Все, что вам нужно знать о контроле проекта

При разработке проекта успеху проекта способствуют несколько жизненно важных компонентов, включая менеджера проекта и элементы управления проектом. Элементы управления проектами могут повысить эффективность работы над проектом и предоставить множество других преимуществ. Понимание элементов управления проектом и их важности может помочь вашей команде разработать следующий проект независимо от его размера. В этой статье мы определяем элементы управления проектами, обсуждаем, почему средства управления проектами важны, и исследуем различия между элементами управления проектами и управлением проектами.

Что такое контроль проекта?

Элементы управления проектами — это совокупность стратегий, ресурсов и коммуникативных навыков, которые менеджеры проектов используют для выбора наиболее эффективных проектных групп и выполнения различных проектов любого размера. Элементы управления проектами могут предоставить руководителям проектов инструменты, необходимые им для выполнения всех уникальных требований проекта и, в конечном счете, получения результатов, заслуживающих одобрения клиентов.

Используйте элементы управления проекта для всех аспектов проекта, таких как:

• Инициация

• Планирование

• Мониторинг

• Контроль

• Общение

Менеджер проекта может использовать средства управления проектом, чтобы придерживаться динамичного рабочего графика и соблюдать любые бюджетные ограничения. Или группа разработки проекта, сосредоточенная на управлении рисками и возможностях, может использовать элементы управления проектом для полного наблюдения и документирования непредвиденных задержек, таких как опоздание с поставкой.

Элементы управления проекта могут содержать некоторые или все из следующих элементов:

• Планирование и планирование

• Выявление и оценка

• Управление рисками

• Оценка и управление бюджетом

• Управление масштабом и изменениями

• Управление освоенной стоимостью

• Контроль документов

• Производительность поставщика

• Поддержание базового плана проекта

• Составление отчетов

Элементы управления проектами, такие как контрольные списки обеспечения качества, планы коммуникаций и отчеты о состоянии, могут помочь смягчить непредсказуемый характер задержек и непредвиденных расходов, связанных с бизнес-проектами.

Например, проект без элементов управления проекта может столкнуться с программной проблемой, которая потенциально может задержать проект на несколько недель. Если нет системы для оповещения членов команды о потенциальных ошибках в программном обеспечении, когда они возникают, проблема может остаться незамеченной до тех пор, пока не придет время для запуска продукта.

Проект, разработка которого занимает больше времени, чем планировалось изначально, может стоить компании больше, чем выделенный бюджет. Точно так же проекты, которые сталкиваются с проблемами, часто требуют дополнительных ресурсов, таких как материалы и опытный персонал. Цель управления проектом состоит в том, чтобы предсказать потенциальные проблемы и предоставить решения для всего, что может возникнуть на протяжении всего проекта.

Почему важен контроль над проектом?

Контроль над проектом важен, потому что он часто напрямую связан с успехом разработки проекта. Например, регулярные обновления статуса, которые предоставляют качественную информацию о том, над чем работает каждая команда, могут помочь проекту завершиться быстрее, чем нерегулярные обновления или обновления с небольшим количеством информации.

По своей сути средства управления проектом могут предоставить ценную информацию о проекте, такую ​​как сметная стоимость, время выполнения и качество проекта.

Некоторые преимущества контроля проекта включают в себя:

• Низкая стоимость проекта

• Помогает установить график проекта

• Помогает оценить бюджет проекта

• Позволяет менеджеру проекта удерживать проект в рамках заранее установленного бюджета

• Может обеспечить конкурентное преимущество по сравнению с предприятиями, которые не используют элементы управления проектами.

• Повышает моральный дух команды проекта

• Сохраняет вовлеченность членов проектной команды и удовлетворение их работой

Использование элементов управления проектом в рамках проекта помогает обеспечить основу для каждого компонента проекта. Таким образом, проект может соответствовать своим целям, требованиям графика и соображениям бюджета. Кроме того, элементы управления проектами помогают сохранить фокус проекта и связь с членами команды и компанией в целом.

Различия между элементами управления проектами и управлением проектами

Вот некоторые из основных различий между элементами управления проектами и управлением проектами:

Управление проектом

Контроль над проектом является более целенаправленным аспектом управления проектом, поскольку концепция связана со стоимостью проекта и графиком проекта. Основная цель создания элементов управления проектом — отслеживать и направлять проект в соответствии с заранее запланированным графиком и бюджетом. Элементы управления проектами позволяют менеджеру проекта анализировать цели, задачи и ресурсы проекта.

Любому члену команды может быть поручено создание элементов управления проектом, или компания может нанять специального контролера проекта. Как правило, контролер проекта отслеживает и выявляет любые проблемы или риски для бюджета проекта и расписания, а также анализирует эту информацию вместе с менеджером проекта и командой проекта.

Контроллер проекта напрямую подчиняется менеджеру проекта, но также может работать вместе со следующими типами людей:

• Финансовые сотрудники

• Продавцы

• Подрядчики

• Лидеры команд

• Члены ИТ-команды

Управление проектом

Управление проектом носит более всеобъемлющий характер, чем средства управления проектом, поскольку включает все аспекты проекта. Цель управления проектом — успешно завершить проект, соблюдая все рекомендации, требования и бюджетные ограничения.

К основным компонентам управления проектами относятся:

• Инициация проекта**n:** На этом этапе управления проектом руководители проектов определяют, является ли потенциальный проект жизнеспособным и практичным. Менеджер проекта и команда проекта оценят проект, чтобы определить его рентабельность. В зависимости от этих выводов руководитель проекта может принять или отклонить проект.

• Планирование проекта**:** Для завершения всех проектов требуется простой и подробный план. Этап планирования управления проектом включает в себя создание плана проекта, включая предлагаемый график, бюджет, требования и необходимые элементы управления проектом.

• Выполнение проекта. На этапе выполнения управления проектом основное внимание уделяется проработке каждого шага плана проекта с соблюдением руководящих принципов и требований проекта.

• Мониторинг и контроль проекта: по мере того, как члены проектной группы завершают этапы проекта, они будут регулярно контролировать ход проекта, чтобы убедиться, что проект выполняется в соответствии с планом. Частый мониторинг проекта может помочь выявить любые проблемы или проблемы, которые могут возникнуть до того, как эти проблемы серьезно повлияют на проект.

• Закрытие проекта: после завершения проекта менеджер проекта и команда проекта представляют проект заказчику для утверждения и принятия. Как только заказчик утверждает проект, он закрывается, и команда может принять другой проект.

Типичные обязанности по управлению проектами включают в себя:

• Управление членами команды проекта

• Планирование и планирование задач проекта

• Оценка стоимости проекта

• Оценка времени завершения проекта

• Поставка качественного продукта