документы, вы можете разместить копир в месте, которое легко найти и добраться до которого не займет много времени. Также может быть полезно переместить все канцелярские принадлежности и инструменты в централизованную зону офиса, к которой у всех сотрудников есть доступ.
Используйте инструменты тайм-менеджмента
Оставаться продуктивным, сосредоточенным и сосредоточенным на задачах в течение дня может быть легко, если вы правильно спланировали и организовали свои задания. Вы можете использовать инструменты управления временем, которые позволяют вам создавать списки дел и эффективно расставлять приоритеты в своей работе, чтобы повысить производительность и гарантировать, что вы отправляете все рабочие элементы в соответствующие сроки. Существуют также инструменты, которые будут определять время во время работы, чтобы держать себя в руках и следить за тем, сколько времени вы тратите на каждое из своих заданий.